Составление плана командировки: нюансы, образец

Составление плана командировки: нюансы, образец

Служебная командировка – это рабочая поездка сотрудника с целью выполнения каких-либо возложенных на него обязанностей, которые невозможно осуществить непосредственно на рабочем месте. Для отправки сотрудника в командировку руководство издает соответствующий приказ и составляет план поездки.

Зачем нужен план служебных командировок?

План поездки – официальный документ с четким указанием целей и задач для командированного. Составление плана не является обязательным, но его оформление облегчает понимание сотрудником, что и в какие сроки должно быть выполнено в командировке.

По возвращении командированный представляет руководителю отчет о процессах, которые были проведены во время командировки. Если какие-либо задачи не были выполнены, то подготавливается объяснительная записка, где указываются обстоятельства, помешавшие достигнуть поставленной цели. Требования по отчетности по поездке регламентированы 66 статьей Трудового кодекса РФ.

Виды целей поездки

Цели, поставленные перед командированным, разделяются на универсальные и специальные. Цель универсальной командировки – выполнение действий по расширению бизнеса и решению общих задач с подразделениями компании и партнерами. Специальные командировки призваны решить узкие вопросы, например, по внедрению новой производственной линии или оборудования.

Четких требований по написанию задач не существует, так как цели составляются в зависимости от вида деятельности компании и этапа ее развития. План командировки должен содержать конкретные задачи, возложенные на сотрудника. Если работник не может выполнить задачу ввиду своей некомпетентности или несоответствия должности, то он может отказаться от поездки без угрозы наложения санкций (например, лишение премиальных, понижение в должности, увольнение).

При составлении плана руководитель должен правильно рассчитать время, которое понадобится сотруднику для решения всех задач, поставленных перед ним.

Какая информация должна содержаться в плане?

В документе в обязательном порядке указываются:

  • данные по командированному – ФИО, должность;

  • сроки поездки с указанием точных дат;

  • место назначения;

  • название компании, куда направляется командированный;

  • цели поездки;

  • основная деятельность – здесь указываются задачи, возложенные на работника в виде списка или таблицы, возможно, с пояснениями, а также крайний срок для решения каждого вопроса и результат, который нужно получить;

  • дата написания плана;

  • виза руководителя или ответственного лица.

Командируемый должен внимательно ознакомиться с документом, задать интересующие вопросы (если таковые возникли). Возможно и приветствуется обсуждение задач с руководством или ответственным лицом, при необходимости вносятся коррективы. Если все устраивает, то работник ставить свою подпись, тем самым берет на себя обязательства по исполнению всех задач, указанных в документе.

Примеры целей поездки

Должность

Цели поездки

Руководитель компании

Ведение переговоров с партнерами и клиентами, релиз нового продукта, подписание контракта о поставках сырья или производимого компанией товара.

Менеджер

Подписание контракта, определение показателей эффективности работы отдела продаж. Основные задачи для менеджера разбиваются на более мелкие цели, например, посетить заданное количество торговых объектов, провести встречи с конкретными людьми, выполнить сравнительный анализ цен продукции конкурентов, перенять опыт внедрения нового изделия.

Инженер

Участие в программе обмена опытом между компаниями-партнерами и подразделениями одной организации, внедрение инновационных разработок, обеспечение функционала производственной линии, пусконаладка и запуск в работу нового оборудования, обучение операторов.

Юрист

Представительство в суде, различных органах и службах, присутствие на переговорах с партнерами и клиентами, изучение документации перед подписанием бумаг.


Чем более тщательным будет планирование командировок, тем успешнее будут решены поставленные задачи и меньше трудностей возникнет у командированного в деле достижения целей, и тем проще будет составить отчетные документы.

Какую бы цель не преследовала командировка, она должна быть:

  • необходимой для работы компании, иначе возникнут сложности с обоснованием расходов на поездку в налоговой службе (пункт 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ);

  • соответствовать компетенции и должности командированного, так как запрещено (статья 60 Трудового кодекса РФ) требовать от сотрудника выполнения работы, которая не предусмотрена трудовым договором.

Как составить план командировки

Как таковой формы для составления документа не существует, но можно воспользоваться шаблоном, простым и понятным, удобным для заполнения.

План командировки: образец

Вид мероприятия

Дата

Предполагаемые траты

Допустимая сумма затрат

1

Встреча с руководством компании «Россталь», проверка уставной документации, обсуждение сотрудничества

8.11.2023

Проезд от гостиницы до офиса компании и в обратную сторону

300 руб

2

Посещение завода «Россталь» для изучения технологии производства и образцами продукции

9.11.2023

Проезд от гостиницы до предприятия и в обратную сторону

2500 руб

3

Встреча с руководством компании «Россталь» для обсуждения условий сотрудничества и подписания договора

10.11.2023

Проезд от гостиницы до офиса компании и в обратную сторону

300 руб


При необходимости можно вписать данные о поездке до места назначения, о прокате автомобиля, посещении ресторанов, если это было необходимо по работе, пр.


Понравилась статья?

(Голосов: 1, Рейтинг: 1)

Читайте также:

Использование электронного документооборота для оформления служебных поездок
26.12.2021
Использование электронного документооборота для оформления служебных поездок

Для хранения важных документов без наличия их печатного эквивалента компании активно вводят электронный документооборот в кадровом производстве (ЭДО). Данное определение появилось в Законодательстве РФ в конце 2021 года. Цифровой формат может применяться, в том числе, и для оформления командировок.

Автоматизация командировки   Оформление командировки
Командировки: в чем могут быть допущены нарушения?
09.06.2022
Командировки: в чем могут быть допущены нарушения?
Работодатель вправе инициировать командировку для официально трудоустроенных работников в соответствии с требованиями законодательства. По продолжительности она может быть однодневная или многодневная. Целью поездки выступает выполнение определенного задания в рамках поручения руководителя. Для предприятия важно правильно оформить документы и учесть понесенные расходы в бухгалтерском учете, чтобы избежать недопонимания с контролирующими органами и претензии от сотрудников на основании норм ТК РФ.
Оформление командировки   Организация командировки
Отчетные документы за проживание в гостинице
16.09.2022
Отчетные документы за проживание в гостинице
Большая часть российских предприятий построена так, что их сотрудники вынуждены регулярно совершать командировки по стране или за рубеж. Эта мера необходима для нормального течения производственных процессов. Львиная доля командировочных трат идет на оплату жилья. Какие документы за проживание в гостинице и в какой срок нужно предоставить в бухгалтерию? Что делать, если на руках нет счета об оплате гостиницы?
Оформление командировки   Командировочные расходы
Длительность командировки
18.11.2021
Длительность командировки

Не всем по душе постоянно разъезжать по командировкам. Но как отказаться, если начальство постоянно дает такое поручение, да еще надолго отправляет по служебным делам?



Организация командировки   Срок командировки
Правила компенсации командировочных расходов на транспорт
16.02.2022
Правила компенсации командировочных расходов на транспорт

Любая командировка на личной машине, самолете, поезде или другом транспортном средстве должна быть финансово возмещена работнику предприятия. Сразу после приезда подается отчет, в котором указаны все расходы на передвижение к месту назначения и обратно



Командировочные расходы   Организация командировки

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76