Составление плана командировки: нюансы, образец

Составление плана командировки: нюансы, образец

Служебная командировка – это рабочая поездка сотрудника с целью выполнения каких-либо возложенных на него обязанностей, которые невозможно осуществить непосредственно на рабочем месте. Для отправки сотрудника в командировку руководство издает соответствующий приказ и составляет план поездки.

Зачем нужен план служебных командировок?

План поездки – официальный документ с четким указанием целей и задач для командированного. Составление плана не является обязательным, но его оформление облегчает понимание сотрудником, что и в какие сроки должно быть выполнено в командировке.

По возвращении командированный представляет руководителю отчет о процессах, которые были проведены во время командировки. Если какие-либо задачи не были выполнены, то подготавливается объяснительная записка, где указываются обстоятельства, помешавшие достигнуть поставленной цели. Требования по отчетности по поездке регламентированы 66 статьей Трудового кодекса РФ.

Виды целей поездки

Цели, поставленные перед командированным, разделяются на универсальные и специальные. Цель универсальной командировки – выполнение действий по расширению бизнеса и решению общих задач с подразделениями компании и партнерами. Специальные командировки призваны решить узкие вопросы, например, по внедрению новой производственной линии или оборудования.

Четких требований по написанию задач не существует, так как цели составляются в зависимости от вида деятельности компании и этапа ее развития. План командировки должен содержать конкретные задачи, возложенные на сотрудника. Если работник не может выполнить задачу ввиду своей некомпетентности или несоответствия должности, то он может отказаться от поездки без угрозы наложения санкций (например, лишение премиальных, понижение в должности, увольнение).

При составлении плана руководитель должен правильно рассчитать время, которое понадобится сотруднику для решения всех задач, поставленных перед ним.

Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку

Какая информация должна содержаться в плане?

В документе в обязательном порядке указываются:

  • данные по командированному – ФИО, должность;

  • сроки поездки с указанием точных дат;

  • место назначения;

  • название компании, куда направляется командированный;

  • цели поездки;

  • основная деятельность – здесь указываются задачи, возложенные на работника в виде списка или таблицы, возможно, с пояснениями, а также крайний срок для решения каждого вопроса и результат, который нужно получить;

  • дата написания плана;

  • виза руководителя или ответственного лица.

Командируемый должен внимательно ознакомиться с документом, задать интересующие вопросы (если таковые возникли). Возможно и приветствуется обсуждение задач с руководством или ответственным лицом, при необходимости вносятся коррективы. Если все устраивает, то работник ставить свою подпись, тем самым берет на себя обязательства по исполнению всех задач, указанных в документе.

Примеры целей поездки

Должность

Цели поездки

Руководитель компании

Ведение переговоров с партнерами и клиентами, релиз нового продукта, подписание контракта о поставках сырья или производимого компанией товара.

Менеджер

Подписание контракта, определение показателей эффективности работы отдела продаж. Основные задачи для менеджера разбиваются на более мелкие цели, например, посетить заданное количество торговых объектов, провести встречи с конкретными людьми, выполнить сравнительный анализ цен продукции конкурентов, перенять опыт внедрения нового изделия.

Инженер

Участие в программе обмена опытом между компаниями-партнерами и подразделениями одной организации, внедрение инновационных разработок, обеспечение функционала производственной линии, пусконаладка и запуск в работу нового оборудования, обучение операторов.

Юрист

Представительство в суде, различных органах и службах, присутствие на переговорах с партнерами и клиентами, изучение документации перед подписанием бумаг.


Чем более тщательным будет планирование командировок, тем успешнее будут решены поставленные задачи и меньше трудностей возникнет у командированного в деле достижения целей, и тем проще будет составить отчетные документы.

Какую бы цель не преследовала командировка, она должна быть:

  • необходимой для работы компании, иначе возникнут сложности с обоснованием расходов на поездку в налоговой службе (пункт 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ);

  • соответствовать компетенции и должности командированного, так как запрещено (статья 60 Трудового кодекса РФ) требовать от сотрудника выполнения работы, которая не предусмотрена трудовым договором.

Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку

Как составить план командировки

Как таковой формы для составления документа не существует, но можно воспользоваться шаблоном, простым и понятным, удобным для заполнения.

План командировки: образец

Вид мероприятия

Дата

Предполагаемые траты

Допустимая сумма затрат

1

Встреча с руководством компании «Россталь», проверка уставной документации, обсуждение сотрудничества

8.11.2023

Проезд от гостиницы до офиса компании и в обратную сторону

300 руб

2

Посещение завода «Россталь» для изучения технологии производства и образцами продукции

9.11.2023

Проезд от гостиницы до предприятия и в обратную сторону

2500 руб

3

Встреча с руководством компании «Россталь» для обсуждения условий сотрудничества и подписания договора

10.11.2023

Проезд от гостиницы до офиса компании и в обратную сторону

300 руб


При необходимости можно вписать данные о поездке до места назначения, о прокате автомобиля, посещении ресторанов, если это было необходимо по работе, пр.

Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку

Понравилась статья?

(Голосов: 1, Рейтинг: 1)

Читайте также:

Разъездной характер работы и командировка: отличия в оформлении, оплате и налога
21.12.2022
Разъездной характер работы и командировка: отличия в оформлении, оплате и налога
Постоянные поездки работника для выполнения служебных обязанностей — стандартные требования у большинства предприятий. Рассмотрим, когда необходимо оформлять командировку, а когда можно отнести к специфике разъездного характера работы.
Учет расходов   Оплата командировки   Организация командировки
Посадочный талон – обязательный документ для списания командировочных
10.01.2022
Посадочный талон – обязательный документ для списания командировочных

Бумажный посадочный талон для бухгалтерии – это необходимый документ, который позволяет списать командировочные, правильно составить авансовый отчет и оформить налоги. Существуют определенные правила и требования в НК и ТК РФ, которые регулируют его использование, хранение и прикрепление к отчету, а также предлагают алгоритм действий в случае его утери. 



Оформление командировки   Учет расходов
Как оценивать эффективность автоматизации командировок
01.11.2022
Как оценивать эффективность автоматизации командировок
Сегмент деловых поездок длительный период отставал от индустрии путешествий. Многим компаниям приходилось организовать весь процесс: от бронирования билетов и до оплаты услуг по размещению через специализированные агентства. Причем не всегда работал принцип «единого окна», позволяющий оформить услуги в одном месте. Сейчас появились удобные и многофункциональные системы автоматизации командировок, объединяющие данные из разных источников.
Автоматизация командировки
Затраты на организацию командировки: что учесть при планировании?
19.12.2022
Затраты на организацию командировки: что учесть при планировании?
Командировки являются одним из эффективных инструментов развития бизнеса не только в стабильное время, но и в периоды пандемии. Экономический эффект от грамотно организованной служебной поездки выше, чем понесенные затраты на оплату проезда, проживание сотрудника и иные статьи расходов. Такой результат достигается только при правильном планировании. Эксперты сайта business-trip.online расскажут, какие статьи являются обязательными в бюджете, а какие можно исключить без последствий.
Организация командировки
Что нужно знать работодателю, отправляя в командировку совместителя?
02.02.2023
Что нужно знать работодателю, отправляя в командировку совместителя?

Независимо от продолжительности поездки, официально трудоустроенный работник получает средний размер заработной платы. Оплата командировки совместителя определяется его статусом – внешний или внутренний. Тут же возникает ряд сопутствующих вопросов: «Как происходит и чем отличаются начисления, можно ли направить в командировку внешнего совместителя?


Организация командировки

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

CAPTCHA

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76