Правила оформления путевого листа на время командировки

Путевой лист – документ, использующийся для учета работы, которую проделал автомобиль. Содержит информацию о маршруте и назначении поездки, количестве потраченного горючего, а также другие данные, позволяющие подробнее узнать о командировке.

В командировке водитель должен всегда иметь при себе путевой лист, водительское удостоверение, регистрационное свидетельство на автомобиль.

Зачем нужно оформление путевого листа в командировке

Если сотрудник организации отправляется в деловую поездку на собственном авто или служебном транспорте, то необходимо определить порядок возмещения затрат на эксплуатацию машины. Возможность и способ выплат определяются путем договоренности между командировочным и работодателем.

Компенсации подлежат затраты на топливо, амортизацию и текущее техобслуживание авто, внеплановый ремонт. Оформление возврата средств за служебную поездку на автомобиле регламентируется внутренними нормативными документами компании.

За поездку на автомобиле без оформления путевого листа на компанию налагается штраф. Без такого документа налоговая служба не причисляет расходы на ГСМ и эксплуатацию машины к командировочным тратам и не может списать взносы.

Кроме того, путевой лист может быть запрошен трудовой инспекцией в процессе аудита, Ространснадзором и другими службами, которые контролируют экономические аспекты деятельности компании.

Обязательные реквизиты путевого листа легкового автомобиля для командировки

Реквизиты, которые должны быть обязательно указаны в путевом листе машины командировочного, указаны в Приказе Министерства Транспорта №368 от 11 сентября 2020 года, а также в части 2 статьи 9 ФЗ №402. Первый документ регламентирует допуск машины к эксплуатации, второй – позволяет принять путевой лист к учету.

Для допуска к поездке

Для возможности компенсировать командированному затраты на ГСМ, заполнение путевых листов в командировке происходит с указанием следующих реквизитов:

• названием и номер документа, например, «Путевой лист для легковой машины»;

• срок действия документа – период (дата начала и окончания срока), на протяжении которого командировочный может совершать поездки по данному путевому листу;

• информация о перевозке – в частности «перевозка для собственных нужд»;

• данные о владельце автомобиля – здесь юридическое лицо указывает информацию о компании (название, местонахождения, организационно-правовая форма собственности, ОГРН, номер телефона), физическое лицо (ФИО, почтовый адрес, ОГРНИП, номер телефона);

• данные об автомобиле – вид ТС (легковое авто), марка, модель и госномер (+ данные по прицепу, если он имеется), показания одометра на момент выезда машины с парковки – начало деловой поездки, данные предрейсового техосмотра, дата и время выезда со стоянки и прибытия обратно;

• данные о водителе (если человек отправляется с командировочным в деловую поездку) – ФИО, дата и время медосмотра перед рейсом.

Для учета командировочных расходов

Основные реквизиты для компенсации трат на деловую поездку на автомобиле:

• название документа (чек, квитанция) и дата его составления;

• название организации, которая выдала документ;

• содержание факта проведения хозяйственной деятельности по автомобилю;

• сумма к оплате услуг (например, ремонт) или товара (бензина);

• должность лица, совершившего операцию и ответственного за сделку (например, продавец) с указанием фамилии и инициалов, личной подписью.

Дополнительные реквизиты

Если в процессе деловой поездки осуществлялась перевозка пассажиров, груза и багажа, то в документе дополнительно указывается маршрут движения авто, нормы расхода топлива, экономия или перерасход горючего сравнительно с нормативными требованиями. С помощью данных реквизитов компания может вести контроль над обоснованным списанием ГСМ.

Как оформить путевой лист на командировку

Законодательством не предусмотрена обязательная форма путевого листа, но большинство организаций ее разрабатывают самостоятельно или используют и дорабатывают бланк, утвержденный Постановлением Госкомстата РФ №78 от 28 ноября 1997 года.

Если сотрудник отправляется в служебную поездку более чем на одни сутки, то путевой лист оформляется на 30 календарных дней или на весь срок командировки, если он превышает 1 месяц и связан с поездкой в другие регионы РФ.

Когда нужно оформлять маршрутный лист

Если сотрудник отправляется в деловую поездку на служебном автомобиле, то вместо путевого листа оформляется маршрутный. В документе не указываются точные расходы по ГСМ и обслуживанию авто, но фактическое пребывание работника в командировке и объекты, которые он должен посетить, а также километраж для дополнительного контроля. Необходимость оформления документа устанавливается каждой компанией самостоятельно, ею же разрабатывается бланк и образец маршрутного листа для командировки.