Каждая командировка является проверкой личностных и бизнес-качеств сотрудника, а также экзаменом для руководителя — организатора поездки. Упущенная по невнимательности мелочь может обернуться финансовыми потерями и/или порчей взаимоотношений в связке «начальник-подчиненный». Избежать недопонимания, споров и ненужных расходов можно с помощью свода правил, называемого тревел-политикой. Как ее разработать, что учесть в процессе создания и как заставить персонал следовать выдвигаемым требованиям?
Что такое тревел-политика и зачем она нужна
Тревел-политикой называется документ, регламентирующий особенности проведения бизнес-командировок. Он помогает правильному расходу средств, ведению учета, оптимизации рабочего времени сотрудников и удовлетворении потребностей персонала на надлежащем уровне. Как правило, документ является печатным текстом, а его ограничения и требования обычно интегрируются в CRM-систему организации.
Разработкой тревел-политики занимаются все лица, имеющие то или иное отношение к организации деловых поездок:
-
руководители;
-
сотрудники, совершающие командировки;
-
бухгалтеры;
-
финансисты;
-
HR-сотрудники;
-
служба охраны.
Каждая компания разрабатывает документ под себя и свои внутренние правила. Самый простой пример тревел-политики компании, содержащий информацию о:
-
лимитах по возмещению расходов за отели/гостиницы и проездные билеты;
-
ответственных за подготовку поездок лицах;
-
суммах командировочных расходов;
-
сроках сдачи отчетных документов.
Чем сложнее схема ведения деятельности предприятием, тем замысловатее ее тревел-политика.
Для каждого сотрудника компании — топ-менеджера, начальника отдела, преподавателя корпоративных курсов — действует своя тревел-политика, свои условия поездок по стране и за рубежом. Документ обязательно учитывает возраст командированного персонала. К примеру, лицам, рожденным в промежутке с конца 80-х и до середины 90-х гг., важно чередовать работу и отдых, уделять особое внимание вариантам проживания и авиаперелета.
Из чего состоит тревел-политика
Тревел-политика в классическом варианте делится на 3 блока.
-
В Основной части обозначены цели создания документа, отражены суммы выплат сотрудникам на целевые расходы. Объем трат рассчитывается на основании средних расходов на командировки за прошлый период.
-
Процедурная часть отражает подробную инструкцию по подготовке деловой поездки. Здесь обозначены сроки и порядок написания заявления на командировку, указана процедура бронирования жилья, правила сдачи отчетности и другие важные организационные моменты.
-
В блок Приложения прикрепляются образцы документов: служебных записок, заявлений и т.п.
Существует 2 распространенных вида деловых поездок. Первый предусматривает развитие бизнеса, поэтому командированные сотрудники обязательно посещают конференции, выступают на бизнес-выставках, проводят деловые переговоры с клиентами либо партнерами. Несомненно, в таких поездках необходимы качественная подготовка и скорость их организации, ведь потенциальная выгода от заключенных сделок непременно окупит все расходы на командировку.
Другой вид бизнес-поездок — это поддержание активности предприятия. Цель командировки сотрудника в этом случае — проведение аудита, встреча с деловыми партнерами или реализация тренинга. При таких выездах целесообразно снижать расходы на их организацию.
- Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
- Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
- Кэшбеки до 7%
Как написать тревел-политику
Итак, организация определилась с категорией командировок, для которых пишется тревел-политика. Следующий этап — формирование структуры документа.
-
Сначала формируется цель бизнес-поездки. Потребуется кратко описать, зачем создается инструкция и как она относится к специфике работы компании.
-
Теперь нужно определиться с ЦА (целевой аудиторией), действия которой регламентируются тревел-политикой. На крупных предприятиях для каждого отдела сотрудников пишется своя инструкция, так как правила командировок для них имеют различия.
-
Составляется свод правил и принципов, на основе которых строится порядок действий в командировке. Это оформление паспортов и виз, бронирование жилья и проездных билетов. Сюда входят правила компенсации командировочных трат, штрафных санкций за невыполнение тревел-политики.
-
Теперь следует знакомство сотрудников с созданным документом или внесенными в него изменениями. К примеру, можно разослать документ лицам, ответственным за тревел-политику, а они уже доведут информацию до остальных работников.
Каковы нюансы написания тревел-политики
Тонкости написания тревел-политики компании:
-
Прописать порядок сдачи отчетности по окончании командировки, обозначить важность сдачи подтверждающих документов.
-
При поддерживающей командировке рекомендуется обозначить сроки ее оформления, так как заблаговременное приобретение билетов значительно снижает расходы на их покупку.
-
Возможность заменить, к примеру, авиаперелет другим способом перемещения — поездом, автобусом и т.п. В этом случае цель поездки останется неизменной, а затраты на дорогу будут ниже.
-
Для снижения расходов желательно сокращать продолжительность командировок. Так можно сэкономить средства на оплату суточных работнику.
-
При совершении срочных поездок важно уточнять, как далеко будет проживать сотрудник от места проведения деловых мероприятий, переговоров, и как долго он будет добираться до этого места.
- Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
- Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
- Кэшбеки до 7%
Как обеспечить соблюдение тревел-политики в компании
Сервис ППР Командировки разработан специально для помощи в организации деловых поездок. Он настраивается под запросы каждого менеджера, сохраненного в профиле. Для подключения тревел-политики необходимо отправить запрос куратору.
С помощью инструментов можно настроить поиск под определенные запросы. К примеру, фильтр на поисковой странице обозначит отели, подходящие для бронирования по указанной тревел-политике.
Для бронирования гостиницы/отеля необходимо:
-
выбрать нужную тревел-политику либо работника, которому требуется номер в отеле;
-
поставить галочку возле фильтра «Тревел-политика» для сокрытия данных, не соответствующих условиям указанной тревел-политики;
-
выбрать нужный отель/гостиницу и нажать на «Забронировать».
После того, как номер забронирован, можно еще раз удостовериться, соответствует ли выбранный тариф тревел-политике компании. Вся информация отражена на странице бронирования. Если сервисом ППР Командировки обнаружено несоответствие, менеджеру придет уведомление о возможности бронирования выбранного отеля.
Заключение
Сформированный свод правил, рекомендации, нюансы поездок и установленные для командировок лимиты должны выполняться всем персоналом. Задача руководства при этом — контролировать это выполнение. Только в этом случае тревел-политика будет работать, как положено и приносить желаемые результаты.
Для того чтобы сотрудники не отказывались от выполнения тех или иных задач, необходимо довести до них важность каждого прописанного пункта. Нередко работник воспринимает тревел-политику, как документ со сплошными ограничениями и препятствиями. Не понимая важности этих позиций, он противится исполнению правил.
Задача руководства — наглядно показать таким работникам, как выполнение пунктов документа поможет в осуществлении целей компании. И насколько зависит этот результат от ответственности персонала. Также важно дать понять сотрудникам, что в достижении поставленных компанией целей есть выгода и для них самих. Это отличная мотивация, которая в большинстве случае дает хорошие плоды.
