Оформление командировки для дистанционных сотрудников

Оформление командировки для дистанционных сотрудников

Оформление командировки из другого города нередко осуществляется для сотрудников, работающих удаленно. Несмотря на то, что дистанционные рабочие не находятся в офисе компании, они являются частью штата и имеют те же трудовые обязательства, что и другие. Поэтому для служебной поездки обязательно понадобится официальное оформление. 

Может ли удаленный сотрудник отправиться в командировку?

В том случае, если оформлен трудовой договор, отказ от командировки может повлечь на себя дисциплинарное взыскание. Поэтому служебные поездки проводятся точно так же, как и в обычном случае. Договор заключается в дистанционно. Основные рабочие моменты и вопросы обсуждаются онлайн. Стоит также учесть, что поездка удаленного работника в главный офис считается полноценной командировкой. 

Условия отправления удаленного сотрудника в командировку

Дистанционное оформление договора для служебной поездки возможно только при соблюдении следующих условий:

  • есть действующий трудовой договор;

  • командировка проводится по поручению руководства;

  • цель поездки – выполнение ряда задач организации;

  • работа будет выполняться за пределами города, где находится рабочее место.

Работодатель не имеет права отправлять в командировку беременных женщин, несовершеннолетних сотрудников (только при письменном согласии родителей или опекунов), а также специалистов, которые работают на основании ученического соглашения. Кроме того, если у работника есть дети в возрасте до 3-х лет, либо обязательства по уходу за недееспособным членом семьи (согласно медицинскому заключению), он имеет право отказаться от поездки. 

Особенности оформления командировки

Служебные поездки для дистанционных сотрудников оформляются таким же образом, как и для тех, кто постоянно находится в офисе. Главным условием является наличие слаженной системы электронного документооборота, которая поможет оформить все необходимые бумаги без личного присутствия человека. Подпись также осуществляется в электронном виде (предназначена для заверения различных соглашений на расстоянии). 

Какие документы требуются?

  • Приказ о командировке на определенную территорию (на основе служебной записки от руководителя подразделения).

  • Внутреннее удостоверение (не является обязательным, но часто используется как внутренний документ).

  • Утвержденное служебное задание (либо пункты прописываются в приказе). 

Вместе с ними готовится смета, которая будет включать все предполагаемые траты. Финансовые средства выдаются в дистанционном режиме на зарплатную карту данной организации. В том случае, если для поездки будет выдан служебный автомобиль, сотруднику необходимо оформить регистрационные документы и полис страхования. Путевые листы заполняются непосредственно работником, который отправляется в командировку на удаленке. 

Как известить сотрудника о командировке?

Если нет никаких законных оснований отказа от командировки, сотруднику высылается служебная записка в электронном виде. Еще до приказа стороны согласовывают сроки подготовки, необходимые рабочие приготовления. Особое внимание на данные пункты нужно обратить в том случае, если служебная поездка продолжительная. Чтобы не упустить никаких деталей, если сотрудник отправляется в другой город на месяц и более, рекомендуется воспользоваться услугами сервиса «ППР Командировки». 

Цели и направления поездки указываются в служебной записке, приказе, могут выдаваться отдельно. Каждый из пунктов обсуждается с непосредственным начальником для четкого понимания действий сотрудника. Все вышеуказанные бумаги должны заверяться печатью компании. 

Является ли поездка в офис командировкой?

Для любого дистанционного работника место работы обычно находится там, где он проживает. Иными словами, любая служебная поездка в другой город официально является командировкой, так как инициатором является начальник, а не сам сотрудник. Поэтому данный процесс требует официального оформления. 

Даже если офис находится в непосредственной близости от города или в черте региона, если сотрудник к концу дня не возвращается домой, это расценивается как полноценная рабочая поездка. При этом ему также полагаются суточные, сумма которых устанавливается непосредственным работодателем. После поездки готовится общий и финансовый отчеты с присоединением соответствующих квитанций и документов. 

Особенности возмещения расходов

Законодательством РФ и действующим ТК установлены основные статьи трат, которые работодатель обязан возместить удаленному сотруднику. К ним относятся:

  • проезд;

  • проживание;

  • суточная сумма;

  • другие виды издержек. 

Если речь идет о командировке дистанционного работника по России, суточные составляют 700 рублей, в другие страны – 2500 рублей. Превышение суммы требует дополнительного распоряжения и облагается налогами. Кроме того, компания обязуется взять на себя все траты по оформлению загранпаспорта, визы, консульские сборы и т.д. 

По приезду работник обязуется предоставить не только общий, но и финансовый отчет, который включает в себя все чеки, квитанции, накладные и прочие документы, подтверждающие его траты. 

Другие особенности возмещения средств

  • Если сотрудник использует служебный или арендованный автомобиль, необходимо предоставить чеки с заправок для возмещения средств за топливо. Обычно, лимит устанавливается 1200 или 1500 рублей в месяц (в зависимости от объема двигателя машины), при этом размер компенсации рассчитывается пропорционально дням. 

  • Все расходные документы и финансовый отчет должны быть предоставлены не позднее чем через 15 суток после окончания служебной поездки. 

  • Перед командировкой выдается аванс. 

  • В том случае, если сотрудник каждый день возвращается на свое рабочее место после работы, командировочные не начисляются (только компенсируются транспортные и накладные расходы).

Аванс, суточные и прочие средства переводятся только на зарплатную карту. Возможность перевода денег на личную банковскую карту обсуждается отдельно в зависимости от ситуации. Если выданная сумма была растрачена не в полной мере, остаток сдается в кассу компании с выдачей соответствующего документа для подтверждения.  

Выводы

Обычно, отправка в командировку работника, который оформлен удаленно, не вызывает никаких сложностей. Кроме того, в данной процедуре нет никаких нюансов или подводных камней. Законодательные и налоговые требования такие же, как и для офисных сотрудников. Единственной особенностью является электронный документооборот, который требует закрепления любых соглашений электронной подписью и печатью компании. 



Понравилась статья?

(Нет голосов)

Читайте также:

Посадочный талон – обязательный документ для списания командировочных
10.01.2022
Посадочный талон – обязательный документ для списания командировочных

Бумажный посадочный талон для бухгалтерии – это необходимый документ, который позволяет списать командировочные, правильно составить авансовый отчет и оформить налоги. Существуют определенные правила и требования в НК и ТК РФ, которые регулируют его использование, хранение и прикрепление к отчету, а также предлагают алгоритм действий в случае его утери. 



Командировки: в чем могут быть допущены нарушения?
09.06.2022
Командировки: в чем могут быть допущены нарушения?
Работодатель вправе инициировать командировку для официально трудоустроенных работников в соответствии с требованиями законодательства. По продолжительности она может быть однодневная или многодневная. Целью поездки выступает выполнение определенного задания в рамках поручения руководителя. Для предприятия важно правильно оформить документы и учесть понесенные расходы в бухгалтерском учете, чтобы избежать недопонимания с контролирующими органами и претензии от сотрудников на основании норм ТК РФ.
Использование электронного документооборота для оформления служебных поездок
26.12.2021
Использование электронного документооборота для оформления служебных поездок

Для хранения важных документов без наличия их печатного эквивалента компании активно вводят электронный документооборот в кадровом производстве (ЭДО). Данное определение появилось в Законодательстве РФ в конце 2021 года. Цифровой формат может применяться, в том числе, и для оформления командировок.

Оформление командировки в 2022 году
04.12.2021
Оформление командировки в 2022 году

Правильно оформленная рабочая командировка — обоснованные расходы для налоговой инспекции. Составление необходимой документации, соблюдение этапов оформления и ведение строгого учета расходов позволят пройти через любые проверки без штрафов.



Рекомендации по выбору отеля для служебной поездки
04.06.2022
Рекомендации по выбору отеля для служебной поездки
Любая командировка, независимо от ее направления, длительности, сложности и насыщенности, требует поиска места для проживания. Важно подобрать такую локацию, которая будет находиться близко к предполагаемому месту выполнения задания, при этом обеспечивать комфортные условия для сотрудника. Чаще всего, предпочтение отдается именно отелям.

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76