Сроки представления отчета о командировке

Сроки представления отчета о командировке

Предоставить отчет после командировки о потраченных средствах в бухгалтерию — главная задача сотрудника, вернувшегося из поездки. Если пришлось потратить больше, работнику возместят лишние расходы. Все финансовые операции осуществляются при предоставлении подотчетным лицом (командированным сотрудником) авансового отчета. Когда его нужно сдавать, как бухгалтер проверяет документы и сколько хранятся авансовые отчеты персонала? 

Сроки предоставления в бухгалтерию авансового отчета подотчетным лицом 

С 30 ноября 2020 года вступили в силу изменения, касающиеся сроков авансового отчета по командировке. По новому закону, руководство не вправе требовать от лица, прибывшего из командировки, отчитаться за поездку в 3х-дневный срок, как раньше. Также командированный сотрудник может не указывать в подотчете сумму аванса и его срок (Указание Центробанка № 5587-У от 5 октября 2020 г.). 

До этого момента сотрудник, отправляющийся в деловую поездку, должен был по возвращении из нее отчитаться за средства, полученным им на целевые расходы. На сдачу отчета отводилось 3 рабочих дня (Указание Банка РФ “О порядке ведения кассовых операций...” № 3210-У, п. 6.3 от 11 марта 2014 г.). Сдать документы требовалось: 

  • по окончании временного отрезка, на который выдавались финансовые средства; 

  • после выхода сотрудника на работу, если истек срок его отсутствия по уважительной причине (отпуск, болезнь и т.п.). 

Согласно Постановлению “Об особенностях направления работников в служебные командировки” № 749, п. 26 от 13 октября 2008 г., работник обязан был отчитаться в бухгалтерии в течение 3-х дней по прибытии из деловой поездки.  

С 30 ноября 2020 г. это требование больше не действует. Теперь предприятие самостоятельно устанавливает срок сдачи авансового отчета по командировке.  

При написании заявления подотчетному лицу желательно указать цель, на которую требуются финансовые средства. Это облегчит задачу бухгалтеру при выполнении соответствующей проводки и начальнику, определяющему срок сдачи авансового отчета.  

Для того чтобы подотчетное лицо указывало точный период, на который ему выделяются денежные средства, рекомендуется подготовить внутренний документ, регламентирующий сроки для тех или иных нужд организации.  

С 30го ноября 2020 г. Центробанк РФ разрешил бухгалтерии оформлять несколько подотчетов одним распорядительным документом. Здесь обязательно указываются фамилии персонала, суммы и срок отчета по командировке каждым лицом.  

Проверка авансовых отчетов подотчетных лиц 

При составлении авансового отчета сотрудник прикладывает к нему документы, являющиеся основанием для составления операции о расходах: 

  • кассовые чеки; 

  • билеты на самолет/поезд/автобус; 

  • счета-фактуры; 

  • СБО; 

  • слипы (оплата пластиковой картой) и проч. 

Для получения денег на банковскую карту работник пишет заявление с указанием перечислить средства на определенный срок на номер карты/банковского счета (письмо Минфина № 03-11-11/42288 от 25 августа 2014 г.).  

В качестве бланка для составления авансового отчета можно использовать форму АО-1, разрешенную Госкомстатом РФ от 1 августа 2001 г. № 55, или разработать свой отчетный бланк.  

Работник заполняет бланк с обеих сторон, указывая:  

  • свои личные данные;  

  • цель аванса; 

  • наименование прилагаемых документов с индивидуальным номером, датой и суммой. 

После подсчета итоговой суммы подотчетное лицо сдает бумагу бухгалтеру, прикладывая к ней подтверждающие документы. Бухгалтер проверяет корректность заполнения полей, соответствия сумм и дат приложенных документов, итоговую цифру и т.д. Затем отдает работнику расписку о получении отчета и доказательных бумаг, а сам отчет отправляет на подпись руководителю. 


Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку

Утвержден авансовый отчет подотчетного лица: проводка 

Если сотрудник потратил в командировке больше средств, чем он получил от предприятия на расходы, ему выплачивают перерасход. И, напротив, если потрачены не все выданные деньги, остаток возвращается в кассу компании.  

Если работник потратил личные сбережения, например, на заправку служебного автомобиля, ему возместят эти средства, но на основании отчета. Однако подобные действия должны происходить с разрешения внутренних нормативов.  

Согласно ст. 137 ТК РФ, при несвоевременной сдаче авансового отчета и не возвращении остатка денежных средств в кассу руководитель вправе высчитать долг из зарплаты сотрудника. 

Сколько хранятся авансовые отчеты подотчетных лиц 

После работы с авансовым отчетом (проверки, утверждения, выплаты перерасхода или получения излишков) его отправляют на хранение. Сроки хранения установлены федеральными законами либо другими нормативно-правовыми документами (ст. 17, п. 1 от 22 октября 2004 г. “Об архивном деле в РФ” № 125-ФЗ).  

Сроки хранения определены нормативными актами. 

  1. Ст. 23, п. 8, подп. 1 НК РФ о документах, относящихся к налоговому или бухгалтерскому учету. Они служат основанием для создания налогооблагаемой базы с подсчетом налогов, отчисляемых в бюджет. Сюда входит и авансовый отчет. Срок хранения бумаг — 4 года. 

  2. Ст. 283, п. 4 НК РФ — о документах, доказывающих понесенные убытки. Хранятся весь срок, в течение которого получившаяся потеря переносится на последующие периоды и сокращает налогооблагаемую базу текущего налогового периода.  

  3. Закон № 402-ФЗ, ст. 29 для первичных бухгалтерских документов (сюда включены и авансовые отчеты) разрешает их хранение в течение срока, регламентированного государственным архивным делом, но не больше 5 лет. 

  4. Согласно Перечню типовых архивных документов, п. 277, авансовые отчеты хранятся 5 лет. Срок утвержден Росархивом. 


Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку

Итоги 

Авансовый отчет — важный для бухгалтерии и налоговой службы документ. На его основании учитываются совершенные компанией траты, что напрямую влияет на формирование налогооблагаемой базы. В какой срок отчитаться за командировку сотруднику — сегодня решает руководство. Имея на руках доказательную документацию, бухгалтер должен своевременно вписывать подотчетные суммы в авансовый отчет.  


Понравилась статья?

(Голосов: 2, Рейтинг: 5)

Читайте также:

Беременность и командировки: обязанности работодателя и другие нюансы
09.01.2023
Беременность и командировки: обязанности работодателя и другие нюансы

Независимо от рода деятельности, беременность сотрудницы требует определенных ограничений с целью снижения уровня нагрузки. Это касается не только производственных моментов, но и других действий, связанных с трудовой деятельностью. Чтобы определиться, можно ли отправлять беременных в командировку, требуется знать все законодательные акты, регулирующие права и льготы сотрудницы.



Организация командировки
Рекомендации по выбору отеля для служебной поездки
04.06.2022
Рекомендации по выбору отеля для служебной поездки
Любая командировка, независимо от ее направления, длительности, сложности и насыщенности, требует поиска места для проживания. Важно подобрать такую локацию, которая будет находиться близко к предполагаемому месту выполнения задания, при этом обеспечивать комфортные условия для сотрудника. Чаще всего, предпочтение отдается именно отелям.
Проживание в командировках   Организация командировки
Переходящая командировка: особенности оплаты труда
09.02.2024
Переходящая командировка: особенности оплаты труда
Ряд профессий предполагает выполнение работниками своих трудовых функций вне постоянного места работы. Перед каждым командированным работодатель ставит конкретные задачи, которыми и определяется срок поездки. Если командировка длительная, то может начаться в одном месяце, а завершиться в другом. Переходящая командировка: в каком месяце начислять зарплату и как рассчитывается средний доход? Об этом дальше.
Коронавирус и служебные поездки: особенности и ограничения
09.03.2022
Коронавирус и служебные поездки: особенности и ограничения

Расходы на ПЦР-тест в командировке, оформление QR-кода, наличие медотвода и прочие нововведения – это современные реалии, связанные с эпидемией COVID-19, которая полностью изменила уклад деловых поездок и работы компаний в целом. Теперь необходимо уделять внимание и данной категории документов, чтобы командированный работник успешно добрался до точки назначения.

Организация командировки
Как возместить расходы сотруднику без выдачи подотчетной суммы?
20.11.2022
Как возместить расходы сотруднику без выдачи подотчетной суммы?
Приобретение товара для нужд предприятия за личные деньги работника — достаточно частое явление. Причины могут быть разными: от отсутствия времени на выдачу подотчетных сумм до покупки в рамках акций. Рассмотрим, как правильно сформировать служебную записку на возмещение расходов сотрудника и какими нормативно-правовыми актами необходимо руководствоваться.
Учет расходов   Оплата командировки

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

CAPTCHA

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76