Зачем нужно оформлять положение о командировках и что в него входит?

Зачем нужно оформлять положение о командировках и что в него входит?

Для официального и законного оформления рабочей поездки сотрудника не обойтись без специального положения – инструкции по командировкам, которая регламентирует все детали и аспекты служебных выездов. Документ используется не только работодателями, но и сотрудниками  для решения ряда вопросов.  

Цель оформления положения о направлении сотрудника в командировку

Данный документ представляет собой внутренний акт, который используется с другими документами локального типа аналогичного содержания. На законодательном уровне нет регламентированной формы, но основные требования обязательно соблюдаются. В акте прописывается вид командировки, ее направление, цели, величина и пункты расходов, которые будут возмещены, а также прочие тонкости. 

С экономической точки зрения инструкция обосновывает особенности составления налогового отчета после окончания поездки. Если по роду деятельности служебные поездки не предусмотрены, в предприятии не обязательно должен быть подобный акт. Но, если такой вопрос возникнет, его разработка и утверждение может занять много времени. 

Что можно считать командировкой и когда положение не требуется?

Командировка – это служебная поездка любого сотрудника, которая осуществляется по поручению начальства на определенный срок и предполагает выполнение ряда поручений вне рабочего места. Положение требуется в большинстве случаев, так как документ позволяет обосновать, признать и оформить все расходы, связанные с командировкой. 

Помимо расходов, регламент по командировкам также регулирует порядок действий сотрудника, который отправиться в поездку. К примеру, в ней описан способ получения денежных средств, режим работы, необходимые документы, список выездов и прочая важная информация. 

Положение является недействительным, если:

  • поездка не имеет служебных целей и не согласована с начальством;

  • сотрудник будет работать в отдалении от своего рабочего места всего несколько часов;

  • нет заключенного трудового договора. 

Помимо основных требований, есть также нюансы, которые формируются в зависимости от особенности деятельности компании, индивидуальных условий командировки, ее общей длительности. 

Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку

Может ли сотрудник отказаться от командировки?

Работник может отказаться от служебной поездки в следующих случаях:

  • наличие детей в возрасте до 3-х лет;

  • единоличное воспитание детей в возрасте до 5-ти лет;

  • инвалидность ребенка;

  • наличие членов семьи, которые требуют постоянного ухода и присмотра согласно настоящему медицинскому заключению. 

В иных случаях, отказ от поездки может привести к дисциплинарному взысканию. Согласно положению о командировках, работодатель не имеет права отправлять беременных женщин, несовершеннолетних сотрудников (без согласия родителей или опекуна), работников с ученическим договором. 

Описание в положении процесса направления в командировку

В первую очередь, отдел кадров оформляет приказ, который базируется на служебной записке руководителя. Далее, после утверждения приказа сотрудник подготавливает необходимый пакет документов, получает финансовые средства, билеты, а также все для выполнения рабочих обязательств. 

Ранее на каждого сотрудника оформлялось специальное командировочное удостоверение, которое было упразднено в 2005 году. Работник, который отправляется в поездку, обязуется сохранить все проездные документы, квитанции, чеки и прочие финансовые документы. 

Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку

Составление служебной записки после окончания командировки

Если ранее каждый сотрудник после возвращения из командировки готовил отчет, то сейчас необходимо оформление служебной записки. В большинстве случаев также необходим устный отчет руководителю отдела учреждения. Кроме того, обязательным документом является авансовый отчет, на основе которого и формируется окончательный расчет. 

Какие расходы необходимо указать?

  • Транспортные. Включают все передвижения внутри Российской Федерации и за ее пределами, которые связаны с выполнением служебных поручений. К данной категории относятся билеты на поезд, самолет, автобус, общественный транспорт, арендованное авто. 

  • Проживание. Самым простым способом оформления является проживание в гостинице, так как можно получить стандартный кассовый чек. Нередко арендодатели квартир и домов также предлагают оформить все необходимые документы. При этом важно, чтобы расходы не превышали установленные. 

  • Другие расходы. К ним относятся питание, приобретение ряда вещей, необходимых для выполнения служебных обязанностей, парковочные талоны и прочее. Максимальная сумма по каждой статье устанавливается заранее в организации. 

Все эти расходы указываются в финансовом отчете, а также отражаются в налоговом учете предприятия. Государственный образец положения о командировках поможет правильно оформить сопроводительную и отчетную документацию. 

Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку

Оплата суточных сотруднику

Нет установленной суммы, которая регламентируется законодательством. Поэтому данное значение принимается работодателем самостоятельно. Но, согласно российскому закону о командировках, налоговые вычеты будут осуществляться с сумм, которые превышают 700 рублей для командировок внутри страны, и 2500 рублей – для поездок за рубеж. Поэтому обычно суточные не превышают данные пределы. 

Положение о командировках относительно зарубежных служебных поездок

Обычно, для учета зарубежных командировок используются стандартные алгоритмы. Но, существуют некоторые особенности, которые указаны в положении. Например, к возмещаемым расходам относятся оформление загранпаспорта и получение визы, консульские сборы, обязательные платежи для пересечения границы и прочее (согласно положению о командировочных расходах). Сервис «ППР Командировки» поможет организовать весь процесс и заранее просчитать примерные расходы на зарубежную командировку. 

Выдача суммы выполняется в той валюте, которая используется на территории конкретной страны. Это требует особого внимания при подаче налогового отчета, так как должна быть справка о покупке валюты. Если ее нет, пересчет осуществляется по тому курсу, который был в день начала командировки. 

Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку

Выводы

Исходя из вышеуказанной информации, документ о командировках является внутренним актом и может отличаться от распространенного образца. Но, он должен соответствовать требованиям действующего Законодательства РФ и Налогового кодекса. При этом положение позволяет урегулировать правила и обосновать включение всех командировочных затрат в статьи налоговых расходов, тем самым исключая споры. 





Понравилась статья?

(Нет голосов)

Читайте также:

Оплата труда во время командировки
14.01.2022
Оплата труда во время командировки

Перед тем, как отправляться в служебную поездку, необходимо узнать особенности начисления зарплаты в командировке. Следует выяснить оценку труда, будут ли возмещены расходы и какими будут решения в спорных финансовых ситуациях. Ознакомиться с подробной информацией нужно заранее.

Оплата командировки   Кадровый учет
Использование электронного документооборота для оформления служебных поездок
26.12.2021
Использование электронного документооборота для оформления служебных поездок

Для хранения важных документов без наличия их печатного эквивалента компании активно вводят электронный документооборот в кадровом производстве (ЭДО). Данное определение появилось в Законодательстве РФ в конце 2021 года. Цифровой формат может применяться, в том числе, и для оформления командировок.

Автоматизация командировки   Оформление командировки
Как купить жд билеты юрлицу?
17.12.2022
Как купить жд билеты юрлицу?
От качественной организации командировки зависит комфортность выполнения сотрудниками служебных заданий. Зачастую для поездки используется железнодорожный транспорт. Рассмотрим особенности покупки и оплаты билетов РЖД юридическим лицом с помощью корпоративной карты, оформленной на компанию, и с расчетного счета.

Командировочные расходы   Оформление командировки   Организация командировки
Затраты на организацию командировки: что учесть при планировании?
19.12.2022
Затраты на организацию командировки: что учесть при планировании?
Командировки являются одним из эффективных инструментов развития бизнеса не только в стабильное время, но и в периоды пандемии. Экономический эффект от грамотно организованной служебной поездки выше, чем понесенные затраты на оплату проезда, проживание сотрудника и иные статьи расходов. Такой результат достигается только при правильном планировании. Эксперты сайта business-trip.online расскажут, какие статьи являются обязательными в бюджете, а какие можно исключить без последствий.
Порядок и особенности оформления деловой поездки для генерального директора
28.02.2022 15:36:00
Порядок и особенности оформления деловой поездки для генерального директора

Командировка генерального директора – обычное явление, так как отправиться в служебную поездку может любой сотрудник компании. Во время командировки он решает наиболее важные задачи, которые требуют его прямого присутствия, включая подписание договоров и прочих бумаг, участие в конференциях, налаживание партнерских отношений и прочее. 



Оформление командировки   Организация командировки

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76