Как в компании организовать командировки: доступные способы

Как в компании организовать командировки: доступные способы

Не всегда специфика бизнеса позволяет решать все административные и производственные вопросы дистанционно. В ряде случаев требуется личное присутствие руководителя или специалистов в другой местности. Для этих целей оформляются служебные командировки, срок которых зависит от поставленных задач. Рассмотрим, какие способы организации служебных поездок пользуются спросом среди потребителей, и на какие моменты необходимо обратить внимание.


Вариант № 1 — через специализированные тревел-агентства

Это классический вариант организации командировок при дистанционном взаимодействии с тревел-агентством. Подходит как для начинающих стартапов со штатом до 5 человек, так и для устоявшегося бизнеса. Достаточно оформить заявку устно по телефону или через электронную почту, указав следующие сведения:

  • количество пассажиров;

  • дата выезда;

  • вид транспорта для командировки;

  • тип обслуживания (эконом, комфорт, люкс);

  • дополнительные пожелания, например: купе в середине вагона, бронирование гостиничных номеров для некурящих и другие.


С учетом цифровизации этот вариант постепенно теряет свою популярность. Ценность тревел-агентств ярко прослеживается при заказе нестандартных туров или поездок «под ключ», требующих бронирования целого вагона, чартера на вертолете (в труднодоступные местности) или на частном самолете. 


К преимуществам классического варианта бронирования командировок можно отнести:

  1. Профессиональная служба поддержки. У крупных агентств центр по взаимодействию с клиентами работает круглосуточно, что связано с разницей в часовых поясах. 

  2. Наличие собственной системы бронирования. Все взаимодействие по поиску тура, согласованию дополнительных опций, оплаты, получения гарантий выполнения услуги агентство берет на себя. Также в рамках услуг предоставляется страхование от невыезда, что особенно актуально при зарубежных поездках.

  3. Своевременная отправка закрывающих документов для бухгалтерии. Вся документация соответствует требованиям законодательства РФ.

  4. Уведомление клиентов об акциях и актуальных новостях делового туризма. Возможность применения бонусов при участии в корпоративных программах авиаперевозчиков.


К основным недостаткам можно отнести:

  • завышенную стоимость услуг, включающая комиссию посреднику;

  • ограниченность выбора, поскольку тревел-агентство предлагает варианты с максимальной для себя комиссией или дополнительными выгодами;

  • трудозатраты при оформлении и согласовании заказа;

  • отсутствие интеграции с внутренними учетными системами и, как следствие, необходимость внесения информации в документооборот предприятия в ручном режиме.


Вариант № 2 — через IT-решения

Для корпоративных клиентов, стремящихся идти в ногу с технологиями, разрабатываются специальные облачные решения, поддерживающие интеграцию с внутренними процессами бизнеса. По внешнему виду они напоминают классические сайты по подбору билетов и бронированию отелей и гостинец. Для поиска вариантов необходимо ввести следующие сведения:

  • даты служебной поездки;

  • маршрут;

  • тип транспорта;

  • предоставление дополнительных опций (багаж, питание на борту и другие).


Помимо удобного поисковика, бизнесу предоставляется ряд привилегий:

  • аналитика за любой период;

  • интеграция с внутренними системами предприятия, что минимизирует ошибки и сокращает трудозатраты;

  • сервисы для утверждения и согласования;

  • возможность установки собственных критериев (бюджета, максимального времени разрыва между рейсами);

  • начисление кэшбэка и иных привилегий от авиаперевозчика.


Преимущества облачных решений по организации командировок очевидны:

  1. Минимизация затрат на бронирование гостиниц и покупку билетов. Платформа интегрирована с десятками поставщиков с разной ценовой политикой. Можно подобрать выгодные условия как по проезду работников, так и по проживанию. Дополнительным бонусом выступают постоянные акции, ориентированные на привлечение клиентов.

  2. Прозрачные условия ценообразования. При организации служебных поездок через платформы переплата сведены к нулю, так как отсутствуют операционные затраты тревел-агентств. 

  3. Интеграция с внутренними программами. На сервисе сохраняются сведения о командированных сотрудниках и поездках, поэтому при подключении к внутренним процессам можно наладить автоматическое заполнение авансовых отчетов и иных документов.

  4. Наличие программы лояльности. Допускается возврат до 4% от суммы бонусами от авиаперевозчиков.

  5. Настройка ролевого доступа. Можно сделать учетные записи для сотрудников, которые смогут самостоятельно подобрать оптимальные варианты и построить свои маршруты. 

  6. Автоматический контроль соблюдения корпоративных правил. Пользователь не сможет забронировать билет, если его стоимость не соответствует установленным критериям. 


У этого варианта есть несколько недостатков:

  • отсутствие возможности заказать дополнительные услуги;

  • необходимость обучения сотрудников;

  • могут возникнуть вопросы, требующие консультационного сопровождения.


Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку

Вариант № 3 — бронирование через общедоступные сервисы

При выборе этого варианта сотрудники самостоятельно приобретают билеты и бронируют номера в отелях с учетом величины оговоренного лимита работодателем, а предприятие компенсирует им расходы, предоставляя аванс. Такой механизм организации деловых поездок оправдан при небольшом количестве командировок, примерно до 15 в месяц. 


Для формирования корректной документации сотрудники самостоятельно собирают квитанции и чеки. Эти документы направляются в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом и служебным заданием (если его форма не упразднена на предприятии). За счет человеческого фактора в документообороте возможны ошибки, особенно в части вычета НДС. 


Не исключены форс-мажорные обстоятельства, с которыми необходимо сотрудникам справляться самостоятельно. Например, при отмене или задержке рейса нужно вовремя поменять билет и состыковать его со всем маршрутом. На практике эта процедура отнимает много времени и сил.


Преимущества самостоятельного бронирования:

  1. Отсутствуют затраты на посреднические услуги. В ряде случаев экономия достигает до 25%.

  2. Сотрудник может самостоятельно подобрать для себя оптимальный вариант с учетом бюджета. В ряде случаев такая свобода выбора повышает производительность за счет формирования комфортных условий.


Недостатки:

  • сложности с документооборотом и вычетом НДС, возникновение ошибок, обусловленных человеческим фактором;

  • отсутствие корпоративных бонусов;

  • выбор вариантов с учетом личных предпочтений, а не интересов компании;

  • технические трудности с возвратом или заменой билетов.


Грамотная организация командировок позволит не только оптимизировать затраты предприятия, но и создать комфортные условия для сотрудников, направленных в служебную поездку. Выбор варианта зависит от корпоративной политики, поставленных целей и бюджета. Эксперты сервиса business-trip.online обратить внимание на современные облачные решения, которые интегрируются во внутренний документооборот, помогают сэкономить и уменьшить трудозатраты.

Понравилась статья?

(Голосов: 2, Рейтинг: 3.5)

Читайте также:

Что нужно знать работодателю, отправляя в командировку совместителя?
02.02.2023
Что нужно знать работодателю, отправляя в командировку совместителя?

Независимо от продолжительности поездки, официально трудоустроенный работник получает средний размер заработной платы. Оплата командировки совместителя определяется его статусом – внешний или внутренний. Тут же возникает ряд сопутствующих вопросов: «Как происходит и чем отличаются начисления, можно ли направить в командировку внешнего совместителя?


Организация командировки
Правила оформления путевого листа на время командировки
04.10.2023
Правила оформления путевого листа на время командировки
Путевой лист – документ, использующийся для учета работы, которую проделал автомобиль. Содержит информацию о маршруте и назначении поездки, количестве потраченного горючего, а также другие данные, позволяющие подробнее узнать о командировке.
Оформление командировки
Командировки: в чем могут быть допущены нарушения?
09.06.2022
Командировки: в чем могут быть допущены нарушения?
Работодатель вправе инициировать командировку для официально трудоустроенных работников в соответствии с требованиями законодательства. По продолжительности она может быть однодневная или многодневная. Целью поездки выступает выполнение определенного задания в рамках поручения руководителя. Для предприятия важно правильно оформить документы и учесть понесенные расходы в бухгалтерском учете, чтобы избежать недопонимания с контролирующими органами и претензии от сотрудников на основании норм ТК РФ.
Оформление командировки   Организация командировки
Особенности оформления служебной поездки за границу
09.02.2022
Особенности оформления служебной поездки за границу

Чтобы понять, как правильно оформляется командировка за границу, необходимо руководствоваться не только ТК РФ, но и внутренними положениями компании. Обычно, процесс практически ничем не отличается от того, который предназначен для поездок внутри страны. Но, есть свои нюансы, на которые стоит обратить внимание. 



Оформление командировки   Организация командировки
Проводки для учета командировочных расходов: основные виды и их особенностиПроводки для учета командировочных расходов: основные виды и их особенности
31.03.2023
Проводки для учета командировочных расходов: основные виды и их особенностиПроводки для учета командировочных расходов: основные виды и их особенности

Во время служебной поездки сотрудник должен получать не только заработную плату, но и дополнительные выплаты для компенсации увеличения рабочих обязательств. Для фиксации выплат используются командировочные бухгалтерские проводки, которые позволят правильно рассчитать сумму налогов без претензий и лишнего внимания со стороны соответствующей службы.

Учет расходов

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

CAPTCHA

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76