Как возместить расходы сотруднику без выдачи подотчетной суммы?

Как возместить расходы сотруднику без выдачи подотчетной суммы?

Приобретение товара для нужд предприятия за личные деньги работника — достаточно частое явление. Причины могут быть разными: от отсутствия времени на выдачу подотчетных сумм до покупки в рамках акций. Рассмотрим, как правильно сформировать служебную записку на возмещение расходов сотрудника и какими нормативно-правовыми актами необходимо руководствоваться.


Особенности оформления авансового отчета

Авансовый отчет — это документ, подтверждающий получение денежных средств для выполнения конкретных служебных обязанностей или приобретения ТМЦ для нужд предприятия. Его обязательными реквизитами выступают:


  • ФИО и должность подотчетного лица;

  • полученная сумма цифрами и прописью;

  • произведенные расходы;

  • остаток (при наличии);

  • подписи сторон;

  • дата составления.


Единых требований к авансовому отчету нет. Руководитель может разработать собственную форму этого документа и подтвердить ее приказом. В ней должны присутствовать все обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 9 ФЗ № 402 от 06.12.2011 г.


Срок сдачи документа устанавливается локальными актами работодателя. По истечении этого периода отчет предоставляется в бухгалтерию. Требование о трехдневном сроке упразднено с 2020 г.


Полученный документ подписывается руководителем и главным бухгалтером. Без этого действия отчет не имеет юридической силы.


Стоит отметить, что при покупке товара заранее экономически нецелесообразно оформлять авансовый отчет. Однако, работник может претендовать на возмещение понесенных расходов. Для этого необходимо правильно составить служебную записку на оплату счета.


При несвоевременной передаче отчета перечисленные денежные средства можно расценивать как доход должностного лица. Из суммы нужно удержать НДФЛ.


Компенсируем правильно понесенные расходы, чтобы избежать налоговых рисков


Первым делом нужно позаботиться о документальном оформлении возможности приобретения товаров работниками без получения подотчетных сумм. Этот пункт можно включить в учетную политику. Перечень уполномоченных лиц закрепляется приказом.


При покупке ТМЦ за собственные деньги работник выступает представителем организации, поэтому необходимо учитывать положения п. 1 ст. 183 ГК РФ. Основная задача — документально подтвердить, что такая сделка получила одобрение работодателем. Рекомендуем придерживаться следующего алгоритма:


  1. Предоставление заявления на возмещение расходов сотруднику, образец которого можно взять с сайта: business-trip.online. Документ согласовывается руководителем.

  2. Подготовка отчета о понесенных расходах с подтверждением. Для компенсации можно приложить кассовые, товарные, электронные чеки, приходные кассовые ордера и транспортные документы (проездные билеты или талоны). 

  3. Издание приказа о возмещении затрат.


Для исключения налоговых претензий можно оформить доверенности на ряд сотрудников, позволяющих этой категории совершать незапланированные траты для предприятия. Желательно, чтобы приобретения были на небольшие суммы, например: канцелярия, бытовая химия, расходные материалы. При потребности в дорогостоящих покупках лучше заполнять первичные документы на организацию.

Компенсация командировочных расходов

В этом случае работник, направленный в другую местность для выполнения трудовых обязанностей без выдачи средств, не является подотчетным лицом. Это значит, что он не заполняет авансовый отчет. Для компенсации он предоставляет отчет в установленной форме, свидетельствующий о понесенных затратах с подтверждающими документами. С учетом полученной информации формируется служебная записка на оплату расходов.


Внимание! Не забываем про суточные, начисляемые за каждый день нахождения в командировке. Это возмещение гарантировано ст. 168 ТК РФ, поэтому должно присутствовать в итоговом отчете сотрудника.


Существующие ограничения

В соответствии с п. 2 указаниями ЦБ РФ № 3073 выручка, находящаяся в кассе, не может быть использована для компенсации понесенных затрат работнику. Это связано с тем, что она не подходит ни в одну из установленных категорий. Ряд бухгалтеров, нарушая предписания регулятора, относят эти расходы к статье «выдача под отчет». Это неправильно, так как деньги возвращаются сотруднику после покупок. Другая статья «оплата товаров, услуг, работ» тоже не может быть применена, поскольку она распространяется на взаимоотношения между организацией и поставщиком.


Отдельно остановимся на сумме сделки за счет личных средств. В соответствии с указанием ЦБ РФ она не должна превышать 100 тысяч рублей, то есть здесь действует правило, применимое для расчетов между юридическим лицом и ИП.


Как отразить возмещение сотруднику в бухучете?

После одобрения сделки руководством и формирования служебной записки на возмещение расходов (образец с подробными рекомендациями представлен здесь: business-trip.online) нужно правильно отразить операцию в бухучете.


Недопустимо использование счета 71, так как он применяется для расчетов с подотчетными лицами. В соответствии с приказом Минфина № 94 такие ситуации нужно отражать на счете 73.


Возмещение расходов из кассы возможно с применением проводки: Дт 73 Кт. 50; принятие к учету НДС — Дт 19 Кт 73, а факт получения товаров — Дт 10 Кт 73.

Важно! Компенсация расходов на цели хозяйственной деятельности предприятия не может быть отнесена к экономической выгоде сотрудника. Эта выплата не является доходом, поэтому исчисление НДФЛ недопустимо.


Заключение

Нормативно-правовые акты не содержат запретов на компенсацию расходов работников при покупке товаров за счет личных средств. В соответствии со ст. 188 ТК РФ затраты сотрудника в интересах организации должны быть компенсированы в полном объеме. В таких ситуациях не мешает позаботиться о факте документального одобрения сделки со стороны работодателя. В противном случае возможны налоговые претензии.

Понравилась статья?

(Нет голосов)

Читайте также:

Порядок налогообложения НДФЛ и выплат по командировкам
22.12.2021
Порядок налогообложения НДФЛ и выплат по командировкам

Отчисление НДФЛ с командировочных расходов – это то, с чем сталкивается практически каждый работодатель. Если планируется хотя бы одна служебная поездка для штатных сотрудников, необходимо заранее разобраться в данном вопросе. И речь идет о Налоговом кодексе и Законодательстве РФ, а также о положении о командировках, принятом компанией в качестве внутреннего документа для урегулирования ряда вопросов и нюансов. 



Суточные при командировке: нормы 2022 года
10.11.2021
Суточные при командировке: нормы 2022 года
Суточные в командировке часто становятся причиной споров. Несмотря на статью 168 ТК РФ, порядок возмещения дополнительных расходов остается неутвержденным.
Особенности и назначение командировочного удостоверения
18.01.2022
Особенности и назначение командировочного удостоверения

Нередко перед служебной поездкой требуется оформление удостоверения командировки, которое является составляющей необходимого пакета документов. Есть свои правила по его заполнению и оформлению, не говоря уже о некоторых нюансах законодательства.

Отказ от служебной поездки: основные причины и кого нельзя отправлять
02.02.2022
Отказ от служебной поездки: основные причины и кого нельзя отправлять

Перед тем, как отказаться от командировки, нужно проверить, есть ли законное основание для этого. Вслед за отказом может последовать дисциплинарное взыскание, если сотрудник не хочет отправляться в служебную поездку без уважительной причины.

Правила компенсации командировочных расходов на транспорт
16.02.2022
Правила компенсации командировочных расходов на транспорт

Любая командировка на личном автомобиле, самолете, поезде или другим транспортном средством должна быть финансово возмещена сотруднику предприятия. Сразу после приезда подается авансовый отчет, в котором указаны все расходы на передвижение к месту назначения и обратно. 



Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76