Оформление командировки в 2023 году

Оформление командировки в 2023 году

Правильно оформленная рабочая командировка — обоснованные расходы для налоговой инспекции. Составление необходимой документации, соблюдение этапов оформления и ведение строгого учета расходов позволят пройти через любые проверки без штрафов.

Деятельность некоторых организаций прямым образом связана со служебными командировками. Выезд в города, регионы и другие страны связан с обменом опытом, проведением переговоров, заключением договоров и т. д. Каждую поездку нужно организовать, правильно оформить, провести и рассчитать.

Казалось бы, все просто, но обычная отмена рейса, опоздание на самолет, превышение командировочных затрат и прочие организационные вопросы могут создать немало сложностей при учете расходов. 

21.png

Каждое действие, связанное с отправлением сотрудника в служебную поездку, должно подтверждаться документально. Только так можно учесть и обосновать расходы. Лицо ответственное за проведение командировки и соблюдение норм законодательства — это работодатель.

Если компания или ИП отправляет сотрудников в служебные поездки, то нужно составить локальный акт, где будут прописаны основные положения. Например, документ можно назвать: «Положение о служебных поездках» или «Положение о командировании работников». При оформлении командировки прописывают:

  • цели рабочей поездки;

  • лица, которые могут быть отправлены в командировку;

  • размер суточных;

  • тип расходов, покрываемых работодателем.

Командировка сотрудника также должна проходить с проведением инструктажа. Обязанность также ложится на работодателя. Список дополнительных документов для командирования можно посмотреть в таблице ниже.

   

Оформление командировки — документы  

 

Название

   

Особенности составления

 

Приказ о направлении в командировку (форма Т-9 и Т-9а)

 
 

Форма Т-9 — с 2015 года единственный официальный документ, который подтверждает факт отправления сотрудника в командировку. Содержит служебное задание, данные о сроках поездки, основание (заполняется, если предложено сотрудником), источник средств, даты и подписи.

Т-9а — аналогичный документ, который составляют при отправлении в командировку нескольких сотрудников

   

Вместо унифицированной формы, можно использовать локально разработанный бланк.

 Расходный кассовый ордер (форма КО-2)

Документ, который фиксирует выдачу средств из кассы организации наличными. Обязательно указывается сумма и основание для выдачи (например, для личных нужд)

.
 

Служебная записка

Подтверждает деловую цель поездки. Составляется непосредственным руководителем сотрудника, который отправляется в командировку. Служебная записка адресована руководству организации. Если необходимость поездки подтверждается, издается приказ.

 

Авансовый отчет (форма АО-1)

Единственный обязательный отчет, который предоставляет сотрудник по возвращении. Заполняет его работник и проверяет бухгалтер. Документ фиксирует все затраты и сдается в течение трех дней после возвращения. Дополняется чеками и квитанциями, подтверждающими затраты. Помимо унифицированного бланка, можно использовать локальный формат отчета.

 

Согласие на работу в выходные или праздничные дни

Письменное обращение (написано от руки) сотрудника к руководству, в котором указывают согласие на работу в выходные и праздники. Документ обязательный, но составляют его в свободной форме. Правило прописано в ст. 113 ТК РФ. Нельзя привлекать к работе в выходные дни беременных сотрудниц, несовершеннолетних, граждан с ограниченными возможностями и одиноких родителей с детьми возрастом до 3 лет.


Согласно письму ФНС № СД-4-3/20427 от 24.11.2015 командировочные удостоверения больше не используются. Поэтому фактический срок пребывания в командировке определяют по датам в проездных документах.Организация может принимать самостоятельно решение использовать документ. Тогда его разрабатывают на усмотрение компании или заменяют старой формой Т-10. Оформление служебного задания также необязательно, поскольку задачи прописывают в приказе о направлении в командировку. Отчет о выполнении работы также опционален и заполняют его по форме Т-10а.

Понятие служебной командировки

22.png

Руководство компании или работник могут стать инициаторами поездки в другой город, регион или страну по делам компании. Предложение сотрудника должно быть одобрено руководителем, после чего издают приказ. Если период пребывания охватывает праздники и выходные, до заполнения и подписания формы Т-9 нужно получить согласие командированного.

Что считается командировкой? Понятие рассматривается статьей 166 ТК РФ. Служебная поездка на определенный срок вне постоянной работы для выполнения поручения руководства организации. Документальное оформление командировки осуществляют в соответствии с предписаниями Минфина РФ № 16-00-16/158, от 06.12.2002.

 

Особенности командирования  

    

Служебная командировка

     

Обычная поездка

     
  • отправленный работник входит в штат;

  • задание вне постоянного рабочего места;

  • ограниченный срок поручения;

  • выполнение служебного задания по распоряжению руководства;

  • поездка в филиал компании (если в разных населенных пунктах с головным офисом).

  • трудовая деятельность сотрудника связана с разъездами;

  • сотрудник не оформлен в штат по трудовому договору.


Служебная командировка может проводиться на территории России или за ее пределами. По срокам командирование может быть длительное или краткосрочное. В зависимости от времени проведения бывают по плану или срочные.

Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку

Кого можно, а кого нельзя отправлять в командировку

В некоторых случаях согласия работника недостаточно для составления приказа. Для некоторых категорий граждан командирование под запретом — беременные женщины (ст. 259 ТК РФ), несовершеннолетние (ст. 268).

Перед тем как отправить сотрудника в командировку, нужно также удостовериться, что отсутствуют ограничения медицинского характера. Также важно, чтобы работник не проходил через индивидуальный план реабилитации или был оформлен по ученическому договору.

Обязательное согласие на командирование требуется:

  • для одиноких родителей с детьми до 5 лет;

  • для опекунов детей до 5 лет;

  • для лиц, ухаживающих за больным родственником (на основе медицинского заключения) или за ребенком с инвалидностью.

В этом случае, при отправлении запроса на согласование, нужно добавить информацию о возможности отказа от рабочей поездки.

Этапы оформления командировки

23.png

Командирование сотрудника — комплекс последовательных действий, от издания приказа до предоставления авансового отчета. В процессе задействован работник, руководитель отдела, руководство организации и бухгалтерия.

Стадии проведения:

  1. Выбор исполнителя и его уведомление о предстоящей поездке. Получение его письменного согласия при необходимости.

  2. Бронирование билетов и гостиницы. 

  3. Оформление приказа и проведение инструктажа по охране труда.

  4. Введение данных о командировании в журнал учета.

  5. Выплата денежного аванса с учетом предстоящих расходов.

  6. Фиксирование сведений о служебной поездке в табеле учета рабочего времени (Т-13) и добавление отметки цифрами (06) или буквой К.

  7. Получение авансового отчета от работника и проведение расходов по бухгалтерии.

Локальное Положение о командировках определяет, как оформляется командировка. Изначально нужно составить его, а после утвердить приказом.

Виды отчетных документов


24.png

Перед отправлением в командировку работник получает деньги на расходы авансом. По приезде он должен отчитываться по затратам. Для этого составляют авансовый отчет. К нему прилагают отчетные документы, которые подтверждают расход денежных средств. Если часть из них была утеряна, составляется служебная записка

Укажите список отчетной документации в локальном Положении и ознакомьте с ним сотрудника. Так он будет знать, как отчитываться за расходы, и можно избежать путаницы.

Единственные расходы, по которым не нужно подробно рассчитаться — это суточные командировочные. Они выдаются для питания и передвижения по месту, где проводится командировка. Сумму суточных указывают в расходы только для того, чтобы их провести по бухгалтерии.

Деньги на командировочные расходы могут выдавать наличными или переводом на банковскую карту. Отчетность по расходам в любом случае предоставляют чеками.

К авансовому отчету прилагают документы:

  • билеты, в том числе электронные (в распечатанном виде) и чек об их покупке;

  • договор аренды съемного жилья и платежный документ;

  • распечатка брони, чек ККТ, счет-фактура или БСО из гостиницы;

  • другие счета, которые подтверждают расходы, согласованные с работодателем (например, чек из ресторана, где проходил деловой ужин или чек ККТ и квитанция о проезде на такси).

Рабочая командировка всегда завершается предоставлением авансового отчета. Составить его нужно в течение трех дней после возвращения. Отчет заполняет работник и проверяет бухгалтер. Перерасход компенсируется компанией, а остаток средств возвращают в кассу. Неподтвержденные расходы и остаток выданных средств может быть удержан из зарплаты согласно ст. 137 ТК РФ, если сотрудник не отдает добровольно.

Если работа связана с командировками, удобно автоматизировать часть процессов. Это позволит сэкономить время, вести строгий учет расходов, разумно использовать бюджет на командирование и даже оплачивать расходы с расчетного счета компании в кредит. Установите приложение «ППР Командировки» на смартфон и управляйте всеми процессами из своего кармана. 



Понравилась статья?

(Нет голосов)

Читайте также:

Как возместить расходы сотруднику без выдачи подотчетной суммы?
20.11.2022
Как возместить расходы сотруднику без выдачи подотчетной суммы?
Приобретение товара для нужд предприятия за личные деньги работника — достаточно частое явление. Причины могут быть разными: от отсутствия времени на выдачу подотчетных сумм до покупки в рамках акций. Рассмотрим, как правильно сформировать служебную записку на возмещение расходов сотрудника и какими нормативно-правовыми актами необходимо руководствоваться.
Командировочные расходы   Организация командировки
Использования услуги каршеринга в командировке
05.06.2022
Использования услуги каршеринга в командировке
В том случае, если в командировке не будет использоваться служебный или личный автомобиль, но есть необходимость в транспорте для быстрого и комфортного передвижения по городу, используются услуги каршеринга. При этом командированный сотрудник может без проблем подтвердить затраты при составлении отчета.
Командировочные расходы   Организация командировки
Коронавирус и служебные поездки: особенности и ограничения
09.03.2022
Коронавирус и служебные поездки: особенности и ограничения

Расходы на ПЦР-тест в командировке, оформление QR-кода, наличие медотвода и прочие нововведения – это современные реалии, связанные с эпидемией COVID-19, которая полностью изменила уклад деловых поездок и работы компаний в целом. Теперь необходимо уделять внимание и данной категории документов, чтобы командированный работник успешно добрался до точки назначения.

Организация командировки
Образец служебного задания на командировку
26.09.2022
Образец служебного задания на командировку
Новая редакция Постановления Правительства РФ № 749 отменила обязательное оформление командировочных удостоверений и служебных заданий. Эти документы ранее использовались для утверждения цели поездки и фиксации затрат в составе расходов на налог на прибыль. На данный момент рабочее задание можно сформировать устно, однако ряд организаций по-прежнему заполняют эти формы. Рассмотрим образец служебного задания на командировку и особенности его заполнения.
Оформление командировки   Организация командировки
Как в компании организовать командировки: доступные способы
27.12.2022
Как в компании организовать командировки: доступные способы
Не всегда специфика бизнеса позволяет решать все административные и производственные вопросы дистанционно. В ряде случаев требуется личное присутствие руководителя или специалистов в другой местности. Для этих целей оформляются служебные командировки, срок которых зависит от поставленных задач. Рассмотрим, какие способы организации служебных поездок пользуются спросом среди потребителей, и на какие моменты необходимо обратить внимание.
Оформление командировки   Организация командировки

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76