Суточные при командировке: нормы 2023 года

Суточные при командировке: нормы 2023 года

Суточные в командировке часто становятся причиной споров. Несмотря на статью 168 ТК РФ, порядок возмещения дополнительных расходов остается неутвержденным. Все усложняется, если речь идет о рабочей поездке за границу. Как рассчитываются суточные командировочные, какие нормы на 2021 год, как за них отчитываться? Ответы на эти и другие вопросы в нашей статье.

2.png Официальное понятие суточных можно найти в трактовке Верховного Суда РФ от 26.04.2005 № КАС 05-151. Это деньги, которые используют для выполнения поручения работодателя и проживания вне постоянного места жительства. Они не зависят от затрат на проезд и жилье и выплачиваются даже в случае однодневных командировок. Главное, чтобы сохранялась основная задача выплат — возмещение расходов, а не получение выгоды.

Выплата суточных при командировках в 2021 году регламентируется также следующими законодательными актами:

  • ст. 217 НК РФ;

  • Указ президента № 813 от 18.07.05;

  • ст. 168 ТК РФ;

  • Постановления Правительства № 749 от 13.10.08 и № 812 от 26.12.05. 

Порядок начисления выплат также определяется региональными и федеральными нормативными актами и локальными документами организации.

Суточные в командировке входят в состав командировочных расходов. Компенсация дополнительных затрат во время рабочей поездки не включает стоимость проезда до пункта назначения, проживание и прочие траты, которые были предварительно согласованы с работодателем. Что в них входит? Средства для передвижения по месту и для питания сотрудника. 

Выплаты осуществляют только за дни фактического пребывания, включая время поездки, выходные и праздники. Период определяется по проездным документам и датам приказа.

Виды командировочных расходов

3.png

Выполнение служебных поручений вне основного рабочего места ведет к появлению дополнительных затрат. Их компенсирует работодатель на протяжении всей поездки. Когда рассчитываются командировочные, размер суточных определяется независимо от других выплат.

 В состав командировочных расходов входят:

  • заработная плата за все время командировки (с учетом среднего и дневного заработка текущего месяца);

  • стоимость проезда до места назначения и обратно (для всех видов транспорта, кроме такси, учитывая комиссию за бронирование билетов и страхование пассажиров);

  • аренда жилья или цена гостиничного номера;

  • суточные (не облагаются страховыми и пенсионными взносами);

  • дополнительные траты (только если предварительно согласованы с руководством: покупка билетов на мероприятия, связанные с выполнением служебного поручения, консульские сборы, оформление визы и загранпаспорта и т. д.).

Как посчитать суточные? Командировочные расходы учитываются, если они фактически произведены, подтверждены документально и соответствуют деловому характеру поездки. В качестве первичных документов для подтверждения затрат используются проездные и электронные билеты, багажные квитанции, дорожные чеки, выписки. При потере документов расчет выполняется с учетом минимальной стоимости. Сотрудник также будет выплачивать НДФЛ 13% от стоимости услуг, несмотря на необлагаемые минимумы.

Обратите внимание, что в некоторых случаях командировочные расходы могут вызвать претензии у ИФНС. Речь об использовании услуг такси, участии в выездных корпоративах и перелетах на чартерных рейсах.

Размер и нормы суточных при командировках

4.png

Постановление Правительства от 02.10.2002 № 729 определяет суточные для федеральных государственных организаций в размере 100 руб. Документ также указывает, что коммерческие организации определяют нормы расходов самостоятельно. Суточные военнослужащих составляют 300 руб./день.


  

Нормы суточных при командировках 

 Тип командировки

 Размер необлагаемой суммы (руб./день)

   

Максимальный размер выплат
          (облагаются налогом)

 

по РФ

     

⦁ 700 руб.

 

не установлен законодательством

 

за пределами страны

     

  ⦁ 2500 руб.;

⦁ 700 руб. 

(за время передвижения по стране)

 

зависит от страны поездки


Расчет суточных при командировках за пределами страны осуществляется в зависимости от даты перехода границы. Например, за день до выезда из России определяются по нормам для загранкомандировок, а за день до отправления домой — по нормам для России.

Минимальные лимиты начислений в законодательстве не указаны. Ориентироваться можно на лимиты командировочных расходов, которые не облагаются подоходным налогом. Установление суточных больших размеров не запрещено законом, только за разницу между необлагаемой базой и фактическими суточными нужно удержать НДФЛ. 

В случае поездок в Ставропольскую область, Алтай, Крым и в Краснодарский край к выплате нужно добавить курортный сбор в размере 50 рублей за каждый день пребывания. Расчет осуществляется по формуле: размер курортного сбора * количество дней проживания (кроме дня заезда).

Суточные при однодневных командировках

6.png

На практике работодатель оплачивает суточные, только если сотрудник провел на служебном задании более 1 дня. Законодательство не предусматривает суточные командировочные, если сотрудник провел в командировке всего несколько часов и вечером вернулся домой.

Чтобы понять, выплачивать суточные или нет, нужно обратиться к трактовке «суточных». Если это средства для передвижения по месту назначения и питания сотрудника, тогда они ему нужны, даже если поездка длится всего 1 день. Оформление командировки на день не отличается от организации поездки на несколько дней. Значит, средства нужны, а формулировка должна быть другой.

Постановление Верховного суда от 11.09.2012 № 4357/12 устанавливает, что количество времени, проведенное в командировке, не связано с начислением суточных. Исключением также могут быть однодневные поездки за границу, когда суточные выплачивают в размере 50% от нормы расходов для заграничных командировок.

Чтобы соблюсти законодательство, можно выплачивать сотруднику компенсацию вместо суточных. Если формулировка будет другой, тогда при проверке со стороны ФСС не будут выявлены нарушения. В то же время расходы сотрудника компенсируются, также вознаграждается необходимость работать вне постоянного места.

Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку

Порядок выплаты командировочных

7.png

Размер суточных по России может отличаться в зависимости от организации, но принцип возмещения расходов остается тем же. Условия прописаны в следующих законодательных актах:

  • ст. 168 ТК РФ — определяет необходимость устанавливать размер выплат в коллективном договоре;

  • ст. 167 ТК РФ — все расходы сотрудника гарантировано возмещает работодатель;

  • Инструкция о служебных командировках №62 п. 19 от 07.04.1988 — определяет порядок выдачи средств авансом;

  • Постановление № 749 от 13.10.2008 — содержит информацию о расходах во время командировки.

Начисление выплат осуществляется за все дни поездки, в том числе за праздники и выходные, даже если сотрудник провел это время в пути. В положении о командировках можно указать и способ выплаты суточных: наличными или переводом на карту.

Как оплачиваются суточные? Важнейший параметр, на который нужно ориентироваться — это сроки выплат. Деньги на расходы выдают сотруднику до начала командировки. Аванс включает расходы на жилье, проезд и суточные. Если выплачивать по приезде, нужно будет дополнить средства компенсацией за задержку, как и в случае опозданий с зарплатой.

Большинство организаций пользуется следующим порядком выплат:

  • составление приказа о командировке;

  • расчет размера командировочных и выдача сотруднику аванса;

  • предоставление авансового отчета сотрудником по приезде;

  • возврат лишних средств в кассу или компенсация расходов, которые превысили сумму аванса.

Если сотрудник не отчитается за потраченные средства, компания может удержать их из зарплаты, подать в суд или простить долг.

Как отчитаться об использовании суточных в командировке

Независимо от того, сколько суточные в командировке, отчитываться за них не нужно. Сумма предназначена для питания и передвижения по месту проведения командировки, может быть потрачена на усмотрение сотрудника. Документально подтверждать второстепенные затраты не нужно. Это прописано в п. 3 ст. 217 НК РФ. Но для обоснования расходов в налоговом и бухгалтерском учете, суточные нужно включать в авансовый отчет.

Авансом выплачивают только суточные, которые указаны в законодательстве фиксированными суммами. Авансовый отчет предоставляет сотрудник не позже трех дней с момента возвращения. Заполнение документа осуществляют по образцу. Суточные списывают в день утверждения авансового отчета. Вычет НДС возможен только в случае поездок за границу.

Налогообложение суточных

8.png

Налогом облагается только сумма, которая выше установленного минимума. Ориентироваться нужно на то, что суточные по России 700 руб., а при поездках за границу — 2500 руб. Налогообложение осуществляется по ставке 13%, которой облагаются все доходы граждан РФ.

Пример: сотрудник был в командировке 2 дня. За каждый день ему выплатили суточные по России 2200 рублей. Из кассы выдано 4400 рублей, сумма включена в состав расходов. За выплату сверх нормативов начисляется подоходный налог. Расчеты по НДФЛ — 2200–700=1500 руб.; 1500*2 дня*13%.

Подведем итоги, как считаются суточные в 2021 году. Кроме курортного сбора в размере 50 рублей надбавки к привычной сумме, других изменений нет.

Командированные сотрудники могут усложнить расчет командировочных выплат. Оплата билета милями, ошибочная дата бронирования, опоздание на поезд или самолет приводят к тому, что некоторые расходы тяжело обосновать перед ревизорами налоговой инспекции.

Сервис «ППР Командировки» позволит решить большую часть организационных вопросов и контролировать расходы с автоматической загрузкой в 1С. Бесплатный доступ к сервису «ППР Командировки» поможет оценить преимущества программы.



Понравилась статья?

(Голосов: 1, Рейтинг: 5)

Читайте также:

Как создать универсальную тревел-политику
15.11.2022
Как создать универсальную тревел-политику

Каждая командировка является проверкой личностных и бизнес-качеств сотрудника, а также экзаменом для руководителя — организатора поездки. Упущенная по невнимательности мелочь может обернуться финансовыми потерями и/или порчей взаимоотношений в связке «начальник-подчиненный». Избежать недопонимания, споров и ненужных расходов можно с помощью свода правил, называемого тревел-политикой. Как ее разработать, что учесть в процессе создания и как заставить персонал следовать выдвигаемым требованиям?



Правила компенсации командировочных расходов на транспорт
16.02.2022
Правила компенсации командировочных расходов на транспорт

Любая командировка на личном автомобиле, самолете, поезде или другим транспортном средством должна быть финансово возмещена сотруднику предприятия. Сразу после приезда подается авансовый отчет, в котором указаны все расходы на передвижение к месту назначения и обратно. 



Командировочные расходы   Организация командировки
Рекомендации по выбору отеля для служебной поездки
04.06.2022
Рекомендации по выбору отеля для служебной поездки
Любая командировка, независимо от ее направления, длительности, сложности и насыщенности, требует поиска места для проживания. Важно подобрать такую локацию, которая будет находиться близко к предполагаемому месту выполнения задания, при этом обеспечивать комфортные условия для сотрудника. Чаще всего, предпочтение отдается именно отелям.
Посадочный талон – обязательный документ для списания командировочных
10.01.2022
Посадочный талон – обязательный документ для списания командировочных

Бумажный посадочный талон для бухгалтерии – это необходимый документ, который позволяет списать командировочные, правильно составить авансовый отчет и оформить налоги. Существуют определенные правила и требования в НК и ТК РФ, которые регулируют его использование, хранение и прикрепление к отчету, а также предлагают алгоритм действий в случае его утери. 



Командировочные расходы   Организация командировки
Как купить жд билеты юрлицу?
17.12.2022
Как купить жд билеты юрлицу?
От качественной организации командировки зависит комфортность выполнения сотрудниками служебных заданий. Зачастую для поездки используется железнодорожный транспорт. Рассмотрим особенности покупки и оплаты билетов РЖД юридическим лицом с помощью корпоративной карты, оформленной на компанию, и с расчетного счета.

Командировочные расходы   Оформление командировки   Организация командировки

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76