Не всегда специфика бизнеса позволяет решать все административные и производственные вопросы дистанционно. В ряде случаев требуется личное присутствие руководителя или специалистов в другой местности. Для этих целей оформляются служебные командировки, срок которых зависит от поставленных задач. Рассмотрим, какие способы организации служебных поездок пользуются спросом среди потребителей, и на какие моменты необходимо обратить внимание.
Вариант № 1 — через специализированные тревел-агентства
Это классический вариант организации командировок при дистанционном взаимодействии с тревел-агентством. Подходит как для начинающих стартапов со штатом до 5 человек, так и для устоявшегося бизнеса. Достаточно оформить заявку устно по телефону или через электронную почту, указав следующие сведения:
-
количество пассажиров;
-
дата выезда;
-
вид транспорта для командировки;
-
тип обслуживания (эконом, комфорт, люкс);
-
дополнительные пожелания, например: купе в середине вагона, бронирование гостиничных номеров для некурящих и другие.
С учетом цифровизации этот вариант постепенно теряет свою популярность. Ценность тревел-агентств ярко прослеживается при заказе нестандартных туров или поездок «под ключ», требующих бронирования целого вагона, чартера на вертолете (в труднодоступные местности) или на частном самолете.
К преимуществам классического варианта бронирования командировок можно отнести:
-
Профессиональная служба поддержки. У крупных агентств центр по взаимодействию с клиентами работает круглосуточно, что связано с разницей в часовых поясах.
-
Наличие собственной системы бронирования. Все взаимодействие по поиску тура, согласованию дополнительных опций, оплаты, получения гарантий выполнения услуги агентство берет на себя. Также в рамках услуг предоставляется страхование от невыезда, что особенно актуально при зарубежных поездках.
-
Своевременная отправка закрывающих документов для бухгалтерии. Вся документация соответствует требованиям законодательства РФ.
-
Уведомление клиентов об акциях и актуальных новостях делового туризма. Возможность применения бонусов при участии в корпоративных программах авиаперевозчиков.
К основным недостаткам можно отнести:
-
завышенную стоимость услуг, включающая комиссию посреднику;
-
ограниченность выбора, поскольку тревел-агентство предлагает варианты с максимальной для себя комиссией или дополнительными выгодами;
-
трудозатраты при оформлении и согласовании заказа;
-
отсутствие интеграции с внутренними учетными системами и, как следствие, необходимость внесения информации в документооборот предприятия в ручном режиме.
Вариант № 2 — через IT-решения
Для корпоративных клиентов, стремящихся идти в ногу с технологиями, разрабатываются специальные облачные решения, поддерживающие интеграцию с внутренними процессами бизнеса. По внешнему виду они напоминают классические сайты по подбору билетов и бронированию отелей и гостинец. Для поиска вариантов необходимо ввести следующие сведения:
-
даты служебной поездки;
-
маршрут;
-
тип транспорта;
-
предоставление дополнительных опций (багаж, питание на борту и другие).
Помимо удобного поисковика, бизнесу предоставляется ряд привилегий:
-
аналитика за любой период;
-
интеграция с внутренними системами предприятия, что минимизирует ошибки и сокращает трудозатраты;
-
сервисы для утверждения и согласования;
-
возможность установки собственных критериев (бюджета, максимального времени разрыва между рейсами);
-
начисление кэшбэка и иных привилегий от авиаперевозчика.
Преимущества облачных решений по организации командировок очевидны:
-
Минимизация затрат на бронирование гостиниц и покупку билетов. Платформа интегрирована с десятками поставщиков с разной ценовой политикой. Можно подобрать выгодные условия как по проезду работников, так и по проживанию. Дополнительным бонусом выступают постоянные акции, ориентированные на привлечение клиентов.
-
Прозрачные условия ценообразования. При организации служебных поездок через платформы переплата сведены к нулю, так как отсутствуют операционные затраты тревел-агентств.
-
Интеграция с внутренними программами. На сервисе сохраняются сведения о командированных сотрудниках и поездках, поэтому при подключении к внутренним процессам можно наладить автоматическое заполнение авансовых отчетов и иных документов.
-
Наличие программы лояльности. Допускается возврат до 4% от суммы бонусами от авиаперевозчиков.
-
Настройка ролевого доступа. Можно сделать учетные записи для сотрудников, которые смогут самостоятельно подобрать оптимальные варианты и построить свои маршруты.
-
Автоматический контроль соблюдения корпоративных правил. Пользователь не сможет забронировать билет, если его стоимость не соответствует установленным критериям.
У этого варианта есть несколько недостатков:
-
отсутствие возможности заказать дополнительные услуги;
-
необходимость обучения сотрудников;
-
могут возникнуть вопросы, требующие консультационного сопровождения.
Вариант № 3 — бронирование через общедоступные сервисы
При выборе этого варианта сотрудники самостоятельно приобретают билеты и бронируют номера в отелях с учетом величины оговоренного лимита работодателем, а предприятие компенсирует им расходы, предоставляя аванс. Такой механизм организации деловых поездок оправдан при небольшом количестве командировок, примерно до 15 в месяц.
Для формирования корректной документации сотрудники самостоятельно собирают квитанции и чеки. Эти документы направляются в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом и служебным заданием (если его форма не упразднена на предприятии). За счет человеческого фактора в документообороте возможны ошибки, особенно в части вычета НДС.
Не исключены форс-мажорные обстоятельства, с которыми необходимо сотрудникам справляться самостоятельно. Например, при отмене или задержке рейса нужно вовремя поменять билет и состыковать его со всем маршрутом. На практике эта процедура отнимает много времени и сил.
Преимущества самостоятельного бронирования:
-
Отсутствуют затраты на посреднические услуги. В ряде случаев экономия достигает до 25%.
-
Сотрудник может самостоятельно подобрать для себя оптимальный вариант с учетом бюджета. В ряде случаев такая свобода выбора повышает производительность за счет формирования комфортных условий.
Недостатки:
-
сложности с документооборотом и вычетом НДС, возникновение ошибок, обусловленных человеческим фактором;
-
отсутствие корпоративных бонусов;
-
выбор вариантов с учетом личных предпочтений, а не интересов компании;
-
технические трудности с возвратом или заменой билетов.
Грамотная организация командировок позволит не только оптимизировать затраты предприятия, но и создать комфортные условия для сотрудников, направленных в служебную поездку. Выбор варианта зависит от корпоративной политики, поставленных целей и бюджета. Эксперты сервиса business-trip.online обратить внимание на современные облачные решения, которые интегрируются во внутренний документооборот, помогают сэкономить и уменьшить трудозатраты.
