Как оценивать эффективность автоматизации командировок

Как оценивать эффективность автоматизации командировок

Сегмент деловых поездок длительный период отставал от индустрии путешествий. Многим компаниям приходилось организовать весь процесс: от бронирования билетов и до оплаты услуг по размещению через специализированные агентства. Причем не всегда работал принцип «единого окна», позволяющий оформить услуги в одном месте. Сейчас появились удобные и многофункциональные системы автоматизации командировок, объединяющие данные из разных источников.


Основные проблемы организации командировок

При отсутствии автоматизированных сервисов предприятие сталкивается со следующими проблемами:

  • длительное время согласования бюджета, отведенного на служебные поездки;

  • отсутствие возможности оформления командировки без доступа к компьютеру;

  • увеличение затрат (оплата услуг специализированных агентств за поиск и бронирование билетов, отелей);

  • рутинность в процессе согласования и подготовки документов.


Функции системы управления командировками

Сервис управления командировками представляет собой специальное программное решение, упрощающее процедуру поиска маршрута, оформления сопутствующих проездных документов по служебной поездке и отчетности. Это инструмент отличается универсальностью, поэтому интегрируется с любыми учетными системами.

Внедрение сервиса заметно сокращает количество рутинных операций и повышает эффективность бизнеса. На внесение сведений о служебной поездке и расходах уходит несколько минут. Для подготовки налоговых и финансовых отчетов не нужно дублировать информацию в других учетных системах.

Классический вариант системы управления командировками включает следующие разделы:

  • напоминание о предстоящей поездке или событии (сдачи авансового отчета);

  • отслеживание расходов;

  • онлайн-бронирование;

  • отправка на утверждение;

  • установление ограничений;

  • отчетность/аналитика.

Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку


Достоинства авторасчета в системе управления

Автоматизированный сервис решает ряд задач предприятия, связанных с организацией деловых поездок:

  1. Обеспечение рационального планирования. Проект позволяет подобрать максимально выгодные условия по бронированию отелей, проездных билетов. При подготовке вариантов учитываются требования законодательства и критерии, установленные на предприятии.

  2. Оптимизация временных, финансовых и организационных затрат. Для оформления, согласования и включения в документооборот используется одна программа, что позволяет минимизировать трудозатраты специалистов и исключить необоснованные расходы за счет выбора оптимального предложения по стоимости и маршруту. 

  3. Аналитическое сопровождение. В любой момент можно получить отчет по командировкам за любой период для принятия управленческих решений руководством или планирования служебных поездок на перспективу.


Доводы в пользу внедрения АИС

Сервис позволяет организовать командировку, находясь в любой точке мира. Нет привязки к рабочему месту сотрудника, поскольку доступны мобильные приложения. На оформление поездки для выполнения служебных задач уходит не более 10 минут.

В условиях нестабильности каждое предприятие стремится сэкономить. Наличие собственного помощника (тревел-менеджера) позволяет бронировать гостиницы, отели, покупать билеты со скидкой до 25%. Немаловажным доводом является начисление бонусов в рамках программы лояльности, которые можно поменять на скидки.

Сервис интегрируется с документооборотом компании. Полностью исключаются финансовые ошибки, которые приводят к дополнительным проверкам и повышению трудозатрат. При использовании АИС документы полностью соответствуют требованиям законодательства и внутренних регламентов.


Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку

Анализ эффекта от внедрения специализированных сервисов

Для расчета экономической эффективности инструментов оптимизации применяются следующие подходы:

  1. По целям командировок. Все служебные поездки можно разделить на 2 группы: для развития бизнеса и установления партнерских отношений (участие в конференциях, официальных мероприятиях, переговоры с контрагентами) и для повышения эффективности бизнес-процессов в филиалах (обучение сотрудников, гемба, проверка ранее поставленных задач). Отдача и инвестиции от каждого типа будут разными, так в первом случае можно рассчитывать на заключение новых контрактов, привлечение потенциальной аудитории клиентов, а во втором — на улучшение внутренних процессов. Естественно, поездки на поддержание деятельности обходятся дешевле.

  2. Расчет эффективности с учетом стоимости проекта. Бюджет на командировки, как правило, рассчитывается по остаточному принципу. При нахождении вариантов через сервис с учетом ограниченности финансирования внедрение системы является оправданным. 

  3. Привязка эффективности сервиса к KPI. Оценка соотношения стоимости поездки и достигнутых результатов — популярный вариант анализа сервиса. При невыполнении планов необходимо оценить организационную структуру командировки, возможно, менеджерам был приобретен ночной рейс, и они не успели восстановиться. Сопоставить отдачу и предоставленные условия для сотрудников можно через аналитику.

  4. Учет потерь для бизнеса. Обычно приобретаются билеты эконом-класса на самолеты, поэтому теряется целый рабочий день на то, чтобы добраться к месту служебного задания. Альтернативным вариантом выступает поездка на поезде: в среднем затрачивается аналогичное время, но в пути сотрудник может поработать, захватив с собой ноутбук. Отсюда следует, что автоматизированная система должна быть многофункциональной, как в части наполняемости, так и подбора вариантов организации командировки.

Автоматизация командировок позволяет оптимизировать бизнес-процессы на предприятии в целом. Помимо прямого экономического эффекта от ее внедрения, можно рассчитывать на снижение трудозатрат и высвобождение сотрудников (секретаря, специалиста по кадрам) для выполнения других задач. За более подробной информацией и подбором современных решений по организации служебных поездок вы можете обратиться к экспертам сайта business-trip.online. Мы идем в ногу со временем, чтобы предоставить инновационные решения для вашей компании.

Часто задаваемые вопросы

Какие основные проблемы возникают при организации командировок?

Организация командировок может столкнуться с такими проблемами, как сложности в планировании маршрутов и бронировании перелетов и проживания, неэффективное использование времени сотрудников на административные процессы, а также сложности в учете и контроле затрат на командировки.

Какие функции предоставляет система управления командировками?

Система управления командировками предоставляет функции автоматизации планирования и бронирования командировок, учета затрат и соблюдения корпоративных политик, ведения отчетности по командировкам, а также оптимизации расходов и времени.

Какие доводы можно привести в пользу внедрения автоматизированных информационных систем (АИС) в управлении командировками?

Внедрение АИС в управлении командировками обосновывается возможностью повышения эффективности и прозрачности процессов, улучшением качества обслуживания сотрудников, сокращением административных издержек и рисков, а также созданием условий для оптимизации бизнес-процессов.

Понравилась статья?

(Нет голосов)

Читайте также:

Особенности командировки на личном автомобиле
02.03.2023
Особенности командировки на личном автомобиле

Трудовой кодекс Российской Федерации не запрещает служебные поездки на личном транспорте. Предприятие оформляет пакет соответствующих документов, компенсирует сотруднику затраты на топливо, техническое обслуживание.

Транспорт в командировках   Организация командировки
Особенности оформления и оплаты командировки на один день
23.03.2022
Особенности оформления и оплаты командировки на один день

Согласно ТК РФ, нет никаких ограничений по длительности служебной поездки. Поэтому нужно заранее узнать, как оплачивается командировка на один день, какие есть особенности ее оформления и что делать с выплатами. Кроме того, существуют некоторые нюансы, которые также влияют на данные пункты. 



Оплата командировки   Срок командировки   Организация командировки   Оформление командировки
Использования услуги каршеринга в командировке
05.06.2022
Использования услуги каршеринга в командировке
В том случае, если в командировке не будет использоваться служебный или личный автомобиль, но есть необходимость в транспорте для быстрого и комфортного передвижения по городу, используются услуги каршеринга. При этом командированный сотрудник может без проблем подтвердить затраты при составлении отчета.
Транспорт в командировках
Типы вагонов и классы обслуживания в поездах РЖД: краткое руководство
14.11.2023
Типы вагонов и классы обслуживания в поездах РЖД: краткое руководство
Каждый пассажир, который отправляется в путешествие на поезде, желает, чтобы поездка прошла с максимальным комфортом. Уровень комфортабельности и набор услуг зависит от типа вагона и класса обслуживания, при этом, чем он выше, тем дороже обойдется билет. Чтобы подобрать вариант, оптимальный по соотношению цены и качества, следует заранее изучить нюансы сервиса, который предусматривает каждый РЖД класс.
Транспорт в командировках
Порядок и особенности оформления деловой поездки для генерального директора
28.02.2022 15:36:00
Порядок и особенности оформления деловой поездки для генерального директора

Командировка генерального директора – обычное явление, так как отправиться в служебную поездку может любой сотрудник компании. Во время командировки он решает наиболее важные задачи, которые требуют его прямого присутствия, включая подписание договоров и прочих бумаг, участие в конференциях, налаживание партнерских отношений и прочее. 



Оформление командировки   Организация командировки

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

CAPTCHA

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76