Принципы оплаты и особенности командировочных расходов по КВР и КОСГУ

Принципы оплаты и особенности командировочных расходов по КВР и КОСГУ

Любы командировочные расходы должны иметь документальное фиксирование и соответствовать требованиям ТК РФ, а также внутренним распоряжениям организации. Бюджетная сфера строго контролируется, как и вся финансовая отчетность, так как по оформленным бумагам рассчитывается сумма налога, общие расходы для осуществления командировки, планируются дальнейшие траты. Все командировочные расходы КОСГУ, а также КВР, не являются исключениями.

Как совершается оплата по КОСГУ и КВР?

Порядок компенсации и потраченной суммы и ее размеры определяются статьей 168 ТК РФ. Когда дело касается федеральных учреждений, правила устанавливаются только правительственными правовыми актами, тогда как внутренние распоряжения могут быть только вспомогательными и, чаще всего, не принимается в расчет.

Что касается государственных и частных объектов, оплата осуществляется согласно ТК РФ, нормативным правовым актам органов самоуправления и документам, принятым внутри компании. Алгоритм оплаты является унифицированным для любых командировок и не может быть изменен.

Способ документального отражения

Любые командировочные КВР и КОСГУ должны иметь документальное отражение, независимо от их суммы. Для этого используются следующие бухгалтерские субсчета согласно указаниям инструкции:

  • 0 208 26 000 – отвечает за оплату различных работ, выполненных во время командировки.

  • 0 208 22 00 – необходим для возврата средств за использование личного транспортного средства, арендованной машины.

  • 0 208 12 000 – основной субсчет для регулирования суточных выплат командированному сотруднику.

Также предусматривается использование другой отчетной документации, если в этом есть необходимость. Стоит также учесть, что каждая запись должна иметь подтверждение в виде чека, счета-фактуры, договора или других платежных документов, которые должны храниться, как и все бухгалтерские бумаги.

Оформление КОСГУ

Как и другие виды командировочных расходов, КОСГУ оформляются в контексте компенсации, которая будет выплачена работнику за выполнение определенных заданий. Иными словами, выплата осуществляется за выполнение конкретных трудовых задач, поставленных предварительно начальством. Поэтому в категорию «Прочие работы, услуги», которыми являются командировочные КОСГУ, относятся траты на жилье, транспорт и другие командировочные издержки.

Если речь идет не о расходах, которые необходимо возместить, а о средствах, необходимых для подготовки к поездке, то используются подстатьи «Транспортные услуги» для покупки билетов, а также «Прочие работы, услуги» для бронирования проживания и других трат. Покупка определенных материальных ценностей, к примеру, ноутбука, проектора или других вещей, необходимых для прямого выполнения служебных обязанностей во время служебной поездки, используется также статья «Поступление нефинансовых активов» (если она соответствует экономическому смыслу приобретения).

Для отражения суточных КОСГУ в командировке в документах также используются подстатьи «Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме», «Уменьшение прочей дебиторской задолженности по расчетам с физическими лицами» и другие.

Использование КВР

При оформлении командировочных расходов не обойтись без использования утвержденных КВР – кодов вида расходов. Их использование регламентируется Трудовым кодексом РФ и рядом инструкций. При отражении используются следующие наименования КВР:

  • 122 «Иные выплаты персоналу государственных (муниципальных) органов, за исключением фонда оплаты труда».

  • 142 «Иные выплаты персоналу, за исключением фонда оплаты труда».

  • КВР 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда». Регулирует выдачу сотрудникам, которые отправляются в командировку, определенной суммы денежных средств (наличными или на именную банковскую карту).

  • 134 «Иные выплаты военнослужащим и сотрудникам, имеющим специальные звания».

Каждый тип КВР командировочных расходов используется в конкретных случаях и должен соответствовать характеристикам командирующего и прочим особенностям. Важно, чтобы также же коды были использованы в договоре по возмещению сотруднику расходов, а также в перечне услуг, которые были приобретены организацией для работника.

Важно, что весь перечень расходов, которые были разрешены работодателем или имеют его предварительное утверждение, а также все пункты КВР 112, 122, 134 и 142 должны быть определены и указаны в локальном нормативном акте предприятия или в коллективном договоре. То есть, если в нормативных правовых актах не указаны отдельные расходы, которые были произведены во время командировки, они могут относиться только к коду 244.

Во время оформления командировочных на предприятии чаще всего используются следующие виды кодов исходя из вида расхода:

  1. Внебюджетные фонды – КВР 142.

  2. Сотрудникам со специальными званиями и военнослужащим – КВР 134.

  3. Муниципальные органы (государственные органы) – КВР 122.

  4. Бюджетные организации – КВР 112.

Важно соблюдать правила использования кодов и следить за тем, чтобы они совпадали с документацией и соответствовали Трудовому кодексу. Любые нарушения вызовут проблемы при оформлении последующих бухгалтерских документов и в компенсации трат сотруднику, а также привлекут излишнее внимание налоговой службы.

Правила выбора КВР и КОСГУ

Каждому сотруднику, который был отправлен в командировку, гарантируется компенсация потраченных средств, а также оплата услуг за выполнение его профессиональных трудовых обязанностей. Это регулируется статья 167 и 168 Трудового кодекса и может выполняться двумя способами.

Суть первого способа заключается в выдаче работнику аванса, необходимого для бронирования жилья, а также покупки проездных документов в две стороны. Необходимая сумма выдается человеку через кассу организации с оформлением необходимой квитанции, которая подшивается к приказу о направлении в командировку. После возвращения из командировки и сдачи отчета компенсируются другие траты согласно платежным документам. Также сюда относится выплата суточных (суточные КОСГУ определяются заранее).

Второй способ заключается в том, что средства не выдаются лично сотруднику на руки. Компания самостоятельно покупает проездные билеты, оплачивает жилье, арендует автомобиль и прочее. Стоит учесть, что отнесение расходов на КОСГУ и КВР будет иметь различия в зависимости от выбранного варианта.



Часто задаваемые вопросы

Какие КВР используются для оформления командировочных расходов?

Для командировочных расходов применяются следующие КВР: 112 (для бюджетных организаций), 122 (для муниципальных органов), 134 (для военнослужащих), 142 (для внебюджетных фондов). Выбор конкретного кода зависит от типа организации и статуса командируемого сотрудника.

Как правильно отражать суточные в КОСГУ?

Суточные отражаются по подстатьям КОСГУ "Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме" и "Уменьшение прочей дебиторской задолженности по расчетам с физическими лицами". Важно правильно выбрать подстатью в зависимости от характера выплаты.

Какие существуют способы оплаты командировочных расходов?

Существует два основных способа: выдача аванса сотруднику на руки для самостоятельной оплаты расходов или прямая оплата организацией всех расходов (билеты, проживание). В зависимости от выбранного способа будет различаться порядок отражения в КОСГУ и КВР.

По какой статье КОСГУ отражаются расходы на проживание и проезд?

Расходы на проживание и проезд относятся к категории "Прочие работы, услуги". Если речь идет о предварительной оплате, то используются подстатьи "Транспортные услуги" для билетов и "Прочие работы, услуги" для бронирования жилья.

Что делать, если вид расхода не указан в нормативных актах?

Если конкретный вид расхода не указан в нормативных правовых актах организации, его можно отнести только к коду 244. Все нестандартные расходы должны быть предварительно согласованы и документально оформлены.

Комментарии (0)

Читайте также:

Как приобрести авиабилет юрлицу?
10.11.2022
Как приобрести авиабилет юрлицу?
Как выгодно купить билеты на самолет через Интернет? Какой способ оплаты покупки выбрать? Можно ли найти акционное предложение юридическому лицу с возможностью бронирования? Ответы на эти и другие вопросы вы можете найти на сайте: business-trip.online. А для начала рассмотрим, как оплатить услугу с корпоративной карты или расчетного счета и есть ли разница.
Транспорт в командировках
Как правильно оформить продление командировки
06.06.2022 15:03:00
Как правильно оформить продление командировки
Отправка сотрудника организации в служебную поездку осуществляется только после официального направления руководителем предприятия. Командировка длится определенный срок, который обязательно указывается в приказе и служебной записке. Законом не установлен алгоритм продления поездки, если в этом есть необходимость. Но, есть ряд правил, которым необходимо следовать.
Организация командировки
Как забронировать гостиницу юрлицу?
09.12.2022
Как забронировать гостиницу юрлицу?
В соответствии с трудовым законодательством, работодатель обязан компенсировать расходы сотруднику на аренду жилья или бронирование гостиницы при направлении его в служебную командировку. Это требование регулируется ст. 168 ТК РФ и Постановлением Правительства РФ № 749 от 13.10.2008 г. В коммерческих организациях максимальный размер возмещения регламентирован трудовым договором или локальными нормативными актами. Рассмотрим, какими способами можно оплатить гостиничный номер и как сэкономить деньги компании.
Проживание в командировках
Правила оформления путевого листа на время командировки
04.10.2023
Правила оформления путевого листа на время командировки
Путевой лист – документ, использующийся для учета работы, которую проделал автомобиль. Содержит информацию о маршруте и назначении поездки, количестве потраченного горючего, а также другие данные, позволяющие подробнее узнать о командировке.
Оформление командировки
Рекомендации по выбору отеля для служебной поездки
04.06.2022
Рекомендации по выбору отеля для служебной поездки
Любая командировка, независимо от ее направления, длительности, сложности и насыщенности, требует поиска места для проживания. Важно подобрать такую локацию, которая будет находиться близко к предполагаемому месту выполнения задания, при этом обеспечивать комфортные условия для сотрудника. Чаще всего, предпочтение отдается именно отелям.
Проживание в командировках   Организация командировки

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

CAPTCHA

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76