Как выбрать отель для командировки

Рекомендации по выбору отеля для служебной поездки

Содержание:

Когда необходимо бронировать отель?
На что обратить внимание при выборе?
Документы о проживании для отчета
Нюансы выбора отеля
Выводы

Любая командировка, независимо от ее направления, длительности, сложности и насыщенности, требует поиска места для проживания. Важно подобрать такую локацию, которая будет находиться близко к предполагаемому месту выполнения задания, при этом обеспечивать комфортные условия для сотрудника. Чаще всего, предпочтение отдается именно отелям.

Когда необходимо бронировать отель?

В первую очередь, должен быть приказ о командировке, а также план поездки, подписанный руководителем. Это позволяет установить необходимый временной период. После этого необходимо заказать билеты или служебную машину. Самолет, поезд, автобус или другой транспорт могут быть раньше указанного срока.

Чтобы забронировать жилье, необходимо сначала его выбрать. Определяются основные локации, которые требуется посетить, деловые активности, маршруты передвижения и прочие моменты, чтобы сузить географию расположения отеля. И, после сравнения заведений и выбора оптимального варианта, можно приступать к бронированию.

Подготовка в деловой поездке требует много времени и сил. Не каждый сотрудник может сделать все самостоятельно. Чтобы не нагружать других работников, рекомендуется делегировать обязательства, воспользовавшись удобным сервисом «ППР Командировки», который сделает все необходимое.

На что обратить внимание при выборе?

Расположение отеля. Выбранная точка должна быть максимально удобной для командированного работника. Для экономии сил, времени и средств, стоит отдать предпочтение отелям, которые находятся в шаговой доступности от места работы. Кроме того, он может оперативно быть на месте, если что-то понадобится. Если найти такой вариант не получится найти, обращается внимание на расположение остановок общественного транспорта.
Наличие питания. Из-за большой нагрузки, множества задач и ограниченного количества времени сотрудники редко уделяют внимание приготовлению пищи в другом городе. Поэтому стоит заранее узнать, входит ли завтрак и обед в стоимость, в каких местах есть полный пансион или ресторан непосредственно в гостинице (а также стоимость блюд и меню).
Комфорт рабочего места. Важно, чтобы в отеле был постоянный доступ к высокоскоростному интернету, так как сотрудник в командировке должен быть всегда онлайн. Кроме того, в апартаментах должен быть письменный стол и стул, качественные розетки для подключения техники. Важную роль играет уровень освещенности номера, уровень шума.
Все для удобства. Чтобы работа сотрудник была максимально продуктивной, отель должен предоставлять для этого все необходимое. К примеру, должен быть современный санузел с постоянным доступом к горячей воде, система отопления, кондиционирования воздуха, вентиляция, комфортная кровать с матрасом и т.д.

При этом нужно оценивать данные параметры не только по информации, представленной на сайте компании. Лучше всего расскажут о наличии комфортных условий, скорости интернета и прочих характеристиках отзывы других гостей, расположенные на специализированных сайтах.

Документы о проживании для отчета

Расходы на проживания должны входить в итоговый отчет сотрудника. Так как командировочное удостоверение уже не является обязательным документом, подтверждение расходов на проживание во время поездки и факта заселения осуществляется благодаря чекам, квитанциям и договорам.

Предварительно необходимо связаться с администрацией отеля и уточнить, предоставляют ли они заверенные отчетные документы для бизнеса, а также есть ли безналичная оплата. Кассовый чек (или счет-фактура) должны иметь подпись администратора и печать заведения. Если отель отличается от выбранного ранее, бухгалтерия может отказаться от возмещения суммы. Стоит проверить все несколько раз, чтобы потом не возникло никаких проблем.

Нюансы выбора отеля

Рекомендуется, чтобы выбранный отель соответствовал следующим требованиям:

Если используется собственный транспорт сотрудника, арендованная или служебная машина, обязательно должна быть парковка (один из важных критериев).
Если машины нет, стоит заказать в отеле услугу трансфера с вокзала/аэропорта и обратно, чтобы сэкономить время.
Ресепшн должен работать круглосуточно, так как заезд/выезд может быть слишком ранним или поздним.
Тип электрической розетки должен подходить для всех технических устройств человека.
Наличие прачечной или гладильной комнаты позволит сотруднику подготовить одежду перед встречей, переговорами, другим важным событием.
Наличие копировального центра для распечатки или сканирования документов только приветствуется, как и наличие универсального банкомата (терминала).

Конечно, учесть абсолютно все моменты практически невозможно, так как придется оставить только несколько основных требований. Кроме того, на проживание выделяется определенный бюджет, за рамки которого нельзя выходить, чтобы не было проблем с налоговой.

Выводы

Обычно, поиском отеля занимается сам сотрудник офиса, который после согласовывает решение с руководителем организации. Для облегчения поставленной задачи можно воспользоваться специальными агентствами или онлайн-сервисами, если это позволяет бюджет. При самостоятельном подборе требуется все тщательно проверить, чтобы избежать ошибок или накладок, связанных с человеческим фактором. Также нужно помнить, что излишняя экономия может стать причиной снижения трудоспособности сотрудника из-за плохих условий проживания.

Часто задаваемые вопросы

Когда лучше всего начинать поиск и бронирование отеля для командировки?

Поиск и бронирование отеля следует начинать сразу после получения приказа о командировке и утверждения плана поездки руководителем. Важно сначала определиться с транспортом и купить билеты, так как время прибытия может повлиять на выбор отеля. Раннее бронирование также поможет получить более выгодные цены и гарантированное размещение.

Какие документы необходимы для отчетности по проживанию в отеле?

Для отчетности требуются чеки, квитанции и договоры с отелем. Все документы должны иметь подпись администратора и печать заведения. Важно заранее уточнить у администрации отеля возможность предоставления заверенных отчетных документов для бизнеса и наличие безналичной оплаты.

Как правильно выбрать расположение отеля для командировки?

Оптимальным вариантом является отель в шаговой доступности от места работы. Если это невозможно, следует обратить внимание на близость остановок общественного транспорта или наличие парковки для служебного автомобиля. Важно оценить общую транспортную доступность и время, которое будет тратиться на дорогу.

Какие условия для работы должен обеспечивать отель?

Отель должен предоставлять высокоскоростной интернет, рабочее место с письменным столом и стулом, качественное освещение и достаточное количество розеток. Желательно наличие копировального центра и возможности для распечатки документов. Номер должен быть достаточно тихим для комфортной работы.

Что делать, если отель не соответствует предварительно забронированному варианту?

В случае несоответствия отеля предварительной брони, бухгалтерия может отказать в возмещении расходов. Поэтому необходимо сразу связаться с руководством и согласовать изменения. Важно получить все необходимые документы, подтверждающие причину изменения места проживания и новые расходы.

Входит ли питание в стоимость проживания и как это учитывать?

Вопрос питания следует уточнять при бронировании. Если в стоимость входит завтрак или полный пансион, это должно быть отражено в документах. При отсутствии питания стоит заранее узнать о наличии ресторана в отеле или поблизости, а также ознакомиться с меню и ценами.