В рамках исполнения своих трудовых обязанностей сотрудники могут курировать различные направления, поэтому служебные поездки в другие местности не являются редкостью. По окончании может понадобиться отчет о командировке, пример написания которого детально представлен на сервисе business-trip.online. Рассмотрим, какие могут быть цели рабочих заданий и как правильно их сформировать.
Зачем нужен отчет о командировке
Работник направляется в командировку для выполнения конкретных задач и компенсирует возникшие в поездке расходы на проезд, наем жилья, страхование пассажира и приобретение постельного белья (при использовании железнодорожного транспорта). Естественно, предприятие не может его проконтролировать в другой местности, поэтому требует отражения достигнутых результатов.
Предоставленный отчет о командировке позволяет:
-
получить информацию о достигнутых результатах в соответствии с поставленным рабочим заданием;
-
подтвердить расходы, что необходимо для правильного расчета налога на прибыль и НДФЛ сотрудника.
Вся процедура включает три этапа:
-
Планирование командировочного задания с подробным указанием цели, места выполнения трудовых обязательств и иных параметров.
-
Издание и направление распорядительного документа. Обычно используется приказ.
-
Подготовку отчета о проделанной работе.
В соответствии с Постановлением Правительства РФ № 749 ранее сотрудник был обязан по возвращению из служебной поездки в течение 3 рабочих дней сформировать отчет. Текущая редакция этого нормативно-правового акта не содержит данное требование. Это означает, что документ может быть запрошен лишь на основании внутренних регламентов.
Отражение цели поездки в отчете по командировке
В широком смысле под целью служебной поездки понимается детальный перечень поставленных задач. Это обязательный реквизит ранее использующейся формы отчета Т-10а. На данный момент постановка рабочего задания необходима для упрощения бухгалтерского учета в части выбора правильных проводок.
Единых рекомендаций по составлению командировочной цели нет, так как производственное задание может быть разным. Эксперты сайта business-trip.online советуют учитывать следующие моменты:
-
Цель должна быть необходима для хозяйственной деятельности. В противном случае могут возникнуть вопросы со стороны ИФНС в части расчета налога на прибыль и УСН (статья 252 НК РФ).
-
Необходимо соответствие цели должностным обязанностям работника, то есть недопустима отправка слесаря на ведение переговоров с потенциальными партнерами. Иначе нарушается ст. 60 ТК РФ, а сотрудник вправе отказаться от такого предложения.
- Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
- Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
- Кэшбеки до 7%
Отражение результатов командировки в отчете: примеры формулировок
Цели поездок можно разделить на две группы: общие и специальные. Первая категория направлена на развитие предприятия (контроль над качеством производственных процессов, тестирование нового продукта, внедрение инновационных основ менеджмента, устранение производственных дефектов). Вторая удовлетворяет краткосрочные потребности, например: плановая замена оборудования, инновационное оснащение рабочих мест.
Рассмотрим цели поездки в командировку с примерами. Так, работник может быть отправлен в другую местность для:
-
заключения нового договора на поставку продукции;
-
установления партнерских отношений с новым контрагентом;
-
проверки соответствия производственного процесса закрепленным регламентам;
-
защиты интересов обособленного филиала в суде;
-
контроля над пуско-наладочными работами;
-
согласования новых условий труда и другие.
Отчет о командировке: прочие сведения
Типовой отчет о командировке, образец которого можно скачать на сайте business-trip.online, включает следующие данные:
-
реквизиты работодателя (организации, направляющей в служебную поездку);
-
информацию о сотруднике (ФИО, подразделение, занимаемая должность);
-
сведения о поездке (даты начала и окончания, место);
-
цель;
-
достигнутые результаты;
-
подписи сторон.
Дополнительно документ может содержать аргументированное заключение о достижении цели служебной командировки. Так он может рекомендовать назначить сотруднику премию за качественную работу. Противоположная ситуация, если не было выполнено рабочее задание. Соответствующая пометка может стать поводом к предоставлению докладной записки директору организации.
- Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
- Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
- Кэшбеки до 7%
Особенности применения отчета Т-10а
Форма отчета о командировке устанавливается представителями бизнеса самостоятельно. В целом, для отправки в поездку работодатель придерживается следующего алгоритма:
-
принятие управленческого решения и подготовка рабочего задания;
-
направление служебной записки должностному лицу;
-
издание приказа и оформление командировочного удостоверения;
-
фиксация результатов по проделанной работе.
Важно! Письменное согласие на командировку от сотрудника не требуется, за исключением категорий, перечисленных в ст. 259 ТК РФ.
Основные нюансы проверки и организации хранения отчета
В соответствии с Постановлением Правительства РФ № 749 для подтверждения понесенных расходов применяется авансовый отчет. Что касается отчета о командировке, то он подлежит отправке руководителю для ознакомления с достигнутыми результатами с дальнейшей передачей в архив.
На основании приказа Росархива № 236 документы по внутренним поездкам хранятся в течение 5 лет, а по международным —10 лет.
- Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
- Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
- Кэшбеки до 7%
Скачать образец отчета по командировке
На нашем сайте представлена типовая форма отчета с указанием цели поездки в командировку с примерами. Данный документ может быть скорректирован с учетом внутренних регламентов организации, например, в него можно добавить перечень обязательных приложений и ссылок.
