Сроки представления отчета о командировке

Сроки представления отчета о командировке

Предоставить отчет после командировки о потраченных средствах в бухгалтерию — главная задача сотрудника, вернувшегося из поездки. Если пришлось потратить больше, работнику возместят лишние расходы. Все финансовые операции осуществляются при предоставлении подотчетным лицом (командированным сотрудником) авансового отчета. Когда его нужно сдавать, как бухгалтер проверяет документы и сколько хранятся авансовые отчеты персонала? 

Сроки предоставления в бухгалтерию авансового отчета подотчетным лицом 

С 30 ноября 2020 года вступили в силу изменения, касающиеся сроков авансового отчета по командировке. По новому закону, руководство не вправе требовать от лица, прибывшего из командировки, отчитаться за поездку в 3х-дневный срок, как раньше. Также командированный сотрудник может не указывать в подотчете сумму аванса и его срок (Указание Центробанка № 5587-У от 5 октября 2020 г.). 

До этого момента сотрудник, отправляющийся в деловую поездку, должен был по возвращении из нее отчитаться за средства, полученным им на целевые расходы. На сдачу отчета отводилось 3 рабочих дня (Указание Банка РФ “О порядке ведения кассовых операций...” № 3210-У, п. 6.3 от 11 марта 2014 г.). Сдать документы требовалось: 

  • по окончании временного отрезка, на который выдавались финансовые средства; 

  • после выхода сотрудника на работу, если истек срок его отсутствия по уважительной причине (отпуск, болезнь и т.п.). 

Согласно Постановлению “Об особенностях направления работников в служебные командировки” № 749, п. 26 от 13 октября 2008 г., работник обязан был отчитаться в бухгалтерии в течение 3-х дней по прибытии из деловой поездки.  

С 30 ноября 2020 г. это требование больше не действует. Теперь предприятие самостоятельно устанавливает срок сдачи авансового отчета по командировке.  

При написании заявления подотчетному лицу желательно указать цель, на которую требуются финансовые средства. Это облегчит задачу бухгалтеру при выполнении соответствующей проводки и начальнику, определяющему срок сдачи авансового отчета.  

Для того чтобы подотчетное лицо указывало точный период, на который ему выделяются денежные средства, рекомендуется подготовить внутренний документ, регламентирующий сроки для тех или иных нужд организации.  

С 30го ноября 2020 г. Центробанк РФ разрешил бухгалтерии оформлять несколько подотчетов одним распорядительным документом. Здесь обязательно указываются фамилии персонала, суммы и срок отчета по командировке каждым лицом.  

Проверка авансовых отчетов подотчетных лиц 

При составлении авансового отчета сотрудник прикладывает к нему документы, являющиеся основанием для составления операции о расходах: 

  • кассовые чеки; 

  • билеты на самолет/поезд/автобус; 

  • счета-фактуры; 

  • СБО; 

  • слипы (оплата пластиковой картой) и проч. 

Для получения денег на банковскую карту работник пишет заявление с указанием перечислить средства на определенный срок на номер карты/банковского счета (письмо Минфина № 03-11-11/42288 от 25 августа 2014 г.).  

В качестве бланка для составления авансового отчета можно использовать форму АО-1, разрешенную Госкомстатом РФ от 1 августа 2001 г. № 55, или разработать свой отчетный бланк.  

Работник заполняет бланк с обеих сторон, указывая:  

  • свои личные данные;  

  • цель аванса; 

  • наименование прилагаемых документов с индивидуальным номером, датой и суммой. 

После подсчета итоговой суммы подотчетное лицо сдает бумагу бухгалтеру, прикладывая к ней подтверждающие документы. Бухгалтер проверяет корректность заполнения полей, соответствия сумм и дат приложенных документов, итоговую цифру и т.д. Затем отдает работнику расписку о получении отчета и доказательных бумаг, а сам отчет отправляет на подпись руководителю. 


Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку

Утвержден авансовый отчет подотчетного лица: проводка 

Если сотрудник потратил в командировке больше средств, чем он получил от предприятия на расходы, ему выплачивают перерасход. И, напротив, если потрачены не все выданные деньги, остаток возвращается в кассу компании.  

Если работник потратил личные сбережения, например, на заправку служебного автомобиля, ему возместят эти средства, но на основании отчета. Однако подобные действия должны происходить с разрешения внутренних нормативов.  

Согласно ст. 137 ТК РФ, при несвоевременной сдаче авансового отчета и не возвращении остатка денежных средств в кассу руководитель вправе высчитать долг из зарплаты сотрудника. 

Сколько хранятся авансовые отчеты подотчетных лиц 

После работы с авансовым отчетом (проверки, утверждения, выплаты перерасхода или получения излишков) его отправляют на хранение. Сроки хранения установлены федеральными законами либо другими нормативно-правовыми документами (ст. 17, п. 1 от 22 октября 2004 г. “Об архивном деле в РФ” № 125-ФЗ).  

Сроки хранения определены нормативными актами. 

  1. Ст. 23, п. 8, подп. 1 НК РФ о документах, относящихся к налоговому или бухгалтерскому учету. Они служат основанием для создания налогооблагаемой базы с подсчетом налогов, отчисляемых в бюджет. Сюда входит и авансовый отчет. Срок хранения бумаг — 4 года. 

  2. Ст. 283, п. 4 НК РФ — о документах, доказывающих понесенные убытки. Хранятся весь срок, в течение которого получившаяся потеря переносится на последующие периоды и сокращает налогооблагаемую базу текущего налогового периода.  

  3. Закон № 402-ФЗ, ст. 29 для первичных бухгалтерских документов (сюда включены и авансовые отчеты) разрешает их хранение в течение срока, регламентированного государственным архивным делом, но не больше 5 лет. 

  4. Согласно Перечню типовых архивных документов, п. 277, авансовые отчеты хранятся 5 лет. Срок утвержден Росархивом. 


Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку

Итоги 

Авансовый отчет — важный для бухгалтерии и налоговой службы документ. На его основании учитываются совершенные компанией траты, что напрямую влияет на формирование налогооблагаемой базы. В какой срок отчитаться за командировку сотруднику — сегодня решает руководство. Имея на руках доказательную документацию, бухгалтер должен своевременно вписывать подотчетные суммы в авансовый отчет.  


Понравилась статья?

(Голосов: 2, Рейтинг: 5)

Читайте также:

Разъездной характер работы и командировка: отличия в оформлении, оплате и налога
21.12.2022
Разъездной характер работы и командировка: отличия в оформлении, оплате и налога
Постоянные поездки работника для выполнения служебных обязанностей — стандартные требования у большинства предприятий. Рассмотрим, когда необходимо оформлять командировку, а когда можно отнести к специфике разъездного характера работы.
Оформление командировки   Кадровый учет
Порядок и особенности оформления деловой поездки для генерального директора
28.02.2022 15:36:00
Порядок и особенности оформления деловой поездки для генерального директора

Командировка генерального директора – обычное явление, так как отправиться в служебную поездку может любой сотрудник компании. Во время командировки он решает наиболее важные задачи, которые требуют его прямого присутствия, включая подписание договоров и прочих бумаг, участие в конференциях, налаживание партнерских отношений и прочее. 



Оформление командировки   Организация командировки
Как отправить иностранного работника в командировку
06.11.2022
Как отправить иностранного работника в командировку
Специфика деятельности компании может заставлять работников перемещаться по территории страны или за ее пределы для выполнения своих должностных обязанностей. В этом случае оформляется командировка. При наличии в штате мигрантов важно учитывать нормы не только трудового, но и миграционного законодательства. Вместе с экспертами сайта business-trip.online разберемся, когда служебная поездка является обоснованной, а когда возникнет больше вопросов от контролирующих органов, чем выгоды.
Оформление командировки   Кадровый учет   Организация командировки
Особенности оформления и оплаты командировки на один день
23.03.2022
Особенности оформления и оплаты командировки на один день

Согласно ТК РФ, нет никаких ограничений по длительности служебной поездки. Поэтому нужно заранее узнать, как оплачивается командировка на один день, какие есть особенности ее оформления и что делать с выплатами. Кроме того, существуют некоторые нюансы, которые также влияют на данные пункты. 



Оплата командировки   Срок командировки   Организация командировки   Оформление командировки
Принципы оплаты и особенности командировочных расходов по КВР и КОСГУ
11.04.2023
Принципы оплаты и особенности командировочных расходов по КВР и КОСГУ

Любы командировочные расходы должны иметь документальное фиксирование и соответствовать требованиям ТК РФ, а также внутренним распоряжениям организации. Бюджетная сфера строго контролируется, как и вся финансовая отчетность, так как по оформленным бумагам рассчитывается сумма налога, общие расходы для осуществления командировки, планируются дальнейшие траты. Все командировочные расходы КОСГУ, а также КВР, не являются исключениями.

Оформление командировки   Оплата командировки

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76