Как оформить командировку для удаленного сотрудника: правила 2025 года

Как оформить командировку для удаленного сотрудника: правила 2025 года

Можно ли направить удаленного сотрудника в командировку и как правильно ее оформить? В этом гайде — актуальные требования 2025 года, список необходимых документов и правила компенсации расходов.
Что вы узнаете из статьи:
  • Можно ли отправить удаленного сотрудника в командировку и на каких условиях
  • Какие документы подготовить для оформления командировки дистанционного работника
  • Как правильно уведомить сотрудника о командировке
  • Какие расходы по командировке компенсируются и в каком размере
  • Как учитывать использование личного или служебного автомобиля в командировке
  • Какие нюансы учета расходов и подготовки отчетности по командировке для удаленного сотрудника


Отправить удаленного сотрудника в командировку — можно, но важно соблюсти все формальности, чтобы расходы были учтены, а у налоговой не возникло вопросов. Какие документы подготовить, какие компенсации положены и как учесть особенности электронного документооборота — рассказываем подробно.

Может ли удаленный сотрудник отправиться в командировку?

В том случае, если оформлен трудовой договор, отказ от командировки может повлечь на себя дисциплинарное взыскание. Поэтому служебные поездки проводятся точно так же, как и в обычном случае. Договор заключается в дистанционно. Основные рабочие моменты и вопросы обсуждаются онлайн. Стоит также учесть, что поездка удаленного работника в главный офис считается полноценной командировкой. 

Условия отправления удаленного сотрудника в командировку

Дистанционное оформление договора для служебной поездки возможно только при соблюдении следующих условий:

  • есть действующий трудовой договор;

  • командировка проводится по поручению руководства;

  • цель поездки – выполнение ряда задач организации;

  • работа будет выполняться за пределами города, где находится рабочее место.

Работодатель не имеет права отправлять в командировку беременных женщин, несовершеннолетних сотрудников (только при письменном согласии родителей или опекунов), а также специалистов, которые работают на основании ученического соглашения. Кроме того, если у работника есть дети в возрасте до 3-х лет, либо обязательства по уходу за недееспособным членом семьи (согласно медицинскому заключению), он имеет право отказаться от поездки. 

Особенности оформления командировки

Служебные поездки для дистанционных сотрудников оформляются таким же образом, как и для тех, кто постоянно находится в офисе. Главным условием является наличие слаженной системы электронного документооборота, которая поможет оформить все необходимые бумаги без личного присутствия человека. Подпись также осуществляется в электронном виде (предназначена для заверения различных соглашений на расстоянии). 

Какие документы требуются?

  • Приказ о командировке на определенную территорию (на основе служебной записки от руководителя подразделения).

  • Внутреннее удостоверение (не является обязательным, но часто используется как внутренний документ).

  • Утвержденное служебное задание (либо пункты прописываются в приказе). 

Вместе с ними готовится смета, которая будет включать все предполагаемые траты. Финансовые средства выдаются в дистанционном режиме на зарплатную карту данной организации. В том случае, если для поездки будет выдан служебный автомобиль, сотруднику необходимо оформить регистрационные документы и полис страхования. Путевые листы заполняются непосредственно работником, который отправляется в командировку на удаленке. 

Как известить сотрудника о командировке?

Если нет никаких законных оснований отказа от командировки, сотруднику высылается служебная записка в электронном виде. Еще до приказа стороны согласовывают сроки подготовки, необходимые рабочие приготовления. Особое внимание на данные пункты нужно обратить в том случае, если служебная поездка продолжительная. Чтобы не упустить никаких деталей, если сотрудник отправляется в другой город на месяц и более, рекомендуется воспользоваться услугами сервиса «ППР Командировки». 

Цели и направления поездки указываются в служебной записке, приказе, могут выдаваться отдельно. Каждый из пунктов обсуждается с непосредственным начальником для четкого понимания действий сотрудника. Все вышеуказанные бумаги должны заверяться печатью компании. 

Является ли поездка в офис командировкой?

Для любого дистанционного работника место работы обычно находится там, где он проживает. Иными словами, любая служебная поездка в другой город официально является командировкой, так как инициатором является начальник, а не сам сотрудник. Поэтому данный процесс требует официального оформления. 

Даже если офис находится в непосредственной близости от города или в черте региона, если сотрудник к концу дня не возвращается домой, это расценивается как полноценная рабочая поездка. При этом ему также полагаются суточные, сумма которых устанавливается непосредственным работодателем. После поездки готовится общий и финансовый отчеты с присоединением соответствующих квитанций и документов. 

Особенности возмещения расходов

Законодательством РФ и действующим ТК установлены основные статьи трат, которые работодатель обязан возместить удаленному сотруднику. К ним относятся:

  • проезд;

  • проживание;

  • суточная сумма;

  • другие виды издержек. 

Если речь идет о командировке дистанционного работника по России, суточные составляют 700 рублей, в другие страны – 2500 рублей. Превышение суммы требует дополнительного распоряжения и облагается налогами. Кроме того, компания обязуется взять на себя все траты по оформлению загранпаспорта, визы, консульские сборы и т.д. 

По приезду работник обязуется предоставить не только общий, но и финансовый отчет, который включает в себя все чеки, квитанции, накладные и прочие документы, подтверждающие его траты. 

Другие особенности возмещения средств

  • Если сотрудник использует служебный или арендованный автомобиль, необходимо предоставить чеки с заправок для возмещения средств за топливо. Обычно, лимит устанавливается 1200 или 1500 рублей в месяц (в зависимости от объема двигателя машины), при этом размер компенсации рассчитывается пропорционально дням. 

  • Все расходные документы и финансовый отчет должны быть предоставлены не позднее чем через 15 суток после окончания служебной поездки. 

  • Перед командировкой выдается аванс. 

  • В том случае, если сотрудник каждый день возвращается на свое рабочее место после работы, командировочные не начисляются (только компенсируются транспортные и накладные расходы).

Аванс, суточные и прочие средства переводятся только на зарплатную карту. Возможность перевода денег на личную банковскую карту обсуждается отдельно в зависимости от ситуации. Если выданная сумма была растрачена не в полной мере, остаток сдается в кассу компании с выдачей соответствующего документа для подтверждения.  

Выводы

Обычно, отправка в командировку работника, который оформлен удаленно, не вызывает никаких сложностей. Кроме того, в данной процедуре нет никаких нюансов или подводных камней. Законодательные и налоговые требования такие же, как и для офисных сотрудников. Единственной особенностью является электронный документооборот, который требует закрепления любых соглашений электронной подписью и печатью компании. 



Часто задаваемые вопросы

Можно ли отправить дистанционного сотрудника в командировку?

Да, дистанционного сотрудника можно отправить в командировку при наличии трудового договора и соблюдении условий, как и для офисных сотрудников.

Как правильно оформить командировку для дистанционного сотрудника?

Оформляется приказ, служебное задание и смета расходов. Все документы должны быть подписаны электронно.

Какие расходы возмещаются дистанционным сотрудникам?

Возмещаются расходы на проезд, проживание, суточные и дополнительные издержки, такие как виза или страховка.

Комментарии (0)

Читайте также:

Как оценивать эффективность автоматизации командировок
01.11.2022
Как оценивать эффективность автоматизации командировок
Сегмент деловых поездок длительный период отставал от индустрии путешествий. Многим компаниям приходилось организовать весь процесс: от бронирования билетов и до оплаты услуг по размещению через специализированные агентства. Причем не всегда работал принцип «единого окна», позволяющий оформить услуги в одном месте. Сейчас появились удобные и многофункциональные системы автоматизации командировок, объединяющие данные из разных источников.
Автоматизация командировки
Как эффективно организовать командировки в компании: 3 доступных способа
27.12.2022
Как эффективно организовать командировки в компании: 3 доступных способа
Не всегда специфика бизнеса позволяет решать все административные и производственные вопросы дистанционно. В ряде случаев требуется личное присутствие руководителя или специалистов в другой местности. Для этих целей оформляются служебные командировки, срок которых зависит от поставленных задач. Рассмотрим, какие способы организации служебных поездок пользуются спросом среди потребителей, и на какие моменты необходимо обратить внимание.
Организация командировки
Как правильно составить служебную записку на командировку: образцы и правила 2025 года
05.04.2023
Как правильно составить служебную записку на командировку: образцы и правила 2025 года

В том случае, если для проезда к точке назначения командировки используется собственный транспорт, при этом нет документов, которые подтверждают конкретные даты поездки, требуется оформления дополнительных бумаг. Образец заявления на командировку позволяет решить данную проблему и правильно оформить всю необходимую информацию.

Организация командировки
Посадочный талон – обязательный документ для списания командировочных
10.01.2022
Посадочный талон – обязательный документ для списания командировочных

Бумажный посадочный талон для бухгалтерии – это необходимый документ, который позволяет списать командировочные, правильно составить авансовый отчет и оформить налоги. Существуют определенные правила и требования в НК и ТК РФ, которые регулируют его использование, хранение и прикрепление к отчету, а также предлагают алгоритм действий в случае его утери. 



Оформление командировки   Учет расходов
Затраты на организацию командировки: что учесть при планировании?
19.12.2022
Затраты на организацию командировки: что учесть при планировании?
Командировки являются одним из эффективных инструментов развития бизнеса не только в стабильное время, но и в периоды пандемии. Экономический эффект от грамотно организованной служебной поездки выше, чем понесенные затраты на оплату проезда, проживание сотрудника и иные статьи расходов. Такой результат достигается только при правильном планировании. Эксперты сайта business-trip.online расскажут, какие статьи являются обязательными в бюджете, а какие можно исключить без последствий.
Организация командировки

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности
Согласие на обработку персональных данных

CAPTCHA

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76