Особенности и назначение командировочного удостоверения

Особенности и назначение командировочного удостоверения

Нередко перед служебной поездкой требуется оформление удостоверения командировки, которое является составляющей необходимого пакета документов. Есть свои правила по его заполнению и оформлению, не говоря уже о некоторых нюансах законодательства.

Назначение командировочного удостоверения

Данный документ является свидетельством того, что сотрудник организации находится в служебной поездке и выполняет задания руководителей. Лист заполняется в отделе кадров во время формирования всех необходимых документов. Для этого используются заранее установленные образцы и шаблоны. 

Требуется ли удостоверение в 2022 году?

Командировочное удостоверение впервые было разработано и внедрено в середине прошлого века и было обновлено в 2004 году. Еще в 2008 году документ являлся обязательным для каждого штатного сотрудника, который отправляется в служебную поездку. 

В 2015 году лист и служебное задание больше не являются частью обязательного пакета документов и были отменены согласно ТК РФ. Все необходимые данные, расходы, задание формируются в приказе о командировке, проездных документах, записках от работодателя и в других отчетных бумагах. 

Использование бланка возможно в том случае, если этот пункт прописан в постановлении о командировках. Он обладает следующими целями:

  • упрощение составления отчетной и финансовой документации;

  • точная фиксация сроков проведения поездки;

  • подтверждение производственного характера командировки;

  • обоснование целей визита и сути служебного задания;

  • подтверждение встречи сотрудника с принимающей стороной. 

Документ является простым способом вести учет в отделе кадров и бухгалтерии компании. Но, шаблон и заполнение также регулируется положением организации. При этом стоит учесть, что наличие данного акта не освобождает от составления авансового отчета, а также подписания соответствующего приказа. 

Правила оформления удостоверения для командировки

Бланк командировочного удостоверения сегодня носит рекомендательный характер и не закреплен законодательством. Но, организации редко создают свою форму и скачивают унифицированный шаблон, так как основные данные остаются общими для всех:

  • фамилия, имя и отчество сотрудника, который отправляется в командировку;

  • должность и отдел;

  • цель поездки, город (страна), адрес принимающей стороны;

  • служебное задание;

  • длительность пребывания, дата выезда и приезда;

  • паспортные данные сотрудника;

  • прочая информация, необходимая для отчета. 

Цели поездки могут быть разными, начиная от налаживания партнерских отношений, и заканчивая подписанием договора, презентацией новой продукции, поиска поставщика и т.д. Данный пункт зависит от направления деятельности компании. Оказание консультационных услуг также выступает целью командировки. Сервис «ППР Командировки» поможет оформить документ в зависимости от поставленного служебного задания. 

Внесение паспортных данных необходимо для того, чтобы сделать форму командировочных бланков действительной. Данный документ имеет свою силу только в том случае, если он предъявляется вместе с паспортом. Распечатывают акт в присутствии генерального директора, затем ставиться его подпись и печать компании. Сотрудник обязуется хранить его у себя на время всей поездки, а после возвращения сдать в бухгалтерию или отдел кадров. 

Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку

Заполнение обратной стороны листа

Применяется для конкретных записей о ходе поездки. К примеру, в первую очередь прописывается дата фактического прибытия в место назначения. Указывает информацию представитель бухгалтерии, отдела кадров или сам директор принимающей стороны (обязательно проставляется ФИО, подпись). 

Если работник должен посетить только одно отчетное место, следующим пунктом являются данные об окончании поездки. Последней записью является факт окончания командировки (заполнение осуществляется сотрудниками организации, где работает человек). 

В том случае, если принимающей стороны нет, а основная цель – встреча с физическим лицом или другие задачи, оформлением командировочного удостоверения с обратной стороны занимается местная администрация, но, чаще всего – представители отеля, где проживает сотрудник, которые имеют на это полное право.  

Подтверждение факта нахождения в командировке без удостоверения

В том случае, если положением о командировках компании не обосновано использование удостоверения, подтвердить нахождение в служебной поездке можно при помощи следующих видов документов:

  • билеты на проезд, посадочные талоны;

  • путевой лист служебного авто, договор аренды транспортного средства;

  • чеки с АЗС, гостиниц, ресторанов, стоянок и т.д. 

Документы указываются в авансовом отчете после окончания поездки и обязательно прикладываются в виде оригиналов. Если какой-либо из них утерян, необходимо обратиться в организацию для дублирования платежного документа (обычно, данная функция платная). 

Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку

Выводы

Несмотря на то, что с 2015 года командировочное удостоверение сотрудника не является обязательным документом, многие предприятия продолжают его использовать в качестве отчетного бланка. Особенности применения и заполнения, а также основные функции фиксируются в акте о командировках, который является внутренним локальным документом компании. 

Используется стандартный или усовершенствованный шаблон, который зависит от деятельности компании. Возврат командировочных расходов осуществляется независимо от наличия документа по авансовому отчету. Поэтому обязательно ли командировочное удостоверение решает только руководство организации.

Часто задаваемые вопросы

Что такое командировочное удостоверение?

Командировочное удостоверение – это документ, удостоверяющий факт направления работника в командировку. Оно содержит информацию о цели командировки, сроках, месте пребывания и условиях, в которых будет пребывать работник. Командировочное удостоверение также может включать данные о предоставлении служебного транспорта, оплате проживания и питания во время командировки.

Зачем нужно командировочное удостоверение?

Командировочное удостоверение – это документ, подтверждающий, что сотрудник направлен в командировку организации. Оно необходимо для организации командировочных расходов, возмещения затрат и оформления отчетности. Кроме того, командировочное удостоверение может использоваться для оформления временной регистрации в другом населенном пункте, если это требуется.

Как правильно оформлять командировочное удостоверение?

Для правильного оформления командировочного удостоверения необходимо включить в него следующую информацию: ФИО сотрудника, его должность и место работы; цель и сроки командировки; место назначения и место пребывания в командировке; информацию о предоставлении служебного транспорта, проживании и питании во время командировки; подпись руководителя и печать организации.

Обязательно ли оформлять командировочное удостоверение?

С 2015 года оформление командировочного удостоверения не является обязательным, Однако этот документ позволяет организации упростить оформление командировки в соответствии с требованиями законодательства, а также обеспечивает защиту работника в случае возникновения спорных ситуаций.

Понравилась статья?

(Нет голосов)

Читайте также:

Возмещение расходов за проживание в командировке без подтверждающих документов
20.09.2023
Возмещение расходов за проживание в командировке без подтверждающих документов
Если сотрудник направляется в командировку, то работодатель обязуется компенсировать расходы, связанные с проживанием. Траты подтверждаются документами о найме жилья. По возвращении из поездки соответствующие бумаги о тратах должны быть предоставлены в кадровый и бухгалтерский отдел в трехдневный срок. Если бумаги отсутствуют по причине утери, кражи, пр., то компенсация за проживание в командировке без документов также может быть насчитана, но при определенных условиях.
Оформление командировки в 2024 году
04.12.2021
Оформление командировки в 2024 году

Правильно оформленная рабочая командировка — обоснованные расходы для налоговой инспекции. Составление необходимой документации, соблюдение этапов оформления и ведение строгого учета расходов позволят пройти через любые проверки без штрафов.



Оформление командировки   Организация командировки
Как забронировать гостиницу юрлицу?
09.12.2022
Как забронировать гостиницу юрлицу?
В соответствии с трудовым законодательством, работодатель обязан компенсировать расходы сотруднику на аренду жилья или бронирование гостиницы при направлении его в служебную командировку. Это требование регулируется ст. 168 ТК РФ и Постановлением Правительства РФ № 749 от 13.10.2008 г. В коммерческих организациях максимальный размер возмещения регламентирован трудовым договором или локальными нормативными актами. Рассмотрим, какими способами можно оплатить гостиничный номер и как сэкономить деньги компании.
Командировочные расходы   Оформление командировки   Организация командировки
Коронавирус и служебные поездки: особенности и ограничения
09.03.2022
Коронавирус и служебные поездки: особенности и ограничения

Расходы на ПЦР-тест в командировке, оформление QR-кода, наличие медотвода и прочие нововведения – это современные реалии, связанные с эпидемией COVID-19, которая полностью изменила уклад деловых поездок и работы компаний в целом. Теперь необходимо уделять внимание и данной категории документов, чтобы командированный работник успешно добрался до точки назначения.

Организация командировки
Включаются ли командировочные в расчет отпускных?
19.09.2022
Включаются ли командировочные в расчет отпускных?
На время нахождения в командировке за работником сохраняется его место и за весь период начисляется трудовой стаж. Организация компенсирует понесенные затраты, связанные с нахождением в служебной поездке, и дополнительно выплачивает суточные. Предоставление ежегодного отпуска является правом, закрепленным на законодательном уровне. Рассмотрим, как рассчитываются отпускные и как влияют на эту величину командировки.
Оплата командировки

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76