Посадочный талон – обязательный документ для списания командировочных

Посадочный талон – обязательный документ для списания командировочных

Бумажный посадочный талон для бухгалтерии – это необходимый документ, который позволяет списать командировочные, правильно составить авансовый отчет и оформить налоги. Существуют определенные правила и требования в НК и ТК РФ, которые регулируют его использование, хранение и прикрепление к отчету, а также предлагают алгоритм действий в случае его утери. 

Для чего необходим посадочный талон?

Помимо приобретения билета в бумажном или электронном виде, для подтверждения факта перелета необходим так называемый посадочный талон. Именно в нем указывается основная информация, которая в дальнейшем используется при формировании отчета. Даже если он был приобретен в цифровом виде, обязательно нужен его бумажный оригинал. 

Посадочный талон необходим для прохождения регистрации на авиа рейс. Вместе с билетом он подтверждает перелет конкретного лица в заранее оговоренную дату. Предъявления одного билета будет недостаточно для составления отчета после окончания служебной поездки. 

В чем разница между электронным и бумажным посадочным талоном?

Если раньше списание командировочных осуществлялось исключительно при наличии бумажного посадочного, то сейчас законом допускается использование электронного формата. Но, не все компании готовы перейти на такой шаг, так как печатный вариант более удобный и надежный. 

В том случае, если все-таки используется цифровая версия, она снабжается индивидуальным штрих-кодом для считывания необходимой информации. Талон предъявляется пассажиром на смартфоне, планшете, ноутбуке или другом гаджете. В некоторых случаях можно просто распечатать штрих-код, но, он точно не подойдет для оформления налоговой декларации. Поэтому стоит обратиться к стойке регистрации перед полетом. 

Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку

Можно ли использовать посадочный талон в качестве БСО?

Для списания командировочных и оформления налогового отчета зачастую требуются бланки строгой отчетности, которые и определяют размер вычетов и прочие нюансы. Билет на самолет нельзя отнести в БСО, а вот посадочный талон в авансовом отчете соответствует всем требованиям:

  • формируется в автоматизированной системе, которая является важной частью электронного билета аэропорта;

  • включает все данные о рейсе, стоимости, досмотре багажа, пассажире и прочую информацию;

  • содержит сведения об авиакомпании, выступая в качестве договора между ней и пассажиром. 

Иными словами, посадочный талон является полноценной альтернативой «чека», который подтверждает перелет, а также может использоваться при приобретении билетов онлайн или применении безналичного расчета с зарплатной или другой банковской карты сотрудника (оговаривается заранее). 

Ведение учета билетов в электронном виде

Большинство компаний выполняют списание расходов на перелет только в том случае, если есть посадочный талон (контрольный купон), а также электронный билет в распечатанном виде. При этом важно, чтобы данные были точными. Не допускается ошибок в ФИО, дате и времени вылета, месте назначения и других моментах. О том, где взять посадочный талон на самолет, можно уточнить заранее у консультанта авиакомпании. 

Даже если есть другие документы, подтверждающие пребывание сотрудника в нужном месте и выполнение всех служебных задач, талон все равно требуется согласно ТК. Кроме того, без него невозможно сформировать итоговый финансовый отчет, который подается по прибытию. 

Зачастую билеты приобретает сама компания, после чего распечатывает их и передает работнику. Реже выдаются на это деньги под отчет. Для экономии времени рекомендуется обратиться в компанию «ППР Командировки», который организует служебную поездку и позаботиться обо всех деталях. 

Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку

Порядок действий при утере посадочного талона

Сотрудник должен подать авансовый отчет с посадочным талоном не позднее чем через три дня после прибытия (для удаленного работника – не позднее 15 дней). Иногда талон теряется, приходит в негодность, случайно выбрасывается, либо же информация становится нечитабельной. Возникает вопрос, что делать, если потерял посадочный талон?

В этом случае, сотрудник должен лично обратиться в службу поддержки авиакомпании, которой совершался перелет. Специалисты выдадут соответствующую справку со штампом, в которой будут продублированы данные талона и билета. Данная услуга является платной, и работодатель сам решает, кто будет ее оплачивать (чаще всего, работник, так как именно он виновен в потере документа). 

Выводы

Электронный посадочный талон для бухгалтерии является бланком строгой отчетности и неотъемлемым элементом любого авансового отчета. Без него нельзя выполнить списание командировочных или определить сумму налоговых вычетов. Поэтому рекомендуется прописать данный пункт во внутреннем положении о командировках и заранее проинформировать об этом сотрудника. 



Понравилась статья?

(Голосов: 1, Рейтинг: 5)

Читайте также:

Особенности и назначение командировочного удостоверения
18.01.2022
Особенности и назначение командировочного удостоверения

Нередко перед служебной поездкой требуется оформление удостоверения командировки, которое является составляющей необходимого пакета документов. Есть свои правила по его заполнению и оформлению, не говоря уже о некоторых нюансах законодательства.

Проживание в командировках   Организация командировки
Оформление командировки в пределах одного города
14.03.2023
Оформление командировки в пределах одного города

Командировка в пределах одного города – распространенная практика. Это упрощает решение производственных задач, сокращает текущие расходы. В трудовом кодексе нет точного определения разъездной работы. Поэтому возникают вопросы, как она оплачивается.

Оформление командировки   Организация командировки   Срок командировки
Как оценивать эффективность автоматизации командировок
01.11.2022
Как оценивать эффективность автоматизации командировок
Сегмент деловых поездок длительный период отставал от индустрии путешествий. Многим компаниям приходилось организовать весь процесс: от бронирования билетов и до оплаты услуг по размещению через специализированные агентства. Причем не всегда работал принцип «единого окна», позволяющий оформить услуги в одном месте. Сейчас появились удобные и многофункциональные системы автоматизации командировок, объединяющие данные из разных источников.
Автоматизация командировки
Бизнес-туризм в 2024 году
07.12.2022
Бизнес-туризм в 2024 году

Эксперты компании CWT, занимающейся организацией и мониторингом деловых поездок, заявили об удвоенном росте спроса на деловые поездки в 2023 г. Однако вместе с популярностью бизнес-командировок вырастет и стоимость туристических услуг. Это связано с восстановлением мировой экономики, рост которой в 2023 г. планируется на 2,8%. Если не случится глобальный форс-мажор, спрос на деловые поездки будет только увеличиваться.



Правила оформления путевого листа на время командировки
04.10.2023
Правила оформления путевого листа на время командировки
Путевой лист – документ, использующийся для учета работы, которую проделал автомобиль. Содержит информацию о маршруте и назначении поездки, количестве потраченного горючего, а также другие данные, позволяющие подробнее узнать о командировке.
Оформление командировки

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

CAPTCHA

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76