Как возместить расходы сотруднику без выдачи подотчетной суммы?

Как возместить расходы сотруднику без выдачи подотчетной суммы?

Приобретение товара для нужд предприятия за личные деньги работника — достаточно частое явление. Причины могут быть разными: от отсутствия времени на выдачу подотчетных сумм до покупки в рамках акций. Рассмотрим, как правильно сформировать служебную записку на возмещение расходов сотрудника и какими нормативно-правовыми актами необходимо руководствоваться.


Особенности оформления авансового отчета

Авансовый отчет — это документ, подтверждающий получение денежных средств для выполнения конкретных служебных обязанностей или приобретения ТМЦ для нужд предприятия. Его обязательными реквизитами выступают:


  • ФИО и должность подотчетного лица;

  • полученная сумма цифрами и прописью;

  • произведенные расходы;

  • остаток (при наличии);

  • подписи сторон;

  • дата составления.


Единых требований к авансовому отчету нет. Руководитель может разработать собственную форму этого документа и подтвердить ее приказом. В ней должны присутствовать все обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 9 ФЗ № 402 от 06.12.2011 г.


Срок сдачи документа устанавливается локальными актами работодателя. По истечении этого периода отчет предоставляется в бухгалтерию. Требование о трехдневном сроке упразднено с 2020 г.


Полученный документ подписывается руководителем и главным бухгалтером. Без этого действия отчет не имеет юридической силы.


Стоит отметить, что при покупке товара заранее экономически нецелесообразно оформлять авансовый отчет. Однако, работник может претендовать на возмещение понесенных расходов. Для этого необходимо правильно составить служебную записку на оплату счета.


При несвоевременной передаче отчета перечисленные денежные средства можно расценивать как доход должностного лица. Из суммы нужно удержать НДФЛ.


Компенсируем правильно понесенные расходы, чтобы избежать налоговых рисков


Первым делом нужно позаботиться о документальном оформлении возможности приобретения товаров работниками без получения подотчетных сумм. Этот пункт можно включить в учетную политику. Перечень уполномоченных лиц закрепляется приказом.


При покупке ТМЦ за собственные деньги работник выступает представителем организации, поэтому необходимо учитывать положения п. 1 ст. 183 ГК РФ. Основная задача — документально подтвердить, что такая сделка получила одобрение работодателем. Рекомендуем придерживаться следующего алгоритма:


  1. Предоставление заявления на возмещение расходов сотруднику, образец которого можно взять с сайта: business-trip.online. Документ согласовывается руководителем.

  2. Подготовка отчета о понесенных расходах с подтверждением. Для компенсации можно приложить кассовые, товарные, электронные чеки, приходные кассовые ордера и транспортные документы (проездные билеты или талоны). 

  3. Издание приказа о возмещении затрат.


Для исключения налоговых претензий можно оформить доверенности на ряд сотрудников, позволяющих этой категории совершать незапланированные траты для предприятия. Желательно, чтобы приобретения были на небольшие суммы, например: канцелярия, бытовая химия, расходные материалы. При потребности в дорогостоящих покупках лучше заполнять первичные документы на организацию.

Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Получить доступ

Компенсация командировочных расходов

В этом случае работник, направленный в другую местность для выполнения трудовых обязанностей без выдачи средств, не является подотчетным лицом. Это значит, что он не заполняет авансовый отчет. Для компенсации он предоставляет отчет в установленной форме, свидетельствующий о понесенных затратах с подтверждающими документами. С учетом полученной информации формируется служебная записка на оплату расходов.


Внимание! Не забываем про суточные, начисляемые за каждый день нахождения в командировке. Это возмещение гарантировано ст. 168 ТК РФ, поэтому должно присутствовать в итоговом отчете сотрудника.


Существующие ограничения

В соответствии с п. 2 указаниями ЦБ РФ № 3073 выручка, находящаяся в кассе, не может быть использована для компенсации понесенных затрат работнику. Это связано с тем, что она не подходит ни в одну из установленных категорий. Ряд бухгалтеров, нарушая предписания регулятора, относят эти расходы к статье «выдача под отчет». Это неправильно, так как деньги возвращаются сотруднику после покупок. Другая статья «оплата товаров, услуг, работ» тоже не может быть применена, поскольку она распространяется на взаимоотношения между организацией и поставщиком.


Отдельно остановимся на сумме сделки за счет личных средств. В соответствии с указанием ЦБ РФ она не должна превышать 100 тысяч рублей, то есть здесь действует правило, применимое для расчетов между юридическим лицом и ИП.


Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Получить доступ

Как отразить возмещение сотруднику в бухучете?

После одобрения сделки руководством и формирования служебной записки на возмещение расходов (образец с подробными рекомендациями представлен здесь: business-trip.online) нужно правильно отразить операцию в бухучете.


Недопустимо использование счета 71, так как он применяется для расчетов с подотчетными лицами. В соответствии с приказом Минфина № 94 такие ситуации нужно отражать на счете 73.


Возмещение расходов из кассы возможно с применением проводки: Дт 73 Кт. 50; принятие к учету НДС — Дт 19 Кт 73, а факт получения товаров — Дт 10 Кт 73.

Важно! Компенсация расходов на цели хозяйственной деятельности предприятия не может быть отнесена к экономической выгоде сотрудника. Эта выплата не является доходом, поэтому исчисление НДФЛ недопустимо.


Заключение

Нормативно-правовые акты не содержат запретов на компенсацию расходов работников при покупке товаров за счет личных средств. В соответствии со ст. 188 ТК РФ затраты сотрудника в интересах организации должны быть компенсированы в полном объеме. В таких ситуациях не мешает позаботиться о факте документального одобрения сделки со стороны работодателя. В противном случае возможны налоговые претензии.

Примеры документов для скачивания


Часто задаваемые вопросы

Можно ли возместить расходы сотруднику без выдачи подотчетной суммы?

Да, это возможно. Работник должен предоставить подтверждающие документы (чеки, билеты), а затем организация издает приказ на возмещение расходов.

Какие документы нужны для возмещения расходов?

Понадобятся кассовые и товарные чеки, проездные документы, служебная записка о понесенных расходах.

Облагается ли НДФЛ сумма возмещения?

Нет, возмещение расходов на хозяйственные нужды не облагается НДФЛ, так как не является доходом.

Как отразить возмещение расходов в бухгалтерском учете?

Возмещение оформляется по счету 73, а не по счету 71, который используется для подотчетных лиц.

Комментарии (0)

Читайте также:

Особенности оформления служебной поездки индивидуального предпринимателя
02.06.2022
Особенности оформления служебной поездки индивидуального предпринимателя
Как и обычные сотрудники компаний, индивидуальные предприниматели также ездят в командировку, тратятся на проживание, питание, проезд и пр. Списание командировочных расходов для ИП практически не осуществляется согласно законам, а, если и возможно, нужно уделить особое внимание оформлению документов, чтобы не было никаких претензий от представителей налоговой службы.
Оформление командировки   Организация командировки   Кадровый учет
Зачем нужно оформлять положение о командировках и что в него входит?
12.12.2021
Зачем нужно оформлять положение о командировках и что в него входит?

Для официального и законного оформления рабочей поездки сотрудника не обойтись без специального положения – инструкции по командировкам, которая регламентирует все детали и аспекты служебных выездов. Документ используется не только работодателями, но и сотрудниками для решения ряда вопросов.

Организация командировки
Образец приказа об отмене командировки
22.12.2022
Образец приказа об отмене командировки
Напряженная геополитическая обстановка, распространение коронавируса или семейные проблемы работников приводят к срыву запланированных командировок. Для грамотной отмены таких мероприятий потребуется специальный документ — приказ об отзыве из командировки. Изучим его особенности разработки и составления.
Оформление командировки   Организация командировки   Срок командировки
Как оформить сокращение срока командировки работника?
27.11.2022
Как оформить сокращение срока командировки работника?
Сокращение срока командировки или перенос ее на другой период могут быть инициированы как со стороны предприятия, так и сотрудника в силу жизненных обстоятельств. Не стоит сбрасывать со счетов и форс-мажорные ситуации, обусловленные природными и техногенными явлениями. Разберемся, как документально оформить отзыв из служебной поездки и необходимо ли пересчитать сумму выплаченной компенсации.
Организация командировки
Особенности оформления больничного во время служебной поездки
24.02.2022
Особенности оформления больничного во время служебной поездки

В том случае, если сотрудник заболел в командировке уже после прибытия на место назначения, ему так же положен больничный. Из-за болезни он не может частично или полностью выполнять служебное задание. Ему нужно лечение, отдых и восстановление.

Кадровый учет   Организация командировки   Оформление командировки

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

CAPTCHA

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76