Согласно Законодательству РФ, находящиеся в командировке члены организации могут добираться до места работы общественным транспортом. Для отчетности перед руководством нужно предоставить необходимые документы. Что входит в этот перечень, как учитываются расходы на проезд автобусом и что делать, если доказательные бумаги утеряны?
Что говорит закон
Ст. 168 ТК РФ и Положение о командировках № 749, п.12 регламентируют выплату компенсации сотрудникам, находящимся в деловой поездке. Деньги возвращаются за:
-
проезд к месту работы и обратно;
-
междугородний проезд, необходимый для осуществления трудовой деятельности;
-
дорогу к аэропорту, пристани или станции, находящимися за пределами населенного пункта.
Также по приказу руководства работнику компенсируются дополнительные затраты, например, за пользование постельным бельем в поездах.
Законодательство разрешает командированным лицам пользоваться в командировке любыми видами транспорта. То есть, сотрудник вправе перемещаться по населенному пункту и выезжать за его пределы на междугороднем, пригородном или международном автобусе. Автобусные поездки более распространены, чем езда на поезде или самолетные рейсы. Зачастую в населенных пунктах автобус является единственным видом транспорта, на котором можно добраться до места назначения.
Внимание! Оплата за проезд на автобусах внутригородского пользования компенсируется работнику только в случае, если это указано во внутреннем положении о командировках или коллективном договоре.
В остальных случаях член предприятия тратит на оплату дороги выделенные суточные.
Какие документы подтверждают проезд на автобусе
Для подтверждения пребывания в командировке сотрудник предоставляет для отчета 2 документа — кассовый чек (бланк строгой отчетности) и билет. Билет свидетельствует о том, что человек действительно совершал проезд в другой населенный пункт в деловых целях (Приложение о командировках № 749). Бланк строгой отчетности либо кассовый чек доказывают фактическую оплату маршрута.
Билет
В зависимости от типа поездки, срока ее действия и идентификации пассажира автобусные билеты делятся на 7 видов.
-
Городской.
-
Пригородный.
-
Междугородний.
-
Разовый.
-
На определенный срок.
-
Именной.
-
Неименной.
Типы билетов и их подробные реквизиты отражены в Приложении 1 Постановления № 1586, разъясняющем правила перевозки пассажиров и их багажа автотранспортом. К примеру, разовый билет пригородного или внутригородского назначения, приобретаемый в автобусе, содержит следующие сведения:
-
наименование, серию и номер билета;
-
наименование организации, продавшей билет;
-
тип транспорта (автобус);
-
стоимость поездки.
Порой бухгалтерия сомневается в том, может ли сотрудник подтвердить факт оплаты проезда обезличенным документом, в котором не указана ФИО и дата совершения маршрута. Письмо ФНС № 3-2-09/6 от 20 января 2010 г. разъясняет, что отчетным является документ, содержащий обязательные реквизиты.
Бухгалтерия вправе не принять к учету билет, выданный в том населенном пункте, который отсутствует в маршрутной карте сотрудника. К примеру, автобусный билет до Краснодара не доказывает маршрут на поезде до Сочи. Проверить, куда конкретно ездил член предприятия, легко. Для этого достаточно посмотреть на название компании-перевозчика и номер маршрута, отраженные в билете.
Находясь в командировке, сотрудник организации не обязан приобретать билеты на автобус для отчетности напрямую у водителя или в билетной кассе. Опираясь на п. 30 “Правил перевозки пассажиров и их багажа”, электронный билет эквивалентен бумажному. Другими словами, отчитаться за командировку работник может не только бумажным билетом, но и распечатанным электронным.
Кассовый чек
В ст. 47 Закона № 54-ФЗ “О применении ККТ” указаны требования, предъявляемые к кассовым чекам. С 1 июля 2019 г. одним из них стало наличие QR-кода. С помощью “Проверки чеков” — мобильного приложения ФНС — с шифра считывается информация о подлинности документа. В QR-код заложены сведения о:
-
компании-продавце билета;
-
стоимости документа;
-
времени и дате покупки;
-
ИНН компании-перевозчика и проч.
Не всегда пассажир получает на руки печатный вариант чека. Кондуктор или водитель автобуса вправе отдать ему билет с QR-кодом или ссылкой на скачивание чека. QR-код необходимо отсканировать, используя приложение “Проверка чеков”. Затем чек скачивается, распечатывается и отдается в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом.
Если сотрудник приобретает билет на сайте, чек поступает на адрес его электронной почты. При покупке на сервисе “Туту” чек приходит автоматически, без запроса.
Что делать, если отчётные документы утеряны
Отсутствие у сотрудника отчетной документации возможно по 3-м причинам:
-
утеря или порча билета, но сохранение чека о совершенной банковской операции;
-
утрата кассового чека;
-
оплата билета наличным способом и утеря его вместе с чеком либо ссылкой на чек.
Утеря или порча билета
С 01.03.2022 г. вступил в силу п. 61(1) Постановления № 1586 “О правилах перевозки пассажиров и их багажа”. Он разрешает пассажиру в случае утери билета получить дубликат документа на автобус в том же месте, где был приобретен оригинал. Однако в этом случае потерявший должен доказать, что действительно оплачивал билет.
Порядок таков: сотрудник показывает продавцу выписку со своего банковского счета, кассовый чек или другой подтверждающий документ. Если доказательств нет либо билет работнику приобретал кто-то другой, дубликат не будет выдан. Справка о стоимости проезда на автобусе, написанная от руки водителем или кондуктором, недействительна.
Утрата кассового чека
Если билет утерян, можно получить его дубликат у продавца или ОФД (оператора фискальных данных). Оператором обычно выступает банк, обслуживающий платежную документацию компании-перевозчика. Если билет был куплен в течение текущих суток, продавец выдаст потерявшему копию документа или укажет, где и как ее можно получить.
Если с момента покупки прошло несколько дней, сотрудник пишет заявление на имя оператора фискальных данных, указывая:
-
день и время покупки (разрешается приблизительное);
-
стоимость билета;
-
свои ФИО и реквизиты.
Координаты ОФД можно попросить у продавца билета.
Утеря билета, оплаченного наличными
Восстановление потерянных отчетных документов при оплате их наличными средствами невозможно. Бухгалтерия при возмещении проезда при командировке опирается на фактический срок нахождения работника в деловой поездке. Она также использует этот период при составлении расчета суточных и выплате заработной платы.
Если нет вариантов восстановить отчетный документ, член предприятия может доказать нахождение в командировке по-другому. К примеру, подойдет служебная записка сотрудника с отметками принимавшей его стороны. Об этом подробно рассказано в Положении № 749, п. 7.
Доказать, что действительно находился в деловой поездке, работник обязан самостоятельно. Выслать подтверждающий документ ему могут электронной почтой, факсом, курьером по личному запросу. Также можно, находясь в отъезде, составить служебную записку и попросить принимающую сторону удостоверить ее подписью.
Запросить доказательную документацию у принимающей стороны может и работодатель. Однако признать траты на автобусный проезд экономически обоснованными невозможно без билета. Это недопустимо с точки зрения Налогового кодекса РФ.
Как учесть расходы на автобусный билет
Пример 1. Работник после окончания командировки в Анапе возвращался в Москву из аэропорта, расположенного в с. Витязево. Этот населенный пункт находится в 5 км от Анапы. При сдаче отчетности сотрудник предоставил бухгалтеру разовый билет на пригородный автобус, следующий из Анапы в Витязево. Эти расходы на транспортные услуги признаются обоснованными (ст. 252 НК РФ). Бухгалтерия обязана принять документ и возместить потраченные средства (Положение № 749, п. 12).
Пример 2. Возвращаясь из деловой поездки в Пензу, работник сдал в бухгалтерию разовый билет на внутригородской автобус, следующий до ж/д вокзала “Пенза-1”. Сам ж/д вокзал расположен в черте г. Пензы. Положение № 749, п. 12 не предусматривает оплату маршрутов, совершенных внутригородским транспортом. Работник должен оплатить его с суточных.
При наличии кассового чека и билета затраты на автобусные поездки в командировке не подлежат удержанию страховых взносов и НДФЛ. Кроме этого, они уменьшают налоговую базу на прибыль согласно ст. 264, п. 1.12.
Если сотрудник не может документально подтвердить свое нахождение в командировке, работодатель принимает транспортные расходы к учету на свое усмотрение. С них нужно будет уплатить полную сумму НДФЛ и страховых взносов, а компенсацию сотруднику вычтут с чистой прибыли компании.
Что в итоге
-
Перемещаться в деловой поездке по городу работник может на любом транспорте — междугороднем, пригородном или международном.
-
Езда на автобусе подтверждается кассовым чеком и билетом.
-
Если кассовый чек или билет оплачен безналичным способом и по каким-то причинам утерян, его можно восстановить.
-
Неподтвержденные документально расходы на автобус работодатель берет к учету на свое усмотрение.
-
Доказать свое нахождение в командировке при отсутствии билета можно с помощью отметок принимавшей стороны.
Комментарии (0)