Зачем нужна справка о служебной поездке?

Зачем нужна справка о служебной поездке?

Справка о командировке – это документ, который подтверждает нахождение сотрудника в служебной поездке в конкретный момент времени. Данный документ выдается при командировке любой длительности, независимо от ее целей и конечной точки. Причин для выдачи справки может быть множество. Выдача бумаги осуществляется работодателем в письменном виде без возможности отказа от данного обязательства.

Форма справки о командировке

Информация, указанная в справке о служебной командировке, должна полностью совпадать с действительностью и быть максимально точной. Поэтому для ее заполнения используется распорядительная документация учреждения, утвержденная руководителем. Для документооборота каждой справке присваивается порядковый номер. Для оформления и указания всех необходимых данных используются следующие документы:

При этом в тексте справки о командировке сотрудника не обязательно ссылаться на конкретные документы, достаточно просто правильно вписать данные. Заверение осуществляется подписью начальства, а также печатью предприятия.

Порядок заполнения

Не существует установленной формы заполнения справки о командировке, поэтому для этого используется произвольная форма. В качестве основы используется фирменный бланк предприятия или обычный чистый лист формата А4 (во втором случае, необходимо указать основную информацию о работодателе). Обязательными являются следующие данные:

  • наименование юридического лица;

  • адрес юр. лица;

  • ИНН, КПП и ОКТМО;

  • информация о компании;

  • ФИО, должность руководителя, его подпись.

Все это должно быть в шапке справки с места работы о командировке. В основном тексте документа обязательно указываются данные сотрудника, включая наименование структурного подразделения, где он работает, и должность. После этого перечисляются точные данные о командировке (точки маршрута, цели, длительность нахождения и т.д.), указывают причину выдачи справки, ставят подпись, печать и текущую дату.

Справка о работе с командировками регистрируется в журнале документации. Номер должен точно совпадать, как и дата запроса, данные, указанные в документе. Это важно, чтобы не возникало сомнений в подлинности документа.

Кем осуществляется выдача справки?

Выдать данный документ может любой сотрудник отдела кадров, который имеет доступ к соответствующим сведениям. Но, их поиск и дальнейшее использование допустимо только на основе распоряжения руководителя организации. Максимальный срок оформления составляет 3 дня, начиная с момента подачи работником письменного запроса.

Согласно ТК РФ, получить справку о направлении в командировку имеет право любой сотрудник, как и другие документы о совершении трудовой деятельности. При этом любая заявка сотрудника должна быть обязательно рассмотрена. Прошение подается в отдел кадров организации, где фиксируются все сведения о служебных поездках, либо секретарю руководителя. Если нет отдела кадров, документ выдается лично руководителем.

Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку

В каких случаях требуется справка о командировке?

Бумага о подтверждении трудовой деятельности в конкретный момент времени может понадобиться в разных случаях. Зачастую справка работнику о командировке необходима для таких инстанций:

  • Суд. Документ подтверждает невозможность нахождения на заседании из-за командировки. Также он позволяет продлить срок подачи иска, оплаты штрафа или подтвердить невозможность выполнения прочих процессуальных действий в установленное время.

  • Государственные органы власти. Справка позволяет продлить допустимый срок обращения для получения конкретной услуги. К примеру, можно будет осуществить перенос даты бракосочетания, регистрации транспортного средства, оплаты счета и многое другое.

  • Учебное заведение. Командировка – веская причина назначить другие даты для сдачи сессии, написания модульного контроля и даже защиты курсовой. Справка подтвердит уважительность причины и позволит избежать появления академической задолженности.

  • Визовый центр. Справка может понадобиться для получения визы с целью пересечения границы.

  • Перерасчет платежей за коммунальные услуги. Если начисление осуществляется не по счетчикам, а по установленным нормам, при помощи справки можно добиться пересчета ресурсов с учетом дней, во время которых человек отсутствовал из-за командировки.

  • Полиция. Для подтверждения алиби или пребывания в другом в городе в конкретный момент времени.

Любой орган может потребовать проверки подлинности справки о командировке сотрудника по месту требования, если есть сомнения в ее достоверности. Для этого работодатель обязуется показать приказ, отчет о служебной поездке, прочие документы. Кроме того, все данные в справке должны точно совпадать с исходниками и правильно регистрироваться в системе.

Понравилась статья?

(Нет голосов)

Читайте также:

Командировки: в чем могут быть допущены нарушения?
09.06.2022
Командировки: в чем могут быть допущены нарушения?
Работодатель вправе инициировать командировку для официально трудоустроенных работников в соответствии с требованиями законодательства. По продолжительности она может быть однодневная или многодневная. Целью поездки выступает выполнение определенного задания в рамках поручения руководителя. Для предприятия важно правильно оформить документы и учесть понесенные расходы в бухгалтерском учете, чтобы избежать недопонимания с контролирующими органами и претензии от сотрудников на основании норм ТК РФ.
Оформление командировки   Организация командировки
Гарантии и компенсации во время командировки
24.07.2023
Гарантии и компенсации во время командировки
Согласно статьям ТК РФ 167 и 168, каждый работодатель должен выполнять установленные гарантии при направлении работников в служебные командировки и компенсировать все расходы, необходимые для выполнения трудовой деятельности. В первую очередь, речь идет о сохранении места работа с заработной платой и другими выплатами. Во-вторых, осуществляется возврат средств согласно авансовому отчету.
Порядок налогообложения НДФЛ и выплат по командировкам
22.12.2021
Порядок налогообложения НДФЛ и выплат по командировкам

Отчисление НДФЛ с командировочных расходов – это то, с чем сталкивается практически каждый работодатель. Если планируется хотя бы одна служебная поездка для штатных сотрудников, необходимо заранее разобраться в данном вопросе. И речь идет о Налоговом кодексе и Законодательстве РФ, а также о положении о командировках, принятом компанией в качестве внутреннего документа для урегулирования ряда вопросов и нюансов. 



Оформление командировки   Организация командировки   Оплата командировки
Оплата труда во время командировки
14.01.2022
Оплата труда во время командировки

Перед тем, как отправляться в служебную поездку, необходимо узнать особенности начисления зарплаты в командировке. Следует выяснить оценку труда, будут ли возмещены расходы и какими будут решения в спорных финансовых ситуациях. Ознакомиться с подробной информацией нужно заранее.

Оплата командировки   Кадровый учет
Использования услуги каршеринга в командировке
05.06.2022
Использования услуги каршеринга в командировке
В том случае, если в командировке не будет использоваться служебный или личный автомобиль, но есть необходимость в транспорте для быстрого и комфортного передвижения по городу, используются услуги каршеринга. При этом командированный сотрудник может без проблем подтвердить затраты при составлении отчета.
Командировочные расходы   Организация командировки

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76