Особенности и назначение командировочного удостоверения

Особенности и назначение командировочного удостоверения

Нередко перед служебной поездкой требуется оформление удостоверения командировки, которое является составляющей необходимого пакета документов. Есть свои правила по его заполнению и оформлению, не говоря уже о некоторых нюансах законодательства.

Назначение командировочного удостоверения

Данный документ является свидетельством того, что сотрудник организации находится в служебной поездке и выполняет задания руководителей. Лист заполняется в отделе кадров во время формирования всех необходимых документов. Для этого используются заранее установленные образцы и шаблоны. 

Требуется ли удостоверение в 2022 году?

Командировочное удостоверение впервые было разработано и внедрено в середине прошлого века и было обновлено в 2004 году. Еще в 2008 году документ являлся обязательным для каждого штатного сотрудника, который отправляется в служебную поездку. 

В 2015 году лист и служебное задание больше не являются частью обязательного пакета документов и были отменены согласно ТК РФ. Все необходимые данные, расходы, задание формируются в приказе о командировке, проездных документах, записках от работодателя и в других отчетных бумагах. 

Использование бланка возможно в том случае, если этот пункт прописан в постановлении о командировках. Он обладает следующими целями:

  • упрощение составления отчетной и финансовой документации;

  • точная фиксация сроков проведения поездки;

  • подтверждение производственного характера командировки;

  • обоснование целей визита и сути служебного задания;

  • подтверждение встречи сотрудника с принимающей стороной. 

Документ является простым способом вести учет в отделе кадров и бухгалтерии компании. Но, шаблон и заполнение также регулируется положением организации. При этом стоит учесть, что наличие данного акта не освобождает от составления авансового отчета, а также подписания соответствующего приказа. 

Правила оформления удостоверения для командировки

Бланк командировочного удостоверения сегодня носит рекомендательный характер и не закреплен законодательством. Но, организации редко создают свою форму и скачивают унифицированный шаблон, так как основные данные остаются общими для всех:

  • фамилия, имя и отчество сотрудника, который отправляется в командировку;

  • должность и отдел;

  • цель поездки, город (страна), адрес принимающей стороны;

  • служебное задание;

  • длительность пребывания, дата выезда и приезда;

  • паспортные данные сотрудника;

  • прочая информация, необходимая для отчета. 

Цели поездки могут быть разными, начиная от налаживания партнерских отношений, и заканчивая подписанием договора, презентацией новой продукции, поиска поставщика и т.д. Данный пункт зависит от направления деятельности компании. Оказание консультационных услуг также выступает целью командировки. Сервис «ППР Командировки» поможет оформить документ в зависимости от поставленного служебного задания. 

Внесение паспортных данных необходимо для того, чтобы сделать форму командировочных бланков действительной. Данный документ имеет свою силу только в том случае, если он предъявляется вместе с паспортом. Распечатывают акт в присутствии генерального директора, затем ставиться его подпись и печать компании. Сотрудник обязуется хранить его у себя на время всей поездки, а после возвращения сдать в бухгалтерию или отдел кадров. 

Заполнение обратной стороны листа

Применяется для конкретных записей о ходе поездки. К примеру, в первую очередь прописывается дата фактического прибытия в место назначения. Указывает информацию представитель бухгалтерии, отдела кадров или сам директор принимающей стороны (обязательно проставляется ФИО, подпись). 

Если работник должен посетить только одно отчетное место, следующим пунктом являются данные об окончании поездки. Последней записью является факт окончания командировки (заполнение осуществляется сотрудниками организации, где работает человек). 

В том случае, если принимающей стороны нет, а основная цель – встреча с физическим лицом или другие задачи, оформлением командировочного удостоверения с обратной стороны занимается местная администрация, но, чаще всего – представители отеля, где проживает сотрудник, которые имеют на это полное право.  

Подтверждение факта нахождения в командировке без удостоверения

В том случае, если положением о командировках компании не обосновано использование удостоверения, подтвердить нахождение в служебной поездке можно при помощи следующих видов документов:

  • билеты на проезд, посадочные талоны;

  • путевой лист служебного авто, договор аренды транспортного средства;

  • чеки с АЗС, гостиниц, ресторанов, стоянок и т.д. 

Документы указываются в авансовом отчете после окончания поездки и обязательно прикладываются в виде оригиналов. Если какой-либо из них утерян, необходимо обратиться в организацию для дублирования платежного документа (обычно, данная функция платная). 

Выводы

Несмотря на то, что с 2015 года командировочное удостоверение сотрудника не является обязательным документом, многие предприятия продолжают его использовать в качестве отчетного бланка. Особенности применения и заполнения, а также основные функции фиксируются в акте о командировках, который является внутренним локальным документом компании. 

Используется стандартный или усовершенствованный шаблон, который зависит от деятельности компании. Возврат командировочных расходов осуществляется независимо от наличия документа по авансовому отчету. Поэтому обязательно ли командировочное удостоверение решает только руководство организации.

Понравилась статья?

(Нет голосов)

Читайте также:

Образец служебного задания на командировку
13.06.2022
Образец служебного задания на командировку
Новая редакция Постановления Правительства РФ № 749 отменила обязательное оформление командировочных удостоверений и служебных заданий. Эти документы ранее использовались для утверждения цели поездки и фиксации затрат в составе расходов на налог на прибыль. На данный момент рабочее задание можно сформировать устно, однако ряд организаций по-прежнему заполняют эти формы. Рассмотрим образец служебного задания на командировку и особенности его заполнения.
Особенности страхования работников во время служебной поездки
07.06.2022
Особенности страхования работников во время служебной поездки
Независимо от длительности, целей, направления командировки, всегда есть определенные риски. Они могут быть связаны с непредвиденными обстоятельствами, которые могут навредить сотруднику, болезнями и травмами. Чтобы обезопасить человека, а также компанию, которая отвечает за его безопасность, на время поездки оформляется специальная страховка.
Как отправить иностранного работника в командировку
23.06.2022
Как отправить иностранного работника в командировку
Специфика деятельности компании может заставлять работников перемещаться по территории страны или за ее пределы для выполнения своих должностных обязанностей. В этом случае оформляется командировка. При наличии в штате мигрантов важно учитывать нормы не только трудового, но и миграционного законодательства. Вместе с экспертами сайта business-trip.online разберемся, когда служебная поездка является обоснованной, а когда возникнет больше вопросов от контролирующих органов, чем выгоды.
Правила компенсации командировочных расходов на транспорт
16.02.2022
Правила компенсации командировочных расходов на транспорт

Любая командировка на личном автомобиле, самолете, поезде или другим транспортном средством должна быть финансово возмещена сотруднику предприятия. Сразу после приезда подается авансовый отчет, в котором указаны все расходы на передвижение к месту назначения и обратно. 



Отказ от служебной поездки: основные причины и кого нельзя отправлять
02.02.2022
Отказ от служебной поездки: основные причины и кого нельзя отправлять

Перед тем, как отказаться от командировки, нужно проверить, есть ли законное основание для этого. Вслед за отказом может последовать дисциплинарное взыскание, если сотрудник не хочет отправляться в служебную поездку без уважительной причины.

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76