Как осуществляет возврат командировочных средств?

Как осуществляет возврат командировочных средств?

После подписания приказа о направлении сотрудника в командировку ему выдают отчетные средства, необходимые выполнения служебных обязанностей, а также проживания. Нередко деньги остаются, не говоря уже о случаях отмены служебной поездки. Возмещение расходов на командировку осуществляется в официальном порядке, в определенный срок, следуя законной процедуре. 

Возмещение расходов на служебную поездку

Во время командировки работодатель обязуется возместить сотруднику полную стоимость расходов согласно предоставленным платежным документам (чекам, билетам, счетам-фактурам и т.д.). Согласно закону, возмещению подлежат следующие траты:

  • проезд (перелет) до места командировки и обратно, передвижения внутри города;

  • расходы на аренду жилья;

  • суточные (расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства);

  • прочие расходы, обсужденные предварительно с работодателем. 

Размер суточных и прочих расходов определяется индивидуально руководителем отдела или организации, которая отправляет сотрудника в командировку. Любое возмещение расходов регулируется Законодательством РФ и строго контролируется, поэтому важна правильность документального оформления всех моментов, связанных с командировочными средствами. Это касается и возврата командировочных расходов в кассу. 

Особое внимание уделяется посадочным талонам. В том случае, если отрывная часть была испорчена, утеряна или текст является нечитаемым, сотрудник обязан подать запрос в соответствующую компанию перевозчика для получения электронного дубликата с подписью и печатью. Кроме того, к билету должен прилагаться документ, который подтверждает факт использования билета и его текущее состояние. В билете должно указываться имя и фамилия пассажира, точная сумма, маршрут и дата. 

Когда можно учесть расходы в случае отмены командировки? 

Возврат суточных при отмене командировки возвращается точно так же, как и аванс, так как финансовые средства были уже получены. А вот особенности возврата зависят от того, когда была совершена трата: до выхода приказа об отмене служебной поездки или уже после этого. Поэтому работодатель обязуется сообщить об этом командированному сотруднику еще до официального подписания документа. 

Далее возможны несколько вариантов. Если расходов не было, сотрудник при возврате сдает полученные средства в кассу компании по кассовому ордеру, после чего деньги возвращаются на банковский счет работодателя. В графе «Основание» ордера указывается отмена командировки и номер приказа. Работнику выдается корешок, который свидетельствует о возврате средств.  

В том случае, если часть выданного аванса была уже потрачена, порядок возмещения расходов, связанных со служебными командировками, имеет другой алгоритм. К примеру, если во время поездки было приобретено оборудование для компании, оговоренное заранее с директором, необходимо изменить назначение данных расходов. Обычно, это выполняется в приказе об отмене служебной поездки, либо же формируется отдельный документ. Важно, чтобы приобретенная вещь стала на баланс организации, а не числилась в качестве оборудования для командировки. 

Дальнейшие действия практически не отличаются от стандартных. Сотрудник составляет авансовый отчет, прикладывает к нему соответствующий документ и подает его в бухгалтерию. Сроки подачи отчета указываются в приказе. Средства, которые не были потрачены, возвращаются в кассу вышеуказанным способом. Заявление на возврат денежных средств за командировку подается вместе с авансовым отчетом в том случае, если были другие траты, помимо закупки оборудования (к примеру, сотрудник уже успел оплатить жилье и приехать на место, но поездка после была отменена).   

Сроки возврата суммы, неиспользованной в командировке

Возврат командировочных расходов имеет определенные сроки, которые регулируются не только приказом, но и Трудовым Кодексом РФ. Если средства не будут возвращены работником по истечении указанного срока, работодатель имеет право удержать указанную сумму из заработной платы. Решение должно быть принято не позднее чем через календарный месяц с последнего дня возврата задолженности. Если сотрудник оспаривает размер командировочных или предъявляет другие претензии, проводится предварительное рассмотрение ситуации. Если сумма превышает третью часть от зарплаты, платеж разбивается на несколько месяцев. 

Регулирование вопросов возврата командировочных средств осуществляется ст. 137, ст. 168 ТК РФ и другими законодательными актами. В случае нарушения регламента допустимо применение санкций к работодателю. Поэтому важно контролировать документальное оформление командировки, правильность ведения бухгалтерской и налоговой отчетности, предварительно обсуждать с сотрудником порядок действий при форс-мажорных обстоятельствах. 



Понравилась статья?

(Нет голосов)

Читайте также:

Как оценивать эффективность автоматизации командировок
01.11.2022
Как оценивать эффективность автоматизации командировок
Сегмент деловых поездок длительный период отставал от индустрии путешествий. Многим компаниям приходилось организовать весь процесс: от бронирования билетов и до оплаты услуг по размещению через специализированные агентства. Причем не всегда работал принцип «единого окна», позволяющий оформить услуги в одном месте. Сейчас появились удобные и многофункциональные системы автоматизации командировок, объединяющие данные из разных источников.
Автоматизация командировки
Рекомендации по выбору отеля для служебной поездки
04.06.2022
Рекомендации по выбору отеля для служебной поездки
Любая командировка, независимо от ее направления, длительности, сложности и насыщенности, требует поиска места для проживания. Важно подобрать такую локацию, которая будет находиться близко к предполагаемому месту выполнения задания, при этом обеспечивать комфортные условия для сотрудника. Чаще всего, предпочтение отдается именно отелям.
Затраты на организацию командировки: что учесть при планировании?
19.12.2022
Затраты на организацию командировки: что учесть при планировании?
Командировки являются одним из эффективных инструментов развития бизнеса не только в стабильное время, но и в периоды пандемии. Экономический эффект от грамотно организованной служебной поездки выше, чем понесенные затраты на оплату проезда, проживание сотрудника и иные статьи расходов. Такой результат достигается только при правильном планировании. Эксперты сайта business-trip.online расскажут, какие статьи являются обязательными в бюджете, а какие можно исключить без последствий.
Включаются ли командировочные в расчет отпускных?
19.09.2022
Включаются ли командировочные в расчет отпускных?
На время нахождения в командировке за работником сохраняется его место и за весь период начисляется трудовой стаж. Организация компенсирует понесенные затраты, связанные с нахождением в служебной поездке, и дополнительно выплачивает суточные. Предоставление ежегодного отпуска является правом, закрепленным на законодательном уровне. Рассмотрим, как рассчитываются отпускные и как влияют на эту величину командировки.
Особенности страхования работников во время служебной поездки
07.06.2022
Особенности страхования работников во время служебной поездки
Независимо от длительности, целей, направления командировки, всегда есть определенные риски. Они могут быть связаны с непредвиденными обстоятельствами, которые могут навредить сотруднику, болезнями и травмами. Чтобы обезопасить человека, а также компанию, которая отвечает за его безопасность, на время поездки оформляется специальная страховка.
Оформление командировки   Организация командировки

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76