Использования услуги каршеринга в командировке

Использования услуги каршеринга в командировке

В том случае, если в командировке не будет использоваться служебный или личный автомобиль, но есть необходимость в транспорте для быстрого и комфортного передвижения по городу, используются услуги каршеринга. При этом командированный сотрудник может без проблем подтвердить затраты при составлении отчета. 

Преимущества каршеринга

Под каршеринговыми услугами подразумевается кратковременная аренда транспортного средства. При этом общая стоимость зависит от периода и длительности аренды, выбранной машины (марка, модель, пробег), прочих факторов. Конечно, есть компании, которые предлагают пакеты с фиксированной стоимостью, но, они менее выгодные. 

Для использования каршеринга работник должен установить себе на смартфон или гаджет специальное приложение, пройти регистрацию с предоставлением фото водительских прав и паспорта, а также указать данные банковской карты, с которой будет совершена оплата. Если заявка будет одобрена, придет соответствующее уведомление. 

Можно выделить несколько основных преимуществ использования каршеринга во время деловой поездки: 

  • Для подтверждения не требуется оформление путевого листа, чеков с заправок и технических сервисов. Достаточно просто скачать договор каршеринга и отправить его в электронном виде. 

  • Практически все каршеринговые машины имеют в городе бесплатную парковку (включено в стоимость), поэтому можно забыть о коллекции парковочных талонов. 

  • Многие компании возмещают затраты на бензин, выдают пользователям специальные топливные карты или же предоставляют автомобиль уже с полным баком.

Еще одним преимуществом является отсутствие необходимости технического обслуживания транспорта, его мойки, дополнительного ухода, что забирает только время и деньги. При необходимости, сервис «ППР Командировки» поможет подобрать компанию, которая соответствует всем требованиям и обладает отличной репутацией. 

Законное подтверждение

Согласно действующему Законодательству РФ, работодатель обязуется полностью возместить все расходы сотрудника, связанные с проездом до места командировки и по городу (заранее оговаривается маршрут). ТК не регулирует, каким именно транспортом должен пользоваться работник, поэтому услуги каршеринга не являются нарушением. Главное, чтобы были все документы, подтверждающие целесообразность расходов и конкретную сумму. 

Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку

Какие документы подтверждают каршеринг? 

Использование услуг каршеринга во время служебной поездки можно подтвердить одним или несколькими документами из списка ниже.

Договор с каршеринговой компанией

Подтверждает аренду транспортного средства. Еще на этапе регистрации в приложении и заказа авто пользователь соглашается с условиями договора. Такие документы являются универсальными, но не содержат данных пользователя. Тем не менее, его можно персонализировать путем скачивания через личный кабинет. 

Чеки и квитанции об оплате услуг

После окончания срока аренды каршеринговая компания присылает электронный чек, который также можно получить через функционал личного кабинета. В нем указывается цена за час, сутки, общая сумма. Его необходимо распечатать и приложить к авансовому отчету

Маршрут движения машины

Обычно, данный документ является дополнительным подтверждением выполнения служебного задания. Информацию можно получить в личном кабинете в графе «История поездок». Необходимо сделать скриншот материала, распечатать и приложить к чеку и договору. 

Служебная записка

В ней указывается маршрут поездки, цели, которые необходимо выполнить, расписано обоснование расходов на транспорт во время командировки. Служебная записка является документом для компенсации расходов сотрудника, так как для оплаты услуг каршеринга допускается использовать банковскую карту, принадлежащую только физическому лицу. Подписанная записка передается в бухгалтерию вместе с отчетом. 

Ведение учета расходов

Все расходы, которые касаются поездки командированного сотрудника в другой город или страну, а также компенсируют перемещение человека от локации к локации, налогами не облагаются и относятся к стандартным расходам на поездку (согласно статьям НК). После возвращения домой работник сдает авансовый отчет, в котором отчитывается о затратах на транспортные средства. 

Компенсация расходов на краткосрочный каршеринг может осуществляться двумя методами. Первый способ заключается в предварительном зачислении средств на карту сотрудника, при этом невостребованная часть суммы возвращается согласно чекам. Второй вариант более распространенный, так как возмещение начисляется только после сдачи авансового отчета, поэтому никакой возврат средств оформлять не требуется. 

Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку

Выводы

Каршеринг – это комфортный способ передвигаться по городу во время командировки. При этом сотрудник не привязан к общественному транспорту, не тратиться на такси, и может вовремя выполнять все поставленные задачи. Кроме того, аренда автомобиля через каршеринг допускается законом и обладает простым способом подтверждения в авансовом отчете.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли заранее забронировать автомобиль в каршеринге на время командировки?

Да, в большинстве сервисов каршеринга есть возможность забронировать автомобиль заранее для использования в командировке.

Как происходит возврат арендованного автомобиля в каршеринге?

Процесс возврата арендованного автомобиля в каршеринге после командировки обычно прост и удобен. Необходимо припарковать автомобиль на указанной стоянке или в зоне действия каршеринг-сервиса, завершить аренду через мобильное приложение и проверить наличие личных вещей в автомобиле. После этого автомобиль будет доступен другим пользователям каршеринг-сервиса.

Какие услуги обычно включены в аренду автомобиля в каршеринге?

Обычно аренда автомобиля в каршеринге на время командировки включает в себя страховку, техническое обслуживание и поддержку, возможность заправиться на заправке-партнере, а также доступ к специальным тарифам и акциям. Возможно также предоставление дополнительных услуг, таких как GPS-навигаторы или детское кресло, за дополнительную плату или включенную в стоимость аренды.

Как заказать автомобиль в каршеринге на время командировки?

Для заказа автомобиля в каршеринге на время командировки обычно необходимо скачать приложение каршеринг-сервиса на мобильное устройство, зарегистрироваться, указать даты и время аренды, выбрать автомобиль из доступного списка и подтвердить бронирование. Далее, в указанное время и место, можно будет забрать автомобиль.

Какие документы нужны для аренды автомобиля в каршеринге?

Для аренды автомобиля в каршеринге во время командировки обычно требуется предоставить водительское удостоверение и паспорт. Также может потребоваться предоставление дополнительных документов в зависимости от правил конкретного каршеринг-провайдера.

Понравилась статья?

(Нет голосов)

Читайте также:

Командировка и отпуск
07.11.2023
Командировка и отпуск
Отпуском называется определенный период времени, который предоставляется в соответствии с нормами законодательства и может быть использован работником по своему усмотрению. Работодатель не имеет законного права распоряжаться отпускными днями сотрудника. Командировка в отпуске – чрезвычайная ситуация, когда работник отзывается с отдыха и направляется в рабочую поездку. Для прерывания отпуска сотрудника работодателю требуются довольно веские причины.
Примеры указываемых в кратком отчете целей командировки
10.06.2022
Примеры указываемых в кратком отчете целей командировки
В рамках исполнения своих трудовых обязанностей сотрудники могут курировать различные направления, поэтому служебные поездки в другие местности не являются редкостью. По окончании может понадобиться отчет о командировке, пример написания которого детально представлен на сервисе business-trip.online. Рассмотрим, какие могут быть цели рабочих заданий и как правильно их сформировать.
Оформление командировки   Кадровый учет
Рекомендации по выбору отеля для служебной поездки
04.06.2022
Рекомендации по выбору отеля для служебной поездки
Любая командировка, независимо от ее направления, длительности, сложности и насыщенности, требует поиска места для проживания. Важно подобрать такую локацию, которая будет находиться близко к предполагаемому месту выполнения задания, при этом обеспечивать комфортные условия для сотрудника. Чаще всего, предпочтение отдается именно отелям.
Организация командировки   Автоматизация командировки
Принципы оплаты и особенности командировочных расходов по КВР и КОСГУ
11.04.2023
Принципы оплаты и особенности командировочных расходов по КВР и КОСГУ

Любы командировочные расходы должны иметь документальное фиксирование и соответствовать требованиям ТК РФ, а также внутренним распоряжениям организации. Бюджетная сфера строго контролируется, как и вся финансовая отчетность, так как по оформленным бумагам рассчитывается сумма налога, общие расходы для осуществления командировки, планируются дальнейшие траты. Все командировочные расходы КОСГУ, а также КВР, не являются исключениями.

Оформление командировки   Оплата командировки
Оформление командировки для дистанционных сотрудников
19.12.2021
Оформление командировки для дистанционных сотрудников

Оформление командировки из другого города нередко осуществляется для сотрудников, работающих удаленно. Несмотря на то, что дистанционные рабочие не находятся в офисе компании, они являются частью штата и имеют те же трудовые обязательства, что и другие. Поэтому для служебной поездки обязательно понадобится официальное оформление. 



Оформление командировки   Организация командировки   Кадровый учет

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

CAPTCHA

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76