Как правильно заполнить авансовый отчет по командировке в 2025 году

Как правильно заполнить авансовый отчет по командировке в 2025 году

Правильное оформление авансового отчета поможет избежать финансовых ошибок, задержек с выплатами и вопросов от бухгалтерии. В этом материале — наглядный алгоритм действий, образец и советы по подготовке отчета.
Что вы узнаете из статьи:
  • Когда и зачем сдавать авансовый отчет по командировке
  • Какие документы и чеки нужно приложить к отчету
  • Как правильно заполнить лицевую и обратную стороны формы
  • Как действовать при отмене командировки или неполных расходах
  • Какие последствия могут быть при нарушении сроков сдачи отчета
  • Как использовать электронный формат отчета и кто имеет право на такую подачу

Сотрудник вернулся из командировки — теперь важно правильно оформить отчет о расходах. Ошибки в документе или пропущенные чеки могут привести к задержкам в выплатах или даже личной задолженности. В этой статье расскажем, как грамотно подготовить авансовый отчет, чтобы избежать неприятных последствий.

Назначение авансового отчета

Документ предназначен для оформления возврата командировочных расходов по статьям. Именно он является прямым свидетельством всех расходов на проживание, проезд, обмен валюты, аренду автомобиля и т.д. 

Каждый из указанных пунктов подкрепляется финансовыми бланками, такими как чек, квитанция, накладная, билет, посадочный талон и т.д. Иными словами, они выступают в качестве доказательства целесообразности трат и соответствия потраченной суммы. Все чеки должны быть оригинальными. 

Порядок заполнения отчета

Для авансового отчета командировки большинство организаций используют стандартную форму, которую можно скачать на официальных сайтах, или же модернизированные шаблоны с внесением корректировок, но сохранением всех реквизитов. Форма АО-1 является унифицированной и наиболее распространенной. 

Заполнение лицевой стороны

На ней обязательно указываются следующие данные:

  • полное название организации и ее точные реквизиты;

  • порядковый номер отчета;

  • ФИО, должность, отдел командированного;

  • полная сумма выданного аванса и итоговая сумма расходов;

  • наличие перерасхода или остатка средств. 

В том случае, если сотрудник во время служебной поездки потратил меньше средств, чем получил, остаток сдается в кассу организации или бухгалтерию. При наличии перерасхода (если каждый пункт трат является согласованным и целевым), он также компенсируется вместе со следующим платежом на зарплатную карту. 

Обязательной частью лицевой стороны является отрывной корешок, который выступает в качестве расписки и выдается сотруднику после принятия отчета бухгалтером предприятия. При этом он обязательно подписывается ответственным лицом, иногда на нем ставится печать. 

Что нужно указывать с обратной стороны?

С обратной стороны примера авансового отчета по командировке расположена таблица, которая позволяет детализировать все траты. Именно здесь указываются такие сведения, как выданная и потраченная сумма, остаток или перерасход, даты расходов и номера подтверждающих документов, прочая информация. Сумма указывается как цифрами, так и прописью. Важно, чтобы суммы совпадали в таблице и финансовых документах до копейки. 

Пакет документов должен включать данный тип отчета в единичном печатном экземпляре. При этом подотчетное лицо (командированный сотрудник) обязуется поставить свою подпись, после чего бумага заверяется бухгалтерией и руководителем компании. 

Авансовый отчет: что в него входит?

В том случае, если любой из вышеперечисленных финансовых документов был приобретен и оплачен онлайн, он предоставляется не в электронном, а в распечатанном виде. Цифровые версии прикладываются только в том случае, если на предприятии есть электронный кадровый документооборот. При использовании услуг сервиса «ППР Командировки» все документы предоставляются в двух вариантах. 

Если вместо общественного транспорта машина бралась в аренду, необходимо предоставить договор, чек, а также служебную записку и квитанции с автозаправочных станций. Если речь идет об авиаперелетах, одного билета недостаточно, подтвердить факт поездки может только посадочный талон. 

Факт проживания подтверждается бронью или соответствующим чеком либо счет-фактурой. В том случае, если нет автоматизированной системы, представитель отеля или арендодатель может сформировать и подписать договор от руки с указанием предоставленной услуги, сроков проживания, посуточной и общей суммы. 

Когда требуется сдать отчет?

На заполнение и подачу отчета сотруднику дается три рабочих дня после дня возврата из служебной поездки. В том случае, если работник сразу же идет на больничный или в отпуск, срок начинается на следующий день после окончания данного периода. 

Что будет, если работник не успел сдать отчет вовремя

Перед тем, как заполнять отчет о командировке, нужно сверить все бумаги и проверить наличие чеков, чтобы оперативно их восстановить, если чего-то не хватает. В том случае, если сотрудник просрочил подачу отчета, не вернул остаток аванса в кассу, данные денежные средства превращаются в задолженность и будут вычтены из заработной платы согласно ТК РФ. Если причина уважительная, человек должен заранее предупредить работодателя о задержке и прийти к соглашению. 

Что делать при отмене служебной поездки?

В том случае, если командировка уже была организована, а средства учета выданы, но поездка отменилась, необходимо сформировать авансовый отчет исходя из текущих трат. Обычно, в таблицу вписываются купленные билеты на поезд, самолет или другое транспортное средство, оплаченные брони жилья, комиссия за обмен валют, стоимость оформления визы и прочих документов. Сроки подачи документа такие же, как и в стандартном случае, и не превышают трое суток со дня отмены служебной поездки (дата указывается в соответствующем приказе). 

Подача отчета в электронном виде

Такой вид оформления возможен только в том случае, если организация пользуется электронным документооборотом и эти условия прописаны в положении о командировке. Обычно, такой формат подачи используется удаленными сотрудниками, для которых поездка в офис – тоже командировка. 

Использование образца для заполнения

Большинство компаний используют стандартную форму, где есть все необходимые реквизиты для отчетности. Заполнение документа осуществляется командировочным сотрудником, а также бухгалтером. После этого бумага утверждается исполнительным директором организации. 

Все финансовые элементы (сумма аванса, расход, остаток, превышение аванса) заполняются ответственным бухгалтером. Он использует для этого стандартные проводки и формулы. Также он обязательно рассчитывает НДС. После сдачи остатка отчет подписывается бухгалтером, главным бухгалтером, кассиром, который принял средства. 

Все расходы расписываются сотрудником на обратной стороне бланка. В шаблоне показано, как оформлять отчет о командировке. При возникновении спорных вопросов лучше сначала обратиться в бухгалтерию или отдел кадров фирмы для консультации, и только потом приступать к заполнению.  



Часто задаваемые вопросы

Каков порядок сдачи авансового отчета после завершения командировки?

После завершения командировки служащий обязан представить завершенный авансовый отчет в бухгалтерию вместе с оригиналами документов. Руководитель организации подписывает отчет, после чего происходит его проверка и подготовка к выплате необходимых компенсаций.

Какие могут быть последствия неправильного оформления авансового отчета?

Неправильное оформление авансового отчета может привести к задержке выплат, а также к нарушению налоговых и финансовых правил. В некоторых случаях это может повлечь за собой штрафы или даже правовые последствия для организации и ее сотрудников.

Каково назначение авансового отчета по служебной командировке?

Назначение авансового отчета – это систематическое и точное документирование расходов, понесенных служащими во время командировки. Этот отчет помогает организации контролировать и учетно фиксировать затраты, а также обеспечивает юридическую прозрачность в использовании средств.

Какие основные правила оформления авансового отчета?

Оформление авансового отчета требует соблюдения нескольких правил:

  • Отчет должен быть составлен на бланке организации и подписан руководителем.

  • В отчете указываются даты начала и окончания командировки, маршрут, цель и планируемые затраты.

  • К каждому виду расходов (перевозка, проживание, питание и т.д.) прикладываются документы: квитанции, счета и т.п.

  • Все расчеты должны быть выполнены в соответствии с действующими нормами и лимитами.

Какие документы необходимо предоставить вместе с авансовым отчетом?

К авансовому отчету необходимо приложить следующие документы:

  • Копии квитанций, счетов, билетов и других документов, подтверждающих затраты.

  • Заявление от служащего с указанием причины командировки и подтверждением правильности предоставленных данных.

Комментарии (0)

Читайте также:

Порядок и условия командирования военнослужащих: все, что нужно знать
31.10.2023
Порядок и условия командирования военнослужащих: все, что нужно знать
Служебная командировка военнослужащего – неотъемлемая часть службы в армии. Для служащих некоторых подразделений такие рабочие поездки занимают большую часть времени. А в расположение части военные возвращаются лишь для отдыха, пополнения запасов вооружения и продовольствия, а также лечения при необходимости и других нужд. Другие военные могут отправляться в командировки не столь часто.
Организация командировки
Тарифы авиабилетов: расшифровка и значение
25.10.2023
Тарифы авиабилетов: расшифровка и значение
Авиаперевозчики предлагают пассажирам авиабилеты по различным тарифным пакетам. Рекомендуется заранее ознакомиться с тарифами авиабилетов и расшифровкой, что поможет выбрать оптимальные условия для комфортного перелета и не превысить бюджета, выделенного на покупку билета. Кроме того, знание условий тарифного пакета понадобится в случае необходимости обмена или возврата билета.
Транспорт в командировках   Оплата командировки
Отказ от служебной поездки: основные причины и кого нельзя отправлять
02.02.2022
Отказ от служебной поездки: основные причины и кого нельзя отправлять

Перед тем, как отказаться от командировки, нужно проверить, есть ли законное основание для этого. Вслед за отказом может последовать дисциплинарное взыскание, если сотрудник не хочет отправляться в служебную поездку без уважительной причины.

Оформление командировки   Организация командировки   Кадровый учет
Как оформить сокращение срока командировки работника?
27.11.2022
Как оформить сокращение срока командировки работника?
Сокращение срока командировки или перенос ее на другой период могут быть инициированы как со стороны предприятия, так и сотрудника в силу жизненных обстоятельств. Не стоит сбрасывать со счетов и форс-мажорные ситуации, обусловленные природными и техногенными явлениями. Разберемся, как документально оформить отзыв из служебной поездки и необходимо ли пересчитать сумму выплаченной компенсации.
Организация командировки
Командировка совместителя: как правильно оформить и не нарушить закон
02.02.2023
Командировка совместителя: как правильно оформить и не нарушить закон

Независимо от продолжительности поездки, официально трудоустроенный работник получает средний размер заработной платы. Оплата командировки совместителя определяется его статусом – внешний или внутренний. Тут же возникает ряд сопутствующих вопросов: «Как происходит и чем отличаются начисления, можно ли направить в командировку внешнего совместителя?


Организация командировки

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности
Согласие на обработку персональных данных

CAPTCHA

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76