Правила оформления документов для продления командировки

Правила оформления документов для продления командировки

Отправка сотрудника организации в служебную поездку осуществляется только после официального направления руководителем предприятия. Командировка длится определенный срок, который обязательно указывается в приказе и служебной записке. Законом не установлен алгоритм продления поездки, если в этом есть необходимость. Но, есть ряд правил, которым необходимо следовать. 

Почему время командировки ограничено? 

Любая служебная поездка выполняется с целью выполнения ряда задач, которые возлагаются на конкретного сотрудника. Во время отсутствия на рабочем месте он налаживает партнерские отношения, находит новых клиентов, продвигает продукцию или выполняет прочие поручения, необходимые для развития компании. Работодатель выплачивает сотруднику суточные, а также компенсирует ему расходы на проезд, питание, проживание и прочее. 

Необоснованное продление командировки ведет за собой ряд проблем. В первую очередь, появятся дополнительные траты, которые могут превысить утвержденный бюджет и вызывать вопросы у налоговой службы. Во-вторых, человек не сможет выполнять обязанности на своем рабочем месте, что может вызывать финансовые и прочие потери. Поэтому служебная поездка продлевается только в определенных случаях и на утвержденный срок. 

По какой причине можно продлить служебную поездку?

В действующем Трудовом Кодексе РФ нет утвержденного списка причин, по которым командировку можно продлить. Данный вопрос регулируется внутренним положением о командировках. Можно выделить несколько основных причин, которые допускают продление поездки:

  • Нетрудоспособность в связи с болезнью или получением травмы во время поездки (должен быть больничный или заверенная справка от врача). 

  • Появились новые задачи, которые нужно выполнить в рамках одной командировки и в том же городе. 

  • Период был оценен неверно, так как объема работы оказалось гораздо больше, что требует дополнительного времени.

  • Непредвиденные обстоятельства привели к росту количества задач или некоторым затруднениям с их выполнением. 

  • Рейс или поездка в обратную сторону были отменены по ряду причин (либо отсутствуют билеты). 

  • Сотрудник проявил себя некомпетентно, из-за чего некоторые задания необходимо доделывать или переделывать. 

  • Прочие проблемы, задержки и уточнения.

Независимо от ситуации, причина продления командировки должна быть уважительной и, в большинстве случаев, подтверждаться документально (или общедоступной информацией, к примеру, отмена рейса из-за метели). Если проблемы связаны с некомпетентностью работника, руководитель имеет право привлечь его к ответственности, наложить штраф, лишить премии или сделать выговор. 

Можно ли продлить командировку без согласия сотрудника?

Каждая командировка входит в трудовые обязанности работника, поэтому получение его согласия на продление не требуется. Руководитель выдает соответствующий приказ, который не подлежит обжалованию. 

Но, существует группа людей, согласие которые все же требуется (в письменном виде). К ним относятся:

  • матери с детьми возрастом до 3-х лет;

  • отцы или матери-одиночки с ребенком не старше пяти лет;

  • сотрудники, которые ухаживают за родственниками, которые являются трудоспособными;

  • родители детей-инвалидов.

В иных случаях, любой отказ сотрудника от продления служебной поездки без наличия какой-либо уважительной причины является нарушением трудового договора. Руководитель может не просто сделать замечание или выговор, но и оштрафовать его и даже уволить. 

Оформление продления деловой поездки

Как уже говорилось выше, в ТК РФ нет никакого порядка или указаний, которые регулируют процедуру продления командировки для сотрудников. Именно поэтому для этих целей используется внутренний регламент компании. Чаще всего, для продления необходимы следующие документы:

  • служебная записка, написанная директором организации, с его реквизитами, подписью и печатью (оформляется на имя сотрудника, который находится в командировке, с обязательным указанием причины). 

  • письменное уведомление от работодателя сотруднику, которое пересылается ему в электронном виде; 

  • приказ, выполненный по установленному образцу, о продлении командировки, заверенный подписью директора. 

Нет стандартных образцов для приказа, так как они разрабатываются непосредственно компанией. Но, документ должен обязательно содержать данные: должность, отдел, ФИО сотрудника, который в конкретный момент времени находится в служебной поездке; обоснованную причину продления командировки; новую дату возвращения; отдельная записка для бухгалтерии, которая поручает выделить дополнительные суточные и другие средства на расходы (в зависимости от количества дней). 

Произвольная форма, несмотря на отсутствие регламента, должна соответствовать распространенным требованиям и отвечать на все вопросы сотрудника и налоговой службы. Причина изменения длительности поездки должна быть точной и понятной, а дата завершения – реалистичной. 

Выводы

Работодатель может в любой момент продлить командировку, если по какой-либо причине задания не были выполнены в срок, либо их количество увеличилось. Кроме того, работник самостоятельно может написать начальнику записку о необходимости продления поездки, если он понимает, что не успеет выполнить все поручения в срок.

Читайте также:

07.06.2022
Особенности страхования работников во время служебной поездки
Независимо от длительности, целей, направления командировки, всегда есть определенные риски. Они могут быть связаны с непредвиденными обстоятельствами, которые могут навредить сотруднику, болезнями и травмами. Чтобы обезопасить человека, а также компанию, которая отвечает за его безопасность, на время поездки оформляется специальная страховка.
04.12.2021
Оформление командировки в 2022 году

Правильно оформленная рабочая командировка — обоснованные расходы для налоговой инспекции. Составление необходимой документации, соблюдение этапов оформления и ведение строгого учета расходов позволят пройти через любые проверки без штрафов.



26.12.2021
Использование электронного документооборота для оформления служебных поездок

Для хранения важных документов без наличия их печатного эквивалента компании активно вводят электронный документооборот в кадровом производстве (ЭДО). Данное определение появилось в Законодательстве РФ в конце 2021 года. Цифровой формат может применяться, в том числе, и для оформления командировок.

12.12.2021
Зачем нужно оформлять положение о командировках и что в него входит?

Для официального и законного оформления рабочей поездки сотрудника не обойтись без специального положения – инструкции по командировкам, которая регламентирует все детали и аспекты служебных выездов. Документ используется не только работодателями, но и сотрудниками для решения ряда вопросов.

11.06.2022
Включаются ли командировочные в расчет отпускных?
На время нахождения в командировке за работником сохраняется его место и за весь период начисляется трудовой стаж. Организация компенсирует понесенные затраты, связанные с нахождением в служебной поездке, и дополнительно выплачивает суточные. Предоставление ежегодного отпуска является правом, закрепленным на законодательном уровне. Рассмотрим, как рассчитываются отпускные и как влияют на эту величину командировки.

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76