Зачем нужна справка о служебной поездке?

Зачем нужна справка о служебной поездке?

Справка о командировке – это документ, который подтверждает нахождение сотрудника в служебной поездке в конкретный момент времени. Данный документ выдается при командировке любой длительности, независимо от ее целей и конечной точки. Причин для выдачи справки может быть множество. Выдача бумаги осуществляется работодателем в письменном виде без возможности отказа от данного обязательства.

Форма справки о командировке

Информация, указанная в справке о служебной командировке, должна полностью совпадать с действительностью и быть максимально точной. Поэтому для ее заполнения используется распорядительная документация учреждения, утвержденная руководителем. Для документооборота каждой справке присваивается порядковый номер. Для оформления и указания всех необходимых данных используются следующие документы:

  • командировочное удостоверение или журнал;

  • приказ о командировке, подписанный руководителем компании;

  • проездные документы, которые использовали для достижения целевой точки и возвращения обратно;

  • отчет о командировке, заполненный сотрудником.

При этом в тексте справки о командировке сотрудника не обязательно ссылаться на конкретные документы, достаточно просто правильно вписать данные. Заверение осуществляется подписью начальства, а также печатью предприятия.

Порядок заполнения

Не существует установленной формы заполнения справки о командировке, поэтому для этого используется произвольная форма. В качестве основы используется фирменный бланк предприятия или обычный чистый лист формата А4 (во втором случае, необходимо указать основную информацию о работодателе). Обязательными являются следующие данные:

  • наименование юридического лица;

  • адрес юр. лица;

  • ИНН, КПП и ОКТМО;

  • информация о компании;

  • ФИО, должность руководителя, его подпись.

Все это должно быть в шапке справки с места работы о командировке. В основном тексте документа обязательно указываются данные сотрудника, включая наименование структурного подразделения, где он работает, и должность. После этого перечисляются точные данные о командировке (точки маршрута, цели, длительность нахождения и т.д.), указывают причину выдачи справки, ставят подпись, печать и текущую дату.

Справка о работе с командировками регистрируется в журнале документации. Номер должен точно совпадать, как и дата запроса, данные, указанные в документе. Это важно, чтобы не возникало сомнений в подлинности документа.

Кем осуществляется выдача справки?

Выдать данный документ может любой сотрудник отдела кадров, который имеет доступ к соответствующим сведениям. Но, их поиск и дальнейшее использование допустимо только на основе распоряжения руководителя организации. Максимальный срок оформления составляет 3 дня, начиная с момента подачи работником письменного запроса.

Согласно ТК РФ, получить справку о направлении в командировку имеет право любой сотрудник, как и другие документы о совершении трудовой деятельности. При этом любая заявка сотрудника должна быть обязательно рассмотрена. Прошение подается в отдел кадров организации, где фиксируются все сведения о служебных поездках, либо секретарю руководителя. Если нет отдела кадров, документ выдается лично руководителем.

Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку

В каких случаях требуется справка о командировке?

Бумага о подтверждении трудовой деятельности в конкретный момент времени может понадобиться в разных случаях. Зачастую справка работнику о командировке необходима для таких инстанций:

  • Суд. Документ подтверждает невозможность нахождения на заседании из-за командировки. Также он позволяет продлить срок подачи иска, оплаты штрафа или подтвердить невозможность выполнения прочих процессуальных действий в установленное время.

  • Государственные органы власти. Справка позволяет продлить допустимый срок обращения для получения конкретной услуги. К примеру, можно будет осуществить перенос даты бракосочетания, регистрации транспортного средства, оплаты счета и многое другое.

  • Учебное заведение. Командировка – веская причина назначить другие даты для сдачи сессии, написания модульного контроля и даже защиты курсовой. Справка подтвердит уважительность причины и позволит избежать появления академической задолженности.

  • Визовый центр. Справка может понадобиться для получения визы с целью пересечения границы.

  • Перерасчет платежей за коммунальные услуги. Если начисление осуществляется не по счетчикам, а по установленным нормам, при помощи справки можно добиться пересчета ресурсов с учетом дней, во время которых человек отсутствовал из-за командировки.

  • Полиция. Для подтверждения алиби или пребывания в другом в городе в конкретный момент времени.

Любой орган может потребовать проверки подлинности справки о командировке сотрудника по месту требования, если есть сомнения в ее достоверности. Для этого работодатель обязуется показать приказ, отчет о служебной поездке, прочие документы. Кроме того, все данные в справке должны точно совпадать с исходниками и правильно регистрироваться в системе.



Понравилась статья?

(Нет голосов)

Читайте также:

Учет расходов на такси в командировке
15.02.2023
Учет расходов на такси в командировке

В соответствии с российским законодательством, транспортные затраты командировочных лиц компенсируются за счет предприятия. Сегодня большинство организаций отказалось от эксплуатации личного автотранспорта, пользуются услугами каршеринга или такси. Этот вариант более экономичный, комфортный и удобный, как для сотрудника, так и для компании. Остается разобраться, как оплачиваются услуги такси в командировочных расходах.

Командировочные расходы
Как создать универсальную тревел-политику
15.11.2022
Как создать универсальную тревел-политику

Каждая командировка является проверкой личностных и бизнес-качеств сотрудника, а также экзаменом для руководителя — организатора поездки. Упущенная по невнимательности мелочь может обернуться финансовыми потерями и/или порчей взаимоотношений в связке «начальник-подчиненный». Избежать недопонимания, споров и ненужных расходов можно с помощью свода правил, называемого тревел-политикой. Как ее разработать, что учесть в процессе создания и как заставить персонал следовать выдвигаемым требованиям?



Организация командировки   Кадровый учет
Когда нужно оформлять согласие на командировку
28.02.2023
Когда нужно оформлять согласие на командировку

Официально трудоустроенные лица, воспитывающие несовершеннолетних детей, имеют законное право отказаться от служебной поездки. Только письменное согласие на командировку позволяет работодателю направить их на выполнение поставленных задач за пределами города и страны. Для соблюдения юридических норм предприятие готовит и оформляет специальный пакет документов.

Оформление командировки   Организация командировки   Кадровый учет
Как в компании организовать командировки: доступные способы
27.12.2022
Как в компании организовать командировки: доступные способы
Не всегда специфика бизнеса позволяет решать все административные и производственные вопросы дистанционно. В ряде случаев требуется личное присутствие руководителя или специалистов в другой местности. Для этих целей оформляются служебные командировки, срок которых зависит от поставленных задач. Рассмотрим, какие способы организации служебных поездок пользуются спросом среди потребителей, и на какие моменты необходимо обратить внимание.
Оформление командировки   Организация командировки
Образец приказа об отмене командировки
22.12.2022
Образец приказа об отмене командировки
Напряженная геополитическая обстановка, распространение коронавируса, отзыв самолетов лизингодателями из РФ или семейные обстоятельства работников приводят к срыву запланированных служебных поездок. Для грамотной отмены таких мероприятий потребуется специальный документ — приказ об отзыве из командировки. Изучим его особенности разработки и составления.
Оформление командировки   Организация командировки   Срок командировки

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76