Как оформить возврат командировочных по ТК РФ в 2025 году

Как оформить возврат командировочных по ТК РФ в 2025 году

Командировка отменена или расходы остались неиспользованными? В статье разберем, как вернуть командировочные в кассу по всем правилам: какие документы подготовить, в какие сроки и как избежать ошибок при оформлении.
Что вы узнаете из статьи:
  • Какие командировочные расходы подлежат возврату
  • Как оформить возврат, если поездка отменена
  • Какие документы нужны для отчета
  • В какие сроки нужно вернуть неиспользованные средства
  • Когда работодатель может удержать сумму из зарплаты


Возврат командировочных — важная часть отчетности, особенно если поездка отменена или часть аванса осталась неиспользованной. От правильного оформления зависит, будут ли наложены штрафы или налоговые претензии. Рассказываем, как пошагово оформить возврат по ТК РФ, какие документы нужны и в какие сроки сдать отчет.

Возмещение расходов на служебную поездку

Во время командировки работодатель обязуется возместить сотруднику полную стоимость расходов согласно предоставленным платежным документам (чекам, билетам, счетам-фактурам и т.д.). Согласно закону, возмещению подлежат следующие траты:

  • проезд (перелет) до места командировки и обратно, передвижения внутри города;

  • расходы на аренду жилья;

  • суточные (расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства);

  • прочие расходы, обсужденные предварительно с работодателем. 

Размер суточных и прочих расходов определяется индивидуально руководителем отдела или организации, которая отправляет сотрудника в командировку. Любое возмещение расходов регулируется Законодательством РФ и строго контролируется, поэтому важна правильность документального оформления всех моментов, связанных с командировочными средствами. Это касается и возврата командировочных расходов в кассу. 

Особое внимание уделяется посадочным талонам. В том случае, если отрывная часть была испорчена, утеряна или текст является нечитаемым, сотрудник обязан подать запрос в соответствующую компанию перевозчика для получения электронного дубликата с подписью и печатью. Кроме того, к билету должен прилагаться документ, который подтверждает факт использования билета и его текущее состояние. В билете должно указываться имя и фамилия пассажира, точная сумма, маршрут и дата. 

Когда можно учесть расходы в случае отмены командировки? 

Возврат суточных при отмене командировки возвращается точно так же, как и аванс, так как финансовые средства были уже получены. А вот особенности возврата зависят от того, когда была совершена трата: до выхода приказа об отмене служебной поездки или уже после этого. Поэтому работодатель обязуется сообщить об этом командированному сотруднику еще до официального подписания документа. 

Далее возможны несколько вариантов. Если расходов не было, сотрудник при возврате сдает полученные средства в кассу компании по кассовому ордеру, после чего деньги возвращаются на банковский счет работодателя. В графе «Основание» ордера указывается отмена командировки и номер приказа. Работнику выдается корешок, который свидетельствует о возврате средств.  

В том случае, если часть выданного аванса была уже потрачена, порядок возмещения расходов, связанных со служебными командировками, имеет другой алгоритм. К примеру, если во время поездки было приобретено оборудование для компании, оговоренное заранее с директором, необходимо изменить назначение данных расходов. Обычно, это выполняется в приказе об отмене служебной поездки, либо же формируется отдельный документ. Важно, чтобы приобретенная вещь стала на баланс организации, а не числилась в качестве оборудования для командировки. 

Дальнейшие действия практически не отличаются от стандартных. Сотрудник составляет авансовый отчет, прикладывает к нему соответствующий документ и подает его в бухгалтерию. Сроки подачи отчета указываются в приказе. Средства, которые не были потрачены, возвращаются в кассу вышеуказанным способом. Заявление на возврат денежных средств за командировку подается вместе с авансовым отчетом в том случае, если были другие траты, помимо закупки оборудования (к примеру, сотрудник уже успел оплатить жилье и приехать на место, но поездка после была отменена).   

Сроки возврата суммы, неиспользованной в командировке

Возврат командировочных расходов имеет определенные сроки, которые регулируются не только приказом, но и Трудовым Кодексом РФ. Если средства не будут возвращены работником по истечении указанного срока, работодатель имеет право удержать указанную сумму из заработной платы. Решение должно быть принято не позднее чем через календарный месяц с последнего дня возврата задолженности. Если сотрудник оспаривает размер командировочных или предъявляет другие претензии, проводится предварительное рассмотрение ситуации. Если сумма превышает третью часть от зарплаты, платеж разбивается на несколько месяцев. 

Регулирование вопросов возврата командировочных средств осуществляется ст. 137, ст. 168 ТК РФ и другими законодательными актами. В случае нарушения регламента допустимо применение санкций к работодателю. Поэтому важно контролировать документальное оформление командировки, правильность ведения бухгалтерской и налоговой отчетности, предварительно обсуждать с сотрудником порядок действий при форс-мажорных обстоятельствах. 



Часто задаваемые вопросы

Какие расходы могут быть возмещены при служебной поездке?

При служебной поездке могут быть возмещены расходы на проезд, проживание, питание, транспортные услуги, а также другие необходимые расходы, связанные с выполнением рабочих обязанностей.

В каких случаях можно учесть расходы, если командировка была отменена?

Если командировка была отменена по причинам, не зависящим от сотрудника (например, из-за изменений в планах работодателя или непредвиденных обстоятельств), расходы, которые уже были сделаны или не могут быть возвращены, могут быть учтены для возмещения.

Каковы сроки возврата неиспользованной суммы в командировке?

Сроки возврата неиспользованной суммы зависят от политики организации. Обычно сотруднику предоставляется определенный период времени (например, неделя или две) для сдачи отчета о командировочных расходах и возврата неиспользованных средств после завершения поездки. Однако, точные сроки следует уточнять внутренними правилами компании.

Комментарии (0)

Читайте также:

Страховые взносы с командировочных: правила и особенности
10.07.2023
Страховые взносы с командировочных: правила и особенности
Чтобы понять, облагаются ли командировочные расходы страховыми взносами, необходимо отдельно рассмотреть каждую из ситуаций. Согласно Налоговому кодексу РФ, суточные и другие расходы, связанные со служебными поездками, не подлежат обложению. Но, есть исключения в налоговом законодательстве, когда работодателю предписывается отчислить страховой взнос и зафиксировать это проводкой.
Учет расходов
Отказ от служебной поездки: основные причины и кого нельзя отправлять
02.02.2022
Отказ от служебной поездки: основные причины и кого нельзя отправлять

Перед тем, как отказаться от командировки, нужно проверить, есть ли законное основание для этого. Вслед за отказом может последовать дисциплинарное взыскание, если сотрудник не хочет отправляться в служебную поездку без уважительной причины.

Оформление командировки   Организация командировки   Кадровый учет
Как подтвердить представительские расходы в командировке по НК РФ в 2025 году
01.06.2022
Как подтвердить представительские расходы в командировке по НК РФ в 2025 году
Существует ряд правил, которые регулируют движение финансовых потоков во время командировок, и представительские расходы не являются исключением. Перед тем, как формировать приказ, необходимо определиться, что входит в данную категорию, какие особенности оформления расходов и их нюансы.
Учет расходов
Особенности оформления служебной поездки индивидуального предпринимателя
02.06.2022
Особенности оформления служебной поездки индивидуального предпринимателя
Как и обычные сотрудники компаний, индивидуальные предприниматели также ездят в командировку, тратятся на проживание, питание, проезд и пр. Списание командировочных расходов для ИП практически не осуществляется согласно законам, а, если и возможно, нужно уделить особое внимание оформлению документов, чтобы не было никаких претензий от представителей налоговой службы.
Оформление командировки   Организация командировки   Кадровый учет
Когда выплачивать суточные и аванс по командировке в 2025 году: сроки по ТК РФ
07.04.2023
Когда выплачивать суточные и аванс по командировке в 2025 году: сроки по ТК РФ

Независимо от маршрута и назначения служебной поездки, каждому сотруднику положена определенная сумма на расходы. Сроки выплаты командировочных, как и другие моменты, регулируются законом и должны соответствовать определенным нормам. В случае их нарушения сотрудник имеет право отказаться от поездки.

Учет расходов

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности
Согласие на обработку персональных данных

CAPTCHA

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76