Правила оформления путевого листа на время командировки

Правила оформления путевого листа на время командировки

Путевой лист – документ, использующийся для учета работы, которую проделал автомобиль. Содержит информацию о маршруте и назначении поездки, количестве потраченного горючего, а также другие данные, позволяющие подробнее узнать о командировке.

В командировке водитель должен всегда иметь при себе путевой лист, водительское удостоверение, регистрационное свидетельство на автомобиль.

Зачем нужно оформление путевого листа в командировке

Если сотрудник организации отправляется в деловую поездку на собственном авто или служебном транспорте, то необходимо определить порядок возмещения затрат на эксплуатацию машины. Возможность и способ выплат определяются путем договоренности между командировочным и работодателем.

Компенсации подлежат затраты на топливо, амортизацию и текущее техобслуживание авто, внеплановый ремонт. Оформление возврата средств за служебную поездку на автомобиле регламентируется внутренними нормативными документами компании.

За поездку на автомобиле без оформления путевого листа на компанию налагается штраф. Без такого документа налоговая служба не причисляет расходы на ГСМ и эксплуатацию машины к командировочным тратам и не может списать взносы.

ВАЖНО! Отсутствие путевого листа может привести к штрафам от налоговой службы и отказу в компенсации расходов на ГСМ..

Кроме того, путевой лист может быть запрошен трудовой инспекцией в процессе аудита, Ространснадзором и другими службами, которые контролируют экономические аспекты деятельности компании.

Обязательные реквизиты путевого листа легкового автомобиля для командировки

Реквизиты, которые должны быть обязательно указаны в путевом листе машины командировочного, указаны в Приказе Министерства Транспорта №368 от 11 сентября 2020 года, а также в части 2 статьи 9 ФЗ №402. Первый документ регламентирует допуск машины к эксплуатации, второй – позволяет принять путевой лист к учету.

Для допуска к поездке

Для возможности компенсировать командированному затраты на ГСМ, заполнение путевых листов в командировке происходит с указанием следующих реквизитов:

  • названием и номер документа, например, «Путевой лист для легковой машины»;

  • срок действия документа – период (дата начала и окончания срока), на протяжении которого командировочный может совершать поездки по данному путевому листу;

  • информация о перевозке – в частности «перевозка для собственных нужд»;

  • данные о владельце автомобиля – здесь юридическое лицо указывает информацию о компании (название, местонахождения, организационно-правовая форма собственности, ОГРН, номер телефона), физическое лицо (ФИО, почтовый адрес, ОГРНИП, номер телефона);

  • данные об автомобиле – вид ТС (легковое авто), марка, модель и госномер (+ данные по прицепу, если он имеется), показания одометра на момент выезда машины с парковки – начало деловой поездки, данные предрейсового техосмотра, дата и время выезда со стоянки и прибытия обратно;

  • данные о водителе (если человек отправляется с командировочным в деловую поездку) – ФИО, дата и время медосмотра перед рейсом.

Для учета командировочных расходов

Основные реквизиты для компенсации трат на деловую поездку на автомобиле:

  • название документа (чек, квитанция) и дата его составления;

  • название организации, которая выдала документ;

  • содержание факта проведения хозяйственной деятельности по автомобилю;

  • сумма к оплате услуг (например, ремонт) или товара (бензина);

  • должность лица, совершившего операцию и ответственного за сделку (например, продавец) с указанием фамилии и инициалов, личной подписью.

Дополнительные реквизиты

Если в процессе деловой поездки осуществлялась перевозка пассажиров, груза и багажа, то в документе дополнительно указывается маршрут движения авто, нормы расхода топлива, экономия или перерасход горючего сравнительно с нормативными требованиями. С помощью данных реквизитов компания может вести контроль над обоснованным списанием ГСМ.

Как оформить путевой лист на командировку

Законодательством не предусмотрена обязательная форма путевого листа, но большинство организаций ее разрабатывают самостоятельно или используют и дорабатывают бланк, утвержденный Постановлением Госкомстата РФ №78 от 28 ноября 1997 года.

Если сотрудник отправляется в служебную поездку более чем на одни сутки, то путевой лист оформляется на 30 календарных дней или на весь срок командировки, если он превышает 1 месяц и связан с поездкой в другие регионы РФ.

Когда нужно оформлять маршрутный лист

Если сотрудник отправляется в деловую поездку на служебном автомобиле, то вместо путевого листа оформляется маршрутный. В документе не указываются точные расходы по ГСМ и обслуживанию авто, но фактическое пребывание работника в командировке и объекты, которые он должен посетить, а также километраж для дополнительного контроля. Необходимость оформления документа устанавливается каждой компанией самостоятельно, ею же разрабатывается бланк и образец маршрутного листа для командировки.

Параметр

Расходы ГСМ

Километраж

Техосмотр

Маршрут

Путевой лист

да

да

да

опционально

Маршрутный лист

нет

да

нет

да

Часто задаваемые вопросы

Зачем нужен путевой лист при командировке на автомобиле?

Путевой лист необходим для учета и компенсации расходов на эксплуатацию автомобиля во время командировки. Без этого документа компания не сможет официально списать затраты на ГСМ и обслуживание транспортного средства, а также рискует получить штраф при проверке.

На какой срок оформляется путевой лист в командировке?

Путевой лист может быть оформлен на 30 календарных дней или на весь период командировки, если она превышает месяц. При поездках в другие регионы РФ документ оформляется на полный срок командировки независимо от её продолжительности.

Какие обязательные данные должны быть в путевом листе?

В путевом листе должны указываться название и номер документа, срок действия, информация о владельце автомобиля и самом транспортном средстве, показания одометра, а также данные о водителе и результатах медосмотра перед рейсом.

Чем отличается маршрутный лист от путевого листа?

Маршрутный лист используется при поездках на служебном автомобиле и не содержит точных данных о расходах ГСМ. В нем указываются только маршрут следования, объекты посещения и общий километраж для контроля передвижений сотрудника.

В каких случаях нужны дополнительные реквизиты в путевом листе?

Дополнительные реквизиты требуются при перевозке пассажиров или грузов. В этом случае необходимо указать маршрут движения, нормы расхода топлива и данные о его фактическом потреблении для контроля расходов ГСМ.

Какие документы нужно иметь при себе водителю в командировке?

Во время командировки водитель обязан иметь при себе три основных документа: путевой лист, водительское удостоверение и регистрационное свидетельство на автомобиль. Эти документы необходимы для подтверждения законности использования транспортного средства.

Комментарии (0)

Читайте также:

Удерживаются ли алименты с командировочных и суточных
23.01.2023
Удерживаются ли алименты с командировочных и суточных

В соответствии с законодательными нормативами алиментодатель обязуется ежемесячно выплачивать денежное пособие лицам, не достигшим совершеннолетия или находящимся на иждивении. Средства вычитываются из официального источника дохода, а также некоторых статей дополнительного заработка налогоплательщика. Поэтому актуален вопрос: «Удерживаются ли алименты с суточных и командировочных выплат?».

Проживание в командировках
Когда выплачивать суточные и аванс по командировке в 2025 году: сроки по ТК РФ
07.04.2023
Когда выплачивать суточные и аванс по командировке в 2025 году: сроки по ТК РФ

Независимо от маршрута и назначения служебной поездки, каждому сотруднику положена определенная сумма на расходы. Сроки выплаты командировочных, как и другие моменты, регулируются законом и должны соответствовать определенным нормам. В случае их нарушения сотрудник имеет право отказаться от поездки.

Учет расходов
Оплата билетов на автобус при командировке: правила и документы 2025
03.12.2022
Оплата билетов на автобус при командировке: правила и документы 2025

Согласно Законодательству РФ, находящиеся в командировке члены организации могут добираться до места работы общественным транспортом. Для отчетности перед руководством нужно предоставить необходимые документы. Что входит в этот перечень, как учитываются расходы на проезд автобусом и что делать, если доказательные бумаги утеряны?



Учет расходов
Как правильно заполнить авансовый отчет по командировке в 2025 году
25.01.2022
Как правильно заполнить авансовый отчет по командировке в 2025 году

После возвращения сотрудника из служебной поездки он должен обязательно подать авансовый отчет о командировке. При этом обычно срок выполнения составляет не более трех дней, а с установленным шаблоном работник знакомится заранее еще во время формирования основного пакета документов. Подача осуществляется в отдел кадров или бухгалтерию организации.

Организация командировки
Как эффективно организовать командировки в компании: 3 доступных способа
27.12.2022
Как эффективно организовать командировки в компании: 3 доступных способа
Не всегда специфика бизнеса позволяет решать все административные и производственные вопросы дистанционно. В ряде случаев требуется личное присутствие руководителя или специалистов в другой местности. Для этих целей оформляются служебные командировки, срок которых зависит от поставленных задач. Рассмотрим, какие способы организации служебных поездок пользуются спросом среди потребителей, и на какие моменты необходимо обратить внимание.
Организация командировки

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности
Согласие на обработку персональных данных

CAPTCHA

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76