Составление служебной записки на командировку

Составление служебной записки на командировку

В том случае, если для проезда к точке назначения командировки используется собственный транспорт, при этом нет документов, которые подтверждают конкретные даты поездки, требуется оформления дополнительных бумаг. Образец заявления на командировку позволяет решить данную проблему и правильно оформить всю необходимую информацию.

Стандартный способ подтверждения дат командировки

Оформление служебной поездки осуществляется на основе распоряжения о командировке и авансового отчета. Сумма суточных, заявление на командировочные, а также другие важные критерии напрямую зависят от точного срока продолжительности командировки, которая зачастую фиксируется проездными документами.

В распоряжении руководителя зачастую указываются примерные даты без учета отдельных факторов или возможности переноса. Для подтверждения фактического количества дней пребывания в служебной повестке используются следующие способы согласно закону:

  • Проездные документы. К ним относятся бумажные или электронные билеты, посадочные талоны и прочее, где указано точные дата и время отправления и возвращения. Именно по ним осуществляется фиксация данных, поэтому важно, чтобы они были в оригинальном или распечатанном виде в авансовом отчете.

  • Документы о проживании. Альтернативный способ подтверждения длительности служебной поездки. Кроме них важно предоставить служебную записку на командировку, где будет указано обоснование.

  • Служебная записка. Если нет ни проездных документов, ни документов о проживании определение точных дат определяется только служебной запиской, которая составляется принимающей стороной. При этом важно, чтобы был соблюден образец служебной записки на командировку.

Важно, чтобы все документы соответствовали требованиям текущего года и были составлены без нарушений, так как такие заявления на командировку чаще всего проверяются налоговыми службами. Компания «ППР Командировки» поможет не только составит служебную записку, но и возьмет на себя полное оформление командировки.

Порядок оформления служебной записки на командировку

Отсутствие документов, которые подтверждают проезд до пункта назначения, зачастую возникает в том случае, если не используется общественный транспорт. К примеру, сотрудник может воспользоваться личным или служебным транспортным средством. Кроме того, также возможно использование машины третьих лиц, при этом командированный сотрудник может иметь доверенность или выступать в качестве пассажира.

Стоит учесть, что такой вариант передвижения в командировке допускается только в том случае, если имеется официальное разрешение руководителя компании, а также есть документы, подтверждающие реальное использование автомобиля во время командировки. К ним относятся счета с заправки, мойки, сервисов и прочего. При этом все точки и время должны совпадать с теми, которые указаны в распоряжении о командировке (соответствовать маршруту следования).

В записке на командировку излагаются только документально подтвержденные факты, поэтому к ней еще должен быть пакет расходных документов. Если их нет, даже заверенная принимающей стороной записка не может являться подтверждением дат или факта использования собственного, служебного, арендованного или одолженного транспорта. Важно все эти моменты продумать заранее, чтобы потом не возникло никаких проблем с оформлением командировки.

Как уже говорилось выше, в качестве дополнительного свидетельствования можно использовать документы, подтверждающие проживание. Конечно, они не скажут о точной дате выезда, но, смогут его подтвердить, так как сотрудник в указанное время находился в необходимой точке. Главное, чтобы и счета-фактуры, и сама служебка на командировку имели все требуемые сведения, печати, подписи и прочее, подтверждающее оригинальность документа.

Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Получить доступ

Выводы

В том случае, если отсутствуют проездные документы, составляется специальная служебная записка в связи с отъездом в командировку. При этом в ней фиксируются только подтвержденные факты, которые позволяют определить точное количество дней поездки.

Примеры документов для скачивания



Часто задаваемые вопросы

В каких случаях требуется служебная записка на командировку?

Служебная записка составляется инициатором командировки (руководителем подразделения или самим работником) для обоснования необходимости поездки и получения разрешения руководства. В ней указываются цель, место, даты и список командируемых сотрудников. На основании этого документа издается приказ о направлении в командировку.

Комментарии (0)

Читайте также:

Командировки водителей: как оформить и оплатить
21.07.2023
Командировки водителей: как оформить и оплатить
Направление водителя в командировку – это стандартная процедура для компаний, где есть работы с разъездным характером. При этом оформление и учет такой служебной поездки имеет некоторые отличия от стандартной процедуры. Кроме того, необходимо учитывать ряд правил и нюансов, которые касаются данного направления.
Транспорт в командировках   Организация командировки
Проводки для учета командировочных расходов: основные виды и их особенностиПроводки для учета командировочных расходов: основные виды и их особенности
31.03.2023
Проводки для учета командировочных расходов: основные виды и их особенностиПроводки для учета командировочных расходов: основные виды и их особенности

Во время служебной поездки сотрудник должен получать не только заработную плату, но и дополнительные выплаты для компенсации увеличения рабочих обязательств. Для фиксации выплат используются командировочные бухгалтерские проводки, которые позволят правильно рассчитать сумму налогов без претензий и лишнего внимания со стороны соответствующей службы.

Учет расходов
Оплата труда во время командировки
14.01.2022
Оплата труда во время командировки

Перед тем, как отправляться в служебную поездку, необходимо узнать особенности начисления зарплаты в командировке. Следует выяснить оценку труда, будут ли возмещены расходы и какими будут решения в спорных финансовых ситуациях. Ознакомиться с подробной информацией нужно заранее.

Оплата командировки   Кадровый учет
Включаются ли командировочные в расчет отпускных?
19.09.2022
Включаются ли командировочные в расчет отпускных?
На время нахождения в командировке за работником сохраняется его место и за весь период начисляется трудовой стаж. Организация компенсирует понесенные затраты, связанные с нахождением в служебной поездке, и дополнительно выплачивает суточные. Предоставление ежегодного отпуска является правом, закрепленным на законодательном уровне. Рассмотрим, как рассчитываются отпускные и как влияют на эту величину командировки.
Учет расходов
Как оценивать эффективность автоматизации командировок
01.11.2022
Как оценивать эффективность автоматизации командировок
Сегмент деловых поездок длительный период отставал от индустрии путешествий. Многим компаниям приходилось организовать весь процесс: от бронирования билетов и до оплаты услуг по размещению через специализированные агентства. Причем не всегда работал принцип «единого окна», позволяющий оформить услуги в одном месте. Сейчас появились удобные и многофункциональные системы автоматизации командировок, объединяющие данные из разных источников.
Автоматизация командировки

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

CAPTCHA

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76