Как оформить заявление на командировочные расходы

Как оформить заявление на командировочные расходы

Заявление на выдачу командировочных работник должен написать и подать в бухгалтерию, и отдел кадров компании в течение трех дней с момента возвращения из командировки. К заявке прикладываются документы, обосновывающие траты во время служебной поездки.

Какие затраты в командировке компенсирует работодатель

В соответствии со статьями ТК РФ № 167 и 168, командирующийся сотрудник имеет право на получение следующих выплат:

  • погашение расходов за проживание в гостинице или съем квартиры, если компания предварительно не забронирована номер или не произвела оплату частного жилья;

  • компенсация расходов за проезд до места проживания и выполнения задач, поставленных руководством;

  • зарплата (из расчета средней заработной платы конкретного сотрудника) за каждый день командировки;

  • суточные – на питание, связь, поездка по городу, пр.

Порядок компенсации расходов по заявлению на командировочные

Сроки перечисления выплат не регламентированы законодательством, но ежегодно указываются в локальных актах на следующий год. Выдача аванса осуществляется наличными под роспись до отъезда сотрудника в командировку. Если аванс не выплачен, то работник вправе отказаться от поездки.

Для подтверждения расходов сотрудник предоставляет билеты (на авиа, ж/д или автотранспорт), квитанции об оплате жилья, кассовые чеки, которые подтверждают иные расходы.

Заявление в подтверждение командировки заверяется руководством с указанием суммы и срока выплат. Затем заявка обрабатывается в бухгалтерии, и сотрудник получает наличные средства или компенсация перечисляется на банковскую карту с указанием наименования платежа «на хозяйственные нужды».

Как писать заявление на командировку

Законодательство не регламентирует строгую форму написания заявления на возврат командировочных расходов, поэтому его пишут в произвольной форме. Но, если за локальным документом закреплен образец заявления на оплату командировочных расходов, то нужно использовать его.

При составлении документа следует указать:

  • ФИО руководителя компании и командировочного с указанием должностей;

  • название организации;

  • номер приказа о направлении сотрудника в деловую поездку и дата подписания документа;

  • цель служебной поездки;

  • сумма, которую нужно возместить;

  • перечень подтверждающих бумаг;

  • подпись (с расшифровкой) сотрудника;

  • дата написания документа.

При необходимости можно указать нормативные акты, которые регламентируют сумму суточных для данной категории сотрудников.

Нужно ли писать заявление на командировку и получение аванса

Для возможности отправки сотрудника в командировку руководитель издает приказ, составляет служебное задание, по которой составляется план действий во время деловой поездки. Сотрудник изучает план, задает интересующие вопросы и если его все устраивает, то подписывает документ. Отдельно писать заявление о направлении в командировку работнику не нужно.

Порядок проведения кассовых операций требует обязательного написания заявления на выдачу аванса под расписку. Средства понадобятся командировочному на оплату жилья, проезда, питания, пр. Основное назначение такого заявления – фиксация целей, на которые выделены денежные средства и срока их использования. Руководитель заверяет документ, подтверждая сумму к выдаче и сроки командировки. На основании этой заявки проводится оформление расходного кассового ордера, и работник получает наличные или средства перечисляются ему на банковскую карту.

Что содержит образец заявления на аванс для командировки

Закон не предусматривает специальной формы заявки для получения аванса, поэтому заявление можно писать в свободном виде. Однако, практически в каждой организации уже имеется готовый шаблон, который заполняется в соответствии с образцом.

Стандартно заявка пишется на имя руководителя компании. В текстовой части формы указывается срок выдачи аванса, цель его получения, дата написания документа и подпись заявителя. Чтобы бухгалтерия могла принять заявление, в него необходимо вписать:

  • реквизиты приказа о направлении сотрудника в командировку;

  • период поездки;

  • наименование пункта назначения;

  • сумма аванса – прописывается цифрами и буквами;

  • разделение суммы на отдельные статьи расходов – суточные, траты на проезд и проживание.

Заявление, написанное с ошибками и помарками, к рассмотрению не принимается. Если все правильно, то бланк заверяется бухгалтером, что подтверждает его согласие на выдачу средств и подтверждает факт закрытия сотрудником отчетов по предыдущим поездкам.

Заключение

Трудовое законодательство дает командированному сотруднику возможность получить возмещение средств, потраченных во время деловой поездки. Правильное составленное заявление позволяет без проблем получить авансовый платеж и компенсацию по командировочным тратам.

Понравилась статья?

(Нет голосов)

Читайте также:

Как включить и учесть командировочные расходы в смете?
12.07.2023
Как включить и учесть командировочные расходы в смете?
Для финансовой отчетности и оформления необходимых бухгалтерских документов каждая статья расходов должна быть отображена в смете. Это требование не только Налогового кодекса, но и внутреннего устава компании для осуществления всестороннего контроля. Расчет командировочных в смете осуществляется по установленным формулам и имеет унифицированный формат.
Командировка госслужащих: особенности и порядок
26.07.2023
Командировка госслужащих: особенности и порядок
Как и обычные сотрудники, государственные служащие также могут быть направлены в служебные поездки для выполнения своих трудовых обязательств. К примеру, речь идет о советах и заседаниях, презентациях и открытиях, решении ряда политических, экономических, юридических, социальных и прочих вопросов. Командировки госслужащих также строго контролируются и имеют определенные ограничения согласно ТК РФ.
Как оценивать эффективность автоматизации командировок
01.11.2022
Как оценивать эффективность автоматизации командировок
Сегмент деловых поездок длительный период отставал от индустрии путешествий. Многим компаниям приходилось организовать весь процесс: от бронирования билетов и до оплаты услуг по размещению через специализированные агентства. Причем не всегда работал принцип «единого окна», позволяющий оформить услуги в одном месте. Сейчас появились удобные и многофункциональные системы автоматизации командировок, объединяющие данные из разных источников.
Автоматизация командировки
Правила компенсации командировочных расходов на транспорт
16.02.2022
Правила компенсации командировочных расходов на транспорт

Любая командировка на личной машине, самолете, поезде или другом транспортном средстве должна быть финансово возмещена работнику предприятия. Сразу после приезда подается отчет, в котором указаны все расходы на передвижение к месту назначения и обратно



Командировочные расходы   Организация командировки
Оформление командировки для дистанционных сотрудников
19.12.2021
Оформление командировки для дистанционных сотрудников

Оформление командировки из другого города нередко осуществляется для сотрудников, работающих удаленно. Несмотря на то, что дистанционные рабочие не находятся в офисе компании, они являются частью штата и имеют те же трудовые обязательства, что и другие. Поэтому для служебной поездки обязательно понадобится официальное оформление. 



Оформление командировки   Организация командировки   Кадровый учет

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76