Принципы оплаты и особенности командировочных расходов по КВР и КОСГУ

Принципы оплаты и особенности командировочных расходов по КВР и КОСГУ

Любы командировочные расходы должны иметь документальное фиксирование и соответствовать требованиям ТК РФ, а также внутренним распоряжениям организации. Бюджетная сфера строго контролируется, как и вся финансовая отчетность, так как по оформленным бумагам рассчитывается сумма налога, общие расходы для осуществления командировки, планируются дальнейшие траты. Все командировочные расходы КОСГУ, а также КВР, не являются исключениями.

Как совершается оплата по КОСГУ и КВР?

Порядок компенсации и потраченной суммы и ее размеры определяются статьей 168 ТК РФ. Когда дело касается федеральных учреждений, правила устанавливаются только правительственными правовыми актами, тогда как внутренние распоряжения могут быть только вспомогательными и, чаще всего, не принимается в расчет.

Что касается государственных и частных объектов, оплата осуществляется согласно ТК РФ, нормативным правовым актам органов самоуправления и документам, принятым внутри компании. Алгоритм оплаты является унифицированным для любых командировок и не может быть изменен.

Способ документального отражения

Любые командировочные КВР и КОСГУ должны иметь документальное отражение, независимо от их суммы. Для этого используются следующие бухгалтерские субсчета согласно указаниям инструкции:

  • 0 208 26 000 – отвечает за оплату различных работ, выполненных во время командировки.

  • 0 208 22 00 – необходим для возврата средств за использование личного транспортного средства, арендованной машины.

  • 0 208 12 000 – основной субсчет для регулирования суточных выплат командированному сотруднику.

Также предусматривается использование другой отчетной документации, если в этом есть необходимость. Стоит также учесть, что каждая запись должна иметь подтверждение в виде чека, счета-фактуры, договора или других платежных документов, которые должны храниться, как и все бухгалтерские бумаги.

Оформление КОСГУ

Как и другие виды командировочных расходов, КОСГУ оформляются в контексте компенсации, которая будет выплачена работнику за выполнение определенных заданий. Иными словами, выплата осуществляется за выполнение конкретных трудовых задач, поставленных предварительно начальством. Поэтому в категорию «Прочие работы, услуги», которыми являются командировочные КОСГУ, относятся траты на жилье, транспорт и другие командировочные издержки.

Если речь идет не о расходах, которые необходимо возместить, а о средствах, необходимых для подготовки к поездке, то используются подстатьи «Транспортные услуги» для покупки билетов, а также «Прочие работы, услуги» для бронирования проживания и других трат. Покупка определенных материальных ценностей, к примеру, ноутбука, проектора или других вещей, необходимых для прямого выполнения служебных обязанностей во время служебной поездки, используется также статья «Поступление нефинансовых активов» (если она соответствует экономическому смыслу приобретения).

Для отражения суточных КОСГУ в командировке в документах также используются подстатьи «Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме», «Уменьшение прочей дебиторской задолженности по расчетам с физическими лицами» и другие.

Использование КВР

При оформлении командировочных расходов не обойтись без использования утвержденных КВР – кодов вида расходов. Их использование регламентируется Трудовым кодексом РФ и рядом инструкций. При отражении используются следующие наименования КВР:

  • 122 «Иные выплаты персоналу государственных (муниципальных) органов, за исключением фонда оплаты труда».

  • 142 «Иные выплаты персоналу, за исключением фонда оплаты труда».

  • КВР 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда». Регулирует выдачу сотрудникам, которые отправляются в командировку, определенной суммы денежных средств (наличными или на именную банковскую карту).

  • 134 «Иные выплаты военнослужащим и сотрудникам, имеющим специальные звания».

Каждый тип КВР командировочных расходов используется в конкретных случаях и должен соответствовать характеристикам командирующего и прочим особенностям. Важно, чтобы также же коды были использованы в договоре по возмещению сотруднику расходов, а также в перечне услуг, которые были приобретены организацией для работника.

Важно, что весь перечень расходов, которые были разрешены работодателем или имеют его предварительное утверждение, а также все пункты КВР 112, 122, 134 и 142 должны быть определены и указаны в локальном нормативном акте предприятия или в коллективном договоре. То есть, если в нормативных правовых актах не указаны отдельные расходы, которые были произведены во время командировки, они могут относиться только к коду 244.

Во время оформления командировочных на предприятии чаще всего используются следующие виды кодов исходя из вида расхода:

  1. Внебюджетные фонды – КВР 142.

  2. Сотрудникам со специальными званиями и военнослужащим – КВР 134.

  3. Муниципальные органы (государственные органы) – КВР 122.

  4. Бюджетные организации – КВР 112.

Важно соблюдать правила использования кодов и следить за тем, чтобы они совпадали с документацией и соответствовали Трудовому кодексу. Любые нарушения вызовут проблемы при оформлении последующих бухгалтерских документов и в компенсации трат сотруднику, а также привлекут излишнее внимание налоговой службы.

Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку

Правила выбора КВР и КОСГУ

Каждому сотруднику, который был отправлен в командировку, гарантируется компенсация потраченных средств, а также оплата услуг за выполнение его профессиональных трудовых обязанностей. Это регулируется статья 167 и 168 Трудового кодекса и может выполняться двумя способами.

Суть первого способа заключается в выдаче работнику аванса, необходимого для бронирования жилья, а также покупки проездных документов в две стороны. Необходимая сумма выдается человеку через кассу организации с оформлением необходимой квитанции, которая подшивается к приказу о направлении в командировку. После возвращения из командировки и сдачи отчета компенсируются другие траты согласно платежным документам. Также сюда относится выплата суточных (суточные КОСГУ определяются заранее).

Второй способ заключается в том, что средства не выдаются лично сотруднику на руки. Компания самостоятельно покупает проездные билеты, оплачивает жилье, арендует автомобиль и прочее. Стоит учесть, что отнесение расходов на КОСГУ и КВР будет иметь различия в зависимости от выбранного варианта.



Понравилась статья?

(Нет голосов)

Читайте также:

Порядок и особенности оформления деловой поездки для генерального директора
28.02.2022 15:36:00
Порядок и особенности оформления деловой поездки для генерального директора

Командировка генерального директора – обычное явление, так как отправиться в служебную поездку может любой сотрудник компании. Во время командировки он решает наиболее важные задачи, которые требуют его прямого присутствия, включая подписание договоров и прочих бумаг, участие в конференциях, налаживание партнерских отношений и прочее. 



Оформление командировки   Организация командировки
Командировка в выходные дни
24.11.2021
Командировка в выходные дни
Работа в выходные в командировке не самая приятная, но необходимая. При составлении приказа на командировку и при расчете расходов важно учитывать все нюансы Трудового кодекса РФ и правильно заполнить расчетный табель.
Оформление командировки   Организация командировки
Составление служебной записки на командировку
05.04.2023
Составление служебной записки на командировку

В том случае, если для проезда к точке назначения командировки используется собственный транспорт, при этом нет документов, которые подтверждают конкретные даты поездки, требуется оформления дополнительных бумаг. Образец заявления на командировку позволяет решить данную проблему и правильно оформить всю необходимую информацию.

Оформление командировки   Кадровый учет
Командировка работников, имеющих детей
23.03.2023
Командировка работников, имеющих детей

Определенные категории сотрудников, воспитывающие или опекающие детей, имеют законное право отказаться от поездки. Работодатель может отправить в командировку работников только с их согласия, которое оформляется в письменном виде. Кто относится к льготной категории лиц, могут ли одинокую мать отправить в командировку, как оформляются документы, – ответы на эти вопросы, читайте ниже.

Организация командировки   Кадровый учет
Билет на автобус в командировке: как отчитаться
03.12.2022
Билет на автобус в командировке: как отчитаться

Согласно Законодательству РФ, находящиеся в командировке члены организации могут добираться до места работы общественным транспортом. Для отчетности перед руководством нужно предоставить необходимые документы. Что входит в этот перечень, как учитываются расходы на проезд автобусом и что делать, если доказательные бумаги утеряны?



Командировочные расходы   Оплата командировки   Организация командировки

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76