Как оплатить авиабилеты юридическим лицам: подробный гид

Узнайте, как быстро и правильно купить авиабилеты на организацию: чем отличается оплата с корпоративной карты и с расчетного счета, как сэкономить с постоплатой и какие документы нужны для отчетности.

• Как выбрать способ оплаты: корпоративная карта или счет?
• Что учесть при покупке билета на юрлицо онлайн
• Какие документы нужны для отчетности
• Можно ли купить билеты в рассрочку или с постоплатой
• Где найти выгодные условия для бизнеса

Покупка авиабилетов на юридическое лицо может вызывать вопросы: как оплатить — картой или с расчетного счета, можно ли сэкономить с постоплатой, какие документы потребует бухгалтерия? В этой статье разложим все по полочкам и дадим пошаговую инструкцию.

Как купить билет с корпоративной карты?

Корпоративная карта представляет собой инструмент доступа к денежным средствам юридического лица или индивидуального предпринимателя. Пластик может быть выпущен на любого сотрудника, оформленного в штат. В крупных компаниях бизнес-карты оформляются на работников, часто направляемых в командировки для выполнения служебных задач, на небольших предприятиях — на главного бухгалтера или руководителя. На основании Положения ЦБ РФ № 266 от 24.12.2004 г., все операции с использованием карт могут совершать исключительно их держатели. Соответственно, они также должны отчитаться за понесенные расходы. 

В соответствии с Указаниями ЦБ РФ № 3210 от 11.03.2014 г., подотчетное лицо должно представить авансовый отчет с документами, подтверждающими оплату. Пакет может включать:

• маршрутные квитанции;
• акт приема-передачи на услуги;
• счет-фактуру;
• ККМ и другие.

Процедура оплаты авиабилетов с корпоративной карты через интернет включает следующие этапы:

1. Поиск билета. На официальном сайте авиаперевозчика или посредника необходимо найти форму для подбора и указать в ней следующие данные: направление, дату отправления, класс, количество пассажиров. Из предложений, удовлетворяющих условиям, достаточно выбрать оптимальный вариант.
2. Ознакомление с правилами оформления, обмена и возврата билета. Не рекомендуем данный раздел игнорировать, особенно если даты служебной поездки могут сдвинуться.
3. Ввод данных по пассажирам. Нужно указать ФИО, пол, дату рождения и паспортные данные работника. Для получения уведомления о переносе рейса или по иным важным обстоятельствам необходимо ввести электронную почту или мобильный телефон.
4. Бронирование. На покупку авиабилета отводится от 20 до 40 минут в зависимости от онлайн-сервиса.
5. Непосредственная оплата. В одноименном разделе нужно выбрать пункт «Картой» и ввести следующую информацию: ФИО держателя, номер пластика, срок действия и трехзначный код (размещен на оборотной стороне). Подтверждение действий осуществляется через одноразовый код.
6. Получение электронного билета на электронную почту.

При личном обращении оплата проводится по корпоративной карте при наличии документа, удостоверяющего личность, и пластика. При заключении договора дополнительно потребуется документ-основание права подписи заявителя (приказ на руководителя, доверенность на сотрудника).

Внимание! Закрывающие документы могут быть подгружены в личном кабинете или направлены на электронную почту. Стандартно пакет можно получить на следующий месяц за месяцем приобретения билетов, что обусловлено сроками передачи информации от поставщика услуг. 

Как оплатить билеты с расчетного счета организации?

Оформление авиабилетов с оплатой через расчетный счет является аналогичным процедуре покупки по корпоративной карте. При выборе онлайн-способа придерживайтесь следующего алгоритма:

• поиск билета по заданным параметрам: маршрут, дата отправления, класс, багаж;
• ознакомление с условиями бронирования;
• ввод данных по пассажирам, направляемым в командировку;
• проверка достоверности введенных сведений;
• выбор способа покупки: расчетный счет;
• получение счета на электронную почту;
• оплата услуг авиакомпании через интернет-банк или наличными;
• получение билетов.

При личном обращении в агентство менеджер самостоятельно подберет оптимальные варианты и рассчитывает стоимость перелета с учетом посреднических услуг. Счет на оплату предоставляется представителю или направляется на почту. При необходимости может быть заключен договор.

Можно ли купить билеты с постоплатой?

Приобретение авиа и железнодорожных билетов с последующей оплатой — простой способ провести бронирование без внесения денег. Такая опция доступна как физическим, так и юридическим лицам. Для представителей бизнеса постоплата дает возможность забронировать билеты по акционной цене при отсутствии всей суммы для совершения покупки. Также этот способ подходит при неуверенности в том, что служебная командировка состоится. 

При обращении в ряд авиакомпаний или в посреднические агентства такая услуга предоставляется за дополнительную плату. Эти расходы также необходимо учесть при заполнении авансового отчета для бухгалтерии.

Нужен сервис организации служебных командировок «под ключ»? Полезную информацию, квалифицированную помощь и демократичные расценки вы найдете на сайте: business-trip.online. Мы знаем все тонкости покупки авиабилетов юридическими лицами и готовы предложить взаимовыгодные условия сотрудничества. Просто позвоните нам!

Кроме авиа, популярным транспортом остаются поезда. Инструкция по покупке ЖД-билетов для юрлиц – в статье «Как юрлицу купить ЖД билеты по безналу — быстро и без договора».