Образец приказа об отмене командировки

Образец приказа об отмене командировки

Напряженная геополитическая обстановка, распространение коронавируса или семейные проблемы работников приводят к срыву запланированных командировок. Для грамотной отмены таких мероприятий потребуется специальный документ — приказ об отзыве из командировки. Изучим его особенности разработки и составления.


Распространенные причины отмены служебных поездок

Законодательство не ограничивает предприятия в причинах для отмены поездок в командировку. Основания для аннулирования командировки могут быть разными:


  1. Потеря актуальности командировки. Такой вариант возможен, если сотрудник может выполнить поставленное задание, не покидая своего рабочего места. В этом случае формируется служебная записка об отмене поездки в командировку с указанием изначальных целей и новых нюансов, позволивших аннулировать поездку. На основании этого документа издается приказ.   

  2. Уход специалиста на больничный. Здесь другого варианта нет — во время заболевания непросто справиться с поручениями.

  3. Личные проблемы специалиста. Такая причина заранее обсуждается с руководителем, например, уход за больным близким родственником, плановый осмотр ребенка и другие. 

  4. Экстренные ситуации. Сюда включается распространение коронавирусной инфекции, закрытие аэропортов из-за военных действий, природные катаклизмы в местности и другие.


Является ли приказ об отмене поездки в командировку обязательным?

Любое действие в компании регламентируется документально, поэтому устного распоряжения руководителя для аннулирования командировки будет недостаточно. При отправке работника в поездку издается приказ, являющийся основанием для начисления суточных и компенсации понесенных в командировке затрат.  


На практике возможно несколько случаев отмены поездки:

  1. До перечисления сотруднику аванса и суточных. Проведение бухгалтерских проводок не требуется, так как деньги фактически не получены. Можно ограничиться приказным документом. 

  2. После командировочных выплат. В этом случае бухгалтерия отражает факт возврата средств в кассу организации или на расчетный счет. Это требование должно быть документально подтверждено.

  3. После частичного израсходования командировочных выплат, например, на покупку билетов, наем жилья. От работника можно потребовать вернуть суммы:

  • суточных за дни, которые отменились;

  • неподтвержденных средств на проживание и проезд.


Работодатель обязан возместить расходы работнику при бронировании отеля и покупке проездных билетов за счет собственных денег. Полученная компенсация не может облагаться НДФЛ и взносами (п. 1 ст. 217 НК РФ). При оплате этих статей затрат за счет средств организации необходимо составить авансовый отчет с прикреплением подтверждающих документов


Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку

Структура документа

Унифицированная форма отсутствует. Документ может быть составлен в произвольном варианте с обязательным указанием следующих реквизитов:


  • наименование предприятия;

  • дата и порядковый номер;

  • место составления;

  • ФИО, табельный номер специалиста, отправляемого в командировку;

  • конечный пункт назначения;

  • мотивирующее суждение (указание причин; возможна ссылка на документы — основания отмены или переноса);

  • перечень должностных лиц, на которых возложен контроль над исполнением управленческого решения;

  • порядок возврата денежных средств (при получении аванса и суточных);

  • приложения (при наличии).


Порядок принятия и хранения документа

Отмена поездки регулируется внутренними актами предприятия. Обычно, порядок принятия и аннулирования приказа фиксируется в положении о служебных поездках.

Имеет значение обоснованность документа. Задача специалиста и его непосредственного руководителя ― доказать отсутствие потребности в служебной поездке или подтвердить обстоятельства невозможности отъезда в другую местность. Собранные документы отражаются в приложении.

Обновленная редакция Приказа № 236 Росархива устанавливает стандартный срок хранения документа — 5 лет. При работе во вредных и опасных условиях этот период увеличивается до 50 лет (при оформлении с 1 января 2003 года).


Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку

Заключение

Приказ является обязательным документом при отмене поездки независимо от обстоятельств. Допустимо его оформление в свободной форме в рукописном или печатном варианте с указанием обязательных реквизитов. В бухгалтерском учете затраты на аннулирование командировки отражают в статье «прочие расходы», а для исчисления налога на прибыль — во внереализационных расходах (при наличии документального подтверждения).

Часто задаваемые вопросы

Как оформить приказ об отмене командировки?

Чтобы оформить приказ об отмене командировки, необходимо составить официальный документ с указанием даты, причины отмены, сведений о сотруднике и его командировке. Подпишите документ уполномоченным лицом и уведомьте сотрудника о изменениях.

Какие штрафы или компенсации могут возникнуть при отмене командировки?

Возможные штрафы и компенсации зависят от политики отелей, авиакомпаний и других поставщиков услуг. Также они могут регулироваться законодательством и условиями договора с партнерами. Важно ознакомиться с договоренностями и условиями бронирования.

Могут ли быть юридические последствия при частой отмене командировок?

Постоянная отмена командировок может повлиять на деловую репутацию вашей компании и отношения с партнерами. Также, если есть письменные соглашения с сотрудниками о командировках, частые отмены могут нарушить их права. Рекомендуется разрабатывать четкую политику командировок.

Можно ли вернуть деньги за билеты и бронирование отеля при отмене командировки?

Возможность возврата зависит от тарифов, условий бронирования и правил провайдеров услуг. Некоторые билеты и бронирования могут быть не подлежащими возврату, либо с взиманием штрафов. Стоит заранее ознакомиться с политикой возврата при покупке билетов и бронировании.

Понравилась статья?

(Голосов: 3, Рейтинг: 4)

Читайте также:

Особенности оформления служебной поездки за границу
09.02.2022
Особенности оформления служебной поездки за границу

Чтобы понять, как правильно оформляется командировка за границу, необходимо руководствоваться не только ТК РФ, но и внутренними положениями компании. Обычно, процесс практически ничем не отличается от того, который предназначен для поездок внутри страны. Но, есть свои нюансы, на которые стоит обратить внимание. 



Оформление командировки   Организация командировки
Алименты с командировочных: удерживать или нет
23.01.2023
Алименты с командировочных: удерживать или нет

В соответствии с законодательными нормативами алиментодатель обязуется ежемесячно выплачивать денежное пособие лицам, не достигшим совершеннолетия или находящимся на иждивении. Средства вычитываются из официального источника дохода, а также некоторых статей дополнительного заработка налогоплательщика. Поэтому актуален вопрос: «Удерживаются ли алименты с суточных и командировочных выплат?».

Оформление командировки   Оплата командировки   Кадровый учет
Особенности командировки на личном автомобиле
02.03.2023
Особенности командировки на личном автомобиле

Трудовой кодекс Российской Федерации не запрещает служебные поездки на личном транспорте. Предприятие оформляет пакет соответствующих документов, компенсирует сотруднику затраты на топливо, техническое обслуживание.

Командировочные расходы
Командировки водителей: как оформить и оплатить
21.07.2023
Командировки водителей: как оформить и оплатить
Направление водителя в командировку – это стандартная процедура для компаний, где есть работы с разъездным характером. При этом оформление и учет такой служебной поездки имеет некоторые отличия от стандартной процедуры. Кроме того, необходимо учитывать ряд правил и нюансов, которые касаются данного направления.
Рекомендации по выбору отеля для служебной поездки
04.06.2022
Рекомендации по выбору отеля для служебной поездки
Любая командировка, независимо от ее направления, длительности, сложности и насыщенности, требует поиска места для проживания. Важно подобрать такую локацию, которая будет находиться близко к предполагаемому месту выполнения задания, при этом обеспечивать комфортные условия для сотрудника. Чаще всего, предпочтение отдается именно отелям.
Организация командировки   Автоматизация командировки

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76