Ведение учета командировок с использованием журнала

Ведение учета командировок с использованием журнала

Как и командировочное удостоверение, журнал учета командировок используется для оформления служебной поездки с целью сохранения конкретной информации и фиксации выполнения конкретных поручений. Данный документ позволяет объединить всю информацию в одном документе, что значительно облегчает работу как самому сотруднику, так и бухгалтерии, отдела кадров, начальнику предприятия.

Обычно необходимость использования такого журнала учета служебных командировок закрепляется в Положении о командировках, сформированное и принятое в конкретной организации. В специальном журнале собираются данные со всех приказов, что позволяет избежать в дальнейшем поиска каждого из них. При этом использование данного документа в делопроизводстве не является обязательным, каждый руководитель может сам решать, требуется ли он для работы.

Является ли обязательным журнал командировок?

Регламентирование служебных поездок осуществляется согласно приказам руководителя учреждения. Журналы учета, как и командировочные удостоверения, перестали быть обязательными. Поэтому дублированием сведений из приказа занимаются далеко не все компании. Требование было отменено еще в 2015 году, но, многие оставили их на добровольной основе, так как он может значительно помочь во многих случаях.

К примеру, журнал учета командировочных удостоверений и прочих важных сведений может использоваться во время решения различных споров между сотрудником и работодателем, для предоставления необходимых сведений во время налоговой проверки, для составления отчетов структурных подразделений для главного офиса и партнеров и т.д. При этом обязательно прописываются все служебные задания, а также статус их выполнения.

Конечно, точные сроки проведения служебной поездки, а также транспортные, гостиничные расходы можно легко подтвердить при помощи чеков. Но, использование журнала позволит группировать все полученные данные, что в дальнейшем позволит выполнить выборку по отдельному работнику или филиалу, прочим критериям. Кроме того, электронную версию журнала можно в любой момент переслать по электронной почте, распечатать для отчета или подшивки, а бумажную версию – передать по отделам для анализа необходимых данных.

Цели ведения журнала регистрации служебных поездок

Как уже говорилось выше, начиная с 2015 года, ведение командировочного журнала перестало быть обязательным для работодателей. Тем не менее, от них много пользы, особенно если соблюдать заранее утвержденную форму. Такой журнал особенно актуален в тех случаях, когда в командировки отправляются сотрудники разных филиалов, либо когда нужно быстро найти конкретные данные для бухгалтерии, отдела кадров или налоговой службы.

Журнал регистрации командировок может быть полезен и в случае возникновения трудового спора, позволив быстро собрать информацию о командировках, в которые был направлен работник, участвующий в трудовом споре. Или, наоборот, может послужить дополнительным подтверждением отсутствия распоряжения работодателя о направлении работника в командировку.

Немалую важность журнал регистрации приказов по командировкам имеет при возникновении трудового спора, который будет рассматриваться коллективно в учреждении. Информация, указанная в журнале, позволяет подтвердить правоту одной из сторон, ускорить процесс рассмотрения проблемы, определить сумму компенсации работнику и многое другое, так как все данные дублируются из официальных приказов и отчетов.

Журнала регистрации командировочных удостоверений: форма ведения

Несмотря на то, что журнал командировочных удостоверений не является обязательным, существует конкретная форма, определяющая правила ведения журнала. Зачастую для каждой записи указываются:

  • данные сотрудников, которые отправляются в командировку (можно с указанием сведений командировочного удостоверения);

  • данные приказа, выданного работодателем для выполнения конкретного служебного задания (или другие сведения из организационно-распорядительного документа);

  • точное наименование учреждения;

  • конечный пункт назначения;

  • период командировки;

  • перечень служебных заданий;

  • особые пометки (досрочное возвращение, больничный и т.д.).

При необходимости можно добавить любые дополнительные графы, которые делают таблицу журнала еще более информативной. Все данные прописываются в хронологическом порядке, сплошным текстом (разделение знаками препинания или слешем). Журнал учета командированных сотрудников должен содержать абсолютно все служебные поездки, независимо от конечной точки, длительности, целей и прочих факторов.

Оформление журнала в бумажном виде

Журнал командировок не обязательно должен быть электронным, допускается его ведение в бумажном виде. Для этого используются стандартные правила, принятые во всех организациях для журналов:

  1. Заполнение шапки журнала с указанием ответственного лица, организации, даты создания.

  2. Нумерация страниц.

  3. Шнуровка блока журнала с опломбировкой и подписью ответственного лица (должность и дата указываются обязательно).

Если журнал регистрации командировок будет часто использоваться, перевозиться с места на место, рекомендуется снабдить его твердым переплетом для сохранения целостности страниц и самой обложки.

Хранение журналов регистрации служебных поездок

Как и другие бухгалтерские и кадровые документы, данный журнал командировок заводится периодом на один календарный год (начинается 1 января и кончается 31 декабря текущего года). После этого подшитый журнал отправляется на хранение в архив. Минимальный срок хранения составляет один год, максимальный период не определен и зависит непосредственно от самой организации. Если командировки частые, есть много заграничных поездок, рекомендуемый срок хранения составляет 5 лет (для формирования отчетов и статистических данных).



Часто задаваемые вопросы

Что такое журнал учета командировок и для чего он нужен?

Журнал учета командировок — это документ, объединяющий информацию обо всех служебных поездках сотрудников организации. Он позволяет систематизировать данные о командировках, упрощает работу бухгалтерии и отдела кадров, а также помогает быстро находить нужную информацию при проверках или трудовых спорах.

Является ли ведение журнала командировок обязательным?

Нет, с 2015 года ведение журнала командировок перестало быть обязательным требованием. Однако многие организации продолжают его вести на добровольной основе, поскольку это упрощает учет и контроль служебных поездок.

Какую информацию необходимо вносить в журнал командировок?

В журнале следует указывать: данные сотрудника, реквизиты приказа о командировке, название организации, пункт назначения, период командировки, перечень служебных заданий и особые пометки. При необходимости можно добавлять дополнительные графы для более подробного учета.

Как правильно оформить бумажный журнал учета командировок?

Бумажный журнал должен содержать заполненную шапку с указанием ответственного лица и организации, пронумерованные страницы и быть прошнурованным с опломбировкой. Рекомендуется использовать твердый переплет для лучшей сохранности документа.

Сколько времени нужно хранить журнал учета командировок?

Минимальный срок хранения журнала составляет один год. Однако для организаций с частыми командировками, особенно зарубежными, рекомендуется хранить журналы до 5 лет для формирования отчетности и статистики.

В каких случаях журнал учета командировок может быть особенно полезен?

Журнал особенно полезен при разрешении трудовых споров, во время налоговых проверок, при составлении отчетов для головного офиса, а также в организациях с несколькими филиалами, где требуется централизованный учет командировок сотрудников.

Можно ли вести журнал учета командировок в электронном виде?

Да, журнал можно вести как в бумажном, так и в электронном формате. Электронная версия имеет преимущества: её легко пересылать по email, распечатывать при необходимости и быстро находить нужную информацию.

Комментарии (0)

Читайте также:

Как организовать командировку для группы сотрудников: пошаговая инструкция
23.04.2024
Как организовать командировку для группы сотрудников: пошаговая инструкция
В любой компании периодически возникает необходимость отправить в деловую поездку несколько работников, к примеру, для переговоров с партнерами или прохождения специальной подготовки. Как оформляется командировка группы сотрудников, какие сложности и проблемы могут возникнуть? Об этом дальше.
Как возместить расходы сотруднику без выдачи подотчетной суммы?
20.11.2022
Как возместить расходы сотруднику без выдачи подотчетной суммы?
Приобретение товара для нужд предприятия за личные деньги работника — достаточно частое явление. Причины могут быть разными: от отсутствия времени на выдачу подотчетных сумм до покупки в рамках акций. Рассмотрим, как правильно сформировать служебную записку на возмещение расходов сотрудника и какими нормативно-правовыми актами необходимо руководствоваться.
Учет расходов   Оплата командировки
Рекомендации по выбору отеля для служебной поездки
04.06.2022
Рекомендации по выбору отеля для служебной поездки
Любая командировка, независимо от ее направления, длительности, сложности и насыщенности, требует поиска места для проживания. Важно подобрать такую локацию, которая будет находиться близко к предполагаемому месту выполнения задания, при этом обеспечивать комфортные условия для сотрудника. Чаще всего, предпочтение отдается именно отелям.
Проживание в командировках   Организация командировки
Командировка на личном автомобиле 2025: оформление и компенсации
02.03.2023
Командировка на личном автомобиле 2025: оформление и компенсации

Трудовой кодекс Российской Федерации не запрещает служебные поездки на личном транспорте. Предприятие оформляет пакет соответствующих документов, компенсирует сотруднику затраты на топливо, техническое обслуживание.

Транспорт в командировках   Организация командировки
Особенности страхования работников во время служебной поездки
07.06.2022
Особенности страхования работников во время служебной поездки
Независимо от длительности, целей, направления командировки, всегда есть определенные риски. Они могут быть связаны с непредвиденными обстоятельствами, которые могут навредить сотруднику, болезнями и травмами. Чтобы обезопасить человека, а также компанию, которая отвечает за его безопасность, на время поездки оформляется специальная страховка.
Оформление командировки   Организация командировки

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

CAPTCHA

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76