Как в компании организовать командировки: доступные способы

Как в компании организовать командировки: доступные способы

Не всегда специфика бизнеса позволяет решать все административные и производственные вопросы дистанционно. В ряде случаев требуется личное присутствие руководителя или специалистов в другой местности. Для этих целей оформляются служебные командировки, срок которых зависит от поставленных задач. Рассмотрим, какие способы организации служебных поездок пользуются спросом среди потребителей, и на какие моменты необходимо обратить внимание.


Вариант № 1 — через специализированные тревел-агентства

Это классический вариант организации командировок при дистанционном взаимодействии с тревел-агентством. Подходит как для начинающих стартапов со штатом до 5 человек, так и для устоявшегося бизнеса. Достаточно оформить заявку устно по телефону или через электронную почту, указав следующие сведения:

  • количество пассажиров;

  • дата выезда;

  • вид транспорта для командировки;

  • тип обслуживания (эконом, комфорт, люкс);

  • дополнительные пожелания, например: купе в середине вагона, бронирование гостиничных номеров для некурящих и другие.


С учетом цифровизации этот вариант постепенно теряет свою популярность. Ценность тревел-агентств ярко прослеживается при заказе нестандартных туров или поездок «под ключ», требующих бронирования целого вагона, чартера на вертолете (в труднодоступные местности) или на частном самолете. 


К преимуществам классического варианта бронирования командировок можно отнести:

  1. Профессиональная служба поддержки. У крупных агентств центр по взаимодействию с клиентами работает круглосуточно, что связано с разницей в часовых поясах. 

  2. Наличие собственной системы бронирования. Все взаимодействие по поиску тура, согласованию дополнительных опций, оплаты, получения гарантий выполнения услуги агентство берет на себя. Также в рамках услуг предоставляется страхование от невыезда, что особенно актуально при зарубежных поездках.

  3. Своевременная отправка закрывающих документов для бухгалтерии. Вся документация соответствует требованиям законодательства РФ.

  4. Уведомление клиентов об акциях и актуальных новостях делового туризма. Возможность применения бонусов при участии в корпоративных программах авиаперевозчиков.


К основным недостаткам можно отнести:

  • завышенную стоимость услуг, включающая комиссию посреднику;

  • ограниченность выбора, поскольку тревел-агентство предлагает варианты с максимальной для себя комиссией или дополнительными выгодами;

  • трудозатраты при оформлении и согласовании заказа;

  • отсутствие интеграции с внутренними учетными системами и, как следствие, необходимость внесения информации в документооборот предприятия в ручном режиме.


Вариант № 2 — через IT-решения

Для корпоративных клиентов, стремящихся идти в ногу с технологиями, разрабатываются специальные облачные решения, поддерживающие интеграцию с внутренними процессами бизнеса. По внешнему виду они напоминают классические сайты по подбору билетов и бронированию отелей и гостинец. Для поиска вариантов необходимо ввести следующие сведения:

  • даты служебной поездки;

  • маршрут;

  • тип транспорта;

  • предоставление дополнительных опций (багаж, питание на борту и другие).


Помимо удобного поисковика, бизнесу предоставляется ряд привилегий:

  • аналитика за любой период;

  • интеграция с внутренними системами предприятия, что минимизирует ошибки и сокращает трудозатраты;

  • сервисы для утверждения и согласования;

  • возможность установки собственных критериев (бюджета, максимального времени разрыва между рейсами);

  • начисление кэшбэка и иных привилегий от авиаперевозчика.


Преимущества облачных решений по организации командировок очевидны:

  1. Минимизация затрат на бронирование гостиниц и покупку билетов. Платформа интегрирована с десятками поставщиков с разной ценовой политикой. Можно подобрать выгодные условия как по проезду работников, так и по проживанию. Дополнительным бонусом выступают постоянные акции, ориентированные на привлечение клиентов.

  2. Прозрачные условия ценообразования. При организации служебных поездок через платформы переплата сведены к нулю, так как отсутствуют операционные затраты тревел-агентств. 

  3. Интеграция с внутренними программами. На сервисе сохраняются сведения о командированных сотрудниках и поездках, поэтому при подключении к внутренним процессам можно наладить автоматическое заполнение авансовых отчетов и иных документов.

  4. Наличие программы лояльности. Допускается возврат до 4% от суммы бонусами от авиаперевозчиков.

  5. Настройка ролевого доступа. Можно сделать учетные записи для сотрудников, которые смогут самостоятельно подобрать оптимальные варианты и построить свои маршруты. 

  6. Автоматический контроль соблюдения корпоративных правил. Пользователь не сможет забронировать билет, если его стоимость не соответствует установленным критериям. 


У этого варианта есть несколько недостатков:

  • отсутствие возможности заказать дополнительные услуги;

  • необходимость обучения сотрудников;

  • могут возникнуть вопросы, требующие консультационного сопровождения.


Вариант № 3 — бронирование через общедоступные сервисы

При выборе этого варианта сотрудники самостоятельно приобретают билеты и бронируют номера в отелях с учетом величины оговоренного лимита работодателем, а предприятие компенсирует им расходы, предоставляя аванс. Такой механизм организации деловых поездок оправдан при небольшом количестве командировок, примерно до 15 в месяц. 


Для формирования корректной документации сотрудники самостоятельно собирают квитанции и чеки. Эти документы направляются в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом и служебным заданием (если его форма не упразднена на предприятии). За счет человеческого фактора в документообороте возможны ошибки, особенно в части вычета НДС. 


Не исключены форс-мажорные обстоятельства, с которыми необходимо сотрудникам справляться самостоятельно. Например, при отмене или задержке рейса нужно вовремя поменять билет и состыковать его со всем маршрутом. На практике эта процедура отнимает много времени и сил.


Преимущества самостоятельного бронирования:

  1. Отсутствуют затраты на посреднические услуги. В ряде случаев экономия достигает до 25%.

  2. Сотрудник может самостоятельно подобрать для себя оптимальный вариант с учетом бюджета. В ряде случаев такая свобода выбора повышает производительность за счет формирования комфортных условий.


Недостатки:

  • сложности с документооборотом и вычетом НДС, возникновение ошибок, обусловленных человеческим фактором;

  • отсутствие корпоративных бонусов;

  • выбор вариантов с учетом личных предпочтений, а не интересов компании;

  • технические трудности с возвратом или заменой билетов.


Грамотная организация командировок позволит не только оптимизировать затраты предприятия, но и создать комфортные условия для сотрудников, направленных в служебную поездку. Выбор варианта зависит от корпоративной политики, поставленных целей и бюджета. Эксперты сервиса business-trip.online обратить внимание на современные облачные решения, которые интегрируются во внутренний документооборот, помогают сэкономить и уменьшить трудозатраты.

Читайте также:

Как оформить сокращение срока командировки работника?
27.06.2022
Как оформить сокращение срока командировки работника?
Сокращение срока командировки или перенос ее на другой период могут быть инициированы как со стороны предприятия, так и сотрудника в силу жизненных обстоятельств. Не стоит сбрасывать со счетов и форс-мажорные ситуации, обусловленные природными и техногенными явлениями. Разберемся, как документально оформить отзыв из служебной поездки и необходимо ли пересчитать сумму выплаченной компенсации.
Правила оформления документов для продления командировки
06.06.2022 15:03:00
Правила оформления документов для продления командировки
Отправка сотрудника организации в служебную поездку осуществляется только после официального направления руководителем предприятия. Командировка длится определенный срок, который обязательно указывается в приказе и служебной записке. Законом не установлен алгоритм продления поездки, если в этом есть необходимость. Но, есть ряд правил, которым необходимо следовать.
Особенности оформления больничного во время служебной поездки
24.02.2022
Особенности оформления больничного во время служебной поездки

В том случае, если сотрудник заболел в командировке уже после прибытия на место назначения, ему так же положен больничный. Из-за болезни он не может частично или полностью выполнять служебное задание. Ему нужно лечение, отдых и восстановление.

Коронавирус и служебные поездки: особенности и ограничения
09.03.2022
Коронавирус и служебные поездки: особенности и ограничения

Расходы на ПЦР-тест в командировке, оформление QR-кода, наличие медотвода и прочие нововведения – это современные реалии, связанные с эпидемией COVID-19, которая полностью изменила уклад деловых поездок и работы компаний в целом. Теперь необходимо уделять внимание и данной категории документов, чтобы командированный работник успешно добрался до точки назначения.

Особенности оформления служебной поездки за границу
09.02.2022
Особенности оформления служебной поездки за границу

Чтобы понять, как правильно оформляется командировка за границу, необходимо руководствоваться не только ТК РФ, но и внутренними положениями компании. Обычно, процесс практически ничем не отличается от того, который предназначен для поездок внутри страны. Но, есть свои нюансы, на которые стоит обратить внимание. 



Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76