Для хранения важных документов без наличия их печатного эквивалента компании активно вводят электронный документооборот в кадровом производстве (ЭДО). Данное определение появилось в Законодательстве РФ в конце 2021 года. Цифровой формат может применяться, в том числе, и для оформления командировок.
Сферы применения закона об ЭДО
С обновлением законодательной базы владельцы компаний получили возможность частично или в полной мере хранить документы в цифровом виде. Иными словами, теперь электронные версии приравнялись по своему статусу и значимости к бумажным. Если раньше онлайн-согласия на рабочую поездку не являлись легитимными, то сейчас они активно используются для дистанционных сотрудников.
Стоит учесть, что новые статьи ТК не обязывают все организации полностью менять систему документооборота. Сотрудники могут коллективно отказаться от применения ЭДО, если посчитают цифровой формат недостаточно удобным в использовании. При этом работники имеют право на получение необходимых документов в бумажном виде.
Если компания решила перейти на данную систему, она обязана:
-
внести соответствующие изменения во внутренние документы;
-
уведомить весь персонал с получением письменного согласия;
-
составить и принять внутренний документ о внедрении системы;
-
организовать за свой счет электронную подпись для каждого из сотрудников;
-
начать внедрение электронной системы документооборота.
Нередко кадровые документы в электронном виде используются частично во время особых условий работы, таких как эпидемия, военное положение, крупный переезд компании и т.д. Но, после окончания данного периода все документы должны быть предоставлены в бумажном виде, если предприятие не выполнило законодательные требования.
Как ввести кадровый ЭДО?
После выполнения всех пунктов можно приступать к внедрению цифрового документооборота. Стоит учесть, что положение предварительно согласовывается с профсоюзом сотрудника. Кроме того, обязательно указывается официальная дата перехода.
В том случае, если часть сотрудников не согласна, не стоит переходить полностью на ЭДО. Большинство документов все равно придется предоставлять в бумажном виде, что даст кадровикам дополнительную нагрузку и может даже привести к проблемам с организацией основных процессов. Даже если все поддерживают внедрение системы, переход должен быть постепенным. Помимо цифровых подписей, еще одним расходом будет внедрение и настройка соответствующего программного обеспечения с обучением сотрудников.
- Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
- Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
- Кэшбеки до 7%
Преимущества ЭДО для работодателя и работника
Конечно, в первую очередь необходимо рассмотреть преимущества электронного кадрового документооборота в организации для сотрудников, так как именно они будут оформлять все командировки (не только дистанционные) и ежедневно работать с пакетом документов:
-
открывается единый доступ абсолютно ко всем необходимых документов без необходимости траты времени на поиски и взаимодействие с другими работниками;
-
доступ открывается с любого устройства, где есть данное программное обеспечение, при помощи ввода логина и пароля;
-
для каждого сотрудника формируется свой электронный кабинет, где он может вести документооборот, работать с файлами и выполнять другие задачи;
-
значительно упрощается оформление командировок и прочие процессы для работы с людьми, которые работают в компании на удаленке.
Для работодателя также открывается ряд возможностей и преимуществ. Все данные защищены системой шифрования, доступ к ним можно получить только после введения соответствующей информации, которая индивидуальная для каждого работника. Многие поставщики ЭДО предлагают бесплатную разработку электронной подписи для каждого сотрудника и помощь в обучении. Хранение кадровых документов осуществляется без ограничений по времени.
Возможности кадровой системы ЭДО
Новые законы регулируют вопросы по большинству операций кадрового характера, особенно, когда требуется личная подпись сотрудника. Помимо оформления служебной поездки, можно будет дистанционно подписать должностную инструкцию, получить от соискателя необходимые документы, продлить трудовой договор и прочее.
Функционал программного обеспечения позволяет принимать документы как от работников, так и от соискателей. Датой подачи считается следующий день после отправки электронных файлов. В том случае, если на документе имеется цифровая печать, даже в электронном виде он будет считаться полноценным оригиналом. При этом делать бумажный дубликат нет необходимости.
Переводу в цифровой вид не подлежат:
-
санитарные и трудовые книжки;
-
приказы об увольнении;
-
инструктажи по охране труда и пожарной безопасности;
-
акты расследования несчастных случаев.
Постепенно вводятся цифровые трудовые книжки, которые также используются в электронном документообороте кадровых документов. Но, большинство сотрудников пока что предпочитают именно бумажный вариант.
- Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
- Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
- Кэшбеки до 7%
Использование ЭДО для оформления служебных поездок
Ранее можно было оформлять некоторые документы для командировок. Но, новые статьи законы позволяют перевести в цифровой эквивалент весь документооборот по служебным поездкам, если компания выполнила все условия закона. Документооборот кадровых документов позволяет создавать, отправлять, получать, сортировать и хранить согласие на командировку и ее продление, соответствующие приказы и служебные записки, авансовые отчеты с подтверждением трат и т.д.
Все файлы должны иметь заверение с использованием электронной подписи, а для служебных записок и приказов требуется также печать. При этом сканы не принимаются в качестве оригиналов. Тип подписи (неквалифицированная, квалифицированная, простая) выбирается в зависимости от вида и назначения документа. Это должно быть прописано в положении о командировках для избежания спорных и потенциально конфликтных ситуаций.
Выводы
Перевести отдел кадров компании на ЭДО достаточно просто, если следовать подробным инструкциям и выполнить все требования действующего закона. Установка программного обеспечения зачастую выполняется государственными или другими сервисами, которые предлагают полный пакет услуг, например, «ППР Командировки».
ЭДО для оформления командировок – это прекрасная возможность выполнять большинство операций в дистанционном режиме. Стоит учесть, что сотрудник имеет право отказаться от использования кадрового ЭДО, если он ранее не давал на это письменного согласия. В остальном, цифровая процедура подтверждения и организации служебной командировки ничем не отличается от стандартной.
