Зачем нужно оформлять положение о командировках и что в него входит?

Зачем нужно оформлять положение о командировках и что в него входит?

Для официального и законного оформления рабочей поездки сотрудника не обойтись без специального положения – инструкции по командировкам, которая регламентирует все детали и аспекты служебных выездов. Документ используется не только работодателями, но и сотрудниками  для решения ряда вопросов.  

Цель оформления положения о направлении сотрудника в командировку

Данный документ представляет собой внутренний акт, который используется с другими документами локального типа аналогичного содержания. На законодательном уровне нет регламентированной формы, но основные требования обязательно соблюдаются. В акте прописывается вид командировки, ее направление, цели, величина и пункты расходов, которые будут возмещены, а также прочие тонкости. 

С экономической точки зрения инструкция обосновывает особенности составления налогового отчета после окончания поездки. Если по роду деятельности служебные поездки не предусмотрены, в предприятии не обязательно должен быть подобный акт. Но, если такой вопрос возникнет, его разработка и утверждение может занять много времени. 

Что можно считать командировкой и когда положение не требуется?

Командировка – это служебная поездка любого сотрудника, которая осуществляется по поручению начальства на определенный срок и предполагает выполнение ряда поручений вне рабочего места. Положение требуется в большинстве случаев, так как документ позволяет обосновать, признать и оформить все расходы, связанные с командировкой. 

Помимо расходов, регламент по командировкам также регулирует порядок действий сотрудника, который отправиться в поездку. К примеру, в ней описан способ получения денежных средств, режим работы, необходимые документы, список выездов и прочая важная информация. 

Положение является недействительным, если:

  • поездка не имеет служебных целей и не согласована с начальством;

  • сотрудник будет работать в отдалении от своего рабочего места всего несколько часов;

  • нет заключенного трудового договора. 

Помимо основных требований, есть также нюансы, которые формируются в зависимости от особенности деятельности компании, индивидуальных условий командировки, ее общей длительности. 

Может ли сотрудник отказаться от командировки?

Работник может отказаться от служебной поездки в следующих случаях:

  • наличие детей в возрасте до 3-х лет;

  • единоличное воспитание детей в возрасте до 5-ти лет;

  • инвалидность ребенка;

  • наличие членов семьи, которые требуют постоянного ухода и присмотра согласно настоящему медицинскому заключению. 

В иных случаях, отказ от поездки может привести к дисциплинарному взысканию. Согласно положению о командировках, работодатель не имеет права отправлять беременных женщин, несовершеннолетних сотрудников (без согласия родителей или опекуна), работников с ученическим договором. 

Описание в положении процесса направления в командировку

В первую очередь, отдел кадров оформляет приказ, который базируется на служебной записке руководителя. Далее, после утверждения приказа сотрудник подготавливает необходимый пакет документов, получает финансовые средства, билеты, а также все для выполнения рабочих обязательств. 

Ранее на каждого сотрудника оформлялось специальное командировочное удостоверение, которое было упразднено в 2005 году. Работник, который отправляется в поездку, обязуется сохранить все проездные документы, квитанции, чеки и прочие финансовые документы. 

Составление служебной записки после окончания командировки

Если ранее каждый сотрудник после возвращения из командировки готовил отчет, то сейчас необходимо оформление служебной записки. В большинстве случаев также необходим устный отчет руководителю отдела учреждения. Кроме того, обязательным документом является авансовый отчет, на основе которого и формируется окончательный расчет. 

Какие расходы необходимо указать?

  • Транспортные. Включают все передвижения внутри Российской Федерации и за ее пределами, которые связаны с выполнением служебных поручений. К данной категории относятся билеты на поезд, самолет, автобус, общественный транспорт, арендованное авто. 

  • Проживание. Самым простым способом оформления является проживание в гостинице, так как можно получить стандартный кассовый чек. Нередко арендодатели квартир и домов также предлагают оформить все необходимые документы. При этом важно, чтобы расходы не превышали установленные. 

  • Другие расходы. К ним относятся питание, приобретение ряда вещей, необходимых для выполнения служебных обязанностей, парковочные талоны и прочее. Максимальная сумма по каждой статье устанавливается заранее в организации. 

Все эти расходы указываются в финансовом отчете, а также отражаются в налоговом учете предприятия. Государственный образец положения о командировках поможет правильно оформить сопроводительную и отчетную документацию. 

Оплата суточных сотруднику

Нет установленной суммы, которая регламентируется законодательством. Поэтому данное значение принимается работодателем самостоятельно. Но, согласно российскому закону о командировках, налоговые вычеты будут осуществляться с сумм, которые превышают 700 рублей для командировок внутри страны, и 2500 рублей – для поездок за рубеж. Поэтому обычно суточные не превышают данные пределы. 

Положение о командировках относительно зарубежных служебных поездок

Обычно, для учета зарубежных командировок используются стандартные алгоритмы. Но, существуют некоторые особенности, которые указаны в положении. Например, к возмещаемым расходам относятся оформление загранпаспорта и получение визы, консульские сборы, обязательные платежи для пересечения границы и прочее (согласно положению о командировочных расходах). Сервис «ППР Командировки» поможет организовать весь процесс и заранее просчитать примерные расходы на зарубежную командировку. 

Выдача суммы выполняется в той валюте, которая используется на территории конкретной страны. Это требует особого внимания при подаче налогового отчета, так как должна быть справка о покупке валюты. Если ее нет, пересчет осуществляется по тому курсу, который был в день начала командировки. 

Выводы

Исходя из вышеуказанной информации, документ о командировках является внутренним актом и может отличаться от распространенного образца. Но, он должен соответствовать требованиям действующего Законодательства РФ и Налогового кодекса. При этом положение позволяет урегулировать правила и обосновать включение всех командировочных затрат в статьи налоговых расходов, тем самым исключая споры. 





Читайте также:

10.06.2022
Примеры указываемых в кратком отчете целей командировки
В рамках исполнения своих трудовых обязанностей сотрудники могут курировать различные направления, поэтому служебные поездки в другие местности не являются редкостью. По окончании может понадобиться отчет о командировке, пример написания которого детально представлен на сервисе business-trip.online. Рассмотрим, какие могут быть цели рабочих заданий и как правильно их сформировать.
18.01.2022
Особенности и назначение командировочного удостоверения

Нередко перед служебной поездкой требуется оформление удостоверения командировки, которое является составляющей необходимого пакета документов. Есть свои правила по его заполнению и оформлению, не говоря уже о некоторых нюансах законодательства.

23.03.2022
Особенности оформления и оплаты командировки на один день

Согласно ТК РФ, нет никаких ограничений по длительности служебной поездки. Поэтому нужно заранее узнать, как оплачивается командировка на один день, какие есть особенности ее оформления и что делать с выплатами. Кроме того, существуют некоторые нюансы, которые также влияют на данные пункты. 



24.11.2021
Командировка в выходные дни
Работа в выходные в командировке не самая приятная, но необходимая. При составлении приказа на командировку и при расчете расходов важно учитывать все нюансы Трудового кодекса РФ и правильно заполнить расчетный табель.
13.06.2022 16:16:00
Образец служебного задания на командировку
Новая редакция Постановления Правительства РФ № 749 отменила обязательное оформление командировочных удостоверений и служебных заданий. Эти документы ранее использовались для утверждения цели поездки и фиксации затрат в составе расходов на налог на прибыль. На данный момент рабочее задание можно сформировать устно, однако ряд организаций по-прежнему заполняют эти формы. Рассмотрим образец служебного задания на командировку и особенности его заполнения.

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76