Правила оформления путевого листа на время командировки

Правила оформления путевого листа на время командировки

Путевой лист – документ, использующийся для учета работы, которую проделал автомобиль. Содержит информацию о маршруте и назначении поездки, количестве потраченного горючего, а также другие данные, позволяющие подробнее узнать о командировке.

В командировке водитель должен всегда иметь при себе путевой лист, водительское удостоверение, регистрационное свидетельство на автомобиль.

Зачем нужно оформление путевого листа в командировке

Если сотрудник организации отправляется в деловую поездку на собственном авто или служебном транспорте, то необходимо определить порядок возмещения затрат на эксплуатацию машины. Возможность и способ выплат определяются путем договоренности между командировочным и работодателем.

Компенсации подлежат затраты на топливо, амортизацию и текущее техобслуживание авто, внеплановый ремонт. Оформление возврата средств за служебную поездку на автомобиле регламентируется внутренними нормативными документами компании.

За поездку на автомобиле без оформления путевого листа на компанию налагается штраф. Без такого документа налоговая служба не причисляет расходы на ГСМ и эксплуатацию машины к командировочным тратам и не может списать взносы.

ВАЖНО! Отсутствие путевого листа может привести к штрафам от налоговой службы и отказу в компенсации расходов на ГСМ..

Кроме того, путевой лист может быть запрошен трудовой инспекцией в процессе аудита, Ространснадзором и другими службами, которые контролируют экономические аспекты деятельности компании.

Обязательные реквизиты путевого листа легкового автомобиля для командировки

Реквизиты, которые должны быть обязательно указаны в путевом листе машины командировочного, указаны в Приказе Министерства Транспорта №368 от 11 сентября 2020 года, а также в части 2 статьи 9 ФЗ №402. Первый документ регламентирует допуск машины к эксплуатации, второй – позволяет принять путевой лист к учету.

Для допуска к поездке

Для возможности компенсировать командированному затраты на ГСМ, заполнение путевых листов в командировке происходит с указанием следующих реквизитов:

  • названием и номер документа, например, «Путевой лист для легковой машины»;

  • срок действия документа – период (дата начала и окончания срока), на протяжении которого командировочный может совершать поездки по данному путевому листу;

  • информация о перевозке – в частности «перевозка для собственных нужд»;

  • данные о владельце автомобиля – здесь юридическое лицо указывает информацию о компании (название, местонахождения, организационно-правовая форма собственности, ОГРН, номер телефона), физическое лицо (ФИО, почтовый адрес, ОГРНИП, номер телефона);

  • данные об автомобиле – вид ТС (легковое авто), марка, модель и госномер (+ данные по прицепу, если он имеется), показания одометра на момент выезда машины с парковки – начало деловой поездки, данные предрейсового техосмотра, дата и время выезда со стоянки и прибытия обратно;

  • данные о водителе (если человек отправляется с командировочным в деловую поездку) – ФИО, дата и время медосмотра перед рейсом.

Для учета командировочных расходов

Основные реквизиты для компенсации трат на деловую поездку на автомобиле:

  • название документа (чек, квитанция) и дата его составления;

  • название организации, которая выдала документ;

  • содержание факта проведения хозяйственной деятельности по автомобилю;

  • сумма к оплате услуг (например, ремонт) или товара (бензина);

  • должность лица, совершившего операцию и ответственного за сделку (например, продавец) с указанием фамилии и инициалов, личной подписью.

Дополнительные реквизиты

Если в процессе деловой поездки осуществлялась перевозка пассажиров, груза и багажа, то в документе дополнительно указывается маршрут движения авто, нормы расхода топлива, экономия или перерасход горючего сравнительно с нормативными требованиями. С помощью данных реквизитов компания может вести контроль над обоснованным списанием ГСМ.

Как оформить путевой лист на командировку

Законодательством не предусмотрена обязательная форма путевого листа, но большинство организаций ее разрабатывают самостоятельно или используют и дорабатывают бланк, утвержденный Постановлением Госкомстата РФ №78 от 28 ноября 1997 года.

Если сотрудник отправляется в служебную поездку более чем на одни сутки, то путевой лист оформляется на 30 календарных дней или на весь срок командировки, если он превышает 1 месяц и связан с поездкой в другие регионы РФ.

Когда нужно оформлять маршрутный лист

Если сотрудник отправляется в деловую поездку на служебном автомобиле, то вместо путевого листа оформляется маршрутный. В документе не указываются точные расходы по ГСМ и обслуживанию авто, но фактическое пребывание работника в командировке и объекты, которые он должен посетить, а также километраж для дополнительного контроля. Необходимость оформления документа устанавливается каждой компанией самостоятельно, ею же разрабатывается бланк и образец маршрутного листа для командировки.

Параметр

Расходы ГСМ

Километраж

Техосмотр

Маршрут

Путевой лист

да

да

да

опционально

Маршрутный лист

нет

да

нет

да

Часто задаваемые вопросы

Зачем нужен путевой лист при командировке на автомобиле?

Путевой лист необходим для учета и компенсации расходов на эксплуатацию автомобиля во время командировки. Без этого документа компания не сможет официально списать затраты на ГСМ и обслуживание транспортного средства, а также рискует получить штраф при проверке.

На какой срок оформляется путевой лист в командировке?

Путевой лист может быть оформлен на 30 календарных дней или на весь период командировки, если она превышает месяц. При поездках в другие регионы РФ документ оформляется на полный срок командировки независимо от её продолжительности.

Какие обязательные данные должны быть в путевом листе?

В путевом листе должны указываться название и номер документа, срок действия, информация о владельце автомобиля и самом транспортном средстве, показания одометра, а также данные о водителе и результатах медосмотра перед рейсом.

Чем отличается маршрутный лист от путевого листа?

Маршрутный лист используется при поездках на служебном автомобиле и не содержит точных данных о расходах ГСМ. В нем указываются только маршрут следования, объекты посещения и общий километраж для контроля передвижений сотрудника.

В каких случаях нужны дополнительные реквизиты в путевом листе?

Дополнительные реквизиты требуются при перевозке пассажиров или грузов. В этом случае необходимо указать маршрут движения, нормы расхода топлива и данные о его фактическом потреблении для контроля расходов ГСМ.

Какие документы нужно иметь при себе водителю в командировке?

Во время командировки водитель обязан иметь при себе три основных документа: путевой лист, водительское удостоверение и регистрационное свидетельство на автомобиль. Эти документы необходимы для подтверждения законности использования транспортного средства.

Комментарии (0)

Читайте также:

Испытательный срок и деловая поездка: можно ли сочетать?
03.06.2022
Испытательный срок и деловая поездка: можно ли сочетать?
Практически каждый сотрудник, который подписывает с работодателем трудовой договор, обязан пройти испытательный срок (ИС). Данный период необходим для оценки способностей нового сотрудника, подтверждения его уровня квалификации, демонстрации работы в коллективе. Работник, со своей стороны, также оценивает условия труда и работу, которая ему предлагается. В некоторых случаях длительность ИС доходит до трех месяцев.
Оформление командировки   Кадровый учет
Командировка за счет принимающей стороны: как организовать и правильно оформить
09.12.2022
Командировка за счет принимающей стороны: как организовать и правильно оформить
Служебные командировки являются частым явлением в бизнесе, к которым привлекают не только постоянных сотрудников, но и работающих по совместительству. Одна из компаний может быть заинтересована в специалистах другого предприятия, поэтому берет на себя финансовые вопросы по организации, включая оплату проезда, найма жилья и питания. Рассмотрим, какие расходы несет в этом случае основной работодатель и как правильно оформить поездку.
Оформление командировки   Организация командировки
Правила компенсации командировочных расходов на транспорт
16.02.2022
Правила компенсации командировочных расходов на транспорт

Любая командировка на личной машине, самолете, поезде или другом транспортном средстве должна быть финансово возмещена работнику предприятия. Сразу после приезда подается отчет, в котором указаны все расходы на передвижение к месту назначения и обратно



Учет расходов   Транспорт в командировках
Оформление командировки сотрудника в 2025: пошаговая инструкция
19.12.2021
Оформление командировки сотрудника в 2025: пошаговая инструкция

Оформление командировки из другого города нередко осуществляется для сотрудников, работающих удаленно. Несмотря на то, что дистанционные рабочие не находятся в офисе компании, они являются частью штата и имеют те же трудовые обязательства, что и другие. Поэтому для служебной поездки обязательно понадобится официальное оформление. 



Оформление командировки   Организация командировки   Кадровый учет
Как организовать командировку для группы сотрудников: пошаговая инструкция
23.04.2024
Как организовать командировку для группы сотрудников: пошаговая инструкция
В любой компании периодически возникает необходимость отправить в деловую поездку несколько работников, к примеру, для переговоров с партнерами или прохождения специальной подготовки. Как оформляется командировка группы сотрудников, какие сложности и проблемы могут возникнуть? Об этом дальше.

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

CAPTCHA

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76