Сроки представления отчета о командировке

Сроки представления отчета о командировке

Предоставить отчет после командировки о потраченных средствах в бухгалтерию — главная задача сотрудника, вернувшегося из поездки. Если пришлось потратить больше, работнику возместят лишние расходы. Все финансовые операции осуществляются при предоставлении подотчетным лицом (командированным сотрудником) авансового отчета. Когда его нужно сдавать, как бухгалтер проверяет документы и сколько хранятся авансовые отчеты персонала? 

Сроки предоставления в бухгалтерию авансового отчета подотчетным лицом 

С 30 ноября 2020 года вступили в силу изменения, касающиеся сроков авансового отчета по командировке. По новому закону, руководство не вправе требовать от лица, прибывшего из командировки, отчитаться за поездку в 3х-дневный срок, как раньше. Также командированный сотрудник может не указывать в подотчете сумму аванса и его срок (Указание Центробанка № 5587-У от 5 октября 2020 г.). 

До этого момента сотрудник, отправляющийся в деловую поездку, должен был по возвращении из нее отчитаться за средства, полученным им на целевые расходы. На сдачу отчета отводилось 3 рабочих дня (Указание Банка РФ “О порядке ведения кассовых операций...” № 3210-У, п. 6.3 от 11 марта 2014 г.). Сдать документы требовалось: 

  • по окончании временного отрезка, на который выдавались финансовые средства; 

  • после выхода сотрудника на работу, если истек срок его отсутствия по уважительной причине (отпуск, болезнь и т.п.). 

Согласно Постановлению “Об особенностях направления работников в служебные командировки” № 749, п. 26 от 13 октября 2008 г., работник обязан был отчитаться в бухгалтерии в течение 3-х дней по прибытии из деловой поездки.  

С 30 ноября 2020 г. это требование больше не действует. Теперь предприятие самостоятельно устанавливает срок сдачи авансового отчета по командировке.  

При написании заявления подотчетному лицу желательно указать цель, на которую требуются финансовые средства. Это облегчит задачу бухгалтеру при выполнении соответствующей проводки и начальнику, определяющему срок сдачи авансового отчета.  

Для того чтобы подотчетное лицо указывало точный период, на который ему выделяются денежные средства, рекомендуется подготовить внутренний документ, регламентирующий сроки для тех или иных нужд организации.  

С 30го ноября 2020 г. Центробанк РФ разрешил бухгалтерии оформлять несколько подотчетов одним распорядительным документом. Здесь обязательно указываются фамилии персонала, суммы и срок отчета по командировке каждым лицом.  

Проверка авансовых отчетов подотчетных лиц 

При составлении авансового отчета сотрудник прикладывает к нему документы, являющиеся основанием для составления операции о расходах: 

  • кассовые чеки; 

  • билеты на самолет/поезд/автобус; 

  • счета-фактуры; 

  • СБО; 

  • слипы (оплата пластиковой картой) и проч. 

Для получения денег на банковскую карту работник пишет заявление с указанием перечислить средства на определенный срок на номер карты/банковского счета (письмо Минфина № 03-11-11/42288 от 25 августа 2014 г.).  

В качестве бланка для составления авансового отчета можно использовать форму АО-1, разрешенную Госкомстатом РФ от 1 августа 2001 г. № 55, или разработать свой отчетный бланк.  

Работник заполняет бланк с обеих сторон, указывая:  

  • свои личные данные;  

  • цель аванса; 

  • наименование прилагаемых документов с индивидуальным номером, датой и суммой. 

После подсчета итоговой суммы подотчетное лицо сдает бумагу бухгалтеру, прикладывая к ней подтверждающие документы. Бухгалтер проверяет корректность заполнения полей, соответствия сумм и дат приложенных документов, итоговую цифру и т.д. Затем отдает работнику расписку о получении отчета и доказательных бумаг, а сам отчет отправляет на подпись руководителю. 


Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку

Утвержден авансовый отчет подотчетного лица: проводка 

Если сотрудник потратил в командировке больше средств, чем он получил от предприятия на расходы, ему выплачивают перерасход. И, напротив, если потрачены не все выданные деньги, остаток возвращается в кассу компании.  

Если работник потратил личные сбережения, например, на заправку служебного автомобиля, ему возместят эти средства, но на основании отчета. Однако подобные действия должны происходить с разрешения внутренних нормативов.  

Согласно ст. 137 ТК РФ, при несвоевременной сдаче авансового отчета и не возвращении остатка денежных средств в кассу руководитель вправе высчитать долг из зарплаты сотрудника. 

Сколько хранятся авансовые отчеты подотчетных лиц 

После работы с авансовым отчетом (проверки, утверждения, выплаты перерасхода или получения излишков) его отправляют на хранение. Сроки хранения установлены федеральными законами либо другими нормативно-правовыми документами (ст. 17, п. 1 от 22 октября 2004 г. “Об архивном деле в РФ” № 125-ФЗ).  

Сроки хранения определены нормативными актами. 

  1. Ст. 23, п. 8, подп. 1 НК РФ о документах, относящихся к налоговому или бухгалтерскому учету. Они служат основанием для создания налогооблагаемой базы с подсчетом налогов, отчисляемых в бюджет. Сюда входит и авансовый отчет. Срок хранения бумаг — 4 года. 

  2. Ст. 283, п. 4 НК РФ — о документах, доказывающих понесенные убытки. Хранятся весь срок, в течение которого получившаяся потеря переносится на последующие периоды и сокращает налогооблагаемую базу текущего налогового периода.  

  3. Закон № 402-ФЗ, ст. 29 для первичных бухгалтерских документов (сюда включены и авансовые отчеты) разрешает их хранение в течение срока, регламентированного государственным архивным делом, но не больше 5 лет. 

  4. Согласно Перечню типовых архивных документов, п. 277, авансовые отчеты хранятся 5 лет. Срок утвержден Росархивом. 


Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку

Итоги 

Авансовый отчет — важный для бухгалтерии и налоговой службы документ. На его основании учитываются совершенные компанией траты, что напрямую влияет на формирование налогооблагаемой базы. В какой срок отчитаться за командировку сотруднику — сегодня решает руководство. Имея на руках доказательную документацию, бухгалтер должен своевременно вписывать подотчетные суммы в авансовый отчет.  


Понравилась статья?

(Голосов: 1, Рейтинг: 5)

Читайте также:

Как осуществляет возврат командировочных средств?
11.01.2023
Как осуществляет возврат командировочных средств?

После подписания приказа о направлении сотрудника в командировку ему выдают отчетные средства, необходимые выполнения служебных обязанностей, а также проживания. Нередко деньги остаются, не говоря уже о случаях отмены служебной поездки. Возмещение расходов на командировку осуществляется в официальном порядке, в определенный срок, следуя законной процедуре.



Испытательный срок и деловая поездка: можно ли сочетать?
03.06.2022
Испытательный срок и деловая поездка: можно ли сочетать?
Практически каждый сотрудник, который подписывает с работодателем трудовой договор, обязан пройти испытательный срок (ИС). Данный период необходим для оценки способностей нового сотрудника, подтверждения его уровня квалификации, демонстрации работы в коллективе. Работник, со своей стороны, также оценивает условия труда и работу, которая ему предлагается. В некоторых случаях длительность ИС доходит до трех месяцев.
Оформление командировки   Кадровый учет
Образец приказа об отмене командировки
22.12.2022
Образец приказа об отмене командировки
Напряженная геополитическая обстановка, распространение коронавируса, отзыв самолетов лизингодателями из РФ или семейные обстоятельства работников приводят к срыву запланированных служебных поездок. Для грамотной отмены таких мероприятий потребуется специальный документ — приказ об отзыве из командировки. Изучим его особенности разработки и составления.
Оформление командировки   Организация командировки   Срок командировки
Как возместить расходы сотруднику без выдачи подотчетной суммы?
20.11.2022
Как возместить расходы сотруднику без выдачи подотчетной суммы?
Приобретение товара для нужд предприятия за личные деньги работника — достаточно частое явление. Причины могут быть разными: от отсутствия времени на выдачу подотчетных сумм до покупки в рамках акций. Рассмотрим, как правильно сформировать служебную записку на возмещение расходов сотрудника и какими нормативно-правовыми актами необходимо руководствоваться.
Командировочные расходы   Организация командировки
Как приобрести авиабилет юрлицу?
10.11.2022
Как приобрести авиабилет юрлицу?
Как выгодно купить билеты на самолет через Интернет? Какой способ оплаты покупки выбрать? Можно ли найти акционное предложение юридическому лицу с возможностью бронирования? Ответы на эти и другие вопросы вы можете найти на сайте: business-trip.online. А для начала рассмотрим, как оплатить услугу с корпоративной карты или расчетного счета и есть ли разница.
Командировочные расходы   Оформление командировки   Организация командировки

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76