Проводки для учета командировочных расходов: основные виды и их особенностиПроводки для учета командировочных расходов: основные виды и их особенности

Проводки для учета командировочных расходов: основные виды и их особенностиПроводки для учета командировочных расходов: основные виды и их особенности

Во время служебной поездки сотрудник должен получать не только заработную плату, но и дополнительные выплаты для компенсации увеличения рабочих обязательств. Для фиксации выплат используются командировочные бухгалтерские проводки, которые позволят правильно рассчитать сумму налогов без претензий и лишнего внимания со стороны соответствующей службы.

Процедуры для учета командировки сотрудника

Для того чтобы работник мог отправиться в командировку, необходимо выполнить несколько важных процессов.

Выдача суточных и командировочного аванса

В ТК РФ нет установленных норм к срокам выдачи аванса, это же касается и особенностей проведения расчетов. Но, работодатель обязан выдать их перед любой командировкой, так как отсутствие аванса является прямым нарушением трудовых обязательств и причиной законного отказа от поездки.

Определение статей командировочных расходов в авансовом отчете

Процесс начинается непосредственно после окончания срока командировки, когда сотрудник вернулся уже на свое основное место работы и подготовил авансовый отчет. Проверка осуществляется по каждой из статей, осуществляется сверка данных с платежными документами. Проводка по командировке без данного этапа невозможна.

Удержание недостачи или возмещение перерасхода

Все траты, совершенные в командировке для выполнения трудовых обязательств, включая проживание, транспорт, покупки для определенных заданий обязательно возмещаются компанией. Если выданная сумма оказалась большей, чем необходимо, перерасход возвращается обратно в кассу. В том случае, если работник превысил сумму без разрешения или причин, он также должен возместить недостачу. Для правильного оформления проводок рекомендуется обратиться в компанию «ППР Командировки», которая предоставляет услуги под ключ.

Выплата зарплаты командированному сотруднику

Независимо от длительности командировки, сотрудник продолжает получать зарплату. Но, схема ее начисления несколько отличается от стандартной. При этом учитывается множество нюансов проводки командировки, которые требуют знания законов и профессионального подхода к каждому отдельному случаю.

Особенности выдачи суточных и аванса

Перед отправкой в служебную поездку сотруднику обязательно выдается аванс, который необходим для покрытия расходов во время командировки. При этом авансовая сумма предварительно тщательно рассчитывается, чтобы ее точно было достаточно и не возникло остатков, перерасхода.

Выдача суточных необходима для покрытия ежедневных расходов на питание и жизнь, а также для внеплановых или форс-мажорных обстоятельств. При этом они не отображаются в авансовом отчете, но проводка на суточные составляется в обязательном порядке.

Лимиты командировочного аванса и суточных утверждаются работодателем и должны соответствовать требованиям ТК. К примеру, минимальный размер суточных для командировки по РФ составляет 700 рублей, в другие страны – 2500 рублей.

Несмотря на то, что данные выплаты являются разными по своей сути, в бухгалтерской проводке они прописываются с использованием одного и того же кода. Если выплата осуществляется из кассы организации, используется проводка Дт 71 Кт 50, если выполняется перевод на именную карту сотрудника – Дт 71 Кт 51. Определение окончательной суммы, а также необходимости возмещения или истребования, осуществляется после подачи и проверки авансового отчета.

Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку

Порядок возмещения перерасхода и возврата неизрасходованных сумм

После возврата на свое штатное рабочее место сотрудник обязан подать авансовый отчет (не позднее трех рабочих дней с момента возвращения). При этом он также обязуется прикрепить финансовые документы, которые подтвердят все расходы во время служебной поездки. Проводка выдана на командировку для одного человека, каждый раз требуется открывать новую.

В бухгалтерии каждая сумма тщательно изучается, после чего определяется три основных типа финансовых сумм:

  1. Аванс перед служебной поездкой.

  2. Суточные лимиты.

  3. Сумма, потраченная работником и указанная в авансовом отчете.

Для определения перерасхода или возмещения из первого пункта вычитается второй и третий. Если будет плюс, остаток средств возвращается сотрудником через кассу предприятия. Что касается фиксации данных операций в бухгалтерских документах, для этого используются проводки Дт 51 Кт 71 (возврат средств на счет компании) и Дт 50 Кт 71 (возврат денег через кассу).

При отрицательном результате учреждение обязуется вернуть потраченную сумму, так как это личные средства сотрудника. В этом случае используется бухгалтерская проводка Дт 71 Кт 50.

Бухгалтерские проводки по расходам

Чтобы бухгалтер мог дать окончательное заключение, должен ли что-либо сотрудник, либо же компания должна возместить ему определенные суммы, требует изучить конкретные виды расходов и произвести их расчеты. Как уже говорилось, здесь главным является авансовый отчет и платежные документы, которые добавляются к нему (счета-фактуры, билеты, чеки, квитанции, проездные документы и прочее). Можно выделить несколько основных типов командировочных расходов.

Суточные

Чтобы списать суточные, необходимо использовать проводку отчета по командировке Дт 26 Кт 71. При этом счета для операций по дебету зависят напрямую от целей совершения поездки:

  • 44. Служебная поездка была связана с приобретением товарных позиций или их реализацией.

  • 08. Основная цель командировки – покупка основных средств (к примеру, оборудования).

  • 20, 23, 25, 28. Отправка работника в командировку является производственной необходимостью.

Максимальный размер суточных утверждается начальником еще до отъезда сотрудника. В том случае, если реальные суммы превысят установленные нормы, излишки подлежат налогообложению. Для таких сверхлимитных операций используются проводки Дт 70 Кт 68 и Дт ХХ Кт 69 (где ХХ – счет в зависимости от цели поездки).

Проживание и проезд

Проводка данного вида расхода проводится таким же образом, как и при работе с суточными. Для этого используется дебет конкретного счета или Дт 26 Кт 71. В том случае, если все расходы подтверждены финансовыми документами, то осуществляется вычет НДС, что фиксируется через Дт 19 Кт 71 (входящий НДС) и Дт 68 Кт 19 (принятый к вычету НДС).

Проводки по зарплате командированного сотрудника

Даже во время служебной поездки зарплата начисляется в обязательном порядке. Для этого используется формула, базированная на показателе среднего заработка. Если речь идет о выходных и праздничных днях, оплата осуществляется в двойном размере или с предоставлением оплаченного выходного дня, если все документы будут корректно заполнены. Для учета заработной платы используются следующие командировочные проводки:

  • Дт 70 Кт 51 – перечисление заработной платы на именную карту сотрудника;

  • Дт 70 Кт 50 – выдача зарплаты через кассу предприятия;

  • Дт (08, 20, 23) Кт 69 – начисление страхового взноса;

  • Дт 70 Кт 68 – удержание налога;

  • Дт (08, 20, 23) Кт 70 – начисление зарплаты по установленному среднему заработку.

При этом возможны отдельные нюансы, которые рассматриваются индивидуально для каждого сотрудника.

Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку

Выводы

Для бухгалтерского учета счета командировочных расходов необходимо проведение нескольких этапов операции. В первую очередь человеку выдаются суточные, а также командировочный аванс. После возвращения он должен подать авансовый отчет и расчетные документы, на основе которых определяются финансовые обязательства компании или сотрудника. При этом важно, чтобы каждая финансовая операция была отражена в бухгалтерских отчетах с фиксацией проводки.


Понравилась статья?

(Нет голосов)

Читайте также:

Оплата труда во время командировки
14.01.2022
Оплата труда во время командировки

Перед тем, как отправляться в служебную поездку, необходимо узнать особенности начисления зарплаты в командировке. Следует выяснить оценку труда, будут ли возмещены расходы и какими будут решения в спорных финансовых ситуациях. Ознакомиться с подробной информацией нужно заранее.

Оплата командировки   Кадровый учет
Оплата питания в командировке: правила возмещения и учета
28.07.2023
Оплата питания в командировке: правила возмещения и учета
Питание в командировке является важной статьей расходов, которая учитывается при определении суммы суточных. В каждом городе и стране средняя сумма, которая идет на покупку продуктов и готовых блюд, а также напитков, значительно отличается. При этом оформление расходов осуществляется так же, как и для других статей.
Учет расходов
Особенности командировки на личном автомобиле
02.03.2023
Особенности командировки на личном автомобиле

Трудовой кодекс Российской Федерации не запрещает служебные поездки на личном транспорте. Предприятие оформляет пакет соответствующих документов, компенсирует сотруднику затраты на топливо, техническое обслуживание.

Транспорт в командировках   Организация командировки
Сроки представления отчета о командировке
17.11.2022
Сроки представления отчета о командировке

Предоставить отчет после командировки о потраченных средствах в бухгалтерию — главная задача сотрудника, вернувшегося из поездки. Если пришлось потратить больше, работнику возместят лишние расходы. Все финансовые операции осуществляются при предоставлении подотчетным лицом (командированным сотрудником) авансового отчета. Когда его нужно сдавать, как бухгалтер проверяет документы и сколько хранятся авансовые отчеты персонала? 



Организация командировки
Использование электронного документооборота для оформления служебных поездок
26.12.2021
Использование электронного документооборота для оформления служебных поездок

Для хранения важных документов без наличия их печатного эквивалента компании активно вводят электронный документооборот в кадровом производстве (ЭДО). Данное определение появилось в Законодательстве РФ в конце 2021 года. Цифровой формат может применяться, в том числе, и для оформления командировок.

Автоматизация командировки   Оформление командировки

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

CAPTCHA

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76