После возвращения сотрудника из служебной поездки он должен обязательно подать авансовый отчет о командировке. При этом обычно срок выполнения составляет не более трех дней, а с установленным шаблоном работник знакомится заранее еще во время формирования основного пакета документов. Подача осуществляется в отдел кадров или бухгалтерию организации.
Назначение авансового отчета
Документ предназначен для оформления возврата командировочных расходов по статьям. Именно он является прямым свидетельством всех расходов на проживание, проезд, обмен валюты, аренду автомобиля и т.д.
Каждый из указанных пунктов подкрепляется финансовыми бланками, такими как чек, квитанция, накладная, билет, посадочный талон и т.д. Иными словами, они выступают в качестве доказательства целесообразности трат и соответствия потраченной суммы. Все чеки должны быть оригинальными.
Порядок заполнения отчета
Для авансового отчета командировки большинство организаций используют стандартную форму, которую можно скачать на официальных сайтах, или же модернизированные шаблоны с внесением корректировок, но сохранением всех реквизитов. Форма АО-1 является унифицированной и наиболее распространенной.
Заполнение лицевой стороны
На ней обязательно указываются следующие данные:
-
полное название организации и ее точные реквизиты;
-
порядковый номер отчета;
-
ФИО, должность, отдел командированного;
-
полная сумма выданного аванса и итоговая сумма расходов;
-
наличие перерасхода или остатка средств.
В том случае, если сотрудник во время служебной поездки потратил меньше средств, чем получил, остаток сдается в кассу организации или бухгалтерию. При наличии перерасхода (если каждый пункт трат является согласованным и целевым), он также компенсируется вместе со следующим платежом на зарплатную карту.
Обязательной частью лицевой стороны является отрывной корешок, который выступает в качестве расписки и выдается сотруднику после принятия отчета бухгалтером предприятия. При этом он обязательно подписывается ответственным лицом, иногда на нем ставится печать.
Что нужно указывать с обратной стороны?
С обратной стороны примера авансового отчета по командировке расположена таблица, которая позволяет детализировать все траты. Именно здесь указываются такие сведения, как выданная и потраченная сумма, остаток или перерасход, даты расходов и номера подтверждающих документов, прочая информация. Сумма указывается как цифрами, так и прописью. Важно, чтобы суммы совпадали в таблице и финансовых документах до копейки.
Пакет документов должен включать данный тип отчета в единичном печатном экземпляре. При этом подотчетное лицо (командированный сотрудник) обязуется поставить свою подпись, после чего бумага заверяется бухгалтерией и руководителем компании.
Авансовый отчет: что в него входит?
В том случае, если любой из вышеперечисленных финансовых документов был приобретен и оплачен онлайн, он предоставляется не в электронном, а в распечатанном виде. Цифровые версии прикладываются только в том случае, если на предприятии есть электронный кадровый документооборот. При использовании услуг сервиса «ППР Командировки» все документы предоставляются в двух вариантах.
Если вместо общественного транспорта машина бралась в аренду, необходимо предоставить договор, чек, а также служебную записку и квитанции с автозаправочных станций. Если речь идет об авиаперелетах, одного билета недостаточно, подтвердить факт поездки может только посадочный талон.
Факт проживания подтверждается бронью или соответствующим чеком либо счет-фактурой. В том случае, если нет автоматизированной системы, представитель отеля или арендодатель может сформировать и подписать договор от руки с указанием предоставленной услуги, сроков проживания, посуточной и общей суммы.
Когда требуется сдать отчет?
На заполнение и подачу отчета сотруднику дается три рабочих дня после дня возврата из служебной поездки. В том случае, если работник сразу же идет на больничный или в отпуск, срок начинается на следующий день после окончания данного периода.
Что будет, если работник не успел сдать отчет вовремя
Перед тем, как заполнять отчет о командировке, нужно сверить все бумаги и проверить наличие чеков, чтобы оперативно их восстановить, если чего-то не хватает. В том случае, если сотрудник просрочил подачу отчета, не вернул остаток аванса в кассу, данные денежные средства превращаются в задолженность и будут вычтены из заработной платы согласно ТК РФ. Если причина уважительная, человек должен заранее предупредить работодателя о задержке и прийти к соглашению.
Что делать при отмене служебной поездки?
В том случае, если командировка уже была организована, а средства учета выданы, но поездка отменилась, необходимо сформировать авансовый отчет исходя из текущих трат. Обычно, в таблицу вписываются купленные билеты на поезд, самолет или другое транспортное средство, оплаченные брони жилья, комиссия за обмен валют, стоимость оформления визы и прочих документов. Сроки подачи документа такие же, как и в стандартном случае, и не превышают трое суток со дня отмены служебной поездки (дата указывается в соответствующем приказе).
Подача отчета в электронном виде
Такой вид оформления возможен только в том случае, если организация пользуется электронным документооборотом и эти условия прописаны в положении о командировке. Обычно, такой формат подачи используется удаленными сотрудниками, для которых поездка в офис – тоже командировка.
Использование образца для заполнения
Большинство компаний используют стандартную форму, где есть все необходимые реквизиты для отчетности. Заполнение документа осуществляется командировочным сотрудником, а также бухгалтером. После этого бумага утверждается исполнительным директором организации.
Все финансовые элементы (сумма аванса, расход, остаток, превышение аванса) заполняются ответственным бухгалтером. Он использует для этого стандартные проводки и формулы. Также он обязательно рассчитывает НДС. После сдачи остатка отчет подписывается бухгалтером, главным бухгалтером, кассиром, который принял средства.
Все расходы расписываются сотрудником на обратной стороне бланка. В шаблоне показано, как оформлять отчет о командировке. При возникновении спорных вопросов лучше сначала обратиться в бухгалтерию или отдел кадров фирмы для консультации, и только потом приступать к заполнению.
