Как создать универсальную тревел-политику

Каждая командировка является проверкой личностных и бизнес-качеств сотрудника, а также экзаменом для руководителя — организатора поездки. Упущенная по невнимательности мелочь может обернуться финансовыми потерями и/или порчей взаимоотношений в связке «начальник-подчиненный». Избежать недопонимания, споров и ненужных расходов можно с помощью свода правил, называемого тревел-политикой. Как ее разработать, что учесть в процессе создания и как заставить персонал следовать выдвигаемым требованиям?

Что такое тревел-политика и зачем она нужна

Тревел-политикой называется документ, регламентирующий особенности проведения бизнес-командировок. Он помогает правильному расходу средств, ведению учета, оптимизации рабочего времени сотрудников и удовлетворении потребностей персонала на надлежащем уровне. Как правило, документ является печатным текстом, а его ограничения и требования обычно интегрируются в CRM-систему организации. 

Разработкой тревел-политики занимаются все лица, имеющие то или иное отношение к организации деловых поездок:

• руководители;
• сотрудники, совершающие командировки;
• бухгалтеры;
• финансисты;
• HR-сотрудники;
• служба охраны.

Каждая компания разрабатывает документ под себя и свои внутренние правила. Самый простой пример тревел-политики компании, содержащий информацию о: 

• лимитах по возмещению расходов за отели/гостиницы и проездные билеты; 
• ответственных за подготовку поездок лицах; 
• суммах командировочных расходов;
• сроках сдачи отчетных документов.

Чем сложнее схема ведения деятельности предприятием, тем замысловатее ее тревел-политика. 

Для каждого сотрудника компании — топ-менеджера, начальника отдела, преподавателя корпоративных курсов — действует своя тревел-политика, свои условия поездок по стране и за рубежом. Документ обязательно учитывает возраст командированного персонала. К примеру, лицам, рожденным в промежутке с конца 80-х и до середины 90-х гг., важно чередовать работу и отдых, уделять особое внимание вариантам проживания и авиаперелета. 

Из чего состоит тревел-политика

Тревел-политика в классическом варианте делится на 3 блока.

1. В Основной части обозначены цели создания документа, отражены суммы выплат сотрудникам на целевые расходы. Объем трат рассчитывается на основании средних расходов на командировки за прошлый период.
2. Процедурная часть отражает подробную инструкцию по подготовке деловой поездки. Здесь обозначены сроки и порядок написания заявления на командировку, указана процедура бронирования жилья, правила сдачи отчетности и другие важные организационные моменты.
3. В блок Приложения прикрепляются образцы документов: служебных записок, заявлений и т.п. 

Существует 2 распространенных вида деловых поездок. Первый предусматривает развитие бизнеса, поэтому командированные сотрудники обязательно посещают конференции, выступают на бизнес-выставках, проводят деловые переговоры с клиентами либо партнерами. Несомненно, в таких поездках необходимы качественная подготовка и скорость их организации, ведь потенциальная выгода от заключенных сделок непременно окупит все расходы на командировку.

Другой вид бизнес-поездок — это поддержание активности предприятия. Цель командировки сотрудника в этом случае — проведение аудита, встреча с деловыми партнерами или реализация тренинга. При таких выездах целесообразно снижать расходы на их организацию.

Как написать тревел-политику

Итак, организация определилась с категорией командировок, для которых пишется тревел-политика. Следующий этап — формирование структуры документа.

1. Сначала формируется цель бизнес-поездки. Потребуется кратко описать, зачем создается инструкция и как она относится к специфике работы компании. 
2. Теперь нужно определиться с ЦА (целевой аудиторией), действия которой регламентируются тревел-политикой. На крупных предприятиях для каждого отдела сотрудников пишется своя инструкция, так как правила командировок для них имеют различия. 
3. Составляется свод правил и принципов, на основе которых строится порядок действий в командировке. Это оформление паспортов и виз, бронирование жилья и проездных билетов. Сюда входят правила компенсации командировочных трат, штрафных санкций за невыполнение тревел-политики. 
4. Теперь следует знакомство сотрудников с созданным документом или внесенными в него изменениями. К примеру, можно разослать документ лицам, ответственным за тревел-политику, а они уже доведут информацию до остальных работников. 

Каковы нюансы написания тревел-политики

Тонкости написания тревел-политики компании:

1. Прописать порядок сдачи отчетности по окончании командировки, обозначить важность сдачи подтверждающих документов.
2. При поддерживающей командировке рекомендуется обозначить сроки ее оформления, так как заблаговременное приобретение билетов значительно снижает расходы на их покупку.
3. Возможность заменить, к примеру, авиаперелет другим способом перемещения — поездом, автобусом и т.п. В этом случае цель поездки останется неизменной, а затраты на дорогу будут ниже.
4. Для снижения расходов желательно сокращать продолжительность командировок. Так можно сэкономить средства на оплату суточных работнику.
5. При совершении срочных поездок важно уточнять, как далеко будет проживать сотрудник от места проведения деловых мероприятий, переговоров, и как долго он будет добираться до этого места.

Как обеспечить соблюдение тревел-политики в компании

Сервис ППР Командировки разработан специально для помощи в организации деловых поездок. Он настраивается под запросы каждого менеджера, сохраненного в профиле. Для подключения тревел-политики необходимо отправить запрос куратору. 

С помощью инструментов можно настроить поиск под определенные запросы. К примеру, фильтр на поисковой странице обозначит отели, подходящие для бронирования по указанной тревел-политике. 

Для бронирования гостиницы/отеля необходимо:

• выбрать нужную тревел-политику либо работника, которому требуется номер в отеле;
• поставить галочку возле фильтра «Тревел-политика» для сокрытия данных, не соответствующих условиям указанной тревел-политики;
• выбрать нужный отель/гостиницу и нажать на «Забронировать».

После того, как номер забронирован, можно еще раз удостовериться, соответствует ли выбранный тариф тревел-политике компании. Вся информация отражена на странице бронирования. Если сервисом ППР Командировки обнаружено несоответствие, менеджеру придет уведомление о возможности бронирования выбранного отеля. 

Заключение

Сформированный свод правил, рекомендации, нюансы поездок и установленные для командировок лимиты должны выполняться всем персоналом. Задача руководства при этом — контролировать это выполнение. Только в этом случае тревел-политика будет работать, как положено и приносить желаемые результаты. 

Для того чтобы сотрудники не отказывались от выполнения тех или иных задач, необходимо довести до них важность каждого прописанного пункта. Нередко работник воспринимает тревел-политику, как документ со сплошными ограничениями и препятствиями. Не понимая важности этих позиций, он противится исполнению правил.

Задача руководства — наглядно показать таким работникам, как выполнение пунктов документа поможет в осуществлении целей компании. И насколько зависит этот результат от ответственности персонала. Также важно дать понять сотрудникам, что в достижении поставленных компанией целей есть выгода и для них самих. Это отличная мотивация, которая в большинстве случае дает хорошие плоды.

Базовая тревел-политика невозможна без понимания всех видов командировочных расходов. Изучите их в статье «Затраты на организацию командировки: что учесть при планировании?».