Ведение учета командировок с использованием журнала

Ведение учета командировок с использованием журнала

Как и командировочное удостоверение, журнал учета командировок используется для оформления служебной поездки с целью сохранения конкретной информации и фиксации выполнения конкретных поручений. Данный документ позволяет объединить всю информацию в одном документе, что значительно облегчает работу как самому сотруднику, так и бухгалтерии, отдела кадров, начальнику предприятия.

Обычно необходимость использования такого журнала учета служебных командировок закрепляется в Положении о командировках, сформированное и принятое в конкретной организации. В специальном журнале собираются данные со всех приказов, что позволяет избежать в дальнейшем поиска каждого из них. При этом использование данного документа в делопроизводстве не является обязательным, каждый руководитель может сам решать, требуется ли он для работы.

Является ли обязательным журнал командировок?

Регламентирование служебных поездок осуществляется согласно приказам руководителя учреждения. Журналы учета, как и командировочные удостоверения, перестали быть обязательными. Поэтому дублированием сведений из приказа занимаются далеко не все компании. Требование было отменено еще в 2015 году, но, многие оставили их на добровольной основе, так как он может значительно помочь во многих случаях.

К примеру, журнал учета командировочных удостоверений и прочих важных сведений может использоваться во время решения различных споров между сотрудником и работодателем, для предоставления необходимых сведений во время налоговой проверки, для составления отчетов структурных подразделений для главного офиса и партнеров и т.д. При этом обязательно прописываются все служебные задания, а также статус их выполнения.

Конечно, точные сроки проведения служебной поездки, а также транспортные, гостиничные расходы можно легко подтвердить при помощи чеков. Но, использование журнала позволит группировать все полученные данные, что в дальнейшем позволит выполнить выборку по отдельному работнику или филиалу, прочим критериям. Кроме того, электронную версию журнала можно в любой момент переслать по электронной почте, распечатать для отчета или подшивки, а бумажную версию – передать по отделам для анализа необходимых данных.

Цели ведения журнала регистрации служебных поездок

Как уже говорилось выше, начиная с 2015 года, ведение командировочного журнала перестало быть обязательным для работодателей. Тем не менее, от них много пользы, особенно если соблюдать заранее утвержденную форму. Такой журнал особенно актуален в тех случаях, когда в командировки отправляются сотрудники разных филиалов, либо когда нужно быстро найти конкретные данные для бухгалтерии, отдела кадров или налоговой службы.

Журнал регистрации командировок может быть полезен и в случае возникновения трудового спора, позволив быстро собрать информацию о командировках, в которые был направлен работник, участвующий в трудовом споре. Или, наоборот, может послужить дополнительным подтверждением отсутствия распоряжения работодателя о направлении работника в командировку.

Немалую важность журнал регистрации приказов по командировкам имеет при возникновении трудового спора, который будет рассматриваться коллективно в учреждении. Информация, указанная в журнале, позволяет подтвердить правоту одной из сторон, ускорить процесс рассмотрения проблемы, определить сумму компенсации работнику и многое другое, так как все данные дублируются из официальных приказов и отчетов.

Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку

Журнала регистрации командировочных удостоверений: форма ведения

Несмотря на то, что журнал командировочных удостоверений не является обязательным, существует конкретная форма, определяющая правила ведения журнала. Зачастую для каждой записи указываются:

  • данные сотрудников, которые отправляются в командировку (можно с указанием сведений командировочного удостоверения);

  • данные приказа, выданного работодателем для выполнения конкретного служебного задания (или другие сведения из организационно-распорядительного документа);

  • точное наименование учреждения;

  • конечный пункт назначения;

  • период командировки;

  • перечень служебных заданий;

  • особые пометки (досрочное возвращение, больничный и т.д.).

При необходимости можно добавить любые дополнительные графы, которые делают таблицу журнала еще более информативной. Все данные прописываются в хронологическом порядке, сплошным текстом (разделение знаками препинания или слешем). Журнал учета командированных сотрудников должен содержать абсолютно все служебные поездки, независимо от конечной точки, длительности, целей и прочих факторов.

Оформление журнала в бумажном виде

Журнал командировок не обязательно должен быть электронным, допускается его ведение в бумажном виде. Для этого используются стандартные правила, принятые во всех организациях для журналов:

  1. Заполнение шапки журнала с указанием ответственного лица, организации, даты создания.

  2. Нумерация страниц.

  3. Шнуровка блока журнала с опломбировкой и подписью ответственного лица (должность и дата указываются обязательно).

Если журнал регистрации командировок будет часто использоваться, перевозиться с места на место, рекомендуется снабдить его твердым переплетом для сохранения целостности страниц и самой обложки.

Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку

Хранение журналов регистрации служебных поездок

Как и другие бухгалтерские и кадровые документы, данный журнал командировок заводится периодом на один календарный год (начинается 1 января и кончается 31 декабря текущего года). После этого подшитый журнал отправляется на хранение в архив. Минимальный срок хранения составляет один год, максимальный период не определен и зависит непосредственно от самой организации. Если командировки частые, есть много заграничных поездок, рекомендуемый срок хранения составляет 5 лет (для формирования отчетов и статистических данных).



Понравилась статья?

(Нет голосов)

Читайте также:

Командировка за счет принимающей стороны: как организовать и правильно оформить
09.12.2022
Командировка за счет принимающей стороны: как организовать и правильно оформить
Служебные командировки являются частым явлением в бизнесе, к которым привлекают не только постоянных сотрудников, но и работающих по совместительству. Одна из компаний может быть заинтересована в специалистах другого предприятия, поэтому берет на себя финансовые вопросы по организации, включая оплату проезда, найма жилья и питания. Рассмотрим, какие расходы несет в этом случае основной работодатель и как правильно оформить поездку.
Оформление командировки   Организация командировки
Составление служебной записки на командировку
05.04.2023
Составление служебной записки на командировку

В том случае, если для проезда к точке назначения командировки используется собственный транспорт, при этом нет документов, которые подтверждают конкретные даты поездки, требуется оформления дополнительных бумаг. Образец заявления на командировку позволяет решить данную проблему и правильно оформить всю необходимую информацию.

Организация командировки
Командировка госслужащих: особенности и порядок
26.07.2023
Командировка госслужащих: особенности и порядок
Как и обычные сотрудники, государственные служащие также могут быть направлены в служебные поездки для выполнения своих трудовых обязательств. К примеру, речь идет о советах и заседаниях, презентациях и открытиях, решении ряда политических, экономических, юридических, социальных и прочих вопросов. Командировки госслужащих также строго контролируются и имеют определенные ограничения согласно ТК РФ.
Организация командировки
Образец приказа об отмене командировки
22.12.2022
Образец приказа об отмене командировки
Напряженная геополитическая обстановка, распространение коронавируса или семейные проблемы работников приводят к срыву запланированных командировок. Для грамотной отмены таких мероприятий потребуется специальный документ — приказ об отзыве из командировки. Изучим его особенности разработки и составления.
Оформление командировки   Организация командировки   Срок командировки
Как в компании организовать командировки: доступные способы
27.12.2022
Как в компании организовать командировки: доступные способы
Не всегда специфика бизнеса позволяет решать все административные и производственные вопросы дистанционно. В ряде случаев требуется личное присутствие руководителя или специалистов в другой местности. Для этих целей оформляются служебные командировки, срок которых зависит от поставленных задач. Рассмотрим, какие способы организации служебных поездок пользуются спросом среди потребителей, и на какие моменты необходимо обратить внимание.
Организация командировки

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

CAPTCHA

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76