Как возместить расходы сотруднику без выдачи подотчетной суммы?

Как возместить расходы сотруднику без выдачи подотчетной суммы?

Приобретение товара для нужд предприятия за личные деньги работника — достаточно частое явление. Причины могут быть разными: от отсутствия времени на выдачу подотчетных сумм до покупки в рамках акций. Рассмотрим, как правильно сформировать служебную записку на возмещение расходов сотрудника и какими нормативно-правовыми актами необходимо руководствоваться.


Особенности оформления авансового отчета

Авансовый отчет — это документ, подтверждающий получение денежных средств для выполнения конкретных служебных обязанностей или приобретения ТМЦ для нужд предприятия. Его обязательными реквизитами выступают:


  • ФИО и должность подотчетного лица;

  • полученная сумма цифрами и прописью;

  • произведенные расходы;

  • остаток (при наличии);

  • подписи сторон;

  • дата составления.


Единых требований к авансовому отчету нет. Руководитель может разработать собственную форму этого документа и подтвердить ее приказом. В ней должны присутствовать все обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 9 ФЗ № 402 от 06.12.2011 г.


Срок сдачи документа устанавливается локальными актами работодателя. По истечении этого периода отчет предоставляется в бухгалтерию. Требование о трехдневном сроке упразднено с 2020 г.


Полученный документ подписывается руководителем и главным бухгалтером. Без этого действия отчет не имеет юридической силы.


Стоит отметить, что при покупке товара заранее экономически нецелесообразно оформлять авансовый отчет. Однако, работник может претендовать на возмещение понесенных расходов. Для этого необходимо правильно составить служебную записку на оплату счета.


При несвоевременной передаче отчета перечисленные денежные средства можно расценивать как доход должностного лица. Из суммы нужно удержать НДФЛ.


Компенсируем правильно понесенные расходы, чтобы избежать налоговых рисков


Первым делом нужно позаботиться о документальном оформлении возможности приобретения товаров работниками без получения подотчетных сумм. Этот пункт можно включить в учетную политику. Перечень уполномоченных лиц закрепляется приказом.


При покупке ТМЦ за собственные деньги работник выступает представителем организации, поэтому необходимо учитывать положения п. 1 ст. 183 ГК РФ. Основная задача — документально подтвердить, что такая сделка получила одобрение работодателем. Рекомендуем придерживаться следующего алгоритма:


  1. Предоставление заявления на возмещение расходов сотруднику, образец которого можно взять с сайта: business-trip.online. Документ согласовывается руководителем.

  2. Подготовка отчета о понесенных расходах с подтверждением. Для компенсации можно приложить кассовые, товарные, электронные чеки, приходные кассовые ордера и транспортные документы (проездные билеты или талоны). 

  3. Издание приказа о возмещении затрат.


Для исключения налоговых претензий можно оформить доверенности на ряд сотрудников, позволяющих этой категории совершать незапланированные траты для предприятия. Желательно, чтобы приобретения были на небольшие суммы, например: канцелярия, бытовая химия, расходные материалы. При потребности в дорогостоящих покупках лучше заполнять первичные документы на организацию.

Компенсация командировочных расходов

В этом случае работник, направленный в другую местность для выполнения трудовых обязанностей без выдачи средств, не является подотчетным лицом. Это значит, что он не заполняет авансовый отчет. Для компенсации он предоставляет отчет в установленной форме, свидетельствующий о понесенных затратах с подтверждающими документами. С учетом полученной информации формируется служебная записка на оплату расходов.


Внимание! Не забываем про суточные, начисляемые за каждый день нахождения в командировке. Это возмещение гарантировано ст. 168 ТК РФ, поэтому должно присутствовать в итоговом отчете сотрудника.


Существующие ограничения

В соответствии с п. 2 указаниями ЦБ РФ № 3073 выручка, находящаяся в кассе, не может быть использована для компенсации понесенных затрат работнику. Это связано с тем, что она не подходит ни в одну из установленных категорий. Ряд бухгалтеров, нарушая предписания регулятора, относят эти расходы к статье «выдача под отчет». Это неправильно, так как деньги возвращаются сотруднику после покупок. Другая статья «оплата товаров, услуг, работ» тоже не может быть применена, поскольку она распространяется на взаимоотношения между организацией и поставщиком.


Отдельно остановимся на сумме сделки за счет личных средств. В соответствии с указанием ЦБ РФ она не должна превышать 100 тысяч рублей, то есть здесь действует правило, применимое для расчетов между юридическим лицом и ИП.


Как отразить возмещение сотруднику в бухучете?

После одобрения сделки руководством и формирования служебной записки на возмещение расходов (образец с подробными рекомендациями представлен здесь: business-trip.online) нужно правильно отразить операцию в бухучете.


Недопустимо использование счета 71, так как он применяется для расчетов с подотчетными лицами. В соответствии с приказом Минфина № 94 такие ситуации нужно отражать на счете 73.


Возмещение расходов из кассы возможно с применением проводки: Дт 73 Кт. 50; принятие к учету НДС — Дт 19 Кт 73, а факт получения товаров — Дт 10 Кт 73.

Важно! Компенсация расходов на цели хозяйственной деятельности предприятия не может быть отнесена к экономической выгоде сотрудника. Эта выплата не является доходом, поэтому исчисление НДФЛ недопустимо.


Заключение

Нормативно-правовые акты не содержат запретов на компенсацию расходов работников при покупке товаров за счет личных средств. В соответствии со ст. 188 ТК РФ затраты сотрудника в интересах организации должны быть компенсированы в полном объеме. В таких ситуациях не мешает позаботиться о факте документального одобрения сделки со стороны работодателя. В противном случае возможны налоговые претензии.

Примеры документов для скачивания


Часто задаваемые вопросы

Можно ли возместить расходы сотруднику без выдачи подотчетной суммы?

Да, это возможно. Работник должен предоставить подтверждающие документы (чеки, билеты), а затем организация издает приказ на возмещение расходов.

Какие документы нужны для возмещения расходов?

Понадобятся кассовые и товарные чеки, проездные документы, служебная записка о понесенных расходах.

Облагается ли НДФЛ сумма возмещения?

Нет, возмещение расходов на хозяйственные нужды не облагается НДФЛ, так как не является доходом.

Как отразить возмещение расходов в бухгалтерском учете?

Возмещение оформляется по счету 73, а не по счету 71, который используется для подотчетных лиц.

Комментарии (0)

Читайте также:

Командировка за чужой счет: как все оформить без ошибок и сэкономить
09.12.2022
Командировка за чужой счет: как все оформить без ошибок и сэкономить
Служебные командировки являются частым явлением в бизнесе, к которым привлекают не только постоянных сотрудников, но и работающих по совместительству. Одна из компаний может быть заинтересована в специалистах другого предприятия, поэтому берет на себя финансовые вопросы по организации, включая оплату проезда, найма жилья и питания. Рассмотрим, какие расходы несет в этом случае основной работодатель и как правильно оформить поездку.
Оформление командировки   Организация командировки
Каршеринг в командировке: как правильно оформить и получить компенсацию
05.06.2022
Каршеринг в командировке: как правильно оформить и получить компенсацию
В том случае, если в командировке не будет использоваться служебный или личный автомобиль, но есть необходимость в транспорте для быстрого и комфортного передвижения по городу, используются услуги каршеринга. При этом командированный сотрудник может без проблем подтвердить затраты при составлении отчета.
Транспорт в командировках
Как оплачиваются сверхурочные в командировке в 2025 году по ТК РФ: правила, расчеты, оформление
19.04.2023
Как оплачиваются сверхурочные в командировке в 2025 году по ТК РФ: правила, расчеты, оформление

Независимо от места нахождения сотрудника, при выполнении сверхурочной работы должны осуществляться выплаты, сумма которых соответствует ТК РФ. Даже если работник находится в служебной поездке, оплата сверхурочной работы в командировке осуществляется в полной мере, как если бы он находился на производстве или в офисе.

Учет расходов
Включаются ли командировочные в расчет отпускных?
19.09.2022
Включаются ли командировочные в расчет отпускных?
На время нахождения в командировке за работником сохраняется его место и за весь период начисляется трудовой стаж. Организация компенсирует понесенные затраты, связанные с нахождением в служебной поездке, и дополнительно выплачивает суточные. Предоставление ежегодного отпуска является правом, закрепленным на законодательном уровне. Рассмотрим, как рассчитываются отпускные и как влияют на эту величину командировки.
Учет расходов
Приказ на командировку 2025: актуальный образец и правила оформления
03.04.2023
Приказ на командировку 2025: актуальный образец и правила оформления

Для отправки сотрудника компании в служебную поездку не обойтись без ряда документов. Образец приказа о направлении в командировку является центральной бумагой, без которой в данном случае не обойтись. При этом важно использовать шаблон именно 2023 года, чтобы заполнить все согласно требованиям закона.

Оформление командировки   Кадровый учет

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности
Согласие на обработку персональных данных

CAPTCHA

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76