Командировка за счет принимающей стороны: как организовать и правильно оформить

Командировка за счет принимающей стороны: как организовать и правильно оформить

Служебные командировки являются частым явлением в бизнесе, к которым привлекают не только постоянных сотрудников, но и работающих по совместительству. Одна из компаний может быть заинтересована в специалистах другого предприятия, поэтому берет на себя финансовые вопросы по организации, включая оплату проезда, найма жилья и питания. Рассмотрим, какие расходы несет в этом случае основной работодатель и как правильно оформить поездку.


Процедура оформления командировки

При организации поездок для выполнения рабочих задач необходимо учитывать требования действующего законодательства. Ряд сотрудников можно командировать только при их письменном согласии. В эту категорию входят:

  • одинокие родители до достижения детьми 5 лет;

  • работники с детьми-инвалидами;

  • сотрудники, ухаживающие за нетрудоспособными родственниками (при наличии медицинского заключения);

  • матери до достижения детьми 3-х лет.


В ст. 268 ТК РФ утвержден перечень лиц, которых нельзя направлять в служебные командировки. Закон обеспечивает соблюдение прав:

  • беременных женщин;

  • несовершеннолетних граждан, за исключением спортсменов и лиц творческих профессий;

  • «внештатников»;

  • сотрудников, оформленных по ученическому договору.


Перечень обязательных документов, оформляемых работодателем

Отправка работника в командировку за счет принимающей стороны осуществляется при наличии 2-х документов: договора о сотрудничестве и приказа по предприятию. Договор между сторонами может быть разовым или заключенным на определенный срок, например: на 12 месяцев. В этом документе заказчиком услуги выступает фирма, инициирующая прием сотрудников другой компании.


В договоре о сотрудничестве указываются следующие сведения:

  • реквизиты сторон;

  • категория работников, подлежащих командировке;

  • описание выполняемых трудовых функций или целей поездки;

  • перечень расходов, финансируемых заказчиком услуги (проезд к месту выполнения обязанностей и обратно, проживание, питание, оплата багажа, иных опций);

  • ответственность сторон за неисполнение условий.


Перечень затрат, финансируемых заказчиком (принимающей стороной) включает:

  • транспортные расходы (оплата проезда к месту выполнения служебных обязанностей и обратно, услуг такси и общественного транспорта при передвижении по городу при наличии подтверждающих документов и соответствующего пункта в договоре);

  • на проживание (обычно указывается класс гостиницы или тип номера);

  • на питание (может быть организован полный комплекс или включен только завтрак).

Режим питания и место приема пищи фиксируются в коллективном договоре. Наличие этой статьи компенсации не влечет за собой уменьшение размера суточных. 

При возникновении форс-мажорных обстоятельств требуется согласование дополнительных расходов с руководителем. В противном случае принимающая сторона может правомерно отказаться от их компенсации.

Приказ о командировке является внутренним документом отправляющей стороны, содержащим следующие сведения:

  • порядковый номер, дату и место составления;

  • ФИО, должность и табельный номер направляемого сотрудника;

  • цель служебной поездки;

  • место (город, наименование компании-партнера, ее юридический адрес) и длительность (указывается дата отъезда и возвращения);

  • подписи сторон.

Служебное задание, записка и командировочное удостоверение могут не оформляться. В этом случае цели подробно указываются в приказе.

Внимание! Работник не оформляет авансовый отчет и не направляет подтверждающие документы работодателю. Однако, непосредственный руководитель может запросить отчет о выполненной работе. 


Особенности выплаты командировочных расходов

В соответствии с законодательством суточные относятся к обязательной выплате командированному сотруднику. На основании ст. 168 ТК РФ, п. 11 Постановления Правительства РФ № 749 работодатель обязан компенсировать ему часть личных расходов, которые возникли по причине смены постоянного места жительства.

В период командировки сотруднику также выплачивается средний заработок. При его расчете необходимо руководствоваться следующим алгоритмом:


  1. Определение расчетного периода. При трудоустройстве более 12 месяцев в качестве основы берется общее количество отработанных дней без выходных, больничных и отпусков. Если срок работы в компании меньше, то рассчитывается количество дней за фактический период.

  2. Вычисление заработка. Не учитываются отпускные, больничные, премиальные.

  3. Определение среднедневного заработка сотрудника.

  4. Расчет выплаты с учетом количества дней. Работодатель может не уплачивать суточные при командировках с продолжительностью 1 день по России. При отправке за границу положена выплата в размере не более 50% от нормативных затрат (2500 рублей — величина суточных при заграничных поездках, не облагаемая НДФЛ).

Итак, суточные оплачиваются за счет компании-работодателя. Дополнительно при направлении в зарубежную командировку необходимо выплатить аванс в валюте, размер которого рассчитывается в соответствии с локальными нормативными документами. Также подлежат компенсации сопутствующие расходы, например: на визовый сбор или оплату услуг сотовой связи, возникшие по причине нахождения на территории другого государства. 

Важно! В период командировки или в пути к месту выполнения служебных функций и обратно сотрудника нельзя уволить, перевести на другую должность или лишить рабочего места.

Приглашение работников из другой компании для обмена опытом или выполнения высококвалифицированных технологических работ требует правильного оформления кадровой документации и заключения договора о сотрудничестве. Четкая фиксация расходов, финансируемых за счет принимающей стороны, позволит избежать спорных вопросов и создать комфортные условия для командированных сотрудников. Для получения квалифицированной поддержки и подбора инструментов минимизации затрат вы можете обратиться к нашим экспертам сервиса business-trip.online. Гарантируем профессионализм, сопровождение «под ключ» и помощь в решении любых нестандартных ситуаций.

Читайте также:

Порядок и особенности оформления деловой поездки для генерального директора
28.02.2022 15:36:00
Порядок и особенности оформления деловой поездки для генерального директора

Командировка генерального директора – обычное явление, так как отправиться в служебную поездку может любой сотрудник компании. Во время командировки он решает наиболее важные задачи, которые требуют его прямого присутствия, включая подписание договоров и прочих бумаг, участие в конференциях, налаживание партнерских отношений и прочее. 



Разъездной характер работы и командировка: отличия в оформлении, оплате и налога
22.06.2022
Разъездной характер работы и командировка: отличия в оформлении, оплате и налога
Постоянные поездки работника для выполнения служебных обязанностей — стандартные требования у большинства предприятий. Рассмотрим, когда необходимо оформлять командировку, а когда можно отнести к специфике разъездного характера работы.
Как купить жд билеты юрлицу?
16.06.2022
Как купить жд билеты юрлицу?
От качественной организации командировки зависит комфортность выполнения сотрудниками служебных заданий. Зачастую для поездки используется железнодорожный транспорт. Рассмотрим особенности покупки и оплаты билетов РЖД юридическим лицом с помощью корпоративной карты, оформленной на компанию, и с расчетного счета.

Особенности и порядок увольнения работника во время служебной поездки
08.06.2022
Особенности и порядок увольнения работника во время служебной поездки
Одной из служебных задач любого сотрудника, который работает по трудовому договору, является поездка в командировку. Он не имеет права отказаться, так как это является невыполнение прямых обязанностей. Согласно ТК РФ, нахождение человека в деловой поездке не является помехой для увольнения.
Образец приказа об отмене командировки
14.06.2022
Образец приказа об отмене командировки
Напряженная геополитическая обстановка, распространение коронавируса, отзыв самолетов лизингодателями из РФ или семейные обстоятельства работников приводят к срыву запланированных служебных поездок. Для грамотной отмены таких мероприятий потребуется специальный документ — приказ об отзыве из командировки. Изучим его особенности разработки и составления.

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76