Гарантии и компенсации во время командировки

Гарантии и компенсации во время командировки

Согласно статьям ТК РФ 167 и 168, каждый работодатель должен выполнять установленные гарантии при направлении работников в служебные командировки и компенсировать все расходы, необходимые для выполнения трудовой деятельности. В первую очередь, речь идет о сохранении места работа с заработной платой и другими выплатами. Во-вторых, осуществляется возврат средств согласно авансовому отчету.

Какие гарантии положены во время командировки: права и обязанности

Помимо сохранения места работы, за работником сохраняется его должность, которая была до служебной поездки. Кроме того, если командировка выпадает на выходные и праздничные дни, либо же речь идет о переработке, оплата часов осуществляется согласно нормам и правилам без уменьшения размера денежной компенсации.

Отдельно прописываются гарантии для инвалидов, сотрудников, которые проходят стажировку, сотрудников с детьми возрастом младше трех лет и других категорий, правила направления в командировку которых отличается от стандартных. Все это указывается в правовых актах РФ и не подлежит изменению, нарушению или отсрочке. При этом все компенсации и гарантии прописываются в трудовом договоре, при необходимости – дублируются в приказе на служебную поездку (в качестве дополнения).

Защита интересов работника: гарантированные компенсации при командировке

Компенсация за командировку выплачивается в обязательном порядке и включает следующие расходы:

  • проезд, включая передвижение по городу назначения;

  • проживание;

  • суточные;

  • обмен валюты при необходимости;

  • представительские траты;

  • оформление документов;

  • накладные расходы.

Иными словами, любые финансовые траты, которые связаны с выполнением служебных обязанностей во время командировки, должны быть возмещены работодателем. Все это предварительно обсуждается, а, после окончания поездки – фиксируется в авансовом отчете. Компенсация средств осуществляется на основе квитанций, чеков, проездных и платежных документов, которые обязательно предоставляются работником.

Суточные устанавливаются работодателем индивидуально. Если речь идет о командировках в пределах России, минимальный размер суточных составляет 700 рублей. Для заграничных поездок – от 2500 рублей. Верхняя планка устанавливается заранее компанией. Учитываются траты на средства связи, интернет, питание, использования других услуг, необходимых для работы и т.д.

Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку

Что необходимо для выплаты компенсации?

  • Во время служебной поездки работник обязуется собирать все финансовые документы, которые являются подтверждением трат. Если речь идет о бумагах с гостиниц, на них обязательно должна стоять печать заведения. Подтверждать нужно каждую трату, включая покупку бензина, аренду транспорта, покупку обеда, канцелярских принадлежностей и прочего.

  • Авансовый отчет командированного сотрудника, а также оригиналы расходных документов должны быть поданы не позднее чем через 15 дней после окончания командировки.

  • В том случае, если средства выдавались заранее, и они остались у сотрудника, остатки требуется вернуть предприятию через кассу или бухгалтерию.

Суточные вместе с авансом и другими средствами, если требуются, переводятся непосредственно перед поездкой на зарплатную карточку сотрудника. Перевод на личную карту может осуществляться только в исключительных случаях, при этом факт перевода строго контролируется. Обязательно выдается документ, подтверждающий данное действие для гарантий и компенсаций при командировках.

Ключевые факторы при определении компенсаций в командировке

Независимо от направления и длительности командировки, согласно статье 167 ТК РФ работодатель обязан выплатить среднюю заработную плату в полном объеме. При этом она не обязательно должна совпадать с размером оклада. Зачастую используют классическую формулу, в которой количество дней служебной поездки умножают на среднесуточную зарплату.

Для проведения вычислений важно правильно рассчитать посуточную заработную плату конкретного сотрудника. Зачастую она зависит от самого оклада, должности, количества времени, которое работник числится на предприятии и прочих факторов. Выбор расчетного периода руководствуется следующими правилами:

  • если срок службы в компании превышает 12 месяцев, для определения средней суммы суточной зарплаты используют данные за год, который предшествует командировке;

  • если работник служит меньше года, для расчета используются данные, полученные за все время работы на конкретном месте;

  • если командировка совпала с первым месяцем работы, расчетный период охватывает все время служебной поездки, а начисления средств идут каждый день;

  • при отправке сотрудника в командировку, который только начал работу, в качестве эталона для расчета берется среднее значение его заработной платы.

Как уже говорились, суточные и накладные расходы определяются руководителем непосредственно перед командировкой с учетом действующего Законодательства РФ и особенностей поездки. Рекомендуется прописать все данные в приказе или отдельным документом в бухгалтерию. Важно, чтобы все бумаги были правильно оформлены, включая выдачу суточных, выплату зарплаты и компенсацию средств, потраченных в командировке. Гарантии при направлении в служебную командировку прописаны в статьях закона.

Особую важность имеют проездные документы и посадочные талоны. В том случае, если они повреждены, утеряны, либо же информация является нечитаемой, необходимо заново распечатать электронный документ или же обратиться в транспортную компанию для выдачи дубляжа документа. Важно, чтобы в нем были отображены не только точные данные пассажира с маршрутом, но и полная стоимость.

Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку

Компенсации выходных и праздничных дней в командировке

В каждой компании есть установленные правила касательно оплаты командировки в праздничные и выходные дни, которые регулируются Законодательством России и Уставом предприятия. Гарантии при командировках ТК РФ регулируются расчетами. Зачастую используется формула, которая удваивает среднюю заработную плату за сутки. Если сотрудник отказывается, выходной можно перенести на другой день с сохранением оплаты. Все эти нюансы обязательно указываются в трудовом договоре и оговариваются заранее с работником.

Если во время служебной поездки сотрудник отдыха в выходной или праздничный день, не выполнял никаких трудовых обязанностей и уведомил об этом работодателя, заработная плата не начисляется. Исключением могут являться суточные, а также командировочные расходы, если они имеют документальное подтверждение. Если дорога в другой город или обратно совпала с выходным или праздничным днем, он засчитывается как рабочий.

Как оплачивается сверхурочная работа?

Сверхурочная работа в поездке не нормируется Трудовым кодексом РФ, решение принимается непосредственно работодателем, хотя на нее также распространяются гарантии при командировке. Поэтому данный вопрос должен быть в трудовом договоре, а также оговариваться с сотрудником непосредственно до служебной поездки.

Если сотрудник и работодатель пришли к общему соглашению, рекомендуемая оплата сверхурочных часов в командировке составляет 1,5 часовой тарифной ставки в первые два часа, а также выплату в двойном объеме в последующие часы. Сотрудник также может выбрать дополнительные выходные дни вместо денежной компенсации. Работник может отказаться от сверхурочной работы без каких-либо возражений со стороны работодателя. Если человек не успевает выполнить все обязательства, так как они ограничены рабочим временем, количество дней командировки увеличивается.

Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку

Оформления компенсации после командировки

Чтобы получить компенсацию расходов в служебной поездке, сотрудник готовит подробный отчет и прикладывает финансовые документы. Кроме того, список расходов должен обязательно отражаться в документе, который подается, с точностью до копейки. Возмещение средств выполняется только после подачи данной бумаги, деньги начисляются на зарплатную карточку.

Суточные средства, необходимые на питание, связь и другие расходы, выдаются до служебной поездки и оформляются в качестве аванса. Необходимая сумма выдается бухгалтерией и устанавливается заранее работодателем. Если речь идет о заграничных поездках, обмен валюты осуществляется перед отправкой или непосредственно по прибытии.

Если компенсацию не выплатили?

В том случае, если суточные так и не были выплачены, при этом другие варианты оговорены не были, сотрудник имеет права отказаться от служебной поездки. Что касается командировочных расходов, любые задержки в возмещении, либо выплата суммы в неполном объеме может стать причиной ряда санкций. К примеру, финансовые санкции влекут за собой выплату 10 минимальных заработных плат в качестве компенсации на каждого командированного сотрудника. При этом командировочные расходы также должны быть выплачены.

Еще один вид санкций при отсутствии компенсации при направлении в служебные командировки – административная ответственность за нарушение ТК РФ. Взыскания могут применяться не только к непосредственному руководителю компании, но и к другим лицам, которые причастны к данному вопросу, включая начальника отдела, главного бухгалтера, начальника отдела кадров и прочих.

Часто задаваемые вопросы

В каких случаях работник имеет право на гарантии и компенсации во время командировки?

Работники имеют право на гарантии и компенсации во время командировки, если она происходит по поручению работодателя и связана с выполнением служебных обязанностей. Это включает в себя командировочные расходы, оплату проживания, питания и другие связанные расходы.

Какие расходы покрываются работодателем во время командировки?

Работодатель обязан компенсировать расходы, связанные с командировкой, такие как проезд, проживание, питание, расходы на связь. Также могут покрываться затраты на такси, трансферы и другие необходимые расходы.

Есть ли ограничения на продолжительность командировки, при которой работник имеет право на компенсации?

Нет фиксированных ограничений по продолжительности командировки. Важно, чтобы командировка была связана с выполнением служебных обязанностей. Работники обычно имеют право на компенсации вне зависимости от длительности командировки, если она подразумевает официальное поручение от работодателя.

Какие документы необходимо предоставить для получения компенсаций за командировку?

Для получения компенсаций за командировку, работнику обычно требуется предоставить оригиналы или копии документов, подтверждающих расходы. Это могут быть билеты на транспорт, квитанции от отелей и ресторанов, а также другие документы, подтверждающие необходимость и размер расходов.

Что делать, если работодатель отказывается компенсировать расходы за командировку?

Если работодатель отказывается компенсировать расходы за командировку без уважительных причин, рекомендуется обратиться к HR-отделу или юридическому советнику компании. В случае непреодолимых разногласий, можно обратиться в соответствующие органы контроля и защиты прав работников, такие как инспекция труда.

Понравилась статья?

(Нет голосов)

Читайте также:

Как оценивать эффективность автоматизации командировок
01.11.2022
Как оценивать эффективность автоматизации командировок
Сегмент деловых поездок длительный период отставал от индустрии путешествий. Многим компаниям приходилось организовать весь процесс: от бронирования билетов и до оплаты услуг по размещению через специализированные агентства. Причем не всегда работал принцип «единого окна», позволяющий оформить услуги в одном месте. Сейчас появились удобные и многофункциональные системы автоматизации командировок, объединяющие данные из разных источников.
Автоматизация командировки
Командировка госслужащих: особенности и порядок
26.07.2023
Командировка госслужащих: особенности и порядок
Как и обычные сотрудники, государственные служащие также могут быть направлены в служебные поездки для выполнения своих трудовых обязательств. К примеру, речь идет о советах и заседаниях, презентациях и открытиях, решении ряда политических, экономических, юридических, социальных и прочих вопросов. Командировки госслужащих также строго контролируются и имеют определенные ограничения согласно ТК РФ.
Организация командировки
Особенности командировки на личном автомобиле
02.03.2023
Особенности командировки на личном автомобиле

Трудовой кодекс Российской Федерации не запрещает служебные поездки на личном транспорте. Предприятие оформляет пакет соответствующих документов, компенсирует сотруднику затраты на топливо, техническое обслуживание.

Транспорт в командировках   Организация командировки
Как отправить иностранного работника в командировку
06.11.2022
Как отправить иностранного работника в командировку
Специфика деятельности компании может заставлять работников перемещаться по территории страны или за ее пределы для выполнения своих должностных обязанностей. В этом случае оформляется командировка. При наличии в штате мигрантов важно учитывать нормы не только трудового, но и миграционного законодательства. Вместе с экспертами сайта business-trip.online разберемся, когда служебная поездка является обоснованной, а когда возникнет больше вопросов от контролирующих органов, чем выгоды.
Организация командировки
Правила оформления путевого листа на время командировки
04.10.2023
Правила оформления путевого листа на время командировки
Путевой лист – документ, использующийся для учета работы, которую проделал автомобиль. Содержит информацию о маршруте и назначении поездки, количестве потраченного горючего, а также другие данные, позволяющие подробнее узнать о командировке.
Оформление командировки

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

CAPTCHA

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76