Рекомендации по выбору отеля для служебной поездки

Рекомендации по выбору отеля для служебной поездки

Любая командировка, независимо от ее направления, длительности, сложности и насыщенности, требует поиска места для проживания. Важно подобрать такую локацию, которая будет находиться близко к предполагаемому месту выполнения задания, при этом обеспечивать комфортные условия для сотрудника. Чаще всего, предпочтение отдается именно отелям. 

Когда необходимо бронировать отель?

В первую очередь, должен быть приказ о командировке, а также план поездки, подписанный руководителем. Это позволяет установить необходимый временной период. После этого необходимо заказать билеты или служебную машину. Самолет, поезд, автобус или другой транспорт могут быть раньше указанного срока. 

Чтобы забронировать жилье, необходимо сначала его выбрать. Определяются основные локации, которые требуется посетить, деловые активности, маршруты передвижения и прочие моменты, чтобы сузить географию расположения отеля. И, после сравнения заведений и выбора оптимального варианта, можно приступать к бронированию. 

Подготовка в деловой поездке требует много времени и сил. Не каждый сотрудник может сделать все самостоятельно. Чтобы не нагружать других работников, рекомендуется делегировать обязательства, воспользовавшись удобным сервисом «ППР Командировки», который сделает все необходимое. 

На что обратить внимание при выборе?

  • Расположение отеля. Выбранная точка должна быть максимально удобной для командированного работника. Для экономии сил, времени и средств, стоит отдать предпочтение отелям, которые находятся в шаговой доступности от места работы. Кроме того, он может оперативно быть на месте, если что-то понадобится. Если найти такой вариант не получится найти, обращается внимание на расположение остановок общественного транспорта.  

  • Наличие питания. Из-за большой нагрузки, множества задач и ограниченного количества времени сотрудники редко уделяют внимание приготовлению пищи в другом городе. Поэтому стоит заранее узнать, входит ли завтрак и обед в стоимость, в каких местах есть полный пансион или ресторан непосредственно в гостинице (а также стоимость блюд и меню). 

  • Комфорт рабочего места. Важно, чтобы в отеле был постоянный доступ к высокоскоростному интернету, так как сотрудник в командировке должен быть всегда онлайн. Кроме того, в апартаментах должен быть письменный стол и стул, качественные розетки для подключения техники. Важную роль играет уровень освещенности номера, уровень шума. 

  • Все для удобства. Чтобы работа сотрудник была максимально продуктивной, отель должен предоставлять для этого все необходимое. К примеру, должен быть современный санузел с постоянным доступом к горячей воде, система отопления, кондиционирования воздуха, вентиляция, комфортная кровать с матрасом и т.д. 

При этом нужно оценивать данные параметры не только по информации, представленной на сайте компании. Лучше всего расскажут о наличии комфортных условий, скорости интернета и прочих характеристиках отзывы других гостей, расположенные на специализированных сайтах. 

Документы о проживании для отчета

Расходы на проживания должны входить в итоговый отчет сотрудника. Так как командировочное удостоверение уже не является обязательным документом, подтверждение расходов на проживание во время поездки и факта заселения осуществляется благодаря чекам, квитанциям и договорам. 

Предварительно необходимо связаться с администрацией отеля и уточнить, предоставляют ли они заверенные отчетные документы для бизнеса, а также есть ли безналичная оплата. Кассовый чек (или счет-фактура) должны иметь подпись администратора и печать заведения. Если отель отличается от выбранного ранее, бухгалтерия может отказаться от возмещения суммы. Стоит проверить все несколько раз, чтобы потом не возникло никаких проблем. 

Нюансы выбора отеля

Рекомендуется, чтобы выбранный отель соответствовал следующим требованиям:

  • Если используется собственный транспорт сотрудника, арендованная или служебная машина, обязательно должна быть парковка (один из важных критериев).

  • Если машины нет, стоит заказать в отеле услугу трансфера с вокзала/аэропорта и обратно, чтобы сэкономить время.

  • Ресепшн должен работать круглосуточно, так как заезд/выезд может быть слишком ранним или поздним.

  • Тип электрической розетки должен подходить для всех технических устройств человека.

  • Наличие прачечной или гладильной комнаты позволит сотруднику подготовить одежду перед встречей, переговорами, другим важным событием.

  • Наличие копировального центра для распечатки или сканирования документов только приветствуется, как и наличие универсального банкомата (терминала).   

Конечно, учесть абсолютно все моменты практически невозможно, так как придется оставить только несколько основных требований. Кроме того, на проживание выделяется определенный бюджет, за рамки которого нельзя выходить, чтобы не было проблем с налоговой. 

Выводы

Обычно, поиском отеля занимается сам сотрудник офиса, который после согласовывает решение с руководителем организации. Для облегчения поставленной задачи можно воспользоваться специальными агентствами или онлайн-сервисами, если это позволяет бюджет. При самостоятельном подборе требуется все тщательно проверить, чтобы избежать ошибок или накладок, связанных с человеческим фактором. Также нужно помнить, что излишняя экономия может стать причиной снижения трудоспособности сотрудника из-за плохих условий проживания.

Читайте также:

24.02.2022
Особенности оформления больничного во время служебной поездки

В том случае, если сотрудник заболел в командировке уже после прибытия на место назначения, ему так же положен больничный. Из-за болезни он не может частично или полностью выполнять служебное задание. Ему нужно лечение, отдых и восстановление.

19.12.2021
Оформление командировки для дистанционных сотрудников

Оформление командировки из другого города нередко осуществляется для сотрудников, работающих удаленно. Несмотря на то, что дистанционные рабочие не находятся в офисе компании, они являются частью штата и имеют те же трудовые обязательства, что и другие. Поэтому для служебной поездки обязательно понадобится официальное оформление. 



13.06.2022 16:16:00
Образец служебного задания на командировку
Новая редакция Постановления Правительства РФ № 749 отменила обязательное оформление командировочных удостоверений и служебных заданий. Эти документы ранее использовались для утверждения цели поездки и фиксации затрат в составе расходов на налог на прибыль. На данный момент рабочее задание можно сформировать устно, однако ряд организаций по-прежнему заполняют эти формы. Рассмотрим образец служебного задания на командировку и особенности его заполнения.
14.06.2022
Образец приказа об отмене командировки
Напряженная геополитическая обстановка, распространение коронавируса, отзыв самолетов лизингодателями из РФ или семейные обстоятельства работников приводят к срыву запланированных служебных поездок. Для грамотной отмены таких мероприятий потребуется специальный документ — приказ об отзыве из командировки. Изучим его особенности разработки и составления.
14.01.2022
Оплата труда во время командировки

Перед тем, как отправляться в служебную поездку, необходимо узнать особенности начисления зарплаты в командировке. Следует выяснить оценку труда, будут ли возмещены расходы и какими будут решения в спорных финансовых ситуациях. Ознакомиться с подробной информацией нужно заранее.

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76