Как оценивать эффективность автоматизации командировок

Как оценивать эффективность автоматизации командировок

Сегмент деловых поездок длительный период отставал от индустрии путешествий. Многим компаниям приходилось организовать весь процесс: от бронирования билетов и до оплаты услуг по размещению через специализированные агентства. Причем не всегда работал принцип «единого окна», позволяющий оформить услуги в одном месте. Сейчас появились удобные и многофункциональные системы автоматизации командировок, объединяющие данные из разных источников.


Основные проблемы организации командировок

При отсутствии автоматизированных сервисов предприятие сталкивается со следующими проблемами:

  • длительное время согласования бюджета, отведенного на служебные поездки;

  • отсутствие возможности оформления командировки без доступа к компьютеру;

  • увеличение затрат (оплата услуг специализированных агентств за поиск и бронирование билетов, отелей);

  • рутинность в процессе согласования и подготовки документов.


Функции системы управления командировками

Сервис управления командировками представляет собой специальное программное решение, упрощающее процедуру поиска маршрута, оформления сопутствующих проездных документов по служебной поездке и отчетности. Это инструмент отличается универсальностью, поэтому интегрируется с любыми учетными системами.

Внедрение сервиса заметно сокращает количество рутинных операций и повышает эффективность бизнеса. На внесение сведений о служебной поездке и расходах уходит несколько минут. Для подготовки налоговых и финансовых отчетов не нужно дублировать информацию в других учетных системах.

Классический вариант системы управления командировками включает следующие разделы:

  • напоминание о предстоящей поездке или событии (сдачи авансового отчета);

  • отслеживание расходов;

  • онлайн-бронирование;

  • отправка на утверждение;

  • установление ограничений;

  • отчетность/аналитика.


Достоинства авторасчета в системе управления

Автоматизированный сервис решает ряд задач предприятия, связанных с организацией деловых поездок:

  1. Обеспечение рационального планирования. Проект позволяет подобрать максимально выгодные условия по бронированию отелей, проездных билетов. При подготовке вариантов учитываются требования законодательства и критерии, установленные на предприятии.

  2. Оптимизация временных, финансовых и организационных затрат. Для оформления, согласования и включения в документооборот используется одна программа, что позволяет минимизировать трудозатраты специалистов и исключить необоснованные расходы за счет выбора оптимального предложения по стоимости и маршруту. 

  3. Аналитическое сопровождение. В любой момент можно получить отчет по командировкам за любой период для принятия управленческих решений руководством или планирования служебных поездок на перспективу.


Доводы в пользу внедрения АИС

Сервис позволяет организовать командировку, находясь в любой точке мира. Нет привязки к рабочему месту сотрудника, поскольку доступны мобильные приложения. На оформление поездки для выполнения служебных задач уходит не более 10 минут.

В условиях нестабильности каждое предприятие стремится сэкономить. Наличие собственного помощника (тревел-менеджера) позволяет бронировать гостиницы, отели, покупать билеты со скидкой до 25%. Немаловажным доводом является начисление бонусов в рамках программы лояльности, которые можно поменять на скидки.

Сервис интегрируется с документооборотом компании. Полностью исключаются финансовые ошибки, которые приводят к дополнительным проверкам и повышению трудозатрат. При использовании АИС документы полностью соответствуют требованиям законодательства и внутренних регламентов.


Анализ эффекта от внедрения специализированных сервисов

Для расчета экономической эффективности инструментов оптимизации применяются следующие подходы:

  1. По целям командировок. Все служебные поездки можно разделить на 2 группы: для развития бизнеса и установления партнерских отношений (участие в конференциях, официальных мероприятиях, переговоры с контрагентами) и для повышения эффективности бизнес-процессов в филиалах (обучение сотрудников, гемба, проверка ранее поставленных задач). Отдача и инвестиции от каждого типа будут разными, так в первом случае можно рассчитывать на заключение новых контрактов, привлечение потенциальной аудитории клиентов, а во втором — на улучшение внутренних процессов. Естественно, поездки на поддержание деятельности обходятся дешевле.

  2. Расчет эффективности с учетом стоимости проекта. Бюджет на командировки, как правило, рассчитывается по остаточному принципу. При нахождении вариантов через сервис с учетом ограниченности финансирования внедрение системы является оправданным. 

  3. Привязка эффективности сервиса к KPI. Оценка соотношения стоимости поездки и достигнутых результатов — популярный вариант анализа сервиса. При невыполнении планов необходимо оценить организационную структуру командировки, возможно, менеджерам был приобретен ночной рейс, и они не успели восстановиться. Сопоставить отдачу и предоставленные условия для сотрудников можно через аналитику.

  4. Учет потерь для бизнеса. Обычно приобретаются билеты эконом-класса на самолеты, поэтому теряется целый рабочий день на то, чтобы добраться к месту служебного задания. Альтернативным вариантом выступает поездка на поезде: в среднем затрачивается аналогичное время, но в пути сотрудник может поработать, захватив с собой ноутбук. Отсюда следует, что автоматизированная система должна быть многофункциональной, как в части наполняемости, так и подбора вариантов организации командировки.

Автоматизация командировок позволяет оптимизировать бизнес-процессы на предприятии в целом. Помимо прямого экономического эффекта от ее внедрения, можно рассчитывать на снижение трудозатрат и высвобождение сотрудников (секретаря, специалиста по кадрам) для выполнения других задач. За более подробной информацией и подбором современных решений по организации служебных поездок вы можете обратиться к экспертам сайта business-trip.online. Мы идем в ногу со временем, чтобы предоставить инновационные решения для вашей компании.

Читайте также:

Посадочный талон – обязательный документ для списания командировочных
10.01.2022
Посадочный талон – обязательный документ для списания командировочных

Бумажный посадочный талон для бухгалтерии – это необходимый документ, который позволяет списать командировочные, правильно составить авансовый отчет и оформить налоги. Существуют определенные правила и требования в НК и ТК РФ, которые регулируют его использование, хранение и прикрепление к отчету, а также предлагают алгоритм действий в случае его утери. 



Рекомендации по выбору отеля для служебной поездки
04.06.2022
Рекомендации по выбору отеля для служебной поездки
Любая командировка, независимо от ее направления, длительности, сложности и насыщенности, требует поиска места для проживания. Важно подобрать такую локацию, которая будет находиться близко к предполагаемому месту выполнения задания, при этом обеспечивать комфортные условия для сотрудника. Чаще всего, предпочтение отдается именно отелям.
Зачем нужно оформлять положение о командировках и что в него входит?
12.12.2021
Зачем нужно оформлять положение о командировках и что в него входит?

Для официального и законного оформления рабочей поездки сотрудника не обойтись без специального положения – инструкции по командировкам, которая регламентирует все детали и аспекты служебных выездов. Документ используется не только работодателями, но и сотрудниками для решения ряда вопросов.

Командировки: в чем могут быть допущены нарушения?
09.06.2022
Командировки: в чем могут быть допущены нарушения?
Работодатель вправе инициировать командировку для официально трудоустроенных работников в соответствии с требованиями законодательства. По продолжительности она может быть однодневная или многодневная. Целью поездки выступает выполнение определенного задания в рамках поручения руководителя. Для предприятия важно правильно оформить документы и учесть понесенные расходы в бухгалтерском учете, чтобы избежать недопонимания с контролирующими органами и претензии от сотрудников на основании норм ТК РФ.
Использования услуги каршеринга в командировке
05.06.2022
Использования услуги каршеринга в командировке
В том случае, если в командировке не будет использоваться служебный или личный автомобиль, но есть необходимость в транспорте для быстрого и комфортного передвижения по городу, используются услуги каршеринга. При этом командированный сотрудник может без проблем подтвердить затраты при составлении отчета.

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76