Оформление командировки в 2024 году

Оформление командировки в 2024 году

Правильно оформленная рабочая командировка — обоснованные расходы для налоговой инспекции. Составление необходимой документации, соблюдение этапов оформления и ведение строгого учета расходов позволят пройти через любые проверки без штрафов.

Деятельность некоторых организаций прямым образом связана со служебными командировками. Выезд в города, регионы и другие страны связан с обменом опытом, проведением переговоров, заключением договоров и т. д. Каждую поездку нужно организовать, правильно оформить, провести и рассчитать.

Казалось бы, все просто, но обычная отмена рейса, опоздание на самолет, превышение командировочных затрат и прочие организационные вопросы могут создать немало сложностей при учете расходов. 

21.png

Каждое действие, связанное с отправлением сотрудника в служебную поездку, должно подтверждаться документально. Только так можно учесть и обосновать расходы. Лицо ответственное за проведение командировки и соблюдение норм законодательства — это работодатель.

Если компания или ИП отправляет сотрудников в служебные поездки, то нужно составить локальный акт, где будут прописаны основные положения. Например, документ можно назвать: «Положение о служебных поездках» или «Положение о командировании работников». При оформлении командировки прописывают:

  • цели рабочей поездки;

  • лица, которые могут быть отправлены в командировку;

  • размер суточных;

  • тип расходов, покрываемых работодателем.

Командировка сотрудника также должна проходить с проведением инструктажа. Обязанность также ложится на работодателя. Список дополнительных документов для командирования можно посмотреть в таблице ниже.

   

Оформление командировки — документы  

 

Название

   

Особенности составления

 

Приказ о направлении в командировку (форма Т-9 и Т-9а)

 
 

Форма Т-9 — с 2015 года единственный официальный документ, который подтверждает факт отправления сотрудника в командировку. Содержит служебное задание, данные о сроках поездки, основание (заполняется, если предложено сотрудником), источник средств, даты и подписи.

Т-9а — аналогичный документ, который составляют при отправлении в командировку нескольких сотрудников

   

Вместо унифицированной формы, можно использовать локально разработанный бланк.

 Расходный кассовый ордер (форма КО-2)

Документ, который фиксирует выдачу средств из кассы организации наличными. Обязательно указывается сумма и основание для выдачи (например, для личных нужд)

.
 

Служебная записка

Подтверждает деловую цель поездки. Составляется непосредственным руководителем сотрудника, который отправляется в командировку. Служебная записка адресована руководству организации. Если необходимость поездки подтверждается, издается приказ.

 

Авансовый отчет (форма АО-1)

Единственный обязательный отчет, который предоставляет сотрудник по возвращении. Заполняет его работник и проверяет бухгалтер. Документ фиксирует все затраты и сдается в течение трех дней после возвращения. Дополняется чеками и квитанциями, подтверждающими затраты. Помимо унифицированного бланка, можно использовать локальный формат отчета.

 

Согласие на работу в выходные или праздничные дни

Письменное обращение (написано от руки) сотрудника к руководству, в котором указывают согласие на работу в выходные и праздники. Документ обязательный, но составляют его в свободной форме. Правило прописано в ст. 113 ТК РФ. Нельзя привлекать к работе в выходные дни беременных сотрудниц, несовершеннолетних, граждан с ограниченными возможностями и одиноких родителей с детьми возрастом до 3 лет.


Согласно письму ФНС № СД-4-3/20427 от 24.11.2015 командировочные удостоверения больше не используются. Поэтому фактический срок пребывания в командировке определяют по датам в проездных документах.Организация может принимать самостоятельно решение использовать документ. Тогда его разрабатывают на усмотрение компании или заменяют старой формой Т-10. Оформление служебного задания также необязательно, поскольку задачи прописывают в приказе о направлении в командировку. Отчет о выполнении работы также опционален и заполняют его по форме Т-10а.

Понятие служебной командировки

22.png

Руководство компании или работник могут стать инициаторами поездки в другой город, регион или страну по делам компании. Предложение сотрудника должно быть одобрено руководителем, после чего издают приказ. Если период пребывания охватывает праздники и выходные, до заполнения и подписания формы Т-9 нужно получить согласие командированного.

Что считается командировкой? Понятие рассматривается статьей 166 ТК РФ. Служебная поездка на определенный срок вне постоянной работы для выполнения поручения руководства организации. Документальное оформление командировки осуществляют в соответствии с предписаниями Минфина РФ № 16-00-16/158, от 06.12.2002.

 

Особенности командирования  

    

Служебная командировка

     

Обычная поездка

     
  • отправленный работник входит в штат;

  • задание вне постоянного рабочего места;

  • ограниченный срок поручения;

  • выполнение служебного задания по распоряжению руководства;

  • поездка в филиал компании (если в разных населенных пунктах с головным офисом).

  • трудовая деятельность сотрудника связана с разъездами;

  • сотрудник не оформлен в штат по трудовому договору.


Служебная командировка может проводиться на территории России или за ее пределами. По срокам командирование может быть длительное или краткосрочное. В зависимости от времени проведения бывают по плану или срочные.

Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку

Кого можно, а кого нельзя отправлять в командировку

В некоторых случаях согласия работника недостаточно для составления приказа. Для некоторых категорий граждан командирование под запретом — беременные женщины (ст. 259 ТК РФ), несовершеннолетние (ст. 268).

Перед тем как отправить сотрудника в командировку, нужно также удостовериться, что отсутствуют ограничения медицинского характера. Также важно, чтобы работник не проходил через индивидуальный план реабилитации или был оформлен по ученическому договору.

Обязательное согласие на командирование требуется:

  • для одиноких родителей с детьми до 5 лет;

  • для опекунов детей до 5 лет;

  • для лиц, ухаживающих за больным родственником (на основе медицинского заключения) или за ребенком с инвалидностью.

В этом случае, при отправлении запроса на согласование, нужно добавить информацию о возможности отказа от рабочей поездки.

Этапы оформления командировки

23.png

Командирование сотрудника — комплекс последовательных действий, от издания приказа до предоставления авансового отчета. В процессе задействован работник, руководитель отдела, руководство организации и бухгалтерия.

Стадии проведения:

  1. Выбор исполнителя и его уведомление о предстоящей поездке. Получение его письменного согласия при необходимости.

  2. Бронирование билетов и гостиницы. 

  3. Оформление приказа и проведение инструктажа по охране труда.

  4. Введение данных о командировании в журнал учета.

  5. Выплата денежного аванса с учетом предстоящих расходов.

  6. Фиксирование сведений о служебной поездке в табеле учета рабочего времени (Т-13) и добавление отметки цифрами (06) или буквой К.

  7. Получение авансового отчета от работника и проведение расходов по бухгалтерии.

Локальное Положение о командировках определяет, как оформляется командировка. Изначально нужно составить его, а после утвердить приказом.

Виды отчетных документов


24.png

Перед отправлением в командировку работник получает деньги на расходы авансом. По приезде он должен отчитываться по затратам. Для этого составляют авансовый отчет. К нему прилагают отчетные документы, которые подтверждают расход денежных средств. Если часть из них была утеряна, составляется служебная записка

Укажите список отчетной документации в локальном Положении и ознакомьте с ним сотрудника. Так он будет знать, как отчитываться за расходы, и можно избежать путаницы.

Единственные расходы, по которым не нужно подробно рассчитаться — это суточные командировочные. Они выдаются для питания и передвижения по месту, где проводится командировка. Сумму суточных указывают в расходы только для того, чтобы их провести по бухгалтерии.

Деньги на командировочные расходы могут выдавать наличными или переводом на банковскую карту. Отчетность по расходам в любом случае предоставляют чеками.

К авансовому отчету прилагают документы:

  • билеты, в том числе электронные (в распечатанном виде) и чек об их покупке;

  • договор аренды съемного жилья и платежный документ;

  • распечатка брони, чек ККТ, счет-фактура или БСО из гостиницы;

  • другие счета, которые подтверждают расходы, согласованные с работодателем (например, чек из ресторана, где проходил деловой ужин или чек ККТ и квитанция о проезде на такси).

Рабочая командировка всегда завершается предоставлением авансового отчета. Составить его нужно в течение трех дней после возвращения. Отчет заполняет работник и проверяет бухгалтер. Перерасход компенсируется компанией, а остаток средств возвращают в кассу. Неподтвержденные расходы и остаток выданных средств может быть удержан из зарплаты согласно ст. 137 ТК РФ, если сотрудник не отдает добровольно.

Если работа связана с командировками, удобно автоматизировать часть процессов. Это позволит сэкономить время, вести строгий учет расходов, разумно использовать бюджет на командирование и даже оплачивать расходы с расчетного счета компании в кредит. Установите приложение «ППР Командировки» на смартфон и управляйте всеми процессами из своего кармана. 


Примеры документов для скачивания


Часто задаваемые вопросы

Какие документы необходимо предоставить для оформления командировки сотрудника?

Для оформления командировки сотрудника в 2023 году требуется предоставить заявление на командировку, копию служебного приказа, копию договора оказания услуг, а также копию билетов на транспорт и подтверждение бронирования проживания.

Какие расходы компании компенсируются сотруднику во время командировки?

В соответствии с действующим законодательством, компания компенсирует сотруднику расходы на проезд, проживание, питание и связь во время командировки. Также могут компенсироваться другие необходимые расходы, связанные с целями командировки.

Какие сроки и процедуры подачи отчетности по командировочным расходам?

Сотрудник обязан предоставить отчет о командировочных расходах в течение 5 рабочих дней после окончания командировки. Отчет должен содержать подробную информацию о расходах, а также предоставить все необходимые документы и чеки.

Какие изменения в налогообложении командировочных расходов в 2023 году?

В 2023 году вступили в силу изменения в налогообложении командировочных расходов. Теперь суммы, компенсируемые сотруднику за командировку, могут быть облагаемыми налогом на доходы физических лиц. Рекомендуется уточнить детали у налогового консультанта.

Могут ли сотрудники выбирать способ компенсации командировочных расходов?

В некоторых случаях сотрудники могут иметь возможность выбора между получением компенсации командировочных расходов в денежной форме или через предоставление документов на самостоятельное возмещение. Эти вопросы следует обсудить с юридическим отделом компании.

Понравилась статья?

(Голосов: 1, Рейтинг: 5)

Читайте также:

Типы вагонов и классы обслуживания в поездах РЖД: краткое руководство
14.11.2023
Типы вагонов и классы обслуживания в поездах РЖД: краткое руководство
Каждый пассажир, который отправляется в путешествие на поезде, желает, чтобы поездка прошла с максимальным комфортом. Уровень комфортабельности и набор услуг зависит от типа вагона и класса обслуживания, при этом, чем он выше, тем дороже обойдется билет. Чтобы подобрать вариант, оптимальный по соотношению цены и качества, следует заранее изучить нюансы сервиса, который предусматривает каждый РЖД класс.
Транспорт в командировках
Когда нужно оформлять согласие на командировку
28.02.2023
Когда нужно оформлять согласие на командировку

Официально трудоустроенные лица, воспитывающие несовершеннолетних детей, имеют законное право отказаться от служебной поездки. Только письменное согласие на командировку позволяет работодателю направить их на выполнение поставленных задач за пределами города и страны. Для соблюдения юридических норм предприятие готовит и оформляет специальный пакет документов.

Организация командировки
Командировка за счет принимающей стороны: как организовать и правильно оформить
09.12.2022
Командировка за счет принимающей стороны: как организовать и правильно оформить
Служебные командировки являются частым явлением в бизнесе, к которым привлекают не только постоянных сотрудников, но и работающих по совместительству. Одна из компаний может быть заинтересована в специалистах другого предприятия, поэтому берет на себя финансовые вопросы по организации, включая оплату проезда, найма жилья и питания. Рассмотрим, какие расходы несет в этом случае основной работодатель и как правильно оформить поездку.
Оформление командировки   Организация командировки
Ведение учета командировок с использованием журнала
14.04.2023
Ведение учета командировок с использованием журнала

Как и командировочное удостоверение, журнал учета командировок используется для оформления служебной поездки с целью сохранения конкретной информации и фиксации выполнения конкретных поручений. Данный документ позволяет объединить всю информацию в одном документе, что значительно облегчает работу как самому сотруднику, так и бухгалтерии, отдела кадров, начальнику предприятия.

Учет расходов   Организация командировки
Bleisure путешествия: как совместить командировку и отпуск
15.01.2024
Bleisure путешествия: как совместить командировку и отпуск
Bleisure туризм – совмещение бизнес-поездки с мини-отпуском, широко распространенный за рубежом, приобретает все большую популярность в нашей стране. Например, сотрудник отправляется в командировку и по собственной инициативе остается в городе еще на некоторое время, чтобы отдохнуть, осмотреть достопримечательности и «перезагрузиться».

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

CAPTCHA

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76