Как оценивать эффективность автоматизации командировок

Как оценивать эффективность автоматизации командировок

Сегмент деловых поездок длительный период отставал от индустрии путешествий. Многим компаниям приходилось организовать весь процесс: от бронирования билетов и до оплаты услуг по размещению через специализированные агентства. Причем не всегда работал принцип «единого окна», позволяющий оформить услуги в одном месте. Сейчас появились удобные и многофункциональные системы автоматизации командировок, объединяющие данные из разных источников.


Основные проблемы организации командировок

При отсутствии автоматизированных сервисов предприятие сталкивается со следующими проблемами:

  • длительное время согласования бюджета, отведенного на служебные поездки;

  • отсутствие возможности оформления командировки без доступа к компьютеру;

  • увеличение затрат (оплата услуг специализированных агентств за поиск и бронирование билетов, отелей);

  • рутинность в процессе согласования и подготовки документов.


Функции системы управления командировками

Сервис управления командировками представляет собой специальное программное решение, упрощающее процедуру поиска маршрута, оформления сопутствующих проездных документов по служебной поездке и отчетности. Это инструмент отличается универсальностью, поэтому интегрируется с любыми учетными системами.

Внедрение сервиса заметно сокращает количество рутинных операций и повышает эффективность бизнеса. На внесение сведений о служебной поездке и расходах уходит несколько минут. Для подготовки налоговых и финансовых отчетов не нужно дублировать информацию в других учетных системах.

Классический вариант системы управления командировками включает следующие разделы:

  • напоминание о предстоящей поездке или событии (сдачи авансового отчета);

  • отслеживание расходов;

  • онлайн-бронирование;

  • отправка на утверждение;

  • установление ограничений;

  • отчетность/аналитика.

Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку


Достоинства авторасчета в системе управления

Автоматизированный сервис решает ряд задач предприятия, связанных с организацией деловых поездок:

  1. Обеспечение рационального планирования. Проект позволяет подобрать максимально выгодные условия по бронированию отелей, проездных билетов. При подготовке вариантов учитываются требования законодательства и критерии, установленные на предприятии.

  2. Оптимизация временных, финансовых и организационных затрат. Для оформления, согласования и включения в документооборот используется одна программа, что позволяет минимизировать трудозатраты специалистов и исключить необоснованные расходы за счет выбора оптимального предложения по стоимости и маршруту. 

  3. Аналитическое сопровождение. В любой момент можно получить отчет по командировкам за любой период для принятия управленческих решений руководством или планирования служебных поездок на перспективу.


Доводы в пользу внедрения АИС

Сервис позволяет организовать командировку, находясь в любой точке мира. Нет привязки к рабочему месту сотрудника, поскольку доступны мобильные приложения. На оформление поездки для выполнения служебных задач уходит не более 10 минут.

В условиях нестабильности каждое предприятие стремится сэкономить. Наличие собственного помощника (тревел-менеджера) позволяет бронировать гостиницы, отели, покупать билеты со скидкой до 25%. Немаловажным доводом является начисление бонусов в рамках программы лояльности, которые можно поменять на скидки.

Сервис интегрируется с документооборотом компании. Полностью исключаются финансовые ошибки, которые приводят к дополнительным проверкам и повышению трудозатрат. При использовании АИС документы полностью соответствуют требованиям законодательства и внутренних регламентов.


Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку

Анализ эффекта от внедрения специализированных сервисов

Для расчета экономической эффективности инструментов оптимизации применяются следующие подходы:

  1. По целям командировок. Все служебные поездки можно разделить на 2 группы: для развития бизнеса и установления партнерских отношений (участие в конференциях, официальных мероприятиях, переговоры с контрагентами) и для повышения эффективности бизнес-процессов в филиалах (обучение сотрудников, гемба, проверка ранее поставленных задач). Отдача и инвестиции от каждого типа будут разными, так в первом случае можно рассчитывать на заключение новых контрактов, привлечение потенциальной аудитории клиентов, а во втором — на улучшение внутренних процессов. Естественно, поездки на поддержание деятельности обходятся дешевле.

  2. Расчет эффективности с учетом стоимости проекта. Бюджет на командировки, как правило, рассчитывается по остаточному принципу. При нахождении вариантов через сервис с учетом ограниченности финансирования внедрение системы является оправданным. 

  3. Привязка эффективности сервиса к KPI. Оценка соотношения стоимости поездки и достигнутых результатов — популярный вариант анализа сервиса. При невыполнении планов необходимо оценить организационную структуру командировки, возможно, менеджерам был приобретен ночной рейс, и они не успели восстановиться. Сопоставить отдачу и предоставленные условия для сотрудников можно через аналитику.

  4. Учет потерь для бизнеса. Обычно приобретаются билеты эконом-класса на самолеты, поэтому теряется целый рабочий день на то, чтобы добраться к месту служебного задания. Альтернативным вариантом выступает поездка на поезде: в среднем затрачивается аналогичное время, но в пути сотрудник может поработать, захватив с собой ноутбук. Отсюда следует, что автоматизированная система должна быть многофункциональной, как в части наполняемости, так и подбора вариантов организации командировки.

Автоматизация командировок позволяет оптимизировать бизнес-процессы на предприятии в целом. Помимо прямого экономического эффекта от ее внедрения, можно рассчитывать на снижение трудозатрат и высвобождение сотрудников (секретаря, специалиста по кадрам) для выполнения других задач. За более подробной информацией и подбором современных решений по организации служебных поездок вы можете обратиться к экспертам сайта business-trip.online. Мы идем в ногу со временем, чтобы предоставить инновационные решения для вашей компании.

Понравилась статья?

(Нет голосов)

Читайте также:

Как в компании организовать командировки: доступные способы
27.12.2022
Как в компании организовать командировки: доступные способы
Не всегда специфика бизнеса позволяет решать все административные и производственные вопросы дистанционно. В ряде случаев требуется личное присутствие руководителя или специалистов в другой местности. Для этих целей оформляются служебные командировки, срок которых зависит от поставленных задач. Рассмотрим, какие способы организации служебных поездок пользуются спросом среди потребителей, и на какие моменты необходимо обратить внимание.
Оформление командировки   Организация командировки
Разъездной характер работы и командировка: отличия в оформлении, оплате и налога
21.12.2022
Разъездной характер работы и командировка: отличия в оформлении, оплате и налога
Постоянные поездки работника для выполнения служебных обязанностей — стандартные требования у большинства предприятий. Рассмотрим, когда необходимо оформлять командировку, а когда можно отнести к специфике разъездного характера работы.
Длительность командировки
18.11.2021
Длительность командировки

Не всем по душе постоянно разъезжать по командировкам. Но как отказаться, если начальство постоянно дает такое поручение, да еще надолго отправляет по служебным делам?  



Организация командировки   Срок командировки
Как отправить иностранного работника в командировку
06.11.2022
Как отправить иностранного работника в командировку
Специфика деятельности компании может заставлять работников перемещаться по территории страны или за ее пределы для выполнения своих должностных обязанностей. В этом случае оформляется командировка. При наличии в штате мигрантов важно учитывать нормы не только трудового, но и миграционного законодательства. Вместе с экспертами сайта business-trip.online разберемся, когда служебная поездка является обоснованной, а когда возникнет больше вопросов от контролирующих органов, чем выгоды.
Оформление командировки   Кадровый учет   Организация командировки
Использование электронного документооборота для оформления служебных поездок
26.12.2021
Использование электронного документооборота для оформления служебных поездок

Для хранения важных документов без наличия их печатного эквивалента компании активно вводят электронный документооборот в кадровом производстве (ЭДО). Данное определение появилось в Законодательстве РФ в конце 2021 года. Цифровой формат может применяться, в том числе, и для оформления командировок.

Автоматизация командировки   Оформление командировки

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76