Согласно Законодательству РФ, находящиеся в командировке члены организации могут добираться до места работы общественным транспортом. Для отчетности перед руководством нужно предоставить необходимые документы. Что входит в этот перечень, как учитываются расходы на проезд автобусом и что делать, если доказательные бумаги утеряны?
Что говорит закон
Ст. 168 ТК РФ и Положение о командировках № 749, п.12 регламентируют выплату компенсации сотрудникам, находящимся в деловой поездке. Деньги возвращаются за:
-
проезд к месту работы и обратно;
-
междугородний проезд, необходимый для осуществления трудовой деятельности;
-
дорогу к аэропорту, пристани или станции, находящимися за пределами населенного пункта.
Также по приказу руководства работнику компенсируются дополнительные затраты, например, за пользование постельным бельем в поездах.
Законодательство разрешает командированным лицам пользоваться в командировке любыми видами транспорта. То есть, сотрудник вправе перемещаться по населенному пункту и выезжать за его пределы на междугороднем, пригородном или международном автобусе. Автобусные поездки более распространены, чем езда на поезде или самолетные рейсы. Зачастую в населенных пунктах автобус является единственным видом транспорта, на котором можно добраться до места назначения.
Внимание! Оплата за проезд на автобусах внутригородского пользования компенсируется работнику только в случае, если это указано во внутреннем положении о командировках или коллективном договоре.
В остальных случаях член предприятия тратит на оплату дороги выделенные суточные.
Какие документы подтверждают проезд на автобусе
Для подтверждения пребывания в командировке сотрудник предоставляет для отчета 2 документа — кассовый чек (бланк строгой отчетности) и билет. Билет свидетельствует о том, что человек действительно совершал проезд в другой населенный пункт в деловых целях (Приложение о командировках № 749). Бланк строгой отчетности либо кассовый чек доказывают фактическую оплату маршрута.
Билет
В зависимости от типа поездки, срока ее действия и идентификации пассажира автобусные билеты делятся на 7 видов.
-
Городской.
-
Пригородный.
-
Междугородний.
-
Разовый.
-
На определенный срок.
-
Именной.
-
Неименной.
Типы билетов и их подробные реквизиты отражены в Приложении 1 Постановления № 1586, разъясняющем правила перевозки пассажиров и их багажа автотранспортом. К примеру, разовый билет пригородного или внутригородского назначения, приобретаемый в автобусе, содержит следующие сведения:
-
наименование, серию и номер билета;
-
наименование организации, продавшей билет;
-
тип транспорта (автобус);
-
стоимость поездки.
Порой бухгалтерия сомневается в том, может ли сотрудник подтвердить факт оплаты проезда обезличенным документом, в котором не указана ФИО и дата совершения маршрута. Письмо ФНС № 3-2-09/6 от 20 января 2010 г. разъясняет, что отчетным является документ, содержащий обязательные реквизиты.
Бухгалтерия вправе не принять к учету билет, выданный в том населенном пункте, который отсутствует в маршрутной карте сотрудника. К примеру, автобусный билет до Краснодара не доказывает маршрут на поезде до Сочи. Проверить, куда конкретно ездил член предприятия, легко. Для этого достаточно посмотреть на название компании-перевозчика и номер маршрута, отраженные в билете.
Находясь в командировке, сотрудник организации не обязан приобретать билеты на автобус для отчетности напрямую у водителя или в билетной кассе. Опираясь на п. 30 “Правил перевозки пассажиров и их багажа”, электронный билет эквивалентен бумажному. Другими словами, отчитаться за командировку работник может не только бумажным билетом, но и распечатанным электронным.
Кассовый чек
В ст. 47 Закона № 54-ФЗ “О применении ККТ” указаны требования, предъявляемые к кассовым чекам. С 1 июля 2019 г. одним из них стало наличие QR-кода. С помощью “Проверки чеков” — мобильного приложения ФНС — с шифра считывается информация о подлинности документа. В QR-код заложены сведения о:
-
компании-продавце билета;
-
стоимости документа;
-
времени и дате покупки;
-
ИНН компании-перевозчика и проч.
Не всегда пассажир получает на руки печатный вариант чека. Кондуктор или водитель автобуса вправе отдать ему билет с QR-кодом или ссылкой на скачивание чека. QR-код необходимо отсканировать, используя приложение “Проверка чеков”. Затем чек скачивается, распечатывается и отдается в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом.
Если сотрудник приобретает билет на сайте, чек поступает на адрес его электронной почты. При покупке на сервисе “Туту” чек приходит автоматически, без запроса.
- Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
- Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
- Кэшбеки до 7%
Что делать, если отчётные документы утеряны
Отсутствие у сотрудника отчетной документации возможно по 3-м причинам:
-
утеря или порча билета, но сохранение чека о совершенной банковской операции;
-
утрата кассового чека;
-
оплата билета наличным способом и утеря его вместе с чеком либо ссылкой на чек.
Утеря или порча билета
С 01.03.2022 г. вступил в силу п. 61(1) Постановления № 1586 “О правилах перевозки пассажиров и их багажа”. Он разрешает пассажиру в случае утери билета получить дубликат документа на автобус в том же месте, где был приобретен оригинал. Однако в этом случае потерявший должен доказать, что действительно оплачивал билет.
Порядок таков: сотрудник показывает продавцу выписку со своего банковского счета, кассовый чек или другой подтверждающий документ. Если доказательств нет либо билет работнику приобретал кто-то другой, дубликат не будет выдан. Справка о стоимости проезда на автобусе, написанная от руки водителем или кондуктором, недействительна.
Утрата кассового чека
Если билет утерян, можно получить его дубликат у продавца или ОФД (оператора фискальных данных). Оператором обычно выступает банк, обслуживающий платежную документацию компании-перевозчика. Если билет был куплен в течение текущих суток, продавец выдаст потерявшему копию документа или укажет, где и как ее можно получить.
Если с момента покупки прошло несколько дней, сотрудник пишет заявление на имя оператора фискальных данных, указывая:
-
день и время покупки (разрешается приблизительное);
-
стоимость билета;
-
свои ФИО и реквизиты.
Координаты ОФД можно попросить у продавца билета.
Утеря билета, оплаченного наличными
Восстановление потерянных отчетных документов при оплате их наличными средствами невозможно. Бухгалтерия при возмещении проезда при командировке опирается на фактический срок нахождения работника в деловой поездке. Она также использует этот период при составлении расчета суточных и выплате заработной платы.
Если нет вариантов восстановить отчетный документ, член предприятия может доказать нахождение в командировке по-другому. К примеру, подойдет служебная записка сотрудника с отметками принимавшей его стороны. Об этом подробно рассказано в Положении № 749, п. 7.
Доказать, что действительно находился в деловой поездке, работник обязан самостоятельно. Выслать подтверждающий документ ему могут электронной почтой, факсом, курьером по личному запросу. Также можно, находясь в отъезде, составить служебную записку и попросить принимающую сторону удостоверить ее подписью.
Запросить доказательную документацию у принимающей стороны может и работодатель. Однако признать траты на автобусный проезд экономически обоснованными невозможно без билета. Это недопустимо с точки зрения Налогового кодекса РФ.
Как учесть расходы на автобусный билет
Пример 1. Работник после окончания командировки в Анапе возвращался в Москву из аэропорта, расположенного в с. Витязево. Этот населенный пункт находится в 5 км от Анапы. При сдаче отчетности сотрудник предоставил бухгалтеру разовый билет на пригородный автобус, следующий из Анапы в Витязево. Эти расходы на транспортные услуги признаются обоснованными (ст. 252 НК РФ). Бухгалтерия обязана принять документ и возместить потраченные средства (Положение № 749, п. 12).
Пример 2. Возвращаясь из деловой поездки в Пензу, работник сдал в бухгалтерию разовый билет на внутригородской автобус, следующий до ж/д вокзала “Пенза-1”. Сам ж/д вокзал расположен в черте г. Пензы. Положение № 749, п. 12 не предусматривает оплату маршрутов, совершенных внутригородским транспортом. Работник должен оплатить его с суточных.
При наличии кассового чека и билета затраты на автобусные поездки в командировке не подлежат удержанию страховых взносов и НДФЛ. Кроме этого, они уменьшают налоговую базу на прибыль согласно ст. 264, п. 1.12.
Если сотрудник не может документально подтвердить свое нахождение в командировке, работодатель принимает транспортные расходы к учету на свое усмотрение. С них нужно будет уплатить полную сумму НДФЛ и страховых взносов, а компенсацию сотруднику вычтут с чистой прибыли компании.
- Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
- Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
- Кэшбеки до 7%
Что в итоге
-
Перемещаться в деловой поездке по городу работник может на любом транспорте — междугороднем, пригородном или международном.
-
Езда на автобусе подтверждается кассовым чеком и билетом.
-
Если кассовый чек или билет оплачен безналичным способом и по каким-то причинам утерян, его можно восстановить.
-
Неподтвержденные документально расходы на автобус работодатель берет к учету на свое усмотрение.
-
Доказать свое нахождение в командировке при отсутствии билета можно с помощью отметок принимавшей стороны.
