Заявление на возврат командировочных: инструкция и образец

После возвращения из командировки сотрудник должен подать заявление на возмещение расходов. В этой статье расскажем, как правильно оформить документ, что в него включить и как ускорить компенсацию.

Чтобы вернуть деньги за командировку, сотруднику нужно подать заявление. Делать это желательно в течение трех дней после возвращения — иначе могут возникнуть сложности с компенсацией. Рассказываем, как составить документ правильно и что приложить, чтобы не получить отказ.

Какие затраты в командировке компенсирует работодатель

В соответствии со статьями ТК РФ № 167 и 168, командирующийся сотрудник имеет право на получение следующих выплат:

• погашение расходов за проживание в гостинице или съем квартиры, если компания предварительно не забронирована номер или не произвела оплату частного жилья;

• компенсация расходов за проезд до места проживания и выполнения задач, поставленных руководством;

• зарплата (из расчета средней заработной платы конкретного сотрудника) за каждый день командировки;

• суточные – на питание, связь, поездка по городу, пр.

Порядок компенсации расходов по заявлению на командировочные

Сроки перечисления выплат не регламентированы законодательством, но ежегодно указываются в локальных актах на следующий год. Выдача аванса осуществляется наличными под роспись до отъезда сотрудника в командировку. Если аванс не выплачен, то работник вправе отказаться от поездки.

Для подтверждения расходов сотрудник предоставляет билеты (на авиа, ж/д или автотранспорт), квитанции об оплате жилья, кассовые чеки, которые подтверждают иные расходы.

Заявление в подтверждение командировки заверяется руководством с указанием суммы и срока выплат. Затем заявка обрабатывается в бухгалтерии, и сотрудник получает наличные средства или компенсация перечисляется на банковскую карту с указанием наименования платежа «на хозяйственные нужды».

Как писать заявление на командировку

Законодательство не регламентирует строгую форму написания заявления на возврат командировочных расходов, поэтому его пишут в произвольной форме. Но, если за локальным документом закреплен образец заявления на оплату командировочных расходов, то нужно использовать его.

При составлении документа следует указать:

• ФИО руководителя компании и командировочного с указанием должностей;

• название организации;

• номер приказа о направлении сотрудника в деловую поездку и дата подписания документа;

• цель служебной поездки;

• сумма, которую нужно возместить;

• перечень подтверждающих бумаг;

• подпись (с расшифровкой) сотрудника;

• дата написания документа.

При необходимости можно указать нормативные акты, которые регламентируют сумму суточных для данной категории сотрудников.

Нужно ли писать заявление на командировку и получение аванса

Для возможности отправки сотрудника в командировку руководитель издает приказ, составляет служебное задание, по которой составляется план действий во время деловой поездки. Сотрудник изучает план, задает интересующие вопросы и если его все устраивает, то подписывает документ. Отдельно писать заявление о направлении в командировку работнику не нужно.

Порядок проведения кассовых операций требует обязательного написания заявления на выдачу аванса под расписку. Средства понадобятся командировочному на оплату жилья, проезда, питания, пр. Основное назначение такого заявления – фиксация целей, на которые выделены денежные средства и срока их использования. Руководитель заверяет документ, подтверждая сумму к выдаче и сроки командировки. На основании этой заявки проводится оформление расходного кассового ордера, и работник получает наличные или средства перечисляются ему на банковскую карту.

Что содержит образец заявления на аванс для командировки

Закон не предусматривает специальной формы заявки для получения аванса, поэтому заявление можно писать в свободном виде. Однако, практически в каждой организации уже имеется готовый шаблон, который заполняется в соответствии с образцом.

Стандартно заявка пишется на имя руководителя компании. В текстовой части формы указывается срок выдачи аванса, цель его получения, дата написания документа и подпись заявителя. Чтобы бухгалтерия могла принять заявление, в него необходимо вписать:

• реквизиты приказа о направлении сотрудника в командировку;

• период поездки;

• наименование пункта назначения;

• сумма аванса – прописывается цифрами и буквами;

• разделение суммы на отдельные статьи расходов – суточные, траты на проезд и проживание.

Заявление, написанное с ошибками и помарками, к рассмотрению не принимается. Если все правильно, то бланк заверяется бухгалтером, что подтверждает его согласие на выдачу средств и подтверждает факт закрытия сотрудником отчетов по предыдущим поездкам.

Заключение

Трудовое законодательство дает командированному сотруднику возможность получить возмещение средств, потраченных во время деловой поездки. Правильное составленное заявление позволяет без проблем получить авансовый платеж

Основанием для возврата служат подтверждающие документы. Как их собрать и не потерять, читайте в статье «Отчетные документы за проживание в гостинице: что потребуется для командировки и как получить».