Как оформить сокращение срока командировки работника?

Как оформить сокращение срока командировки работника?

Сокращение срока командировки или перенос ее на другой период могут быть инициированы как со стороны предприятия, так и сотрудника в силу жизненных обстоятельств. Не стоит сбрасывать со счетов и форс-мажорные ситуации, обусловленные природными и техногенными явлениями. Разберемся, как документально оформить отзыв из служебной поездки и необходимо ли пересчитать сумму выплаченной компенсации.


Перечень документов для оформления командировки

При направлении в командировку издается приказ или иной распорядительный документ, в котором указываются следующие сведения:

  • дата и место составления;

  • порядковый номер;

  • информация о сотруднике (ФИО, должность, персональные данные, табельный номер, контактный телефон);

  • рабочее задание;

  • пункт назначения (город, наименование предприятия, юридический адрес);

  • дата отъезда;

  • дата возвращения;

  • подписи сторон.

С внесением изменений в ФЗ № 749 командировочное удостоверение и служебное задание исключили из списка обязательных документов. 

Срок служебной поездки определяется работодателем с учетом сложности, прогнозного объема работ и иных факторов, заслуживающих внимания (п. 4 Положения о командировках). На законодательном уровне нет требований к минимальному и максимальному сроку. Однако, при превышении продолжительности более 4 месяцев экономически целесообразнее оформить временный перевод сотрудника в другую местность.

По окончании командировки работник должен направить авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы на проезд и проживание. Дополнительно оформляется письменный отчет о проделанной работе.


Как документально оформить изменение сроков командировки?

Нельзя внести изменения в уже изданный приказ. Для корректировки сроков необходимо оформить новый распорядительный документ. Обычно руководитель структурного подразделения направляет служебную записку со следующими сведениями: ФИО сотрудника, должность и табельный номер, место командирования, сведения о принимающей стороне, причины сокращения поездки, например, аннулирование договора с контрагентом, введение ограничительных мер в связи с распространением коронавирусной инфекции, наводнение в местности и другие.

Служебная записка является основанием для оформления приказа об отзыве из командировки. Работнику направляется уведомление любым доступным способом: по электронной почте, через мессенджеры, через факс и другие каналы. По возвращении сотрудника необходимо ознакомить с документом под роспись.

В ряде случаев командировка может быть удлинена по инициативе работника. Самая распространенная причина — болезнь. Для подтверждения необходимо предоставить лист нетрудоспособности. На период больничного положена социальная выплата, а не среднедневной заработок. Обязанность работодателя по перечислению суточных сохраняется. Если в качестве причины задержки является невыполнение рабочего задания, то срок поездки продлевается только при согласовании руководителем, а по возвращении к специалисту могут быть предъявлены штрафные санкции.

Если сотрудник выполнил задание раньше срока, то после согласования с руководителем он может вернуться обратно на основании нового приказа. Командировочные сутки начинаются в 00:00 и заканчиваются в стандартные 23:59. По приезду на следующий день необходимо явиться на основное место работы, иначе засчитывается прогул. Предоставление поощрения в виде выходного дня за оперативное выполнение служебных обязанностей — это право работодателя.

Независимо от удлинения или сокращения срока по приезду работник должен направить авансовый отчет и документальное подтверждение понесенных расходов. 


Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку

Как уменьшить расходы, если командировка пошла не по плану?

При сокращении срока командировки на основании нового приказа можно:

  1. Аннулировать бронь в гостинице. Если администрация взяла штраф за изменение условий или использовался невозвратный тариф, то все понесенные издержки, связанные с проживанием работника, можно отнести на расходную часть организации. 

  2. Переоформить билеты на обратную дорогу. При возвратном тарифе достаточно поменять билет, а доплату переложить на расходы предприятия. При выборе невозвратного тарифа все билеты можно отнести к расходной части. 

  3. Пересчитать суточные. При сокращении срока сотрудник должен вернуть излишек. В соответствии с п. 20 Положений о командировках при изменении срока поездки до одного дня по России суточные можно не выплачивать. При принятии решения о перечислении этой выплаты не рекомендуем ее относить на расходы, чтобы избежать претензий со стороны контролирующих органов. Неизрасходованные деньги необходимо вернуть в кассу организации, в противном случае сумма будет удержана из следующей заработной платы (ст. 137 ТК РФ).

  4. При смене транспорта. Помимо подтверждающих документов об оплате проезда сотруднику необходимо предоставить пояснительную записку. Обязательным условием выступает предварительное согласование незапланированных расходов с руководителем.

Не всегда служебные поездки проходят по запланированному сценарию. В ряде случаев может потребоваться досрочное прекращение командировки или, наоборот, продление. Без финансовых потерь не обойтись, но их можно минимизировать при правильном учете в документообороте, а эксперты сервиса business-trip.online помогут вам подобрать наиболее эффективные инструменты. Позвоните нам!

Понравилась статья?

(Голосов: 1, Рейтинг: 5)

Читайте также:

Затраты на организацию командировки: что учесть при планировании?
19.12.2022
Затраты на организацию командировки: что учесть при планировании?
Командировки являются одним из эффективных инструментов развития бизнеса не только в стабильное время, но и в периоды пандемии. Экономический эффект от грамотно организованной служебной поездки выше, чем понесенные затраты на оплату проезда, проживание сотрудника и иные статьи расходов. Такой результат достигается только при правильном планировании. Эксперты сайта business-trip.online расскажут, какие статьи являются обязательными в бюджете, а какие можно исключить без последствий.
Организация командировки   Автоматизация командировки
Длительность командировки
18.11.2021
Длительность командировки

Не всем по душе постоянно разъезжать по командировкам. Но как отказаться, если начальство постоянно дает такое поручение, да еще надолго отправляет по служебным делам?  



Организация командировки   Срок командировки
Командировка в выходные дни
24.11.2021
Командировка в выходные дни
Работа в выходные в командировке не самая приятная, но необходимая. При составлении приказа на командировку и при расчете расходов важно учитывать все нюансы Трудового кодекса РФ и правильно заполнить расчетный табель.
Оформление командировки   Организация командировки
Зачем нужна справка о служебной поездке?
17.04.2023
Зачем нужна справка о служебной поездке?

Справка о командировке – это документ, который подтверждает нахождение сотрудника в служебной поездке в конкретный момент времени. Данный документ выдается при командировке любой длительности, независимо от ее целей и конечной точки. Причин для выдачи справки может быть множество. Выдача бумаги осуществляется работодателем в письменном виде без возможности отказа от данного обязательства.

Оформление командировки   Кадровый учет
Режим работы в служебной поездке: особенности графика
21.04.2023
Режим работы в служебной поездке: особенности графика

Независимо от длительности командировки или ее направления, сотрудника продолжают табелировать для учета его рабочего времени и расчета последующей заработной платы, включая надбавки, доплаты, премии и прочее. При этом график работы в командировке практически не отличается от того, который был на рабочем месте, если другие правки и пожелания не были внесены ранее. Но, есть определенные нюансы, которые стоит обязательно учитывать. Важно, чтобы учет времени проводился согласно нормам ТК РФ.

Оформление командировки

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76