Образец приказа об отмене командировки

Образец приказа об отмене командировки

Напряженная геополитическая обстановка, распространение коронавируса, отзыв самолетов лизингодателями из РФ или семейные обстоятельства работников приводят к срыву запланированных служебных поездок. Для грамотной отмены таких мероприятий потребуется специальный документ — приказ об отзыве из командировки. Изучим его особенности разработки и составления.


Распространенные причины отмены командировок

Законодательство не ограничивает предприятия в причинах отмены служебных поездок. Основания для аннулирования командировки могут быть разными: 


  1. Потеря актуальности. Такой вариант возможен, если сотрудник может выполнить поставленное задание, не покидая своего рабочего места. В этом случае формируется служебная записка об отмене командировки с указанием изначальных целей и новых обстоятельств, позволивших аннулировать поездку. На основании этого документа издается приказ. 

  2. Уход специалиста на больничный. Здесь другого варианта нет — во время болезни непросто справиться с поручениями.

  3. Личные обстоятельства работника. Такая причина заранее обсуждается с руководителем, например: уход за больным близким родственником, плановый осмотр ребенка и другие.

  4. Экстренные ситуации. Сюда включается распространение коронавирусной инфекции, закрытие аэропортов из-за военных действий, природные катаклизмы в местности и другие.


Является ли приказ об отмене командировки обязательным?

Любое действие в компании регламентируется документально, поэтому устного распоряжения руководителя для аннулирования поездки будет недостаточно. При отправке работника в командировку издается приказ, являющийся основанием для начисления суточных и компенсации понесенных затрат. 


На практике возможно несколько случаев отмены командировки:

  1. До перечисления сотруднику аванса и суточных. Проведение бухгалтерских проводок не требуется, так как деньги фактически не получены. Можно ограничиться приказом.

  2. После командировочных выплат. В этом случае бухгалтерия отражает факт возврата средств в кассу организации или на расчетный счет. Это требование должно быть документально подтверждено.

  3. После частичного израсходования командировочных выплат, например: на покупку билетов, наем жилья. От работника можно потребовать вернуть суммы:

  • суточных за дни, которые отменились;

  • неподтвержденных средств на проживание и проезд.


Работодатель обязан возместить расходы работнику при бронировании отеля и покупке проездных билетов за счет собственных денег. Полученная компенсация не может облагаться НДФЛ и взносами (п. 1 ст. 217 НК РФ).  При оплате этих статей затрат за счет средств организации необходимо составить авансовый отчет с прикреплением подтверждающих документов.


Полезно знать! Штрафы за отмену брони гостиницы или транспорта можно отнести к внереализационным расходам.


Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку

Структура документа

Унифицированная форма приказа об отмене служебной поездки отсутствует. Документ может быть составлен в произвольном варианте с обязательным указанием следующих реквизитов:


  • наименование предприятия;

  • дата и порядковый номер;

  • место составления;

  • ФИО, табельный номер командировочного специалиста;

  • конечный пункт назначения;

  • мотивирующее суждение (указание причин; возможна ссылка на документы — основания отмены или переноса);

  • перечень должностных лиц, на которых возложен контроль над исполнением управленческого решения;

  • порядок возврата денежных средств (при получении аванса и суточных);

  • приложения (при наличии).


Документ подписывается директором и командированным сотрудником. 


Порядок принятия и хранения документа

Отмена командировки регулируется внутренними актами предприятия. Обычно, порядок принятия и аннулирования приказа фиксируется в положении о служебных поездках.


Имеет значение обоснованность приказа об отмене командировки. Задача специалиста и его непосредственного руководителя ― доказать отсутствие потребности в служебной поездке или подтвердить причины невозможности отъезда в другую местность. Собранные документы отражаются в приложении.


Обновленная редакция Приказа № 236 Росархива устанавливает стандартный срок хранения документа — 5 лет. При работе во вредных и опасных условиях этот период увеличивается до 50 лет (при оформлении с 1 января 2003 года).


Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку

Заключение

Приказ является обязательным документом при отмене поездки независимо от причины. Допустимо его оформление в свободной форме в рукописном или печатном варианте с указанием обязательных реквизитов. В бухгалтерском учете затраты на аннулирование командировки отражают в статье «прочие расходы», а для исчисления налога на прибыль — во внереализационных расходах (при наличии документального подтверждения).

Понравилась статья?

(Голосов: 1, Рейтинг: 5)

Читайте также:

Как оформить сокращение срока командировки работника?
27.11.2022
Как оформить сокращение срока командировки работника?
Сокращение срока командировки или перенос ее на другой период могут быть инициированы как со стороны предприятия, так и сотрудника в силу жизненных обстоятельств. Не стоит сбрасывать со счетов и форс-мажорные ситуации, обусловленные природными и техногенными явлениями. Разберемся, как документально оформить отзыв из служебной поездки и необходимо ли пересчитать сумму выплаченной компенсации.
Оформление командировки   Срок командировки
Особенности страхования работников во время служебной поездки
07.06.2022
Особенности страхования работников во время служебной поездки
Независимо от длительности, целей, направления командировки, всегда есть определенные риски. Они могут быть связаны с непредвиденными обстоятельствами, которые могут навредить сотруднику, болезнями и травмами. Чтобы обезопасить человека, а также компанию, которая отвечает за его безопасность, на время поездки оформляется специальная страховка.
Оформление командировки   Организация командировки
Командировка за счет принимающей стороны: как организовать и правильно оформить
09.12.2022
Командировка за счет принимающей стороны: как организовать и правильно оформить
Служебные командировки являются частым явлением в бизнесе, к которым привлекают не только постоянных сотрудников, но и работающих по совместительству. Одна из компаний может быть заинтересована в специалистах другого предприятия, поэтому берет на себя финансовые вопросы по организации, включая оплату проезда, найма жилья и питания. Рассмотрим, какие расходы несет в этом случае основной работодатель и как правильно оформить поездку.
Оформление командировки   Организация командировки
Характеристика и подтверждение представительских расходов во время служебной поездки
01.06.2022
Характеристика и подтверждение представительских расходов во время служебной поездки
Существует ряд правил, которые регулируют движение финансовых потоков во время командировок, и представительские расходы не являются исключением. Перед тем, как формировать приказ, необходимо определиться, что входит в данную категорию, какие особенности оформления расходов и их нюансы.
Командировочные расходы   Организация командировки
Особенности и назначение командировочного удостоверения
18.01.2022
Особенности и назначение командировочного удостоверения

Нередко перед служебной поездкой требуется оформление удостоверения командировки, которое является составляющей необходимого пакета документов. Есть свои правила по его заполнению и оформлению, не говоря уже о некоторых нюансах законодательства.

Кадровый учет   Оформление командировки

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76