Как эффективно организовать командировки в компании: 3 доступных способа

В этой статье мы рассмотрим три основных способа организации командировок, которые помогут сэкономить время и деньги компании.

Организация командировок — неотъемлемая часть работы многих компаний. В этой статье мы поделимся способами, которые помогут эффективно и экономно организовать поездки для сотрудников.

Вариант № 1 — через специализированные тревел-агентства

Это классический вариант организации командировок при дистанционном взаимодействии с тревел-агентством. Подходит как для начинающих стартапов со штатом до 5 человек, так и для устоявшегося бизнеса. Достаточно оформить заявку устно по телефону или через электронную почту, указав следующие сведения:

• количество пассажиров;

• дата выезда;

• вид транспорта для командировки;

• тип обслуживания (эконом, комфорт, люкс);

• дополнительные пожелания, например: купе в середине вагона, бронирование гостиничных номеров для некурящих и другие.

С учетом цифровизации этот вариант постепенно теряет свою популярность. Ценность тревел-агентств ярко прослеживается при заказе нестандартных туров или поездок «под ключ», требующих бронирования целого вагона, чартера на вертолете (в труднодоступные местности) или на частном самолете. 

К преимуществам классического варианта бронирования командировок можно отнести:

1. Профессиональная служба поддержки. У крупных агентств центр по взаимодействию с клиентами работает круглосуточно, что связано с разницей в часовых поясах. 

2. Наличие собственной системы бронирования. Все взаимодействие по поиску тура, согласованию дополнительных опций, оплаты, получения гарантий выполнения услуги агентство берет на себя. Также в рамках услуг предоставляется страхование от невыезда, что особенно актуально при зарубежных поездках.

3. Своевременная отправка закрывающих документов для бухгалтерии. Вся документация соответствует требованиям законодательства РФ.

4. Уведомление клиентов об акциях и актуальных новостях делового туризма. Возможность применения бонусов при участии в корпоративных программах авиаперевозчиков.

К основным недостаткам можно отнести:

• завышенную стоимость услуг, включающая комиссию посреднику;

• ограниченность выбора, поскольку тревел-агентство предлагает варианты с максимальной для себя комиссией или дополнительными выгодами;

• трудозатраты при оформлении и согласовании заказа;

• отсутствие интеграции с внутренними учетными системами и, как следствие, необходимость внесения информации в документооборот предприятия в ручном режиме.

Вариант № 2 — через IT-решения

Для корпоративных клиентов, стремящихся идти в ногу с технологиями, разрабатываются специальные облачные решения, поддерживающие интеграцию с внутренними процессами бизнеса. По внешнему виду они напоминают классические сайты по подбору билетов и бронированию отелей и гостинец. Для поиска вариантов необходимо ввести следующие сведения:

• даты служебной поездки;

• маршрут;

• тип транспорта;

• предоставление дополнительных опций (багаж, питание на борту и другие).

Помимо удобного поисковика, бизнесу предоставляется ряд привилегий:

• аналитика за любой период;

• интеграция с внутренними системами предприятия, что минимизирует ошибки и сокращает трудозатраты;

• сервисы для утверждения и согласования;

• возможность установки собственных критериев (бюджета, максимального времени разрыва между рейсами);

• начисление кэшбэка и иных привилегий от авиаперевозчика.

Преимущества облачных решений по организации командировок очевидны:

1. Минимизация затрат на бронирование гостиниц и покупку билетов. Платформа интегрирована с десятками поставщиков с разной ценовой политикой. Можно подобрать выгодные условия как по проезду работников, так и по проживанию. Дополнительным бонусом выступают постоянные акции, ориентированные на привлечение клиентов.

2. Прозрачные условия ценообразования. При организации служебных поездок через платформы переплата сведены к нулю, так как отсутствуют операционные затраты тревел-агентств. 

3. Интеграция с внутренними программами. На сервисе сохраняются сведения о командированных сотрудниках и поездках, поэтому при подключении к внутренним процессам можно наладить автоматическое заполнение авансовых отчетов и иных документов.

4. Наличие программы лояльности. Допускается возврат до 4% от суммы бонусами от авиаперевозчиков.

5. Настройка ролевого доступа. Можно сделать учетные записи для сотрудников, которые смогут самостоятельно подобрать оптимальные варианты и построить свои маршруты. 

6. Автоматический контроль соблюдения корпоративных правил. Пользователь не сможет забронировать билет, если его стоимость не соответствует установленным критериям. 

У этого варианта есть несколько недостатков:

• отсутствие возможности заказать дополнительные услуги;

• необходимость обучения сотрудников;

• могут возникнуть вопросы, требующие консультационного сопровождения.

Вариант № 3 — бронирование через общедоступные сервисы

При выборе этого варианта сотрудники самостоятельно приобретают билеты и бронируют номера в отелях с учетом величины оговоренного лимита работодателем, а предприятие компенсирует им расходы, предоставляя аванс. Такой механизм организации деловых поездок оправдан при небольшом количестве командировок, примерно до 15 в месяц. 

Для формирования корректной документации сотрудники самостоятельно собирают квитанции и чеки. Эти документы направляются в бухгалтерию вместе с авансовым отчетом и служебным заданием (если его форма не упразднена на предприятии). За счет человеческого фактора в документообороте возможны ошибки, особенно в части вычета НДС. 

Не исключены форс-мажорные обстоятельства, с которыми необходимо сотрудникам справляться самостоятельно. Например, при отмене или задержке рейса нужно вовремя поменять билет и состыковать его со всем маршрутом. На практике эта процедура отнимает много времени и сил.

Преимущества самостоятельного бронирования:

1. Отсутствуют затраты на посреднические услуги. В ряде случаев экономия достигает до 25%.

2. Сотрудник может самостоятельно подобрать для себя оптимальный вариант с учетом бюджета. В ряде случаев такая свобода выбора повышает производительность за счет формирования комфортных условий.

Недостатки:

• сложности с документооборотом и вычетом НДС, возникновение ошибок, обусловленных человеческим фактором;

• отсутствие корпоративных бонусов;

• выбор вариантов с учетом личных предпочтений, а не интересов компании;

• технические трудности с возвратом или заменой билетов.

Грамотная организация командировок позволит не только оптимизировать затраты предприятия, но и создать комфортные условия для сотрудников, направленных в служебную поездку. Выбор варианта зависит от корпоративной политики, поставленных целей и бюджета. Эксперты сервиса business-trip.online обратить внимание на современные облачные решения, которые интегрируются во внутренний документооборот, помогают сэкономить и уменьшить трудозатраты.

Вне зависимости от выбранного способа, вам пригодятся готовые образцы документов. Скачивайте их здесь: «Оформление командировки».