Служебной поездкой является выполнение сотрудником служебных обязанностей не на своем рабочем месте, а в другом городе или даже стране. При этом существуют основные виды командировок, которые регламентируют тип, длительность поездки, категорию служебных поручений и прочие пункты.
Правила отправки сотрудника в командировку, а также основные нюансы, компенсации, оплата и налогообложение указываются в Трудовом кодексе и Налоговом кодексе РФ. Сотруднику гарантируется компенсация всех расходов и сохранение рабочего места и должности независимо от длительности командировки.
Когда поездка работника считается командировкой?
Чтобы деловую поездку можно было квалифицировать как служебную командировку и понять, что считается командировкой по ТК, необходимо ознакомиться с рядом обязательных условий:
-
направить в служебную поездку можно только сотрудника компании, который работает по трудовому договору и состоит в трудовых отношениях с работодателем;
-
маршрут должен быть в другом населенном пункте, стране, при этом вечером сотрудник не будет ночевать у себя дома;
-
целью командировки является выполнение ряда служебных поручений для поиска новых партнеров и клиентов, оформления заказов, решения экономических и социальных проблем, увеличения капитала компании и т.д.;
-
поездка должна иметь определенные временные рамки;
-
перед командировкой готовится служебная записка и приказ;
-
обязанности сотрудника не имеют разъездного характера.
Командировками также может считаться поездка сотрудников из одного филиала в другой, если они находятся в разных городах или странах. Виды командировок в организации позволяют определить сумму компенсаций и примерную длительность поездки.
Когда поездка не является командировкой?
Поездку нельзя назвать командировкой в следующих случаях:
-
поездки в другие населенные пункты являются основным видом деятельности сотрудника (к примеру, курьер, водитель, экспедитор);
-
деловая поездка находится в черте города, и уже после рабочего дня сотрудник вернется к себе домой;
-
сотрудник не входит в штат компании, а его работа не регулируется трудовым договором.
В любом из случаев работодатель не имеет права оформить командировку. Кроме того, любые расходы, связанные с обычными деловыми поездками, буду облагаться налогами и страховыми взносами.
Виды и формы командировок
Согласно Трудовому кодексу РФ, можно выделить несколько видов командировок по группам:
-
по России и в другие страны;
-
длительные и краткосрочные;
-
групповые и одиночные;
-
внеплановые и плановые.
Чтобы понять отличия типов командировки, необходимо отдельно рассмотреть каждую из представленных групп.
По РФ и за рубежом
Отличия заключаются в этапах подготовки и оформления, а также в размере компенсаций. К примеру, для поездок внутри страны минимальный размер суточных составляет 700 рублей, а для других стран – 2500 рублей. Кроме того, предварительно нужно оформить визу, загранпаспорт, выполнить обмен валюты, сделать прививки при необходимости, получить разрушение у консульства на пересечение границы и прочее. Данные виды служебных командировок могут содержать в себе другие подвиды (краткосрочные, долгосрочные, групповые и прочие).
Продолжительные и краткосрочные
Краткосрочная командировка длится всего сутки (но, не менее 24 часов). К примеру, если речь идет о населенном пункте в области, этого времени достаточно для выполнения определенных трудовых обязанностей. Примером также может быть участие в судебных разбирательствах и различных заседаниях, совет директоров, встреча с партнерами, посещение аудитора и прочее.
Что касается продолжительных поездок, их длительность составляет от двух дней и может доходить до нескольких лет, если это допускается Законодательством РФ и трудовым договором. Но, в большинстве случаев речь идет о 2-4 неделях. Работодатель обязан получить у сотрудника письменное разрешение на то, чтобы отправить его в длительную командировку.
Групповые и одиночные
Одиночная командировка является распространенной при отправке руководителя или специалиста для решения сложной или узкоспециализированной задачи, либо, наоборот – вопрос не требует присутствия нескольких человек. К примеру, это может быть настройка оборудования, проверка филиала компании, поездка в главный банк и прочее. Вид командировок работника требует подготовки только одного пакета документов.
Во время групповых поездок на место выезжает сразу же несколько сотрудников, опыт и специализация которых совпадает с задачами, указанными в приказе. В качестве примера можно привести бригаду механиков или электриков, музыкальные коллективы, представителей отдела, преподавательский состав кафедры.
Экстренные и плановые
Плановые служебные поездки планируются заранее, сотрудник оповещается за определенный промежуток времени, который дает ему возможность подготовиться, связаться с принимающей стороной, подготовить отчет, презентацию, документы и прочее. Расходно-кассовый ордер формируется заранее, как и сам приказ на основе служебной записки.
Что касается экстренных служебных поездок, зачастую они возникают внезапно и требуют минимального количества времени на сборы и подготовку. Нередко бухгалтерия даже не успевает подготовить ордер на рабочую командировку, поэтому сотрудник берет расходы на себя, что отображается в приказе. По приезду работник подает авансовый отчет, на основе которого работодатель выплачивает компенсацию в полном объеме.
Цели организации командировок
Во время организации служебных поездок решаются следующие проблемы:
-
поиск новых клиентов или заключение новых договоров с теми, что уже есть;
-
налаживание деловых отношений с партнерами;
-
посещение конференций, семинаров, заседаний;
-
открытие новых филиалов компании, проверка существующих;
-
судебные процессы и прочие разбирательства;
-
обмен опытом с представителями бизнеса в данном сегменте;
-
контроль поставок товаров и предоставления услуг;
-
представительские цели и т.д.
Поэтому при выборе вида командировки, в первую очередь определяются цели и сопутствующие факторы. Нередко могут возникать задержки по вине принимающей стороны, работодателя, самого сотрудника или независящих условий. Но, все сроки на служебные командировки обязательно прописываются в приказе.
Как определяется срок командировки?
Длительность командировки определяет работодатель исходя из количества задач, которые требуется решить, местоположения локации, а также ряда других обстоятельств. Иными словами, максимальный срок не установлен, а минимальный составляет сутки (кратковременная командировка).
Началом служебной поездки является день выезда в другой населенный пункт или страну любым видом транспорта. Окончание командировки фиксируется днем возвращения сотрудника в изначальную точку. Стоит учесть, что любые задержки не по вине работника оплачиваются в полном объеме и фиксируются как командировка.
Гарантии для командированных сотрудников
Независимо от срока командировки по производственной необходимости или с другими целями, за сотрудником закрепляются следующие гарантии согласно ТК РФ 2023:
-
рабочее место, должность;
-
оклад, премии, надбавки, прочие выплаты;
-
двойной тариф за работу в праздничные и выходные дни;
-
сверхурочные выплаты;
-
компенсация командировочных расходов в полном объеме;
-
льготы.
Для получения компенсации работник должен подготовить полный авансовый отчет с платежными документами, независимо от вида командировки и других особенностей поездки, прописанных в приказе.
