Как возместить расходы сотруднику без выдачи подотчетной суммы?

Как возместить расходы сотруднику без выдачи подотчетной суммы?

Приобретение товара для нужд предприятия за личные деньги работника — достаточно частое явление. Причины могут быть разными: от отсутствия времени на выдачу подотчетных сумм до покупки в рамках акций. Рассмотрим, как правильно сформировать служебную записку на возмещение расходов сотрудника и какими нормативно-правовыми актами необходимо руководствоваться.


Особенности оформления авансового отчета

Авансовый отчет — это документ, подтверждающий получение денежных средств для выполнения конкретных служебных обязанностей или приобретения ТМЦ для нужд предприятия. Его обязательными реквизитами выступают:


  • ФИО и должность подотчетного лица;

  • полученная сумма цифрами и прописью;

  • произведенные расходы;

  • остаток (при наличии);

  • подписи сторон;

  • дата составления.


Единых требований к авансовому отчету нет. Руководитель может разработать собственную форму этого документа и подтвердить ее приказом. В ней должны присутствовать все обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 9 ФЗ № 402 от 06.12.2011 г.


Срок сдачи документа устанавливается локальными актами работодателя. По истечении этого периода отчет предоставляется в бухгалтерию. Требование о трехдневном сроке упразднено с 2020 г.


Полученный документ подписывается руководителем и главным бухгалтером. Без этого действия отчет не имеет юридической силы.


Стоит отметить, что при покупке товара заранее экономически нецелесообразно оформлять авансовый отчет. Однако, работник может претендовать на возмещение понесенных расходов. Для этого необходимо правильно составить служебную записку на оплату счета.


При несвоевременной передаче отчета перечисленные денежные средства можно расценивать как доход должностного лица. Из суммы нужно удержать НДФЛ.


Компенсируем правильно понесенные расходы, чтобы избежать налоговых рисков


Первым делом нужно позаботиться о документальном оформлении возможности приобретения товаров работниками без получения подотчетных сумм. Этот пункт можно включить в учетную политику. Перечень уполномоченных лиц закрепляется приказом.


При покупке ТМЦ за собственные деньги работник выступает представителем организации, поэтому необходимо учитывать положения п. 1 ст. 183 ГК РФ. Основная задача — документально подтвердить, что такая сделка получила одобрение работодателем. Рекомендуем придерживаться следующего алгоритма:


  1. Предоставление заявления на возмещение расходов сотруднику, образец которого можно взять с сайта: business-trip.online. Документ согласовывается руководителем.

  2. Подготовка отчета о понесенных расходах с подтверждением. Для компенсации можно приложить кассовые, товарные, электронные чеки, приходные кассовые ордера и транспортные документы (проездные билеты или талоны). 

  3. Издание приказа о возмещении затрат.


Для исключения налоговых претензий можно оформить доверенности на ряд сотрудников, позволяющих этой категории совершать незапланированные траты для предприятия. Желательно, чтобы приобретения были на небольшие суммы, например: канцелярия, бытовая химия, расходные материалы. При потребности в дорогостоящих покупках лучше заполнять первичные документы на организацию.

Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку

Компенсация командировочных расходов

В этом случае работник, направленный в другую местность для выполнения трудовых обязанностей без выдачи средств, не является подотчетным лицом. Это значит, что он не заполняет авансовый отчет. Для компенсации он предоставляет отчет в установленной форме, свидетельствующий о понесенных затратах с подтверждающими документами. С учетом полученной информации формируется служебная записка на оплату расходов.


Внимание! Не забываем про суточные, начисляемые за каждый день нахождения в командировке. Это возмещение гарантировано ст. 168 ТК РФ, поэтому должно присутствовать в итоговом отчете сотрудника.


Существующие ограничения

В соответствии с п. 2 указаниями ЦБ РФ № 3073 выручка, находящаяся в кассе, не может быть использована для компенсации понесенных затрат работнику. Это связано с тем, что она не подходит ни в одну из установленных категорий. Ряд бухгалтеров, нарушая предписания регулятора, относят эти расходы к статье «выдача под отчет». Это неправильно, так как деньги возвращаются сотруднику после покупок. Другая статья «оплата товаров, услуг, работ» тоже не может быть применена, поскольку она распространяется на взаимоотношения между организацией и поставщиком.


Отдельно остановимся на сумме сделки за счет личных средств. В соответствии с указанием ЦБ РФ она не должна превышать 100 тысяч рублей, то есть здесь действует правило, применимое для расчетов между юридическим лицом и ИП.


Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку

Как отразить возмещение сотруднику в бухучете?

После одобрения сделки руководством и формирования служебной записки на возмещение расходов (образец с подробными рекомендациями представлен здесь: business-trip.online) нужно правильно отразить операцию в бухучете.


Недопустимо использование счета 71, так как он применяется для расчетов с подотчетными лицами. В соответствии с приказом Минфина № 94 такие ситуации нужно отражать на счете 73.


Возмещение расходов из кассы возможно с применением проводки: Дт 73 Кт. 50; принятие к учету НДС — Дт 19 Кт 73, а факт получения товаров — Дт 10 Кт 73.

Важно! Компенсация расходов на цели хозяйственной деятельности предприятия не может быть отнесена к экономической выгоде сотрудника. Эта выплата не является доходом, поэтому исчисление НДФЛ недопустимо.


Заключение

Нормативно-правовые акты не содержат запретов на компенсацию расходов работников при покупке товаров за счет личных средств. В соответствии со ст. 188 ТК РФ затраты сотрудника в интересах организации должны быть компенсированы в полном объеме. В таких ситуациях не мешает позаботиться о факте документального одобрения сделки со стороны работодателя. В противном случае возможны налоговые претензии.

Примеры документов для скачивания


Понравилась статья?

(Голосов: 1, Рейтинг: 4)

Читайте также:

Правила оформления путевого листа на время командировки
04.10.2023
Правила оформления путевого листа на время командировки
Путевой лист – документ, использующийся для учета работы, которую проделал автомобиль. Содержит информацию о маршруте и назначении поездки, количестве потраченного горючего, а также другие данные, позволяющие подробнее узнать о командировке.
Оформление командировки
Порядок и условия командирования военнослужащих: все, что нужно знать
31.10.2023
Порядок и условия командирования военнослужащих: все, что нужно знать
Служебная командировка военнослужащего – неотъемлемая часть службы в армии. Для служащих некоторых подразделений такие рабочие поездки занимают большую часть времени. А в расположение части военные возвращаются лишь для отдыха, пополнения запасов вооружения и продовольствия, а также лечения при необходимости и других нужд. Другие военные могут отправляться в командировки не столь часто.
Организация командировки
Командировка госслужащих: особенности и порядок
26.07.2023
Командировка госслужащих: особенности и порядок
Как и обычные сотрудники, государственные служащие также могут быть направлены в служебные поездки для выполнения своих трудовых обязательств. К примеру, речь идет о советах и заседаниях, презентациях и открытиях, решении ряда политических, экономических, юридических, социальных и прочих вопросов. Командировки госслужащих также строго контролируются и имеют определенные ограничения согласно ТК РФ.
Организация командировки
Зачем нужно оформлять положение о командировках и что в него входит?
12.12.2021
Зачем нужно оформлять положение о командировках и что в него входит?

Для официального и законного оформления рабочей поездки сотрудника не обойтись без специального положения – инструкции по командировкам, которая регламентирует все детали и аспекты служебных выездов. Документ используется не только работодателями, но и сотрудниками для решения ряда вопросов.

Организация командировки
Разъездной характер работы и командировка: отличия в оформлении, оплате и налога
21.12.2022
Разъездной характер работы и командировка: отличия в оформлении, оплате и налога
Постоянные поездки работника для выполнения служебных обязанностей — стандартные требования у большинства предприятий. Рассмотрим, когда необходимо оформлять командировку, а когда можно отнести к специфике разъездного характера работы.
Учет расходов   Оплата командировки   Организация командировки

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

CAPTCHA

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76