Служебные командировки являются частым явлением в бизнесе, к которым привлекают не только постоянных сотрудников, но и работающих по совместительству. Одна из компаний может быть заинтересована в специалистах другого предприятия, поэтому берет на себя финансовые вопросы по организации, включая оплату проезда, найма жилья и питания. Рассмотрим, какие расходы несет в этом случае основной работодатель и как правильно оформить поездку.
Процедура оформления командировки
При организации поездок для выполнения рабочих задач необходимо учитывать требования действующего законодательства. Ряд сотрудников можно командировать только при их письменном согласии. В эту категорию входят:
-
одинокие родители до достижения детьми 5 лет;
-
работники с детьми-инвалидами;
-
сотрудники, ухаживающие за нетрудоспособными родственниками (при наличии медицинского заключения);
-
матери до достижения детьми 3-х лет.
В ст. 268 ТК РФ утвержден перечень лиц, которых нельзя направлять в служебные командировки. Закон обеспечивает соблюдение прав:
-
беременных женщин;
-
несовершеннолетних граждан, за исключением спортсменов и лиц творческих профессий;
-
«внештатников»;
-
сотрудников, оформленных по ученическому договору.
Перечень обязательных документов, оформляемых работодателем
Отправка работника в командировку за счет принимающей стороны осуществляется при наличии 2-х документов: договора о сотрудничестве и приказа по предприятию. Договор между сторонами может быть разовым или заключенным на определенный срок, например: на 12 месяцев. В этом документе заказчиком услуги выступает фирма, инициирующая прием сотрудников другой компании.
В договоре о сотрудничестве указываются следующие сведения:
-
реквизиты сторон;
-
категория работников, подлежащих командировке;
-
описание выполняемых трудовых функций или целей поездки;
-
перечень расходов, финансируемых заказчиком услуги (проезд к месту выполнения обязанностей и обратно, проживание, питание, оплата багажа, иных опций);
-
ответственность сторон за неисполнение условий.
Перечень затрат, финансируемых заказчиком (принимающей стороной) включает:
-
транспортные расходы (оплата проезда к месту выполнения служебных обязанностей и обратно, услуг такси и общественного транспорта при передвижении по городу при наличии подтверждающих документов и соответствующего пункта в договоре);
-
на проживание (обычно указывается класс гостиницы или тип номера);
-
на питание (может быть организован полный комплекс или включен только завтрак).
Режим питания и место приема пищи фиксируются в коллективном договоре. Наличие этой статьи компенсации не влечет за собой уменьшение размера суточных.
При возникновении форс-мажорных обстоятельств требуется согласование дополнительных расходов с руководителем. В противном случае принимающая сторона может правомерно отказаться от их компенсации.
Приказ о командировке является внутренним документом отправляющей стороны, содержащим следующие сведения:
-
порядковый номер, дату и место составления;
-
ФИО, должность и табельный номер направляемого сотрудника;
-
цель служебной поездки;
-
место (город, наименование компании-партнера, ее юридический адрес) и длительность (указывается дата отъезда и возвращения);
-
подписи сторон.
Служебное задание, записка и командировочное удостоверение могут не оформляться. В этом случае цели подробно указываются в приказе.
Внимание! Работник не оформляет авансовый отчет и не направляет подтверждающие документы работодателю. Однако, непосредственный руководитель может запросить отчет о выполненной работе.
- Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
- Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
- Кэшбеки до 7%
Особенности выплаты командировочных расходов
В соответствии с законодательством суточные относятся к обязательной выплате командированному сотруднику. На основании ст. 168 ТК РФ, п. 11 Постановления Правительства РФ № 749 работодатель обязан компенсировать ему часть личных расходов, которые возникли по причине смены постоянного места жительства.
В период командировки сотруднику также выплачивается средний заработок. При его расчете необходимо руководствоваться следующим алгоритмом:
-
Определение расчетного периода. При трудоустройстве более 12 месяцев в качестве основы берется общее количество отработанных дней без выходных, больничных и отпусков. Если срок работы в компании меньше, то рассчитывается количество дней за фактический период.
-
Вычисление заработка. Не учитываются отпускные, больничные, премиальные.
-
Определение среднедневного заработка сотрудника.
-
Расчет выплаты с учетом количества дней. Работодатель может не уплачивать суточные при командировках с продолжительностью 1 день по России. При отправке за границу положена выплата в размере не более 50% от нормативных затрат (2500 рублей — величина суточных при заграничных поездках, не облагаемая НДФЛ).
Итак, суточные оплачиваются за счет компании-работодателя. Дополнительно при направлении в зарубежную командировку необходимо выплатить аванс в валюте, размер которого рассчитывается в соответствии с локальными нормативными документами. Также подлежат компенсации сопутствующие расходы, например: на визовый сбор или оплату услуг сотовой связи, возникшие по причине нахождения на территории другого государства.
Важно! В период командировки или в пути к месту выполнения служебных функций и обратно сотрудника нельзя уволить, перевести на другую должность или лишить рабочего места.
Приглашение работников из другой компании для обмена опытом или выполнения высококвалифицированных технологических работ требует правильного оформления кадровой документации и заключения договора о сотрудничестве. Четкая фиксация расходов, финансируемых за счет принимающей стороны, позволит избежать спорных вопросов и создать комфортные условия для командированных сотрудников. Для получения квалифицированной поддержки и подбора инструментов минимизации затрат вы можете обратиться к нашим экспертам сервиса business-trip.online. Гарантируем профессионализм, сопровождение «под ключ» и помощь в решении любых нестандартных ситуаций.
