Принципы оплаты и особенности командировочных расходов по КВР и КОСГУ

Принципы оплаты и особенности командировочных расходов по КВР и КОСГУ

Любы командировочные расходы должны иметь документальное фиксирование и соответствовать требованиям ТК РФ, а также внутренним распоряжениям организации. Бюджетная сфера строго контролируется, как и вся финансовая отчетность, так как по оформленным бумагам рассчитывается сумма налога, общие расходы для осуществления командировки, планируются дальнейшие траты. Все командировочные расходы КОСГУ, а также КВР, не являются исключениями.

Как совершается оплата по КОСГУ и КВР?

Порядок компенсации и потраченной суммы и ее размеры определяются статьей 168 ТК РФ. Когда дело касается федеральных учреждений, правила устанавливаются только правительственными правовыми актами, тогда как внутренние распоряжения могут быть только вспомогательными и, чаще всего, не принимается в расчет.

Что касается государственных и частных объектов, оплата осуществляется согласно ТК РФ, нормативным правовым актам органов самоуправления и документам, принятым внутри компании. Алгоритм оплаты является унифицированным для любых командировок и не может быть изменен.

Способ документального отражения

Любые командировочные КВР и КОСГУ должны иметь документальное отражение, независимо от их суммы. Для этого используются следующие бухгалтерские субсчета согласно указаниям инструкции:

  • 0 208 26 000 – отвечает за оплату различных работ, выполненных во время командировки.

  • 0 208 22 00 – необходим для возврата средств за использование личного транспортного средства, арендованной машины.

  • 0 208 12 000 – основной субсчет для регулирования суточных выплат командированному сотруднику.

Также предусматривается использование другой отчетной документации, если в этом есть необходимость. Стоит также учесть, что каждая запись должна иметь подтверждение в виде чека, счета-фактуры, договора или других платежных документов, которые должны храниться, как и все бухгалтерские бумаги.

Оформление КОСГУ

Как и другие виды командировочных расходов, КОСГУ оформляются в контексте компенсации, которая будет выплачена работнику за выполнение определенных заданий. Иными словами, выплата осуществляется за выполнение конкретных трудовых задач, поставленных предварительно начальством. Поэтому в категорию «Прочие работы, услуги», которыми являются командировочные КОСГУ, относятся траты на жилье, транспорт и другие командировочные издержки.

Если речь идет не о расходах, которые необходимо возместить, а о средствах, необходимых для подготовки к поездке, то используются подстатьи «Транспортные услуги» для покупки билетов, а также «Прочие работы, услуги» для бронирования проживания и других трат. Покупка определенных материальных ценностей, к примеру, ноутбука, проектора или других вещей, необходимых для прямого выполнения служебных обязанностей во время служебной поездки, используется также статья «Поступление нефинансовых активов» (если она соответствует экономическому смыслу приобретения).

Для отражения суточных КОСГУ в командировке в документах также используются подстатьи «Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме», «Уменьшение прочей дебиторской задолженности по расчетам с физическими лицами» и другие.

Использование КВР

При оформлении командировочных расходов не обойтись без использования утвержденных КВР – кодов вида расходов. Их использование регламентируется Трудовым кодексом РФ и рядом инструкций. При отражении используются следующие наименования КВР:

  • 122 «Иные выплаты персоналу государственных (муниципальных) органов, за исключением фонда оплаты труда».

  • 142 «Иные выплаты персоналу, за исключением фонда оплаты труда».

  • КВР 112 «Иные выплаты персоналу учреждений, за исключением фонда оплаты труда». Регулирует выдачу сотрудникам, которые отправляются в командировку, определенной суммы денежных средств (наличными или на именную банковскую карту).

  • 134 «Иные выплаты военнослужащим и сотрудникам, имеющим специальные звания».

Каждый тип КВР командировочных расходов используется в конкретных случаях и должен соответствовать характеристикам командирующего и прочим особенностям. Важно, чтобы также же коды были использованы в договоре по возмещению сотруднику расходов, а также в перечне услуг, которые были приобретены организацией для работника.

Важно, что весь перечень расходов, которые были разрешены работодателем или имеют его предварительное утверждение, а также все пункты КВР 112, 122, 134 и 142 должны быть определены и указаны в локальном нормативном акте предприятия или в коллективном договоре. То есть, если в нормативных правовых актах не указаны отдельные расходы, которые были произведены во время командировки, они могут относиться только к коду 244.

Во время оформления командировочных на предприятии чаще всего используются следующие виды кодов исходя из вида расхода:

  1. Внебюджетные фонды – КВР 142.

  2. Сотрудникам со специальными званиями и военнослужащим – КВР 134.

  3. Муниципальные органы (государственные органы) – КВР 122.

  4. Бюджетные организации – КВР 112.

Важно соблюдать правила использования кодов и следить за тем, чтобы они совпадали с документацией и соответствовали Трудовому кодексу. Любые нарушения вызовут проблемы при оформлении последующих бухгалтерских документов и в компенсации трат сотруднику, а также привлекут излишнее внимание налоговой службы.

Правила выбора КВР и КОСГУ

Каждому сотруднику, который был отправлен в командировку, гарантируется компенсация потраченных средств, а также оплата услуг за выполнение его профессиональных трудовых обязанностей. Это регулируется статья 167 и 168 Трудового кодекса и может выполняться двумя способами.

Суть первого способа заключается в выдаче работнику аванса, необходимого для бронирования жилья, а также покупки проездных документов в две стороны. Необходимая сумма выдается человеку через кассу организации с оформлением необходимой квитанции, которая подшивается к приказу о направлении в командировку. После возвращения из командировки и сдачи отчета компенсируются другие траты согласно платежным документам. Также сюда относится выплата суточных (суточные КОСГУ определяются заранее).

Второй способ заключается в том, что средства не выдаются лично сотруднику на руки. Компания самостоятельно покупает проездные билеты, оплачивает жилье, арендует автомобиль и прочее. Стоит учесть, что отнесение расходов на КОСГУ и КВР будет иметь различия в зависимости от выбранного варианта.



Часто задаваемые вопросы

Какие КВР используются для оформления командировочных расходов?

Для командировочных расходов применяются следующие КВР: 112 (для бюджетных организаций), 122 (для муниципальных органов), 134 (для военнослужащих), 142 (для внебюджетных фондов). Выбор конкретного кода зависит от типа организации и статуса командируемого сотрудника.

Как правильно отражать суточные в КОСГУ?

Суточные отражаются по подстатьям КОСГУ "Прочие несоциальные выплаты персоналу в денежной форме" и "Уменьшение прочей дебиторской задолженности по расчетам с физическими лицами". Важно правильно выбрать подстатью в зависимости от характера выплаты.

Какие существуют способы оплаты командировочных расходов?

Существует два основных способа: выдача аванса сотруднику на руки для самостоятельной оплаты расходов или прямая оплата организацией всех расходов (билеты, проживание). В зависимости от выбранного способа будет различаться порядок отражения в КОСГУ и КВР.

По какой статье КОСГУ отражаются расходы на проживание и проезд?

Расходы на проживание и проезд относятся к категории "Прочие работы, услуги". Если речь идет о предварительной оплате, то используются подстатьи "Транспортные услуги" для билетов и "Прочие работы, услуги" для бронирования жилья.

Что делать, если вид расхода не указан в нормативных актах?

Если конкретный вид расхода не указан в нормативных правовых актах организации, его можно отнести только к коду 244. Все нестандартные расходы должны быть предварительно согласованы и документально оформлены.

Комментарии (0)

Читайте также:

ЭДО для командировок: как упростить оформление служебных поездок в 2025 году
26.12.2021
ЭДО для командировок: как упростить оформление служебных поездок в 2025 году

Для хранения важных документов без наличия их печатного эквивалента компании активно вводят электронный документооборот в кадровом производстве (ЭДО). Данное определение появилось в Законодательстве РФ в конце 2021 года. Цифровой формат может применяться, в том числе, и для оформления командировок.

Автоматизация командировки   Оформление командировки
Возмещение командировочных расходов
12.12.2021
Возмещение командировочных расходов
Служебная командировка сама по себе предполагает возмещение расходов. Расскажем, существуют ли нормы командировочных расходов, какие затраты обязательно должны быть компенсированы работодателем, а какие — не подлежат возмещению.
Командировочные расходы   Оплата командировки
Командировка за чужой счет: как все оформить без ошибок и сэкономить
09.12.2022
Командировка за чужой счет: как все оформить без ошибок и сэкономить
Служебные командировки являются частым явлением в бизнесе, к которым привлекают не только постоянных сотрудников, но и работающих по совместительству. Одна из компаний может быть заинтересована в специалистах другого предприятия, поэтому берет на себя финансовые вопросы по организации, включая оплату проезда, найма жилья и питания. Рассмотрим, какие расходы несет в этом случае основной работодатель и как правильно оформить поездку.
Оформление командировки   Организация командировки
Порядок и условия командирования военнослужащих: все, что нужно знать
31.10.2023
Порядок и условия командирования военнослужащих: все, что нужно знать
Служебная командировка военнослужащего – неотъемлемая часть службы в армии. Для служащих некоторых подразделений такие рабочие поездки занимают большую часть времени. А в расположение части военные возвращаются лишь для отдыха, пополнения запасов вооружения и продовольствия, а также лечения при необходимости и других нужд. Другие военные могут отправляться в командировки не столь часто.
Организация командировки
Как оплачивается работа в командировке в 2025 году: зарплата, суточные и компенсации
14.01.2022
Как оплачивается работа в командировке в 2025 году: зарплата, суточные и компенсации

Перед тем, как отправляться в служебную поездку, необходимо узнать особенности начисления зарплаты в командировке. Следует выяснить оценку труда, будут ли возмещены расходы и какими будут решения в спорных финансовых ситуациях. Ознакомиться с подробной информацией нужно заранее.

Оплата командировки   Кадровый учет

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности
Согласие на обработку персональных данных

CAPTCHA

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76