Зачем нужно оформлять положение о командировках и что в него входит?

Зачем нужно оформлять положение о командировках и что в него входит?

Для официального и законного оформления рабочей поездки сотрудника не обойтись без специального положения – инструкции по командировкам, которая регламентирует все детали и аспекты служебных выездов. Документ используется не только работодателями, но и сотрудниками  для решения ряда вопросов.  

Цель оформления положения о направлении сотрудника в командировку

Данный документ представляет собой внутренний акт, который используется с другими документами локального типа аналогичного содержания. На законодательном уровне нет регламентированной формы, но основные требования обязательно соблюдаются. В акте прописывается вид командировки, ее направление, цели, величина и пункты расходов, которые будут возмещены, а также прочие тонкости. 

С экономической точки зрения инструкция обосновывает особенности составления налогового отчета после окончания поездки. Если по роду деятельности служебные поездки не предусмотрены, в предприятии не обязательно должен быть подобный акт. Но, если такой вопрос возникнет, его разработка и утверждение может занять много времени. 

Что можно считать командировкой и когда положение не требуется?

Командировка – это служебная поездка любого сотрудника, которая осуществляется по поручению начальства на определенный срок и предполагает выполнение ряда поручений вне рабочего места. Положение требуется в большинстве случаев, так как документ позволяет обосновать, признать и оформить все расходы, связанные с командировкой. 

Помимо расходов, регламент по командировкам также регулирует порядок действий сотрудника, который отправиться в поездку. К примеру, в ней описан способ получения денежных средств, режим работы, необходимые документы, список выездов и прочая важная информация. 

Положение является недействительным, если:

  • поездка не имеет служебных целей и не согласована с начальством;

  • сотрудник будет работать в отдалении от своего рабочего места всего несколько часов;

  • нет заключенного трудового договора. 

Помимо основных требований, есть также нюансы, которые формируются в зависимости от особенности деятельности компании, индивидуальных условий командировки, ее общей длительности. 

Может ли сотрудник отказаться от командировки?

Работник может отказаться от служебной поездки в следующих случаях:

  • наличие детей в возрасте до 3-х лет;

  • единоличное воспитание детей в возрасте до 5-ти лет;

  • инвалидность ребенка;

  • наличие членов семьи, которые требуют постоянного ухода и присмотра согласно настоящему медицинскому заключению. 

В иных случаях, отказ от поездки может привести к дисциплинарному взысканию. Согласно положению о командировках, работодатель не имеет права отправлять беременных женщин, несовершеннолетних сотрудников (без согласия родителей или опекуна), работников с ученическим договором. 

Описание в положении процесса направления в командировку

В первую очередь, отдел кадров оформляет приказ, который базируется на служебной записке руководителя. Далее, после утверждения приказа сотрудник подготавливает необходимый пакет документов, получает финансовые средства, билеты, а также все для выполнения рабочих обязательств. 

Ранее на каждого сотрудника оформлялось специальное командировочное удостоверение, которое было упразднено в 2005 году. Работник, который отправляется в поездку, обязуется сохранить все проездные документы, квитанции, чеки и прочие финансовые документы. 

Составление служебной записки после окончания командировки

Если ранее каждый сотрудник после возвращения из командировки готовил отчет, то сейчас необходимо оформление служебной записки. В большинстве случаев также необходим устный отчет руководителю отдела учреждения. Кроме того, обязательным документом является авансовый отчет, на основе которого и формируется окончательный расчет. 

Какие расходы необходимо указать?

  • Транспортные. Включают все передвижения внутри Российской Федерации и за ее пределами, которые связаны с выполнением служебных поручений. К данной категории относятся билеты на поезд, самолет, автобус, общественный транспорт, арендованное авто. 

  • Проживание. Самым простым способом оформления является проживание в гостинице, так как можно получить стандартный кассовый чек. Нередко арендодатели квартир и домов также предлагают оформить все необходимые документы. При этом важно, чтобы расходы не превышали установленные. 

  • Другие расходы. К ним относятся питание, приобретение ряда вещей, необходимых для выполнения служебных обязанностей, парковочные талоны и прочее. Максимальная сумма по каждой статье устанавливается заранее в организации. 

Все эти расходы указываются в финансовом отчете, а также отражаются в налоговом учете предприятия. Государственный образец положения о командировках поможет правильно оформить сопроводительную и отчетную документацию. 

Оплата суточных сотруднику

Нет установленной суммы, которая регламентируется законодательством. Поэтому данное значение принимается работодателем самостоятельно. Но, согласно российскому закону о командировках, налоговые вычеты будут осуществляться с сумм, которые превышают 700 рублей для командировок внутри страны, и 2500 рублей – для поездок за рубеж. Поэтому обычно суточные не превышают данные пределы. 

Положение о командировках относительно зарубежных служебных поездок

Обычно, для учета зарубежных командировок используются стандартные алгоритмы. Но, существуют некоторые особенности, которые указаны в положении. Например, к возмещаемым расходам относятся оформление загранпаспорта и получение визы, консульские сборы, обязательные платежи для пересечения границы и прочее (согласно положению о командировочных расходах). Сервис «ППР Командировки» поможет организовать весь процесс и заранее просчитать примерные расходы на зарубежную командировку. 

Выдача суммы выполняется в той валюте, которая используется на территории конкретной страны. Это требует особого внимания при подаче налогового отчета, так как должна быть справка о покупке валюты. Если ее нет, пересчет осуществляется по тому курсу, который был в день начала командировки. 

Выводы

Исходя из вышеуказанной информации, документ о командировках является внутренним актом и может отличаться от распространенного образца. Но, он должен соответствовать требованиям действующего Законодательства РФ и Налогового кодекса. При этом положение позволяет урегулировать правила и обосновать включение всех командировочных затрат в статьи налоговых расходов, тем самым исключая споры. 





Понравилась статья?

(Нет голосов)

Читайте также:

Оформление командировки в 2022 году
04.12.2021
Оформление командировки в 2022 году

Правильно оформленная рабочая командировка — обоснованные расходы для налоговой инспекции. Составление необходимой документации, соблюдение этапов оформления и ведение строгого учета расходов позволят пройти через любые проверки без штрафов.



Как возместить расходы сотруднику без выдачи подотчетной суммы?
12.06.2022
Как возместить расходы сотруднику без выдачи подотчетной суммы?
Приобретение товара для нужд предприятия за личные деньги работника — достаточно частое явление. Причины могут быть разными: от отсутствия времени на выдачу подотчетных сумм до покупки в рамках акций. Рассмотрим, как правильно сформировать служебную записку на возмещение расходов сотрудника и какими нормативно-правовыми актами необходимо руководствоваться.
Испытательный срок и деловая поездка: можно ли сочетать?
03.06.2022
Испытательный срок и деловая поездка: можно ли сочетать?
Практически каждый сотрудник, который подписывает с работодателем трудовой договор, обязан пройти испытательный срок (ИС). Данный период необходим для оценки способностей нового сотрудника, подтверждения его уровня квалификации, демонстрации работы в коллективе. Работник, со своей стороны, также оценивает условия труда и работу, которая ему предлагается. В некоторых случаях длительность ИС доходит до трех месяцев.
Суточные при командировке: нормы 2022 года
10.11.2021
Суточные при командировке: нормы 2022 года
Суточные в командировке часто становятся причиной споров. Несмотря на статью 168 ТК РФ, порядок возмещения дополнительных расходов остается неутвержденным.
Образец служебного задания на командировку
13.06.2022
Образец служебного задания на командировку
Новая редакция Постановления Правительства РФ № 749 отменила обязательное оформление командировочных удостоверений и служебных заданий. Эти документы ранее использовались для утверждения цели поездки и фиксации затрат в составе расходов на налог на прибыль. На данный момент рабочее задание можно сформировать устно, однако ряд организаций по-прежнему заполняют эти формы. Рассмотрим образец служебного задания на командировку и особенности его заполнения.

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76