Сегмент деловых поездок длительный период отставал от индустрии путешествий. Многим компаниям приходилось организовать весь процесс: от бронирования билетов и до оплаты услуг по размещению через специализированные агентства. Причем не всегда работал принцип «единого окна», позволяющий оформить услуги в одном месте. Сейчас появились удобные и многофункциональные системы автоматизации командировок, объединяющие данные из разных источников.
Основные проблемы организации командировок
При отсутствии автоматизированных сервисов предприятие сталкивается со следующими проблемами:
-
длительное время согласования бюджета, отведенного на служебные поездки;
-
отсутствие возможности оформления командировки без доступа к компьютеру;
-
увеличение затрат (оплата услуг специализированных агентств за поиск и бронирование билетов, отелей);
-
рутинность в процессе согласования и подготовки документов.
Функции системы управления командировками
Сервис управления командировками представляет собой специальное программное решение, упрощающее процедуру поиска маршрута, оформления сопутствующих проездных документов по служебной поездке и отчетности. Это инструмент отличается универсальностью, поэтому интегрируется с любыми учетными системами.
Внедрение сервиса заметно сокращает количество рутинных операций и повышает эффективность бизнеса. На внесение сведений о служебной поездке и расходах уходит несколько минут. Для подготовки налоговых и финансовых отчетов не нужно дублировать информацию в других учетных системах.
Классический вариант системы управления командировками включает следующие разделы:
-
напоминание о предстоящей поездке или событии (сдачи авансового отчета);
-
отслеживание расходов;
-
онлайн-бронирование;
-
отправка на утверждение;
-
установление ограничений;
-
отчетность/аналитика.
Достоинства авторасчета в системе управления
Автоматизированный сервис решает ряд задач предприятия, связанных с организацией деловых поездок:
-
Обеспечение рационального планирования. Проект позволяет подобрать максимально выгодные условия по бронированию отелей, проездных билетов. При подготовке вариантов учитываются требования законодательства и критерии, установленные на предприятии.
-
Оптимизация временных, финансовых и организационных затрат. Для оформления, согласования и включения в документооборот используется одна программа, что позволяет минимизировать трудозатраты специалистов и исключить необоснованные расходы за счет выбора оптимального предложения по стоимости и маршруту.
-
Аналитическое сопровождение. В любой момент можно получить отчет по командировкам за любой период для принятия управленческих решений руководством или планирования служебных поездок на перспективу.
Доводы в пользу внедрения АИС
Сервис позволяет организовать командировку, находясь в любой точке мира. Нет привязки к рабочему месту сотрудника, поскольку доступны мобильные приложения. На оформление поездки для выполнения служебных задач уходит не более 10 минут.
В условиях нестабильности каждое предприятие стремится сэкономить. Наличие собственного помощника (тревел-менеджера) позволяет бронировать гостиницы, отели, покупать билеты со скидкой до 25%. Немаловажным доводом является начисление бонусов в рамках программы лояльности, которые можно поменять на скидки.
Сервис интегрируется с документооборотом компании. Полностью исключаются финансовые ошибки, которые приводят к дополнительным проверкам и повышению трудозатрат. При использовании АИС документы полностью соответствуют требованиям законодательства и внутренних регламентов.
Анализ эффекта от внедрения специализированных сервисов
Для расчета экономической эффективности инструментов оптимизации применяются следующие подходы:
-
По целям командировок. Все служебные поездки можно разделить на 2 группы: для развития бизнеса и установления партнерских отношений (участие в конференциях, официальных мероприятиях, переговоры с контрагентами) и для повышения эффективности бизнес-процессов в филиалах (обучение сотрудников, гемба, проверка ранее поставленных задач). Отдача и инвестиции от каждого типа будут разными, так в первом случае можно рассчитывать на заключение новых контрактов, привлечение потенциальной аудитории клиентов, а во втором — на улучшение внутренних процессов. Естественно, поездки на поддержание деятельности обходятся дешевле.
-
Расчет эффективности с учетом стоимости проекта. Бюджет на командировки, как правило, рассчитывается по остаточному принципу. При нахождении вариантов через сервис с учетом ограниченности финансирования внедрение системы является оправданным.
-
Привязка эффективности сервиса к KPI. Оценка соотношения стоимости поездки и достигнутых результатов — популярный вариант анализа сервиса. При невыполнении планов необходимо оценить организационную структуру командировки, возможно, менеджерам был приобретен ночной рейс, и они не успели восстановиться. Сопоставить отдачу и предоставленные условия для сотрудников можно через аналитику.
-
Учет потерь для бизнеса. Обычно приобретаются билеты эконом-класса на самолеты, поэтому теряется целый рабочий день на то, чтобы добраться к месту служебного задания. Альтернативным вариантом выступает поездка на поезде: в среднем затрачивается аналогичное время, но в пути сотрудник может поработать, захватив с собой ноутбук. Отсюда следует, что автоматизированная система должна быть многофункциональной, как в части наполняемости, так и подбора вариантов организации командировки.
Автоматизация командировок позволяет оптимизировать бизнес-процессы на предприятии в целом. Помимо прямого экономического эффекта от ее внедрения, можно рассчитывать на снижение трудозатрат и высвобождение сотрудников (секретаря, специалиста по кадрам) для выполнения других задач. За более подробной информацией и подбором современных решений по организации служебных поездок вы можете обратиться к экспертам сайта business-trip.online. Мы идем в ногу со временем, чтобы предоставить инновационные решения для вашей компании.
