Как оформить заявление на командировочные расходы

Как оформить заявление на командировочные расходы

Заявление на выдачу командировочных работник должен написать и подать в бухгалтерию, и отдел кадров компании в течение трех дней с момента возвращения из командировки. К заявке прикладываются документы, обосновывающие траты во время служебной поездки.

Какие затраты в командировке компенсирует работодатель

В соответствии со статьями ТК РФ № 167 и 168, командирующийся сотрудник имеет право на получение следующих выплат:

  • погашение расходов за проживание в гостинице или съем квартиры, если компания предварительно не забронирована номер или не произвела оплату частного жилья;

  • компенсация расходов за проезд до места проживания и выполнения задач, поставленных руководством;

  • зарплата (из расчета средней заработной платы конкретного сотрудника) за каждый день командировки;

  • суточные – на питание, связь, поездка по городу, пр.

Порядок компенсации расходов по заявлению на командировочные

Сроки перечисления выплат не регламентированы законодательством, но ежегодно указываются в локальных актах на следующий год. Выдача аванса осуществляется наличными под роспись до отъезда сотрудника в командировку. Если аванс не выплачен, то работник вправе отказаться от поездки.

Для подтверждения расходов сотрудник предоставляет билеты (на авиа, ж/д или автотранспорт), квитанции об оплате жилья, кассовые чеки, которые подтверждают иные расходы.

Заявление в подтверждение командировки заверяется руководством с указанием суммы и срока выплат. Затем заявка обрабатывается в бухгалтерии, и сотрудник получает наличные средства или компенсация перечисляется на банковскую карту с указанием наименования платежа «на хозяйственные нужды».

Как писать заявление на командировку

Законодательство не регламентирует строгую форму написания заявления на возврат командировочных расходов, поэтому его пишут в произвольной форме. Но, если за локальным документом закреплен образец заявления на оплату командировочных расходов, то нужно использовать его.

При составлении документа следует указать:

  • ФИО руководителя компании и командировочного с указанием должностей;

  • название организации;

  • номер приказа о направлении сотрудника в деловую поездку и дата подписания документа;

  • цель служебной поездки;

  • сумма, которую нужно возместить;

  • перечень подтверждающих бумаг;

  • подпись (с расшифровкой) сотрудника;

  • дата написания документа.

При необходимости можно указать нормативные акты, которые регламентируют сумму суточных для данной категории сотрудников.

Нужно ли писать заявление на командировку и получение аванса

Для возможности отправки сотрудника в командировку руководитель издает приказ, составляет служебное задание, по которой составляется план действий во время деловой поездки. Сотрудник изучает план, задает интересующие вопросы и если его все устраивает, то подписывает документ. Отдельно писать заявление о направлении в командировку работнику не нужно.

Порядок проведения кассовых операций требует обязательного написания заявления на выдачу аванса под расписку. Средства понадобятся командировочному на оплату жилья, проезда, питания, пр. Основное назначение такого заявления – фиксация целей, на которые выделены денежные средства и срока их использования. Руководитель заверяет документ, подтверждая сумму к выдаче и сроки командировки. На основании этой заявки проводится оформление расходного кассового ордера, и работник получает наличные или средства перечисляются ему на банковскую карту.

Что содержит образец заявления на аванс для командировки

Закон не предусматривает специальной формы заявки для получения аванса, поэтому заявление можно писать в свободном виде. Однако, практически в каждой организации уже имеется готовый шаблон, который заполняется в соответствии с образцом.

Стандартно заявка пишется на имя руководителя компании. В текстовой части формы указывается срок выдачи аванса, цель его получения, дата написания документа и подпись заявителя. Чтобы бухгалтерия могла принять заявление, в него необходимо вписать:

  • реквизиты приказа о направлении сотрудника в командировку;

  • период поездки;

  • наименование пункта назначения;

  • сумма аванса – прописывается цифрами и буквами;

  • разделение суммы на отдельные статьи расходов – суточные, траты на проезд и проживание.

Заявление, написанное с ошибками и помарками, к рассмотрению не принимается. Если все правильно, то бланк заверяется бухгалтером, что подтверждает его согласие на выдачу средств и подтверждает факт закрытия сотрудником отчетов по предыдущим поездкам.

Заключение

Трудовое законодательство дает командированному сотруднику возможность получить возмещение средств, потраченных во время деловой поездки. Правильное составленное заявление позволяет без проблем получить авансовый платеж и компенсацию по командировочным тратам.

Часто задаваемые вопросы

Какие расходы включаются в компенсацию за командировку?

Работодатель может компенсировать расходы на проезд, проживание, питание, а также другие необходимые затраты, связанные с выполнением рабочих обязанностей во время командировки.

Как оформить заявление на компенсацию командировочных расходов?

Для оформления заявления на компенсацию расходов в командировке необходимо заполнить специальную форму, указав в ней все необходимые сведения о целях командировки, ожидаемых расходах и прочую информацию, требуемую работодателем.

Как правильно написать заявление на командировку?

Заявление на командировку должно содержать информацию о целях поездки, дате и месте, продолжительности командировки, ожидаемых расходах и требуемых средствах, а также контактные данные для связи.

Необходимо ли оформлять заявление на командировку для получения аванса?

Да, обычно для получения аванса на командировочные расходы требуется предварительно оформить заявление, в котором указать сумму аванса и предполагаемые расходы.

Что должен включать образец заявления на аванс для командировки?

Образец заявления на аванс для командировки должен включать информацию о целях поездки, ожидаемых расходах, запрашиваемой сумме аванса, а также данные сотрудника и контактную информацию.

Комментарии (0)

Читайте также:

Как правильно учесть расходы на такси в командировке: полное руководство в 2025 году
15.02.2023
Как правильно учесть расходы на такси в командировке: полное руководство в 2025 году

В соответствии с российским законодательством, транспортные затраты командировочных лиц компенсируются за счет предприятия. Сегодня большинство организаций отказалось от эксплуатации личного автотранспорта, пользуются услугами каршеринга или такси. Этот вариант более экономичный, комфортный и удобный, как для сотрудника, так и для компании. Остается разобраться, как оплачиваются услуги такси в командировочных расходах.

Учет расходов   Транспорт в командировках
Командировки: в чем могут быть допущены нарушения?
09.06.2022
Командировки: в чем могут быть допущены нарушения?
Работодатель вправе инициировать командировку для официально трудоустроенных работников в соответствии с требованиями законодательства. По продолжительности она может быть однодневная или многодневная. Целью поездки выступает выполнение определенного задания в рамках поручения руководителя. Для предприятия важно правильно оформить документы и учесть понесенные расходы в бухгалтерском учете, чтобы избежать недопонимания с контролирующими органами и претензии от сотрудников на основании норм ТК РФ.
Оформление командировки   Организация командировки
Какие выплаты положены при командировке в 2025 году: разбор по ТК РФ
24.07.2023
Какие выплаты положены при командировке в 2025 году: разбор по ТК РФ
Согласно статьям ТК РФ 167 и 168, каждый работодатель должен выполнять установленные гарантии при направлении работников в служебные командировки и компенсировать все расходы, необходимые для выполнения трудовой деятельности. В первую очередь, речь идет о сохранении места работа с заработной платой и другими выплатами. Во-вторых, осуществляется возврат средств согласно авансовому отчету.
Учет расходов   Оплата командировки
Командировка во время отпуска: как оформить по закону и не потерять отпускные
07.11.2023
Командировка во время отпуска: как оформить по закону и не потерять отпускные
Отпуском называется определенный период времени, который предоставляется в соответствии с нормами законодательства и может быть использован работником по своему усмотрению. Работодатель не имеет законного права распоряжаться отпускными днями сотрудника. Командировка в отпуске – чрезвычайная ситуация, когда работник отзывается с отдыха и направляется в рабочую поездку. Для прерывания отпуска сотрудника работодателю требуются довольно веские причины.
Организация командировки
Когда выплачивать суточные и аванс по командировке в 2025 году: сроки по ТК РФ
07.04.2023
Когда выплачивать суточные и аванс по командировке в 2025 году: сроки по ТК РФ

Независимо от маршрута и назначения служебной поездки, каждому сотруднику положена определенная сумма на расходы. Сроки выплаты командировочных, как и другие моменты, регулируются законом и должны соответствовать определенным нормам. В случае их нарушения сотрудник имеет право отказаться от поездки.

Учет расходов

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности
Согласие на обработку персональных данных

CAPTCHA

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76