Командировка за чужой счет: как все оформить без ошибок и сэкономить

Командировка за чужой счет: как все оформить без ошибок и сэкономить

Можно ли отправить сотрудника в командировку, если платит другая компания? Да — но только при правильном оформлении. В статье — нюансы, документы и риски для отправляющей стороны.
Что вы узнаете из статьи:
  • Кого можно (и нельзя) отправить в командировку за чужой счет
  • Какие документы нужно оформить между компаниями
  • Что обязательно указывать в приказе
  • Кто выплачивает суточные, зарплату и компенсации
  • Как избежать нарушений ТК РФ и штрафов от проверяющих


Иногда выгоднее, чтобы расходы на командировку взяла на себя принимающая сторона — особенно при обмене опытом, подрядных работах или консалтинге. Но в этом случае важно точно прописать, кто за что отвечает, чтобы избежать налоговых претензий и споров с сотрудником.


Процедура оформления командировки

При организации поездок для выполнения рабочих задач необходимо учитывать требования действующего законодательства. Ряд сотрудников можно командировать только при их письменном согласии. В эту категорию входят:

  • одинокие родители до достижения детьми 5 лет;

  • работники с детьми-инвалидами;

  • сотрудники, ухаживающие за нетрудоспособными родственниками (при наличии медицинского заключения);

  • матери до достижения детьми 3-х лет.


В ст. 268 ТК РФ утвержден перечень лиц, которых нельзя направлять в служебные командировки. Закон обеспечивает соблюдение прав:

  • беременных женщин;

  • несовершеннолетних граждан, за исключением спортсменов и лиц творческих профессий;

  • «внештатников»;

  • сотрудников, оформленных по ученическому договору.


Перечень обязательных документов, оформляемых работодателем

Отправка работника в командировку за счет принимающей стороны осуществляется при наличии 2-х документов: договора о сотрудничестве и приказа по предприятию. Договор между сторонами может быть разовым или заключенным на определенный срок, например: на 12 месяцев. В этом документе заказчиком услуги выступает фирма, инициирующая прием сотрудников другой компании.


В договоре о сотрудничестве указываются следующие сведения:

  • реквизиты сторон;

  • категория работников, подлежащих командировке;

  • описание выполняемых трудовых функций или целей поездки;

  • перечень расходов, финансируемых заказчиком услуги (проезд к месту выполнения обязанностей и обратно, проживание, питание, оплата багажа, иных опций);

  • ответственность сторон за неисполнение условий.


Перечень затрат, финансируемых заказчиком (принимающей стороной) включает:

  • транспортные расходы (оплата проезда к месту выполнения служебных обязанностей и обратно, услуг такси и общественного транспорта при передвижении по городу при наличии подтверждающих документов и соответствующего пункта в договоре);

  • на проживание (обычно указывается класс гостиницы или тип номера);

  • на питание (может быть организован полный комплекс или включен только завтрак).

Режим питания и место приема пищи фиксируются в коллективном договоре. Наличие этой статьи компенсации не влечет за собой уменьшение размера суточных. 

При возникновении форс-мажорных обстоятельств требуется согласование дополнительных расходов с руководителем. В противном случае принимающая сторона может правомерно отказаться от их компенсации.

Приказ о командировке является внутренним документом отправляющей стороны, содержащим следующие сведения:

  • порядковый номер, дату и место составления;

  • ФИО, должность и табельный номер направляемого сотрудника;

  • цель служебной поездки;

  • место (город, наименование компании-партнера, ее юридический адрес) и длительность (указывается дата отъезда и возвращения);

  • подписи сторон.

Служебное задание, записка и командировочное удостоверение могут не оформляться. В этом случае цели подробно указываются в приказе.

Внимание! Работник не оформляет авансовый отчет и не направляет подтверждающие документы работодателю. Однако, непосредственный руководитель может запросить отчет о выполненной работе. 


Особенности выплаты командировочных расходов

В соответствии с законодательством суточные относятся к обязательной выплате командированному сотруднику. На основании ст. 168 ТК РФ, п. 11 Постановления Правительства РФ № 749 работодатель обязан компенсировать ему часть личных расходов, которые возникли по причине смены постоянного места жительства.

В период командировки сотруднику также выплачивается средний заработок. При его расчете необходимо руководствоваться следующим алгоритмом:


  1. Определение расчетного периода. При трудоустройстве более 12 месяцев в качестве основы берется общее количество отработанных дней без выходных, больничных и отпусков. Если срок работы в компании меньше, то рассчитывается количество дней за фактический период.

  2. Вычисление заработка. Не учитываются отпускные, больничные, премиальные.

  3. Определение среднедневного заработка сотрудника.

  4. Расчет выплаты с учетом количества дней. Работодатель может не уплачивать суточные при командировках с продолжительностью 1 день по России. При отправке за границу положена выплата в размере не более 50% от нормативных затрат (2500 рублей — величина суточных при заграничных поездках, не облагаемая НДФЛ).

Итак, суточные оплачиваются за счет компании-работодателя. Дополнительно при направлении в зарубежную командировку необходимо выплатить аванс в валюте, размер которого рассчитывается в соответствии с локальными нормативными документами. Также подлежат компенсации сопутствующие расходы, например: на визовый сбор или оплату услуг сотовой связи, возникшие по причине нахождения на территории другого государства. 

Важно! В период командировки или в пути к месту выполнения служебных функций и обратно сотрудника нельзя уволить, перевести на другую должность или лишить рабочего места.

Приглашение работников из другой компании для обмена опытом или выполнения высококвалифицированных технологических работ требует правильного оформления кадровой документации и заключения договора о сотрудничестве. Четкая фиксация расходов, финансируемых за счет принимающей стороны, позволит избежать спорных вопросов и создать комфортные условия для командированных сотрудников. Для получения квалифицированной поддержки и подбора инструментов минимизации затрат вы можете обратиться к нашим экспертам сервиса business-trip.online. Гарантируем профессионализм, сопровождение «под ключ» и помощь в решении любых нестандартных ситуаций.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли начислять суточные, если расходы оплачивает принимающая сторона?

Если принимающая сторона берет на себя все расходы, то суточные можно не выплачивать. Если оплачивается только проживание и проезд, а суточные не предоставляются, то необходимо выплатить суточные в минимальном размере, установленном в локальных нормативных актах.

Кто должен удержать НДФЛ, если командировка оплачивается принимающей стороной?

Если между организациями заключен договор о том, что принимающая сторона обеспечивает проживание, питание и проезд командированного сотрудника, НДФЛ должна исчислить и удержать именно она как налоговый агент. Направляющая сторона получает от принимающей документы, подтверждающие оплату НДФЛ.

Комментарии (0)

Читайте также:

Каршеринг в командировке: как правильно оформить и получить компенсацию
05.06.2022
Каршеринг в командировке: как правильно оформить и получить компенсацию
В том случае, если в командировке не будет использоваться служебный или личный автомобиль, но есть необходимость в транспорте для быстрого и комфортного передвижения по городу, используются услуги каршеринга. При этом командированный сотрудник может без проблем подтвердить затраты при составлении отчета.
Транспорт в командировках
Возмещение расходов за проживание в командировке без подтверждающих документов
20.09.2023
Возмещение расходов за проживание в командировке без подтверждающих документов
Если сотрудник направляется в командировку, то работодатель обязуется компенсировать расходы, связанные с проживанием. Траты подтверждаются документами о найме жилья. По возвращении из поездки соответствующие бумаги о тратах должны быть предоставлены в кадровый и бухгалтерский отдел в трехдневный срок. Если бумаги отсутствуют по причине утери, кражи, пр., то компенсация за проживание в командировке без документов также может быть насчитана, но при определенных условиях.
Проживание в командировках
Командировочное удостоверение в 2025: правила оформления
18.01.2022
Командировочное удостоверение в 2025: правила оформления

Нередко перед служебной поездкой требуется оформление удостоверения командировки, которое является составляющей необходимого пакета документов. Есть свои правила по его заполнению и оформлению, не говоря уже о некоторых нюансах законодательства.

Проживание в командировках   Организация командировки
Как эффективно организовать командировки в компании: 3 доступных способа
27.12.2022
Как эффективно организовать командировки в компании: 3 доступных способа
Не всегда специфика бизнеса позволяет решать все административные и производственные вопросы дистанционно. В ряде случаев требуется личное присутствие руководителя или специалистов в другой местности. Для этих целей оформляются служебные командировки, срок которых зависит от поставленных задач. Рассмотрим, какие способы организации служебных поездок пользуются спросом среди потребителей, и на какие моменты необходимо обратить внимание.
Организация командировки
Посадочный талон – обязательный документ для списания командировочных
10.01.2022
Посадочный талон – обязательный документ для списания командировочных

Бумажный посадочный талон для бухгалтерии – это необходимый документ, который позволяет списать командировочные, правильно составить авансовый отчет и оформить налоги. Существуют определенные правила и требования в НК и ТК РФ, которые регулируют его использование, хранение и прикрепление к отчету, а также предлагают алгоритм действий в случае его утери. 



Оформление командировки   Учет расходов

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности
Согласие на обработку персональных данных

CAPTCHA

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76