Как в компании организовать командировки: доступные способы

Как в компании организовать командировки: доступные способы

Не всегда специфика бизнеса позволяет решать все административные и производственные вопросы дистанционно. В ряде случаев требуется личное присутствие руководителя или специалистов в другой местности. Для этих целей оформляются служебные командировки, срок которых зависит от поставленных задач. Рассмотрим, какие способы организации служебных поездок пользуются спросом среди потребителей, и на какие моменты необходимо обратить внимание.


Вариант № 1 — через специализированные тревел-агентства

Это классический вариант организации командировок при дистанционном взаимодействии с тревел-агентством. Подходит как для начинающих стартапов со штатом до 5 человек, так и для устоявшегося бизнеса. Достаточно оформить заявку устно по телефону или через электронную почту, указав следующие сведения:

  • количество пассажиров;

  • дата выезда;

  • вид транспорта для командировки;

  • тип обслуживания (эконом, комфорт, люкс);

  • дополнительные пожелания, например: купе в середине вагона, бронирование гостиничных номеров для некурящих и другие.


С учетом цифровизации этот вариант постепенно теряет свою популярность. Ценность тревел-агентств ярко прослеживается при заказе нестандартных туров или поездок «под ключ», требующих бронирования целого вагона, чартера на вертолете (в труднодоступные местности) или на частном самолете. 


К преимуществам классического варианта бронирования командировок можно отнести:

  1. Профессиональная служба поддержки. У крупных агентств центр по взаимодействию с клиентами работает круглосуточно, что связано с разницей в часовых поясах. 

  2. Наличие собственной системы бронирования. Все взаимодействие по поиску тура, согласованию дополнительных опций, оплаты, получения гарантий выполнения услуги агентство берет на себя. Также в рамках услуг предоставляется страхование от невыезда, что особенно актуально при зарубежных поездках.

  3. Своевременная отправка закрывающих документов для бухгалтерии. Вся документация соответствует требованиям законодательства РФ.

  4. Уведомление клиентов об акциях и актуальных новостях делового туризма. Возможность применения бонусов при участии в корпоративных программах авиаперевозчиков.


К основным недостаткам можно отнести:

  • завышенную стоимость услуг, включающая комиссию посреднику;

  • ограниченность выбора, поскольку тревел-агентство предлагает варианты с максимальной для себя комиссией или дополнительными выгодами;

  • трудозатраты при оформлении и согласовании заказа;

  • отсутствие интеграции с внутренними учетными системами и, как следствие, необходимость внесения информации в документооборот предприятия в ручном режиме.


Вариант № 2 — через IT-решения

Для корпоративных клиентов, стремящихся идти в ногу с технологиями, разрабатываются специальные облачные решения, поддерживающие интеграцию с внутренними процессами бизнеса. По внешнему виду они напоминают классические сайты по подбору билетов и бронированию отелей и гостинец. Для поиска вариантов необходимо ввести следующие сведения:

  • даты служебной поездки;

  • маршрут;

  • тип транспорта;

  • предоставление дополнительных опций (багаж, питание на борту и другие).


Помимо удобного поисковика, бизнесу предоставляется ряд привилегий:

  • аналитика за любой период;

  • интеграция с внутренними системами предприятия, что минимизирует ошибки и сокращает трудозатраты;

  • сервисы для утверждения и согласования;

  • возможность установки собственных критериев (бюджета, максимального времени разрыва между рейсами);

  • начисление кэшбэка и иных привилегий от авиаперевозчика.


Преимущества облачных решений по организации командировок очевидны:

  1. Минимизация затрат на бронирование гостиниц и покупку билетов. Платформа интегрирована с десятками поставщиков с разной ценовой политикой. Можно подобрать выгодные условия как по проезду работников, так и по проживанию. Дополнительным бонусом выступают постоянные акции, ориентированные на привлечение клиентов.

  2. Прозрачные условия ценообразования. При организации служебных поездок через платформы переплата сведены к нулю, так как отсутствуют операционные затраты тревел-агентств. 

  3. Интеграция с внутренними программами. На сервисе сохраняются сведения о командированных сотрудниках и поездках, поэтому при подключении к внутренним процессам можно наладить автоматическое заполнение авансовых отчетов и иных документов.

  4. Наличие программы лояльности. Допускается возврат до 4% от суммы бонусами от авиаперевозчиков.

  5. Настройка ролевого доступа. Можно сделать учетные записи для сотрудников, которые смогут самостоятельно подобрать оптимальные варианты и построить свои маршруты. 

  6. Автоматический контроль соблюдения корпоративных правил. Пользователь не сможет забронировать билет, если его стоимость не соответствует установленным критериям. 


У этого варианта есть несколько недостатков:

  • отсутствие возможности заказать дополнительные услуги;

  • необходимость обучения сотрудников;

  • могут возникнуть вопросы, требующие консультационного сопровождения.


Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку

Вариант № 3 — бронирование через общедоступные сервисы

При выборе этого варианта сотрудники самостоятельно приобретают билеты и бронируют номера в отелях с учетом величины оговоренного лимита работодателем, а предприятие компенсирует им расходы, предоставляя аванс. Такой механизм организации деловых поездок оправдан при небольшом количестве командировок, примерно до 15 в месяц. 


Для формирования корректной документации сотрудники самостоятельно собирают квитанции и чеки. Эти документы направляются в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом и служебным заданием (если его форма не упразднена на предприятии). За счет человеческого фактора в документообороте возможны ошибки, особенно в части вычета НДС. 


Не исключены форс-мажорные обстоятельства, с которыми необходимо сотрудникам справляться самостоятельно. Например, при отмене или задержке рейса нужно вовремя поменять билет и состыковать его со всем маршрутом. На практике эта процедура отнимает много времени и сил.


Преимущества самостоятельного бронирования:

  1. Отсутствуют затраты на посреднические услуги. В ряде случаев экономия достигает до 25%.

  2. Сотрудник может самостоятельно подобрать для себя оптимальный вариант с учетом бюджета. В ряде случаев такая свобода выбора повышает производительность за счет формирования комфортных условий.


Недостатки:

  • сложности с документооборотом и вычетом НДС, возникновение ошибок, обусловленных человеческим фактором;

  • отсутствие корпоративных бонусов;

  • выбор вариантов с учетом личных предпочтений, а не интересов компании;

  • технические трудности с возвратом или заменой билетов.


Грамотная организация командировок позволит не только оптимизировать затраты предприятия, но и создать комфортные условия для сотрудников, направленных в служебную поездку. Выбор варианта зависит от корпоративной политики, поставленных целей и бюджета. Эксперты сервиса business-trip.online обратить внимание на современные облачные решения, которые интегрируются во внутренний документооборот, помогают сэкономить и уменьшить трудозатраты.

Понравилась статья?

(Голосов: 2, Рейтинг: 3.5)

Читайте также:

Особенности оформления больничного во время служебной поездки
24.02.2022
Особенности оформления больничного во время служебной поездки

В том случае, если сотрудник заболел в командировке уже после прибытия на место назначения, ему так же положен больничный. Из-за болезни он не может частично или полностью выполнять служебное задание. Ему нужно лечение, отдых и восстановление.

Кадровый учет   Организация командировки   Оформление командировки
Примеры указываемых в кратком отчете целей командировки
10.06.2022
Примеры указываемых в кратком отчете целей командировки
В рамках исполнения своих трудовых обязанностей сотрудники могут курировать различные направления, поэтому служебные поездки в другие местности не являются редкостью. По окончании может понадобиться отчет о командировке, пример написания которого детально представлен на сервисе business-trip.online. Рассмотрим, какие могут быть цели рабочих заданий и как правильно их сформировать.
 Оформление командировки в 2023 году
04.12.2021
Оформление командировки в 2023 году

Правильно оформленная рабочая командировка — обоснованные расходы для налоговой инспекции. Составление необходимой документации, соблюдение этапов оформления и ведение строгого учета расходов позволят пройти через любые проверки без штрафов.



Оформление командировки   Организация командировки
Особенности оформления служебной поездки индивидуального предпринимателя
02.06.2022
Особенности оформления служебной поездки индивидуального предпринимателя
Как и обычные сотрудники компаний, индивидуальные предприниматели также ездят в командировку, тратятся на проживание, питание, проезд и пр. Списание командировочных расходов для ИП практически не осуществляется согласно законам, а, если и возможно, нужно уделить особое внимание оформлению документов, чтобы не было никаких претензий от представителей налоговой службы.
Оформление командировки   Организация командировки   Кадровый учет
Суточные при командировке: нормы 2023 года
10.11.2021
Суточные при командировке: нормы 2023 года
Суточные в командировке часто становятся причиной споров. Несмотря на статью 168 ТК РФ, порядок возмещения дополнительных расходов остается неутвержденным.

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76