Как оформить заявление на командировочные расходы

Как оформить заявление на командировочные расходы

Заявление на выдачу командировочных работник должен написать и подать в бухгалтерию, и отдел кадров компании в течение трех дней с момента возвращения из командировки. К заявке прикладываются документы, обосновывающие траты во время служебной поездки.

Какие затраты в командировке компенсирует работодатель

В соответствии со статьями ТК РФ № 167 и 168, командирующийся сотрудник имеет право на получение следующих выплат:

  • погашение расходов за проживание в гостинице или съем квартиры, если компания предварительно не забронирована номер или не произвела оплату частного жилья;

  • компенсация расходов за проезд до места проживания и выполнения задач, поставленных руководством;

  • зарплата (из расчета средней заработной платы конкретного сотрудника) за каждый день командировки;

  • суточные – на питание, связь, поездка по городу, пр.

Порядок компенсации расходов по заявлению на командировочные

Сроки перечисления выплат не регламентированы законодательством, но ежегодно указываются в локальных актах на следующий год. Выдача аванса осуществляется наличными под роспись до отъезда сотрудника в командировку. Если аванс не выплачен, то работник вправе отказаться от поездки.

Для подтверждения расходов сотрудник предоставляет билеты (на авиа, ж/д или автотранспорт), квитанции об оплате жилья, кассовые чеки, которые подтверждают иные расходы.

Заявление в подтверждение командировки заверяется руководством с указанием суммы и срока выплат. Затем заявка обрабатывается в бухгалтерии, и сотрудник получает наличные средства или компенсация перечисляется на банковскую карту с указанием наименования платежа «на хозяйственные нужды».

Как писать заявление на командировку

Законодательство не регламентирует строгую форму написания заявления на возврат командировочных расходов, поэтому его пишут в произвольной форме. Но, если за локальным документом закреплен образец заявления на оплату командировочных расходов, то нужно использовать его.

При составлении документа следует указать:

  • ФИО руководителя компании и командировочного с указанием должностей;

  • название организации;

  • номер приказа о направлении сотрудника в деловую поездку и дата подписания документа;

  • цель служебной поездки;

  • сумма, которую нужно возместить;

  • перечень подтверждающих бумаг;

  • подпись (с расшифровкой) сотрудника;

  • дата написания документа.

При необходимости можно указать нормативные акты, которые регламентируют сумму суточных для данной категории сотрудников.

Нужно ли писать заявление на командировку и получение аванса

Для возможности отправки сотрудника в командировку руководитель издает приказ, составляет служебное задание, по которой составляется план действий во время деловой поездки. Сотрудник изучает план, задает интересующие вопросы и если его все устраивает, то подписывает документ. Отдельно писать заявление о направлении в командировку работнику не нужно.

Порядок проведения кассовых операций требует обязательного написания заявления на выдачу аванса под расписку. Средства понадобятся командировочному на оплату жилья, проезда, питания, пр. Основное назначение такого заявления – фиксация целей, на которые выделены денежные средства и срока их использования. Руководитель заверяет документ, подтверждая сумму к выдаче и сроки командировки. На основании этой заявки проводится оформление расходного кассового ордера, и работник получает наличные или средства перечисляются ему на банковскую карту.

Что содержит образец заявления на аванс для командировки

Закон не предусматривает специальной формы заявки для получения аванса, поэтому заявление можно писать в свободном виде. Однако, практически в каждой организации уже имеется готовый шаблон, который заполняется в соответствии с образцом.

Стандартно заявка пишется на имя руководителя компании. В текстовой части формы указывается срок выдачи аванса, цель его получения, дата написания документа и подпись заявителя. Чтобы бухгалтерия могла принять заявление, в него необходимо вписать:

  • реквизиты приказа о направлении сотрудника в командировку;

  • период поездки;

  • наименование пункта назначения;

  • сумма аванса – прописывается цифрами и буквами;

  • разделение суммы на отдельные статьи расходов – суточные, траты на проезд и проживание.

Заявление, написанное с ошибками и помарками, к рассмотрению не принимается. Если все правильно, то бланк заверяется бухгалтером, что подтверждает его согласие на выдачу средств и подтверждает факт закрытия сотрудником отчетов по предыдущим поездкам.

Заключение

Трудовое законодательство дает командированному сотруднику возможность получить возмещение средств, потраченных во время деловой поездки. Правильное составленное заявление позволяет без проблем получить авансовый платеж и компенсацию по командировочным тратам.

Часто задаваемые вопросы

Какие расходы включаются в компенсацию за командировку?

Работодатель может компенсировать расходы на проезд, проживание, питание, а также другие необходимые затраты, связанные с выполнением рабочих обязанностей во время командировки.

Как оформить заявление на компенсацию командировочных расходов?

Для оформления заявления на компенсацию расходов в командировке необходимо заполнить специальную форму, указав в ней все необходимые сведения о целях командировки, ожидаемых расходах и прочую информацию, требуемую работодателем.

Как правильно написать заявление на командировку?

Заявление на командировку должно содержать информацию о целях поездки, дате и месте, продолжительности командировки, ожидаемых расходах и требуемых средствах, а также контактные данные для связи.

Необходимо ли оформлять заявление на командировку для получения аванса?

Да, обычно для получения аванса на командировочные расходы требуется предварительно оформить заявление, в котором указать сумму аванса и предполагаемые расходы.

Что должен включать образец заявления на аванс для командировки?

Образец заявления на аванс для командировки должен включать информацию о целях поездки, ожидаемых расходах, запрашиваемой сумме аванса, а также данные сотрудника и контактную информацию.

Комментарии (0)

Читайте также:

Как оформить сокращение срока командировки работника?
27.11.2022
Как оформить сокращение срока командировки работника?
Сокращение срока командировки или перенос ее на другой период могут быть инициированы как со стороны предприятия, так и сотрудника в силу жизненных обстоятельств. Не стоит сбрасывать со счетов и форс-мажорные ситуации, обусловленные природными и техногенными явлениями. Разберемся, как документально оформить отзыв из служебной поездки и необходимо ли пересчитать сумму выплаченной компенсации.
Организация командировки
Трудовой кодекс РФ о служебной командировке
05.09.2023
Трудовой кодекс РФ о служебной командировке
Командировка по ТК – это рабочая поездка сотрудника компании на объект, расположенный в другой местности, на заданный срок для выполнения определенных задач (часть 1 статьи 166 Трудового кодекса). Во время командировки командировочный подчиняется правилам организации или предприятия, куда он командирован.
Оформление командировки
Справка о командировке: как получить и где использовать в 2025 году
17.04.2023
Справка о командировке: как получить и где использовать в 2025 году

Справка о командировке – это документ, который подтверждает нахождение сотрудника в служебной поездке в конкретный момент времени. Данный документ выдается при командировке любой длительности, независимо от ее целей и конечной точки. Причин для выдачи справки может быть множество. Выдача бумаги осуществляется работодателем в письменном виде без возможности отказа от данного обязательства.

Оформление командировки   Кадровый учет
Повышение квалификации: как оплачивать время обучения
28.03.2023
Повышение квалификации: как оплачивать время обучения

Учебная командировка – служебная поездка, целью которой является повышение квалификации, если этого требует законодательство или условия трудового договора. Какие выплаты полагаются работнику за прохождения обучения? Какие документы положено предоставить для подтверждения нахождения на обучении?

Организация командировки
Проводки командировочных расходов: как оформить без ошибок
31.03.2023
Проводки командировочных расходов: как оформить без ошибок

Во время служебной поездки сотрудник должен получать не только заработную плату, но и дополнительные выплаты для компенсации увеличения рабочих обязательств. Для фиксации выплат используются командировочные бухгалтерские проводки, которые позволят правильно рассчитать сумму налогов без претензий и лишнего внимания со стороны соответствующей службы.

Учет расходов

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности
Согласие на обработку персональных данных

CAPTCHA

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76