Напряженная геополитическая обстановка, распространение коронавируса, отзыв самолетов лизингодателями из РФ или семейные обстоятельства работников приводят к срыву запланированных служебных поездок. Для грамотной отмены таких мероприятий потребуется специальный документ — приказ об отзыве из командировки. Изучим его особенности разработки и составления.
Распространенные причины отмены командировок
Законодательство не ограничивает предприятия в причинах отмены служебных поездок. Основания для аннулирования командировки могут быть разными:
-
Потеря актуальности. Такой вариант возможен, если сотрудник может выполнить поставленное задание, не покидая своего рабочего места. В этом случае формируется служебная записка об отмене командировки с указанием изначальных целей и новых обстоятельств, позволивших аннулировать поездку. На основании этого документа издается приказ.
-
Уход специалиста на больничный. Здесь другого варианта нет — во время болезни непросто справиться с поручениями.
-
Личные обстоятельства работника. Такая причина заранее обсуждается с руководителем, например: уход за больным близким родственником, плановый осмотр ребенка и другие.
-
Экстренные ситуации. Сюда включается распространение коронавирусной инфекции, закрытие аэропортов из-за военных действий, природные катаклизмы в местности и другие.
Является ли приказ об отмене командировки обязательным?
Любое действие в компании регламентируется документально, поэтому устного распоряжения руководителя для аннулирования поездки будет недостаточно. При отправке работника в командировку издается приказ, являющийся основанием для начисления суточных и компенсации понесенных затрат.
На практике возможно несколько случаев отмены командировки:
-
До перечисления сотруднику аванса и суточных. Проведение бухгалтерских проводок не требуется, так как деньги фактически не получены. Можно ограничиться приказом.
-
После командировочных выплат. В этом случае бухгалтерия отражает факт возврата средств в кассу организации или на расчетный счет. Это требование должно быть документально подтверждено.
-
После частичного израсходования командировочных выплат, например: на покупку билетов, наем жилья. От работника можно потребовать вернуть суммы:
-
суточных за дни, которые отменились;
-
неподтвержденных средств на проживание и проезд.
Работодатель обязан возместить расходы работнику при бронировании отеля и покупке проездных билетов за счет собственных денег. Полученная компенсация не может облагаться НДФЛ и взносами (п. 1 ст. 217 НК РФ). При оплате этих статей затрат за счет средств организации необходимо составить авансовый отчет с прикреплением подтверждающих документов.
Полезно знать! Штрафы за отмену брони гостиницы или транспорта можно отнести к внереализационным расходам.

- Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
- Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
- Кэшбеки до 7%
Структура документа
Унифицированная форма приказа об отмене служебной поездки отсутствует. Документ может быть составлен в произвольном варианте с обязательным указанием следующих реквизитов:
-
наименование предприятия;
-
дата и порядковый номер;
-
место составления;
-
ФИО, табельный номер командировочного специалиста;
-
конечный пункт назначения;
-
мотивирующее суждение (указание причин; возможна ссылка на документы — основания отмены или переноса);
-
перечень должностных лиц, на которых возложен контроль над исполнением управленческого решения;
-
порядок возврата денежных средств (при получении аванса и суточных);
-
приложения (при наличии).
Документ подписывается директором и командированным сотрудником.
Порядок принятия и хранения документа
Отмена командировки регулируется внутренними актами предприятия. Обычно, порядок принятия и аннулирования приказа фиксируется в положении о служебных поездках.
Имеет значение обоснованность приказа об отмене командировки. Задача специалиста и его непосредственного руководителя ― доказать отсутствие потребности в служебной поездке или подтвердить причины невозможности отъезда в другую местность. Собранные документы отражаются в приложении.
Обновленная редакция Приказа № 236 Росархива устанавливает стандартный срок хранения документа — 5 лет. При работе во вредных и опасных условиях этот период увеличивается до 50 лет (при оформлении с 1 января 2003 года).

- Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
- Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
- Кэшбеки до 7%