Образец приказа об отмене командировки

Напряженная геополитическая обстановка, распространение коронавируса, отзыв самолетов лизингодателями из РФ или семейные обстоятельства работников приводят к срыву запланированных служебных поездок. Для грамотной отмены таких мероприятий потребуется специальный документ — приказ об отзыве из командировки. Изучим его особенности разработки и составления.

Распространенные причины отмены командировок

Законодательство не ограничивает предприятия в причинах отмены служебных поездок. Основания для аннулирования командировки могут быть разными: 

1. Потеря актуальности. Такой вариант возможен, если сотрудник может выполнить поставленное задание, не покидая своего рабочего места. В этом случае формируется служебная записка об отмене командировки с указанием изначальных целей и новых обстоятельств, позволивших аннулировать поездку. На основании этого документа издается приказ. 

2. Уход специалиста на больничный. Здесь другого варианта нет — во время болезни непросто справиться с поручениями.

3. Личные обстоятельства работника. Такая причина заранее обсуждается с руководителем, например: уход за больным близким родственником, плановый осмотр ребенка и другие.

4. Экстренные ситуации. Сюда включается распространение коронавирусной инфекции, закрытие аэропортов из-за военных действий, природные катаклизмы в местности и другие.

Является ли приказ об отмене командировки обязательным?

Любое действие в компании регламентируется документально, поэтому устного распоряжения руководителя для аннулирования поездки будет недостаточно. При отправке работника в командировку издается приказ, являющийся основанием для начисления суточных и компенсации понесенных затрат. 

На практике возможно несколько случаев отмены командировки:

1. До перечисления сотруднику аванса и суточных. Проведение бухгалтерских проводок не требуется, так как деньги фактически не получены. Можно ограничиться приказом.

2. После командировочных выплат. В этом случае бухгалтерия отражает факт возврата средств в кассу организации или на расчетный счет. Это требование должно быть документально подтверждено.

3. После частичного израсходования командировочных выплат, например: на покупку билетов, наем жилья. От работника можно потребовать вернуть суммы:

• суточных за дни, которые отменились;

• неподтвержденных средств на проживание и проезд.

Работодатель обязан возместить расходы работнику при бронировании отеля и покупке проездных билетов за счет собственных денег. Полученная компенсация не может облагаться НДФЛ и взносами (п. 1 ст. 217 НК РФ).  При оплате этих статей затрат за счет средств организации необходимо составить авансовый отчет с прикреплением подтверждающих документов.

Полезно знать! Штрафы за отмену брони гостиницы или транспорта можно отнести к внереализационным расходам.

ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот

• Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
• Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
• Кэшбеки до 7%

Оставить заявку

Структура документа

Унифицированная форма приказа об отмене служебной поездки отсутствует. Документ может быть составлен в произвольном варианте с обязательным указанием следующих реквизитов:

• наименование предприятия;

• дата и порядковый номер;

• место составления;

• ФИО, табельный номер командировочного специалиста;

• конечный пункт назначения;

• мотивирующее суждение (указание причин; возможна ссылка на документы — основания отмены или переноса);

• перечень должностных лиц, на которых возложен контроль над исполнением управленческого решения;

• порядок возврата денежных средств (при получении аванса и суточных);

• приложения (при наличии).

Документ подписывается директором и командированным сотрудником. 

Порядок принятия и хранения документа

Отмена командировки регулируется внутренними актами предприятия. Обычно, порядок принятия и аннулирования приказа фиксируется в положении о служебных поездках.

Имеет значение обоснованность приказа об отмене командировки. Задача специалиста и его непосредственного руководителя ― доказать отсутствие потребности в служебной поездке или подтвердить причины невозможности отъезда в другую местность. Собранные документы отражаются в приложении.

Обновленная редакция Приказа № 236 Росархива устанавливает стандартный срок хранения документа — 5 лет. При работе во вредных и опасных условиях этот период увеличивается до 50 лет (при оформлении с 1 января 2003 года).

ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот

• Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
• Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
• Кэшбеки до 7%

Оставить заявку

Заключение