Какие выплаты положены при командировке в 2025 году: разбор по ТК РФ

• Какие выплаты положены сотруднику в командировке
• Что входит в суточные и как они рассчитываются
• Какие документы нужно предоставить для компенсации
• Как оплачиваются командировки в выходные и праздничные
• Что делать, если компенсацию не выплатили

Работодатель обязан компенсировать сотруднику все расходы, связанные с командировкой: от билетов до канцелярии. Но какие выплаты положены по закону, а какие — по решению компании? В статье разбираем полный перечень компенсаций с учетом ТК РФ, формул расчетов и тонкостей оформления.

Какие гарантии положены во время командировки: права и обязанности

Помимо сохранения места работы, за работником сохраняется его должность, которая была до служебной поездки. Кроме того, если командировка выпадает на выходные и праздничные дни, либо же речь идет о переработке, оплата часов осуществляется согласно нормам и правилам без уменьшения размера денежной компенсации.

Отдельно прописываются гарантии для инвалидов, сотрудников, которые проходят стажировку, сотрудников с детьми возрастом младше трех лет и других категорий, правила направления в командировку которых отличается от стандартных. Все это указывается в правовых актах РФ и не подлежит изменению, нарушению или отсрочке. При этом все компенсации и гарантии прописываются в трудовом договоре, при необходимости – дублируются в приказе на служебную поездку (в качестве дополнения).

Защита интересов работника: гарантированные компенсации при командировке

Компенсация за командировку выплачивается в обязательном порядке и включает следующие расходы:

• проезд, включая передвижение по городу назначения;

• проживание;

• суточные;

• обмен валюты при необходимости;

• представительские траты;

• оформление документов;

• накладные расходы.

Иными словами, любые финансовые траты, которые связаны с выполнением служебных обязанностей во время командировки, должны быть возмещены работодателем. Все это предварительно обсуждается, а, после окончания поездки – фиксируется в авансовом отчете. Компенсация средств осуществляется на основе квитанций, чеков, проездных и платежных документов, которые обязательно предоставляются работником.

Суточные устанавливаются работодателем индивидуально. Если речь идет о командировках в пределах России, минимальный размер суточных составляет 700 рублей. Для заграничных поездок – от 2500 рублей. Верхняя планка устанавливается заранее компанией. Учитываются траты на средства связи, интернет, питание, использования других услуг, необходимых для работы и т.д.

Что необходимо для выплаты компенсации?

• Во время служебной поездки работник обязуется собирать все финансовые документы, которые являются подтверждением трат. Если речь идет о бумагах с гостиниц, на них обязательно должна стоять печать заведения. Подтверждать нужно каждую трату, включая покупку бензина, аренду транспорта, покупку обеда, канцелярских принадлежностей и прочего.

• Авансовый отчет командированного сотрудника, а также оригиналы расходных документов должны быть поданы не позднее чем через 15 дней после окончания командировки.

• В том случае, если средства выдавались заранее, и они остались у сотрудника, остатки требуется вернуть предприятию через кассу или бухгалтерию.

Суточные вместе с авансом и другими средствами, если требуются, переводятся непосредственно перед поездкой на зарплатную карточку сотрудника. Перевод на личную карту может осуществляться только в исключительных случаях, при этом факт перевода строго контролируется. Обязательно выдается документ, подтверждающий данное действие для гарантий и компенсаций при командировках.

Ключевые факторы при определении компенсаций в командировке

Независимо от направления и длительности командировки, согласно статье 167 ТК РФ работодатель обязан выплатить среднюю заработную плату в полном объеме. При этом она не обязательно должна совпадать с размером оклада. Зачастую используют классическую формулу, в которой количество дней служебной поездки умножают на среднесуточную зарплату.

Для проведения вычислений важно правильно рассчитать посуточную заработную плату конкретного сотрудника. Зачастую она зависит от самого оклада, должности, количества времени, которое работник числится на предприятии и прочих факторов. Выбор расчетного периода руководствуется следующими правилами:

• если срок службы в компании превышает 12 месяцев, для определения средней суммы суточной зарплаты используют данные за год, который предшествует командировке;

• если работник служит меньше года, для расчета используются данные, полученные за все время работы на конкретном месте;

• если командировка совпала с первым месяцем работы, расчетный период охватывает все время служебной поездки, а начисления средств идут каждый день;

• при отправке сотрудника в командировку, который только начал работу, в качестве эталона для расчета берется среднее значение его заработной платы.

Как уже говорились, суточные и накладные расходы определяются руководителем непосредственно перед командировкой с учетом действующего Законодательства РФ и особенностей поездки. Рекомендуется прописать все данные в приказе или отдельным документом в бухгалтерию. Важно, чтобы все бумаги были правильно оформлены, включая выдачу суточных, выплату зарплаты и компенсацию средств, потраченных в командировке. Гарантии при направлении в служебную командировку прописаны в статьях закона.

Особую важность имеют проездные документы и посадочные талоны. В том случае, если они повреждены, утеряны, либо же информация является нечитаемой, необходимо заново распечатать электронный документ или же обратиться в транспортную компанию для выдачи дубляжа документа. Важно, чтобы в нем были отображены не только точные данные пассажира с маршрутом, но и полная стоимость.

Компенсации выходных и праздничных дней в командировке

В каждой компании есть установленные правила касательно оплаты командировки в праздничные и выходные дни, которые регулируются Законодательством России и Уставом предприятия. Гарантии при командировках ТК РФ регулируются расчетами. Зачастую используется формула, которая удваивает среднюю заработную плату за сутки. Если сотрудник отказывается, выходной можно перенести на другой день с сохранением оплаты. Все эти нюансы обязательно указываются в трудовом договоре и оговариваются заранее с работником.

Если во время служебной поездки сотрудник отдыха в выходной или праздничный день, не выполнял никаких трудовых обязанностей и уведомил об этом работодателя, заработная плата не начисляется. Исключением могут являться суточные, а также командировочные расходы, если они имеют документальное подтверждение. Если дорога в другой город или обратно совпала с выходным или праздничным днем, он засчитывается как рабочий.

Как оплачивается сверхурочная работа?

Сверхурочная работа в поездке не нормируется Трудовым кодексом РФ, решение принимается непосредственно работодателем, хотя на нее также распространяются гарантии при командировке. Поэтому данный вопрос должен быть в трудовом договоре, а также оговариваться с сотрудником непосредственно до служебной поездки.

Если сотрудник и работодатель пришли к общему соглашению, рекомендуемая оплата сверхурочных часов в командировке составляет 1,5 часовой тарифной ставки в первые два часа, а также выплату в двойном объеме в последующие часы. Сотрудник также может выбрать дополнительные выходные дни вместо денежной компенсации. Работник может отказаться от сверхурочной работы без каких-либо возражений со стороны работодателя. Если человек не успевает выполнить все обязательства, так как они ограничены рабочим временем, количество дней командировки увеличивается.

Оформления компенсации после командировки

Чтобы получить компенсацию расходов в служебной поездке, сотрудник готовит подробный отчет и прикладывает финансовые документы. Кроме того, список расходов должен обязательно отражаться в документе, который подается, с точностью до копейки. Возмещение средств выполняется только после подачи данной бумаги, деньги начисляются на зарплатную карточку.

Суточные средства, необходимые на питание, связь и другие расходы, выдаются до служебной поездки и оформляются в качестве аванса. Необходимая сумма выдается бухгалтерией и устанавливается заранее работодателем. Если речь идет о заграничных поездках, обмен валюты осуществляется перед отправкой или непосредственно по прибытии.

Если компенсацию не выплатили?

В том случае, если суточные так и не были выплачены, при этом другие варианты оговорены не были, сотрудник имеет права отказаться от служебной поездки. Что касается командировочных расходов, любые задержки в возмещении, либо выплата суммы в неполном объеме может стать причиной ряда санкций. К примеру, финансовые санкции влекут за собой выплату 10 минимальных заработных плат в качестве компенсации на каждого командированного сотрудника. При этом командировочные расходы также должны быть выплачены.

Еще один вид санкций при отсутствии компенсации при направлении в служебные командировки – административная ответственность за нарушение ТК РФ. Взыскания могут применяться не только к непосредственному руководителю компании, но и к другим лицам, которые причастны к данному вопросу, включая начальника отдела, главного бухгалтера, начальника отдела кадров и прочих.