Оформление командировки для дистанционных сотрудников

Оформление командировки для дистанционных сотрудников

Оформление командировки из другого города нередко осуществляется для сотрудников, работающих удаленно. Несмотря на то, что дистанционные рабочие не находятся в офисе компании, они являются частью штата и имеют те же трудовые обязательства, что и другие. Поэтому для служебной поездки обязательно понадобится официальное оформление. 

Может ли удаленный сотрудник отправиться в командировку?

В том случае, если оформлен трудовой договор, отказ от командировки может повлечь на себя дисциплинарное взыскание. Поэтому служебные поездки проводятся точно так же, как и в обычном случае. Договор заключается в дистанционно. Основные рабочие моменты и вопросы обсуждаются онлайн. Стоит также учесть, что поездка удаленного работника в главный офис считается полноценной командировкой. 

Условия отправления удаленного сотрудника в командировку

Дистанционное оформление договора для служебной поездки возможно только при соблюдении следующих условий:

  • есть действующий трудовой договор;

  • командировка проводится по поручению руководства;

  • цель поездки – выполнение ряда задач организации;

  • работа будет выполняться за пределами города, где находится рабочее место.

Работодатель не имеет права отправлять в командировку беременных женщин, несовершеннолетних сотрудников (только при письменном согласии родителей или опекунов), а также специалистов, которые работают на основании ученического соглашения. Кроме того, если у работника есть дети в возрасте до 3-х лет, либо обязательства по уходу за недееспособным членом семьи (согласно медицинскому заключению), он имеет право отказаться от поездки. 

Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку

Особенности оформления командировки

Служебные поездки для дистанционных сотрудников оформляются таким же образом, как и для тех, кто постоянно находится в офисе. Главным условием является наличие слаженной системы электронного документооборота, которая поможет оформить все необходимые бумаги без личного присутствия человека. Подпись также осуществляется в электронном виде (предназначена для заверения различных соглашений на расстоянии). 

Какие документы требуются?

  • Приказ о командировке на определенную территорию (на основе служебной записки от руководителя подразделения).

  • Внутреннее удостоверение (не является обязательным, но часто используется как внутренний документ).

  • Утвержденное служебное задание (либо пункты прописываются в приказе). 

Вместе с ними готовится смета, которая будет включать все предполагаемые траты. Финансовые средства выдаются в дистанционном режиме на зарплатную карту данной организации. В том случае, если для поездки будет выдан служебный автомобиль, сотруднику необходимо оформить регистрационные документы и полис страхования. Путевые листы заполняются непосредственно работником, который отправляется в командировку на удаленке. 

Как известить сотрудника о командировке?

Если нет никаких законных оснований отказа от командировки, сотруднику высылается служебная записка в электронном виде. Еще до приказа стороны согласовывают сроки подготовки, необходимые рабочие приготовления. Особое внимание на данные пункты нужно обратить в том случае, если служебная поездка продолжительная. Чтобы не упустить никаких деталей, если сотрудник отправляется в другой город на месяц и более, рекомендуется воспользоваться услугами сервиса «ППР Командировки». 

Цели и направления поездки указываются в служебной записке, приказе, могут выдаваться отдельно. Каждый из пунктов обсуждается с непосредственным начальником для четкого понимания действий сотрудника. Все вышеуказанные бумаги должны заверяться печатью компании. 

Является ли поездка в офис командировкой?

Для любого дистанционного работника место работы обычно находится там, где он проживает. Иными словами, любая служебная поездка в другой город официально является командировкой, так как инициатором является начальник, а не сам сотрудник. Поэтому данный процесс требует официального оформления. 

Даже если офис находится в непосредственной близости от города или в черте региона, если сотрудник к концу дня не возвращается домой, это расценивается как полноценная рабочая поездка. При этом ему также полагаются суточные, сумма которых устанавливается непосредственным работодателем. После поездки готовится общий и финансовый отчеты с присоединением соответствующих квитанций и документов. 

Особенности возмещения расходов

Законодательством РФ и действующим ТК установлены основные статьи трат, которые работодатель обязан возместить удаленному сотруднику. К ним относятся:

  • проезд;

  • проживание;

  • суточная сумма;

  • другие виды издержек. 

Если речь идет о командировке дистанционного работника по России, суточные составляют 700 рублей, в другие страны – 2500 рублей. Превышение суммы требует дополнительного распоряжения и облагается налогами. Кроме того, компания обязуется взять на себя все траты по оформлению загранпаспорта, визы, консульские сборы и т.д. 

По приезду работник обязуется предоставить не только общий, но и финансовый отчет, который включает в себя все чеки, квитанции, накладные и прочие документы, подтверждающие его траты. 

Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку

Другие особенности возмещения средств

  • Если сотрудник использует служебный или арендованный автомобиль, необходимо предоставить чеки с заправок для возмещения средств за топливо. Обычно, лимит устанавливается 1200 или 1500 рублей в месяц (в зависимости от объема двигателя машины), при этом размер компенсации рассчитывается пропорционально дням. 

  • Все расходные документы и финансовый отчет должны быть предоставлены не позднее чем через 15 суток после окончания служебной поездки. 

  • Перед командировкой выдается аванс. 

  • В том случае, если сотрудник каждый день возвращается на свое рабочее место после работы, командировочные не начисляются (только компенсируются транспортные и накладные расходы).

Аванс, суточные и прочие средства переводятся только на зарплатную карту. Возможность перевода денег на личную банковскую карту обсуждается отдельно в зависимости от ситуации. Если выданная сумма была растрачена не в полной мере, остаток сдается в кассу компании с выдачей соответствующего документа для подтверждения.  

Выводы

Обычно, отправка в командировку работника, который оформлен удаленно, не вызывает никаких сложностей. Кроме того, в данной процедуре нет никаких нюансов или подводных камней. Законодательные и налоговые требования такие же, как и для офисных сотрудников. Единственной особенностью является электронный документооборот, который требует закрепления любых соглашений электронной подписью и печатью компании. 



Понравилась статья?

(Нет голосов)

Читайте также:

Зачем нужно оформлять положение о командировках и что в него входит?
12.12.2021
Зачем нужно оформлять положение о командировках и что в него входит?

Для официального и законного оформления рабочей поездки сотрудника не обойтись без специального положения – инструкции по командировкам, которая регламентирует все детали и аспекты служебных выездов. Документ используется не только работодателями, но и сотрудниками для решения ряда вопросов.

Правила оформления документов для продления командировки
06.06.2022 15:03:00
Правила оформления документов для продления командировки
Отправка сотрудника организации в служебную поездку осуществляется только после официального направления руководителем предприятия. Командировка длится определенный срок, который обязательно указывается в приказе и служебной записке. Законом не установлен алгоритм продления поездки, если в этом есть необходимость. Но, есть ряд правил, которым необходимо следовать.
Использование электронного документооборота для оформления служебных поездок
26.12.2021
Использование электронного документооборота для оформления служебных поездок

Для хранения важных документов без наличия их печатного эквивалента компании активно вводят электронный документооборот в кадровом производстве (ЭДО). Данное определение появилось в Законодательстве РФ в конце 2021 года. Цифровой формат может применяться, в том числе, и для оформления командировок.

Автоматизация командировки   Оформление командировки
Порядок и особенности оформления деловой поездки для генерального директора
28.02.2022 15:36:00
Порядок и особенности оформления деловой поездки для генерального директора

Командировка генерального директора – обычное явление, так как отправиться в служебную поездку может любой сотрудник компании. Во время командировки он решает наиболее важные задачи, которые требуют его прямого присутствия, включая подписание договоров и прочих бумаг, участие в конференциях, налаживание партнерских отношений и прочее. 



Оформление командировки   Организация командировки
Как приобрести авиабилет юрлицу?
10.11.2022
Как приобрести авиабилет юрлицу?
Как выгодно купить билеты на самолет через Интернет? Какой способ оплаты покупки выбрать? Можно ли найти акционное предложение юридическому лицу с возможностью бронирования? Ответы на эти и другие вопросы вы можете найти на сайте: business-trip.online. А для начала рассмотрим, как оплатить услугу с корпоративной карты или расчетного счета и есть ли разница.
Командировочные расходы   Оформление командировки   Организация командировки

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76