Как оценивать эффективность автоматизации командировок

Как оценивать эффективность автоматизации командировок

Сегмент деловых поездок длительный период отставал от индустрии путешествий. Многим компаниям приходилось организовать весь процесс: от бронирования билетов и до оплаты услуг по размещению через специализированные агентства. Причем не всегда работал принцип «единого окна», позволяющий оформить услуги в одном месте. Сейчас появились удобные и многофункциональные системы автоматизации командировок, объединяющие данные из разных источников.


Основные проблемы организации командировок

При отсутствии автоматизированных сервисов предприятие сталкивается со следующими проблемами:

  • длительное время согласования бюджета, отведенного на служебные поездки;

  • отсутствие возможности оформления командировки без доступа к компьютеру;

  • увеличение затрат (оплата услуг специализированных агентств за поиск и бронирование билетов, отелей);

  • рутинность в процессе согласования и подготовки документов.


Функции системы управления командировками

Сервис управления командировками представляет собой специальное программное решение, упрощающее процедуру поиска маршрута, оформления сопутствующих проездных документов по служебной поездке и отчетности. Это инструмент отличается универсальностью, поэтому интегрируется с любыми учетными системами.

Внедрение сервиса заметно сокращает количество рутинных операций и повышает эффективность бизнеса. На внесение сведений о служебной поездке и расходах уходит несколько минут. Для подготовки налоговых и финансовых отчетов не нужно дублировать информацию в других учетных системах.

Классический вариант системы управления командировками включает следующие разделы:

  • напоминание о предстоящей поездке или событии (сдачи авансового отчета);

  • отслеживание расходов;

  • онлайн-бронирование;

  • отправка на утверждение;

  • установление ограничений;

  • отчетность/аналитика.

Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку


Достоинства авторасчета в системе управления

Автоматизированный сервис решает ряд задач предприятия, связанных с организацией деловых поездок:

  1. Обеспечение рационального планирования. Проект позволяет подобрать максимально выгодные условия по бронированию отелей, проездных билетов. При подготовке вариантов учитываются требования законодательства и критерии, установленные на предприятии.

  2. Оптимизация временных, финансовых и организационных затрат. Для оформления, согласования и включения в документооборот используется одна программа, что позволяет минимизировать трудозатраты специалистов и исключить необоснованные расходы за счет выбора оптимального предложения по стоимости и маршруту. 

  3. Аналитическое сопровождение. В любой момент можно получить отчет по командировкам за любой период для принятия управленческих решений руководством или планирования служебных поездок на перспективу.


Доводы в пользу внедрения АИС

Сервис позволяет организовать командировку, находясь в любой точке мира. Нет привязки к рабочему месту сотрудника, поскольку доступны мобильные приложения. На оформление поездки для выполнения служебных задач уходит не более 10 минут.

В условиях нестабильности каждое предприятие стремится сэкономить. Наличие собственного помощника (тревел-менеджера) позволяет бронировать гостиницы, отели, покупать билеты со скидкой до 25%. Немаловажным доводом является начисление бонусов в рамках программы лояльности, которые можно поменять на скидки.

Сервис интегрируется с документооборотом компании. Полностью исключаются финансовые ошибки, которые приводят к дополнительным проверкам и повышению трудозатрат. При использовании АИС документы полностью соответствуют требованиям законодательства и внутренних регламентов.


Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку

Анализ эффекта от внедрения специализированных сервисов

Для расчета экономической эффективности инструментов оптимизации применяются следующие подходы:

  1. По целям командировок. Все служебные поездки можно разделить на 2 группы: для развития бизнеса и установления партнерских отношений (участие в конференциях, официальных мероприятиях, переговоры с контрагентами) и для повышения эффективности бизнес-процессов в филиалах (обучение сотрудников, гемба, проверка ранее поставленных задач). Отдача и инвестиции от каждого типа будут разными, так в первом случае можно рассчитывать на заключение новых контрактов, привлечение потенциальной аудитории клиентов, а во втором — на улучшение внутренних процессов. Естественно, поездки на поддержание деятельности обходятся дешевле.

  2. Расчет эффективности с учетом стоимости проекта. Бюджет на командировки, как правило, рассчитывается по остаточному принципу. При нахождении вариантов через сервис с учетом ограниченности финансирования внедрение системы является оправданным. 

  3. Привязка эффективности сервиса к KPI. Оценка соотношения стоимости поездки и достигнутых результатов — популярный вариант анализа сервиса. При невыполнении планов необходимо оценить организационную структуру командировки, возможно, менеджерам был приобретен ночной рейс, и они не успели восстановиться. Сопоставить отдачу и предоставленные условия для сотрудников можно через аналитику.

  4. Учет потерь для бизнеса. Обычно приобретаются билеты эконом-класса на самолеты, поэтому теряется целый рабочий день на то, чтобы добраться к месту служебного задания. Альтернативным вариантом выступает поездка на поезде: в среднем затрачивается аналогичное время, но в пути сотрудник может поработать, захватив с собой ноутбук. Отсюда следует, что автоматизированная система должна быть многофункциональной, как в части наполняемости, так и подбора вариантов организации командировки.

Автоматизация командировок позволяет оптимизировать бизнес-процессы на предприятии в целом. Помимо прямого экономического эффекта от ее внедрения, можно рассчитывать на снижение трудозатрат и высвобождение сотрудников (секретаря, специалиста по кадрам) для выполнения других задач. За более подробной информацией и подбором современных решений по организации служебных поездок вы можете обратиться к экспертам сайта business-trip.online. Мы идем в ногу со временем, чтобы предоставить инновационные решения для вашей компании.

Понравилась статья?

(Нет голосов)

Читайте также:

Командировка работников, имеющих детей
23.03.2023
Командировка работников, имеющих детей

Определенные категории сотрудников, воспитывающие или опекающие детей, имеют законное право отказаться от поездки. Работодатель может отправить в командировку работников только с их согласия, которое оформляется в письменном виде. Кто относится к льготной категории лиц, могут ли одинокую мать отправить в командировку, как оформляются документы, – ответы на эти вопросы, читайте ниже.

Организация командировки   Кадровый учет
Оформление командировки для дистанционных сотрудников
19.12.2021
Оформление командировки для дистанционных сотрудников

Оформление командировки из другого города нередко осуществляется для сотрудников, работающих удаленно. Несмотря на то, что дистанционные рабочие не находятся в офисе компании, они являются частью штата и имеют те же трудовые обязательства, что и другие. Поэтому для служебной поездки обязательно понадобится официальное оформление. 



Оформление командировки   Организация командировки   Кадровый учет
Как осуществляется оплата сверхурочной работы в служебной поездке?
19.04.2023
Как осуществляется оплата сверхурочной работы в служебной поездке?

Независимо от места нахождения сотрудника, при выполнении сверхурочной работы должны осуществляться выплаты, сумма которых соответствует ТК РФ. Даже если работник находится в служебной поездке, оплата сверхурочной работы в командировке осуществляется в полной мере, как если бы он находился на производстве или в офисе.

Оплата командировки
Возмещение расходов за проживание в командировке без подтверждающих документов
20.09.2023
Возмещение расходов за проживание в командировке без подтверждающих документов
Если сотрудник направляется в командировку, то работодатель обязуется компенсировать расходы, связанные с проживанием. Траты подтверждаются документами о найме жилья. По возвращении из поездки соответствующие бумаги о тратах должны быть предоставлены в кадровый и бухгалтерский отдел в трехдневный срок. Если бумаги отсутствуют по причине утери, кражи, пр., то компенсация за проживание в командировке без документов также может быть насчитана, но при определенных условиях.
Гарантии и компенсации во время командировки
24.07.2023
Гарантии и компенсации во время командировки
Согласно статьям ТК РФ 167 и 168, каждый работодатель должен выполнять установленные гарантии при направлении работников в служебные командировки и компенсировать все расходы, необходимые для выполнения трудовой деятельности. В первую очередь, речь идет о сохранении места работа с заработной платой и другими выплатами. Во-вторых, осуществляется возврат средств согласно авансовому отчету.

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76