Особенности и назначение командировочного удостоверения

Особенности и назначение командировочного удостоверения

Нередко перед служебной поездкой требуется оформление удостоверения командировки, которое является составляющей необходимого пакета документов. Есть свои правила по его заполнению и оформлению, не говоря уже о некоторых нюансах законодательства.

Назначение командировочного удостоверения

Данный документ является свидетельством того, что сотрудник организации находится в служебной поездке и выполняет задания руководителей. Лист заполняется в отделе кадров во время формирования всех необходимых документов. Для этого используются заранее установленные образцы и шаблоны. 

Требуется ли удостоверение в 2022 году?

Командировочное удостоверение впервые было разработано и внедрено в середине прошлого века и было обновлено в 2004 году. Еще в 2008 году документ являлся обязательным для каждого штатного сотрудника, который отправляется в служебную поездку. 

В 2015 году лист и служебное задание больше не являются частью обязательного пакета документов и были отменены согласно ТК РФ. Все необходимые данные, расходы, задание формируются в приказе о командировке, проездных документах, записках от работодателя и в других отчетных бумагах. 

Использование бланка возможно в том случае, если этот пункт прописан в постановлении о командировках. Он обладает следующими целями:

  • упрощение составления отчетной и финансовой документации;

  • точная фиксация сроков проведения поездки;

  • подтверждение производственного характера командировки;

  • обоснование целей визита и сути служебного задания;

  • подтверждение встречи сотрудника с принимающей стороной. 

Документ является простым способом вести учет в отделе кадров и бухгалтерии компании. Но, шаблон и заполнение также регулируется положением организации. При этом стоит учесть, что наличие данного акта не освобождает от составления авансового отчета, а также подписания соответствующего приказа. 

Правила оформления удостоверения для командировки

Бланк командировочного удостоверения сегодня носит рекомендательный характер и не закреплен законодательством. Но, организации редко создают свою форму и скачивают унифицированный шаблон, так как основные данные остаются общими для всех:

  • фамилия, имя и отчество сотрудника, который отправляется в командировку;

  • должность и отдел;

  • цель поездки, город (страна), адрес принимающей стороны;

  • служебное задание;

  • длительность пребывания, дата выезда и приезда;

  • паспортные данные сотрудника;

  • прочая информация, необходимая для отчета. 

Цели поездки могут быть разными, начиная от налаживания партнерских отношений, и заканчивая подписанием договора, презентацией новой продукции, поиска поставщика и т.д. Данный пункт зависит от направления деятельности компании. Оказание консультационных услуг также выступает целью командировки. Сервис «ППР Командировки» поможет оформить документ в зависимости от поставленного служебного задания. 

Внесение паспортных данных необходимо для того, чтобы сделать форму командировочных бланков действительной. Данный документ имеет свою силу только в том случае, если он предъявляется вместе с паспортом. Распечатывают акт в присутствии генерального директора, затем ставиться его подпись и печать компании. Сотрудник обязуется хранить его у себя на время всей поездки, а после возвращения сдать в бухгалтерию или отдел кадров. 

Заполнение обратной стороны листа

Применяется для конкретных записей о ходе поездки. К примеру, в первую очередь прописывается дата фактического прибытия в место назначения. Указывает информацию представитель бухгалтерии, отдела кадров или сам директор принимающей стороны (обязательно проставляется ФИО, подпись). 

Если работник должен посетить только одно отчетное место, следующим пунктом являются данные об окончании поездки. Последней записью является факт окончания командировки (заполнение осуществляется сотрудниками организации, где работает человек). 

В том случае, если принимающей стороны нет, а основная цель – встреча с физическим лицом или другие задачи, оформлением командировочного удостоверения с обратной стороны занимается местная администрация, но, чаще всего – представители отеля, где проживает сотрудник, которые имеют на это полное право.  

Подтверждение факта нахождения в командировке без удостоверения

В том случае, если положением о командировках компании не обосновано использование удостоверения, подтвердить нахождение в служебной поездке можно при помощи следующих видов документов:

  • билеты на проезд, посадочные талоны;

  • путевой лист служебного авто, договор аренды транспортного средства;

  • чеки с АЗС, гостиниц, ресторанов, стоянок и т.д. 

Документы указываются в авансовом отчете после окончания поездки и обязательно прикладываются в виде оригиналов. Если какой-либо из них утерян, необходимо обратиться в организацию для дублирования платежного документа (обычно, данная функция платная). 

Выводы

Несмотря на то, что с 2015 года командировочное удостоверение сотрудника не является обязательным документом, многие предприятия продолжают его использовать в качестве отчетного бланка. Особенности применения и заполнения, а также основные функции фиксируются в акте о командировках, который является внутренним локальным документом компании. 

Используется стандартный или усовершенствованный шаблон, который зависит от деятельности компании. Возврат командировочных расходов осуществляется независимо от наличия документа по авансовому отчету. Поэтому обязательно ли командировочное удостоверение решает только руководство организации.

Читайте также:

11.06.2022
Включаются ли командировочные в расчет отпускных?
На время нахождения в командировке за работником сохраняется его место и за весь период начисляется трудовой стаж. Организация компенсирует понесенные затраты, связанные с нахождением в служебной поездке, и дополнительно выплачивает суточные. Предоставление ежегодного отпуска является правом, закрепленным на законодательном уровне. Рассмотрим, как рассчитываются отпускные и как влияют на эту величину командировки.
03.06.2022
Испытательный срок и деловая поездка: можно ли сочетать?
Практически каждый сотрудник, который подписывает с работодателем трудовой договор, обязан пройти испытательный срок (ИС). Данный период необходим для оценки способностей нового сотрудника, подтверждения его уровня квалификации, демонстрации работы в коллективе. Работник, со своей стороны, также оценивает условия труда и работу, которая ему предлагается. В некоторых случаях длительность ИС доходит до трех месяцев.
02.02.2022
Отказ от служебной поездки: основные причины и кого нельзя отправлять

Перед тем, как отказаться от командировки, нужно проверить, есть ли законное основание для этого. Вслед за отказом может последовать дисциплинарное взыскание, если сотрудник не хочет отправляться в служебную поездку без уважительной причины.

18.11.2021
Длительность командировки

Не всем по душе постоянно разъезжать по командировкам. Но как отказаться, если начальство постоянно дает такое поручение, да еще надолго отправляет по служебным делам?  



01.06.2022
Характеристика и подтверждение представительских расходов во время служебной поездки
Существует ряд правил, которые регулируют движение финансовых потоков во время командировок, и представительские расходы не являются исключением. Перед тем, как формировать приказ, необходимо определиться, что входит в данную категорию, какие особенности оформления расходов и их нюансы.

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76