Как получить вычет НДС за командировочные расходы в 2026 году

Можно ли вернуть НДС за командировочные расходы? В статье — подробная инструкция по вычету: кто имеет право, какие документы собрать и как не получить отказ от налоговой.

• Кто имеет право на вычет НДС по командировочным
• Какие расходы можно компенсировать, а какие нет
• Какие документы обязательны для возврата
• В каком порядке подавать декларацию и заявление
• Какие ошибки чаще всего приводят к отказу

Если вы оплачиваете билеты, проживание или транспорт сотрудника в командировке, часть этих затрат можно вернуть за счет НДС. Но только при условии, что все оформлено правильно. Рассказываем, как получить вычет и какие документы обязательно потребуются в 2025 году.

Что такое НДС

НДС, или налогом на добавленную стоимость, называют надбавку, начисляемую поставщиком к стоимости услуги или товара. После продажи поставщик перечисляет НДС в государственную казну. В 2021 г. в России сумма собранного НДС составила почти 6 трлн. руб. 

В 2022 г. в стране действует 3 вида ставок: 0%, 10% и 20%. Большинство товаров и услуг облагаются 20%-ной надбавкой. Для поддержания тех или иных отраслей Правительство РФ периодически снижает либо повышает ставку НДС.

Каждая ступень реализации услуги или товара сопровождается включением НДС. К примеру, завод закупил у компании древесину для производства шкафов. В стоимость сырья включен НДС. После изготовления продукции завод также накладывает на нее НДС и реализует в магазин. Магазин, в свою очередь, продает мебель конечному потребителю по цене с учетом НДС.

Чтобы потребитель не платил многократно НДС, в Налоговом кодексе России действует система налоговых вычетов. Это такое количество денежных средств, на которое плательщик налога может снизить сумму отчисления в казну. К примеру, завод, закупивший древесину, может вернуть уплаченный за покупку сырья НДС, также, как может вернуть магазин, закупивший шкафы у поставщика. 

Получить налоговый вычет могут только предприятия и компании — обладатели статуса плательщика НДС. Наибольшую выгоду можно иметь с компаний, работающих по ставке НДС 0%. Они обладают статусом плательщика, но к уплате у них налога нет.

Как возвращают НДС

В ст. 171 Налогового кодекса РФ отражен перечень услуг и товаров, с которых можно возвратить НДС. Получить налоговый вычет можно 2-мя способами.

Первый способ

При сдаче декларации плательщик снижает налог, уплачиваемый за определенный налоговый период, на ту сумму, которая ему причитается по вычету. К примеру, за 1-ый квартал 2021 г. компания продала товары и получила с них НДС на сумму 3000 руб. За тот же срок организация уплатила НДС в размере 300 руб. Результат: 3000-300=2700 руб. Именно эту сумму компания должна отчислить в казну. 

Второй способ 

Этот вариант предусматривает возврат из бюджета части отчисленного НДС от продажи услуг и товаров. Данная схема действует с 01.07.2021 г. и подходит тем налогоплательщикам, у которых объем налоговых вычетов за определенный период выше суммы налогов, отчисленных в казну. Проведя камеральную проверку декларации (обычно на это требуется около 2-х месяцев), налоговая служба принимает решение о компенсации НДС. Полученный вычет разрешается зачесть в счет будущих отчислений или недоимок. 

В 2022-2023 гг. все без исключения налогоплательщики имеют шанс на возмещение НДС по ускоренной системе. В ст. 176.1 НК РФ указано, что получить сумму вычета можно до окончания камеральной проверки, а именно — в течение 11 рабочих дней. Для этого необходимо написать заявление и отправить его вместе с декларацией или сначала подать декларацию, а в течение последующих 5-ти дней — заявление на вычет. 

Поступление счета-фактуры от поставщика услуги/товара после того, как плательщик подал декларацию, не запрещает последнему подачу уточненной декларации для получения вычета. 

При ошибках в декларации, выявленных в процессе камеральной проверки, компенсированный НДС требуется вернуть, уплатив при этом проценты в объеме ставки рефинансирования Центробанка. Возврат нужно сделать за период с 12-го дня после подачи заявления до момента возвращения переплаты в казну. Если налогоплательщик не имеет права получать налоговый вычет, он должен восстановить НДС и возвратить его в бюджет.

Как получить вычет НДС за командировочные расходы

Согласно ст. 171, п. 7 НК РФ, работодатели имеют право на компенсацию налога, отчисленного в бюджет за реализацию товаров или услуг в составе командировочных трат. Это возможно, если:

• ИП, компания или предприятие имеют статус налогоплательщика;
• надбавка уже отчислена в бюджет в составе командировочных трат, получение вычета за отмененные, перенесенные или планируемые поездки невозможно;
• затраты подтверждены документально, а сотрудник сдал авансовый отчет;
• средства потрачены на услуги/товары, необходимые для нормального течения производственной деятельности.

Возмещение вычета по НДС при командировочных расходах возможно лишь за тот период, когда осуществлялись расходы. Для НДС таким периодом является квартал. Об этом подробно рассказано ФНС РФ в письме № СД-4-3/2 от 9 января 2017 г. 

Получить налоговый вычет можно по 2-м типам командировочных расходов — за найм жилья или за проезд к указанному месту командировки и в обратном направлении. 

Найм жилья

С 01.07.2022 г. гостиницы, отели и прочие объекты туристической направленности, предоставляющие в аренду жилые помещения и входящие в реестр, могут использовать ставку НДС 0%. Действие договора длится 5 лет. Владельцы жилья при желании могут снизить стоимость апартаментов за счет нулевой ставки для привлечения большего числа клиентов либо по-прежнему применять 20%-ную наценку. 

Получение вычета за съем жилого помещения в командировке возможно, если арендодатель пользуется 20%-ной ставкой НДС. Часть уплаченного налога выделяется только за проживание, а вот стоимость завтраков, как правило, вычетом не облагается. Эти траты не относятся к производственным. 

Проезд к указанному месту командировки

Согласно Положению о командировках, п. 12, в расходы на проезд включают: 

• трансфер к месту назначения и в обратном направлении;
• проезд к ж/д вокзалу, станции, пристани, расположенным за пределами города;
• использование общественного транспорта для поездки в аэропорт;
• оплату постельного белья в поезде;
• сервисный сбор при оплате билета.

Оформить вычет налога можно лишь по этим услугам. Оплата страховки, такси на поездки по городу и за город, питание в самолетах/поездах и прочие траты не учитываются при возврате НДС. Об этом сказано в ст. 171 НК РФ и Положении № 749, п. 12. 

Ст. 164 НК России перечислила ставки НДС для различных услуг, в том числе пассажирских перевозок. Весь список услуг, не облагаемых НДС, отражен в ст. 149 Налогового кодекса. 

Налоговая ставка	Транспортная услуга
Не облагаются налогом	Рейсы перевозчиков, не использующие общую систему налогообложения:  компании на УСН, самозанятые, ИП и проч.
20%	Покупка постельного белья в поездах;  сервисный сбор при оплате билетов
10%	Авиарейсы внутреннего назначения, кроме тех, что перечислены в пп. 4.1-4.3, п. 1, статья 164 Налогового кодекса
0%	Рейсы из РФ за границу и в обратном направлении по международным билетам;  внутренние авиарейсы из Калининграда и Крыма и обратно; внутренние авиарейсы на Дальний Восток и обратно; авиарейсы по Российской Федерации, где точки отправления, назначения и пересадки находятся за пределами Москвы и Московской области; рейсы поездов пригородного сообщения и дальнего следования

Какие документы нужны для вычета НДС за командировки

Для того чтобы получить налоговый вычет, руководство должно обладать:

• первичной документацией по затратам на проживание и проезд сотрудника;
• приказом о деловой поездке;
• утвержденным авансовым отчетом члена предприятия;
• бланками строгой отчетности либо счетами-фактурами с обозначенной суммой НДС.

Минфин указывает, что командировочные расходы облагаются НДС и вычет по ним можно принимать как на основании счета-фактуры, так и бланков строгой отчетности. 

После оплаты билета на сайте Туту Командировка с прибыли организации сотруднику приходит электронный билет на автобус, поезд или маршрутная квитанция на авиарейс. Кроме этого, работник получает УПД-1 на сервисный сбор ресурса. При бронировании номера в гостинице/отеле заказчик услуги получает ваучер и 2 вида УПД — на сервисный сбор и стоимость проживания.

Корпоративные клиенты, оплачивающие заказ безналичным способом, получают те же документы и кассовый чек. В нем отражены:

• цена билета;
• сервисный сбор;
• обозначен НДС.

Полученных от Туту справок достаточно для получения налогового вычета. 

Что еще нужно знать

При заказе услуг у нескольких поставщиком предприятие может не получить все счета-фактуры для подготовки декларации на НДС. Иными словами, получить вычет по таким командировочным тратам в отчетном периоде не выйдет. А сдать уточненную декларацию — значит, провести еще одну камеральную проверку.

На сайте Туту можно получить закрывающую документацию на все виды услуг после расчета. Скачать файлы с реквизитами можно по запросу по ЭДО или в корпоративном аккаунте. 

Налоговая против бланков строгой отчетности, в которых НДС на командировочные не указан в отдельной строке.

Счет-фактура или кассовый чек с именем сотрудника не означают, что услуга приобретена компанией. Такое происходит, когда работник, к примеру, оплачивает проживание и служебную поездку личной банковской картой или наличными деньгами. Похожая ситуация, когда счет-фактура выписан не на компанию, а на физическое лицо.  

Вычет НДС – важная часть налоговой оптимизации. Не менее важно правильно отразить командировочные расходы в бухучёте. Проводки смотрите в статье «Проводки командировочных расходов: как оформить без ошибок».