Как правильно оформить приказ об отмене командировки: образец и пошаговая инструкция

Как правильно оформить приказ об отмене командировки: образец и пошаговая инструкция

Готовые шаблоны и правила оформления для всех случаев отмены командировки.
В этой статье вы найдете:

  • Готовый образец приказа об отмене командировки

  • Правила оформления документа в разных ситуациях

  • Порядок возврата командировочных расходов

  • Важные нюансы для бухгалтерии
Скачать шаблон приказа
Проверено экспертом

Отменить командировку может потребоваться по разным причинам: болезнь сотрудника, срочные рабочие обстоятельства или форс-мажор. В любом случае важно правильно оформить документы, чтобы избежать проблем с учетом и налогами. Разберем пошагово, как это сделать.


Распространенные причины отмены служебных поездок

Законодательство не ограничивает предприятия в причинах для отмены поездок в командировку. Основания для аннулирования командировки могут быть разными:


  1. Потеря актуальности командировки. Такой вариант возможен, если сотрудник может выполнить поставленное задание, не покидая своего рабочего места. В этом случае формируется служебная записка об отмене поездки в командировку с указанием изначальных целей и новых нюансов, позволивших аннулировать поездку. На основании этого документа издается приказ.   

  2. Уход специалиста на больничный. Здесь другого варианта нет — во время заболевания непросто справиться с поручениями.

  3. Личные проблемы специалиста. Такая причина заранее обсуждается с руководителем, например, уход за больным близким родственником, плановый осмотр ребенка и другие. 

  4. Экстренные ситуации. Сюда включается распространение коронавирусной инфекции, закрытие аэропортов из-за военных действий, природные катаклизмы в местности и другие.


Является ли приказ об отмене поездки в командировку обязательным?

Любое действие в компании регламентируется документально, поэтому устного распоряжения руководителя для аннулирования командировки будет недостаточно. При отправке работника в поездку издается приказ, являющийся основанием для начисления суточных и компенсации понесенных в командировке затрат.  


На практике возможно несколько случаев отмены поездки:

  1. До перечисления сотруднику аванса и суточных. Проведение бухгалтерских проводок не требуется, так как деньги фактически не получены. Можно ограничиться приказным документом. 

  2. После командировочных выплат. В этом случае бухгалтерия отражает факт возврата средств в кассу организации или на расчетный счет. Это требование должно быть документально подтверждено.

  3. После частичного израсходования командировочных выплат, например, на покупку билетов, наем жилья. От работника можно потребовать вернуть суммы:

  • суточных за дни, которые отменились;

  • неподтвержденных средств на проживание и проезд.


Работодатель обязан возместить расходы работнику при бронировании отеля и покупке проездных билетов за счет собственных денег. Полученная компенсация не может облагаться НДФЛ и взносами (п. 1 ст. 217 НК РФ). При оплате этих статей затрат за счет средств организации необходимо составить авансовый отчет с прикреплением подтверждающих документов


Структура документа

Унифицированная форма отсутствует. Документ может быть составлен в произвольном варианте с обязательным указанием следующих реквизитов:


  • наименование предприятия;

  • дата и порядковый номер;

  • место составления;

  • ФИО, табельный номер специалиста, отправляемого в командировку;

  • конечный пункт назначения;

  • мотивирующее суждение (указание причин; возможна ссылка на документы — основания отмены или переноса);

  • перечень должностных лиц, на которых возложен контроль над исполнением управленческого решения;

  • порядок возврата денежных средств (при получении аванса и суточных);

  • приложения (при наличии).


Порядок принятия и хранения документа

Отмена поездки регулируется внутренними актами предприятия. Обычно, порядок принятия и аннулирования приказа фиксируется в положении о служебных поездках.

Имеет значение обоснованность документа. Задача специалиста и его непосредственного руководителя ― доказать отсутствие потребности в служебной поездке или подтвердить обстоятельства невозможности отъезда в другую местность. Собранные документы отражаются в приложении.

Обновленная редакция Приказа № 236 Росархива устанавливает стандартный срок хранения документа — 5 лет. При работе во вредных и опасных условиях этот период увеличивается до 50 лет (при оформлении с 1 января 2003 года).


Заключение

Приказ является обязательным документом при отмене поездки независимо от обстоятельств. Допустимо его оформление в свободной форме в рукописном или печатном варианте с указанием обязательных реквизитов. В бухгалтерском учете затраты на аннулирование командировки отражают в статье «прочие расходы», а для исчисления налога на прибыль — во внереализационных расходах (при наличии документального подтверждения).

Примеры документов для скачивания


Часто задаваемые вопросы

Как оформить приказ об отмене командировки?

Чтобы оформить приказ об отмене командировки, необходимо составить официальный документ с указанием даты, причины отмены, сведений о сотруднике и его командировке. Подпишите документ уполномоченным лицом и уведомьте сотрудника о изменениях.

Какие штрафы или компенсации могут возникнуть при отмене командировки?

Возможные штрафы и компенсации зависят от политики отелей, авиакомпаний и других поставщиков услуг. Также они могут регулироваться законодательством и условиями договора с партнерами. Важно ознакомиться с договоренностями и условиями бронирования.

Могут ли быть юридические последствия при частой отмене командировок?

Постоянная отмена командировок может повлиять на деловую репутацию вашей компании и отношения с партнерами. Также, если есть письменные соглашения с сотрудниками о командировках, частые отмены могут нарушить их права. Рекомендуется разрабатывать четкую политику командировок.

Можно ли вернуть деньги за билеты и бронирование отеля при отмене командировки?

Возможность возврата зависит от тарифов, условий бронирования и правил провайдеров услуг. Некоторые билеты и бронирования могут быть не подлежащими возврату, либо с взиманием штрафов. Стоит заранее ознакомиться с политикой возврата при покупке билетов и бронировании.

Комментарии (0)

Читайте также:

Как забронировать гостиницу юрлицу?
09.12.2022
Как забронировать гостиницу юрлицу?
В соответствии с трудовым законодательством, работодатель обязан компенсировать расходы сотруднику на аренду жилья или бронирование гостиницы при направлении его в служебную командировку. Это требование регулируется ст. 168 ТК РФ и Постановлением Правительства РФ № 749 от 13.10.2008 г. В коммерческих организациях максимальный размер возмещения регламентирован трудовым договором или локальными нормативными актами. Рассмотрим, какими способами можно оплатить гостиничный номер и как сэкономить деньги компании.
Проживание в командировках
Характеристика и подтверждение представительских расходов во время служебной поездки
01.06.2022
Характеристика и подтверждение представительских расходов во время служебной поездки
Существует ряд правил, которые регулируют движение финансовых потоков во время командировок, и представительские расходы не являются исключением. Перед тем, как формировать приказ, необходимо определиться, что входит в данную категорию, какие особенности оформления расходов и их нюансы.
Учет расходов
Образец служебного задания на командировку
26.09.2022
Образец служебного задания на командировку
Новая редакция Постановления Правительства РФ № 749 отменила обязательное оформление командировочных удостоверений и служебных заданий. Эти документы ранее использовались для утверждения цели поездки и фиксации затрат в составе расходов на налог на прибыль. На данный момент рабочее задание можно сформировать устно, однако ряд организаций по-прежнему заполняют эти формы. Рассмотрим образец служебного задания на командировку и особенности его заполнения.
Оформление командировки   Организация командировки
Какие сроки выплаты командировочных средств?
07.04.2023
Какие сроки выплаты командировочных средств?

Независимо от маршрута и назначения служебной поездки, каждому сотруднику положена определенная сумма на расходы. Сроки выплаты командировочных, как и другие моменты, регулируются законом и должны соответствовать определенным нормам. В случае их нарушения сотрудник имеет право отказаться от поездки.

Учет расходов
Оформление командировки в 2025 году
04.12.2021
Оформление командировки в 2025 году

Правильно оформленная рабочая командировка — обоснованные расходы для налоговой инспекции. Составление необходимой документации, соблюдение этапов оформления и ведение строгого учета расходов позволят пройти через любые проверки без штрафов.



Оформление командировки   Организация командировки

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

CAPTCHA

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76