Как оформить сокращение срока командировки работника?

Как оформить сокращение срока командировки работника?

Сокращение срока командировки или перенос ее на другой период могут быть инициированы как со стороны предприятия, так и сотрудника в силу жизненных обстоятельств. Не стоит сбрасывать со счетов и форс-мажорные ситуации, обусловленные природными и техногенными явлениями. Разберемся, как документально оформить отзыв из служебной поездки и необходимо ли пересчитать сумму выплаченной компенсации.


Перечень документов для оформления командировки

При направлении в командировку издается приказ или иной распорядительный документ, в котором указываются следующие сведения:

  • дата и место составления;

  • порядковый номер;

  • информация о сотруднике (ФИО, должность, персональные данные, табельный номер, контактный телефон);

  • рабочее задание;

  • пункт назначения (город, наименование предприятия, юридический адрес);

  • дата отъезда;

  • дата возвращения;

  • подписи сторон.

С внесением изменений в ФЗ № 749 командировочное удостоверение и служебное задание исключили из списка обязательных документов. 

Срок служебной поездки определяется работодателем с учетом сложности, прогнозного объема работ и иных факторов, заслуживающих внимания (п. 4 Положения о командировках). На законодательном уровне нет требований к минимальному и максимальному сроку. Однако, при превышении продолжительности более 4 месяцев экономически целесообразнее оформить временный перевод сотрудника в другую местность.

По окончании командировки работник должен направить авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы на проезд и проживание. Дополнительно оформляется письменный отчет о проделанной работе.


Как документально оформить изменение сроков командировки?

Нельзя внести изменения в уже изданный приказ. Для корректировки сроков необходимо оформить новый распорядительный документ. Обычно руководитель структурного подразделения направляет служебную записку со следующими сведениями: ФИО сотрудника, должность и табельный номер, место командирования, сведения о принимающей стороне, причины сокращения поездки, например, аннулирование договора с контрагентом, введение ограничительных мер в связи с распространением коронавирусной инфекции, наводнение в местности и другие.

Служебная записка является основанием для оформления приказа об отзыве из командировки. Работнику направляется уведомление любым доступным способом: по электронной почте, через мессенджеры, через факс и другие каналы. По возвращении сотрудника необходимо ознакомить с документом под роспись.

В ряде случаев командировка может быть удлинена по инициативе работника. Самая распространенная причина — болезнь. Для подтверждения необходимо предоставить лист нетрудоспособности. На период больничного положена социальная выплата, а не среднедневной заработок. Обязанность работодателя по перечислению суточных сохраняется. Если в качестве причины задержки является невыполнение рабочего задания, то срок поездки продлевается только при согласовании руководителем, а по возвращении к специалисту могут быть предъявлены штрафные санкции.

Если сотрудник выполнил задание раньше срока, то после согласования с руководителем он может вернуться обратно на основании нового приказа. Командировочные сутки начинаются в 00:00 и заканчиваются в стандартные 23:59. По приезду на следующий день необходимо явиться на основное место работы, иначе засчитывается прогул. Предоставление поощрения в виде выходного дня за оперативное выполнение служебных обязанностей — это право работодателя.

Независимо от удлинения или сокращения срока по приезду работник должен направить авансовый отчет и документальное подтверждение понесенных расходов. 


Как уменьшить расходы, если командировка пошла не по плану?

При сокращении срока командировки на основании нового приказа можно:

  1. Аннулировать бронь в гостинице. Если администрация взяла штраф за изменение условий или использовался невозвратный тариф, то все понесенные издержки, связанные с проживанием работника, можно отнести на расходную часть организации. 

  2. Переоформить билеты на обратную дорогу. При возвратном тарифе достаточно поменять билет, а доплату переложить на расходы предприятия. При выборе невозвратного тарифа все билеты можно отнести к расходной части. 

  3. Пересчитать суточные. При сокращении срока сотрудник должен вернуть излишек. В соответствии с п. 20 Положений о командировках при изменении срока поездки до одного дня по России суточные можно не выплачивать. При принятии решения о перечислении этой выплаты не рекомендуем ее относить на расходы, чтобы избежать претензий со стороны контролирующих органов. Неизрасходованные деньги необходимо вернуть в кассу организации, в противном случае сумма будет удержана из следующей заработной платы (ст. 137 ТК РФ).

  4. При смене транспорта. Помимо подтверждающих документов об оплате проезда сотруднику необходимо предоставить пояснительную записку. Обязательным условием выступает предварительное согласование незапланированных расходов с руководителем.

Не всегда служебные поездки проходят по запланированному сценарию. В ряде случаев может потребоваться досрочное прекращение командировки или, наоборот, продление. Без финансовых потерь не обойтись, но их можно минимизировать при правильном учете в документообороте, а эксперты сервиса business-trip.online помогут вам подобрать наиболее эффективные инструменты. Позвоните нам!

Читайте также:

Характеристика и подтверждение представительских расходов во время служебной поездки
01.06.2022
Характеристика и подтверждение представительских расходов во время служебной поездки
Существует ряд правил, которые регулируют движение финансовых потоков во время командировок, и представительские расходы не являются исключением. Перед тем, как формировать приказ, необходимо определиться, что входит в данную категорию, какие особенности оформления расходов и их нюансы.
Как возместить расходы сотруднику без выдачи подотчетной суммы?
12.06.2022
Как возместить расходы сотруднику без выдачи подотчетной суммы?
Приобретение товара для нужд предприятия за личные деньги работника — достаточно частое явление. Причины могут быть разными: от отсутствия времени на выдачу подотчетных сумм до покупки в рамках акций. Рассмотрим, как правильно сформировать служебную записку на возмещение расходов сотрудника и какими нормативно-правовыми актами необходимо руководствоваться.
Оформление командировки в 2022 году
04.12.2021
Оформление командировки в 2022 году

Правильно оформленная рабочая командировка — обоснованные расходы для налоговой инспекции. Составление необходимой документации, соблюдение этапов оформления и ведение строгого учета расходов позволят пройти через любые проверки без штрафов.



Особенности оформления и оплаты командировки на один день
23.03.2022
Особенности оформления и оплаты командировки на один день

Согласно ТК РФ, нет никаких ограничений по длительности служебной поездки. Поэтому нужно заранее узнать, как оплачивается командировка на один день, какие есть особенности ее оформления и что делать с выплатами. Кроме того, существуют некоторые нюансы, которые также влияют на данные пункты. 



Особенности оформления служебной поездки за границу
09.02.2022
Особенности оформления служебной поездки за границу

Чтобы понять, как правильно оформляется командировка за границу, необходимо руководствоваться не только ТК РФ, но и внутренними положениями компании. Обычно, процесс практически ничем не отличается от того, который предназначен для поездок внутри страны. Но, есть свои нюансы, на которые стоит обратить внимание. 



Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76