Образец приказа об отмене командировки

Образец приказа об отмене командировки

Напряженная геополитическая обстановка, распространение коронавируса или семейные проблемы работников приводят к срыву запланированных командировок. Для грамотной отмены таких мероприятий потребуется специальный документ — приказ об отзыве из командировки. Изучим его особенности разработки и составления.


Распространенные причины отмены служебных поездок

Законодательство не ограничивает предприятия в причинах для отмены поездок в командировку. Основания для аннулирования командировки могут быть разными:


  1. Потеря актуальности командировки. Такой вариант возможен, если сотрудник может выполнить поставленное задание, не покидая своего рабочего места. В этом случае формируется служебная записка об отмене поездки в командировку с указанием изначальных целей и новых нюансов, позволивших аннулировать поездку. На основании этого документа издается приказ.   

  2. Уход специалиста на больничный. Здесь другого варианта нет — во время заболевания непросто справиться с поручениями.

  3. Личные проблемы специалиста. Такая причина заранее обсуждается с руководителем, например, уход за больным близким родственником, плановый осмотр ребенка и другие. 

  4. Экстренные ситуации. Сюда включается распространение коронавирусной инфекции, закрытие аэропортов из-за военных действий, природные катаклизмы в местности и другие.


Является ли приказ об отмене поездки в командировку обязательным?

Любое действие в компании регламентируется документально, поэтому устного распоряжения руководителя для аннулирования командировки будет недостаточно. При отправке работника в поездку издается приказ, являющийся основанием для начисления суточных и компенсации понесенных в командировке затрат.  


На практике возможно несколько случаев отмены поездки:

  1. До перечисления сотруднику аванса и суточных. Проведение бухгалтерских проводок не требуется, так как деньги фактически не получены. Можно ограничиться приказным документом. 

  2. После командировочных выплат. В этом случае бухгалтерия отражает факт возврата средств в кассу организации или на расчетный счет. Это требование должно быть документально подтверждено.

  3. После частичного израсходования командировочных выплат, например, на покупку билетов, наем жилья. От работника можно потребовать вернуть суммы:

  • суточных за дни, которые отменились;

  • неподтвержденных средств на проживание и проезд.


Работодатель обязан возместить расходы работнику при бронировании отеля и покупке проездных билетов за счет собственных денег. Полученная компенсация не может облагаться НДФЛ и взносами (п. 1 ст. 217 НК РФ). При оплате этих статей затрат за счет средств организации необходимо составить авансовый отчет с прикреплением подтверждающих документов


Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку

Структура документа

Унифицированная форма отсутствует. Документ может быть составлен в произвольном варианте с обязательным указанием следующих реквизитов:


  • наименование предприятия;

  • дата и порядковый номер;

  • место составления;

  • ФИО, табельный номер специалиста, отправляемого в командировку;

  • конечный пункт назначения;

  • мотивирующее суждение (указание причин; возможна ссылка на документы — основания отмены или переноса);

  • перечень должностных лиц, на которых возложен контроль над исполнением управленческого решения;

  • порядок возврата денежных средств (при получении аванса и суточных);

  • приложения (при наличии).


Порядок принятия и хранения документа

Отмена поездки регулируется внутренними актами предприятия. Обычно, порядок принятия и аннулирования приказа фиксируется в положении о служебных поездках.

Имеет значение обоснованность документа. Задача специалиста и его непосредственного руководителя ― доказать отсутствие потребности в служебной поездке или подтвердить обстоятельства невозможности отъезда в другую местность. Собранные документы отражаются в приложении.

Обновленная редакция Приказа № 236 Росархива устанавливает стандартный срок хранения документа — 5 лет. При работе во вредных и опасных условиях этот период увеличивается до 50 лет (при оформлении с 1 января 2003 года).


Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку

Заключение

Приказ является обязательным документом при отмене поездки независимо от обстоятельств. Допустимо его оформление в свободной форме в рукописном или печатном варианте с указанием обязательных реквизитов. В бухгалтерском учете затраты на аннулирование командировки отражают в статье «прочие расходы», а для исчисления налога на прибыль — во внереализационных расходах (при наличии документального подтверждения).

Примеры документов для скачивания

Часто задаваемые вопросы

Как оформить приказ об отмене командировки?

Чтобы оформить приказ об отмене командировки, необходимо составить официальный документ с указанием даты, причины отмены, сведений о сотруднике и его командировке. Подпишите документ уполномоченным лицом и уведомьте сотрудника о изменениях.

Какие штрафы или компенсации могут возникнуть при отмене командировки?

Возможные штрафы и компенсации зависят от политики отелей, авиакомпаний и других поставщиков услуг. Также они могут регулироваться законодательством и условиями договора с партнерами. Важно ознакомиться с договоренностями и условиями бронирования.

Могут ли быть юридические последствия при частой отмене командировок?

Постоянная отмена командировок может повлиять на деловую репутацию вашей компании и отношения с партнерами. Также, если есть письменные соглашения с сотрудниками о командировках, частые отмены могут нарушить их права. Рекомендуется разрабатывать четкую политику командировок.

Можно ли вернуть деньги за билеты и бронирование отеля при отмене командировки?

Возможность возврата зависит от тарифов, условий бронирования и правил провайдеров услуг. Некоторые билеты и бронирования могут быть не подлежащими возврату, либо с взиманием штрафов. Стоит заранее ознакомиться с политикой возврата при покупке билетов и бронировании.

Понравилась статья?

(Голосов: 3, Рейтинг: 4)

Читайте также:

Назначение авансового отчета по служебной поездке и правила оформления
25.01.2022
Назначение авансового отчета по служебной поездке и правила оформления

После возвращения сотрудника из служебной поездки он должен обязательно подать авансовый отчет о командировке. При этом обычно срок выполнения составляет не более трех дней, а с установленным шаблоном работник знакомится заранее еще во время формирования основного пакета документов. Подача осуществляется в отдел кадров или бухгалтерию организации.

Оплата командировки   Командировочные расходы   Оформление командировки
Какие бывают виды служебных командировок?
18.07.2023
Какие бывают виды служебных командировок?
Служебной поездкой является выполнение сотрудником служебных обязанностей не на своем рабочем месте, а в другом городе или даже стране. При этом существуют основные виды командировок, которые регламентируют тип, длительность поездки, категорию служебных поручений и прочие пункты.
Ведение учета командировок с использованием журнала
14.04.2023
Ведение учета командировок с использованием журнала

Как и командировочное удостоверение, журнал учета командировок используется для оформления служебной поездки с целью сохранения конкретной информации и фиксации выполнения конкретных поручений. Данный документ позволяет объединить всю информацию в одном документе, что значительно облегчает работу как самому сотруднику, так и бухгалтерии, отдела кадров, начальнику предприятия.

Оформление командировки   Кадровый учет
Командировка и отпуск
07.11.2023
Командировка и отпуск
Отпуском называется определенный период времени, который предоставляется в соответствии с нормами законодательства и может быть использован работником по своему усмотрению. Работодатель не имеет законного права распоряжаться отпускными днями сотрудника. Командировка в отпуске – чрезвычайная ситуация, когда работник отзывается с отдыха и направляется в рабочую поездку. Для прерывания отпуска сотрудника работодателю требуются довольно веские причины.
Типы вагонов и классы обслуживания в поездах РЖД: краткое руководство
14.11.2023
Типы вагонов и классы обслуживания в поездах РЖД: краткое руководство
Каждый пассажир, который отправляется в путешествие на поезде, желает, чтобы поездка прошла с максимальным комфортом. Уровень комфортабельности и набор услуг зависит от типа вагона и класса обслуживания, при этом, чем он выше, тем дороже обойдется билет. Чтобы подобрать вариант, оптимальный по соотношению цены и качества, следует заранее изучить нюансы сервиса, который предусматривает каждый РЖД класс.

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

CAPTCHA

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76