Как правильно оформить продление командировки

Как правильно оформить продление командировки

В этой статье мы расскажем, как правильно оформить продление командировки: какие документы нужны, какие причины могут стать основанием для продления, и как избежать распространенных ошибок при оформлении.
Что вы узнаете из статьи:
  • Как оформить продление командировки
  • Какие причины могут послужить основанием для продления
  • Что делать, если сотрудник не согласен на продление
  • Примеры документов для продления командировки

Отправка сотрудника организации в служебную поездку осуществляется только после официального направления руководителем предприятия. Командировка длится определенный срок, который обязательно указывается в приказе и служебной записке. Законом не установлен алгоритм продления поездки, если в этом есть необходимость. Но, есть ряд правил, которым необходимо следовать. 

Почему время командировки ограничено? 

Любая служебная поездка выполняется с целью выполнения ряда задач, которые возлагаются на конкретного сотрудника. Во время отсутствия на рабочем месте он налаживает партнерские отношения, находит новых клиентов, продвигает продукцию или выполняет прочие поручения, необходимые для развития компании. Работодатель выплачивает сотруднику суточные, а также компенсирует ему расходы на проезд, питание, проживание и прочее. 

Необоснованное продление командировки ведет за собой ряд проблем. В первую очередь, появятся дополнительные траты, которые могут превысить утвержденный бюджет и вызывать вопросы у налоговой службы. Во-вторых, человек не сможет выполнять обязанности на своем рабочем месте, что может вызывать финансовые и прочие потери. Поэтому служебная поездка продлевается только в определенных случаях и на утвержденный срок. 

По какой причине можно продлить служебную поездку?

В действующем Трудовом Кодексе РФ нет утвержденного списка причин, по которым командировку можно продлить. Данный вопрос регулируется внутренним положением о командировках. Можно выделить несколько основных причин, которые допускают продление поездки:

  • Нетрудоспособность в связи с болезнью или получением травмы во время поездки (должен быть больничный или заверенная справка от врача). 

  • Появились новые задачи, которые нужно выполнить в рамках одной командировки и в том же городе. 

  • Период был оценен неверно, так как объема работы оказалось гораздо больше, что требует дополнительного времени.

  • Непредвиденные обстоятельства привели к росту количества задач или некоторым затруднениям с их выполнением. 

  • Рейс или поездка в обратную сторону были отменены по ряду причин (либо отсутствуют билеты). 

  • Сотрудник проявил себя некомпетентно, из-за чего некоторые задания необходимо доделывать или переделывать. 

  • Прочие проблемы, задержки и уточнения.

Независимо от ситуации, причина продления командировки должна быть уважительной и, в большинстве случаев, подтверждаться документально (или общедоступной информацией, к примеру, отмена рейса из-за метели). Если проблемы связаны с некомпетентностью работника, руководитель имеет право привлечь его к ответственности, наложить штраф, лишить премии или сделать выговор. 

Можно ли продлить командировку без согласия сотрудника?

Каждая командировка входит в трудовые обязанности работника, поэтому получение его согласия на продление не требуется. Руководитель выдает соответствующий приказ, который не подлежит обжалованию. 

Но, существует группа людей, согласие которые все же требуется (в письменном виде). К ним относятся:

  • матери с детьми возрастом до 3-х лет;

  • отцы или матери-одиночки с ребенком не старше пяти лет;

  • сотрудники, которые ухаживают за родственниками, которые являются трудоспособными;

  • родители детей-инвалидов.

В иных случаях, любой отказ сотрудника от продления служебной поездки без наличия какой-либо уважительной причины является нарушением трудового договора. Руководитель может не просто сделать замечание или выговор, но и оштрафовать его и даже уволить. 

Оформление продления деловой поездки

ВАЖНО! При оформлении продления командировки все документы должны быть подписаны в течение 24 часов с момента принятия решения о продлении.

Как уже говорилось выше, в ТК РФ нет никакого порядка или указаний, которые регулируют процедуру продления командировки для сотрудников. Именно поэтому для этих целей используется внутренний регламент компании. Чаще всего, для продления необходимы следующие документы:

  • служебная записка, написанная директором организации, с его реквизитами, подписью и печатью (оформляется на имя сотрудника, который находится в командировке, с обязательным указанием причины). 

  • письменное уведомление от работодателя сотруднику, которое пересылается ему в электронном виде; 

  • приказ, выполненный по установленному образцу, о продлении командировки, заверенный подписью директора. 

Нет стандартных образцов для приказа, так как они разрабатываются непосредственно компанией. Но, документ должен обязательно содержать данные: должность, отдел, ФИО сотрудника, который в конкретный момент времени находится в служебной поездке; обоснованную причину продления командировки; новую дату возвращения; отдельная записка для бухгалтерии, которая поручает выделить дополнительные суточные и другие средства на расходы (в зависимости от количества дней). 

Произвольная форма, несмотря на отсутствие регламента, должна соответствовать распространенным требованиям и отвечать на все вопросы сотрудника и налоговой службы. Причина изменения длительности поездки должна быть точной и понятной, а дата завершения – реалистичной. 

Выводы

Работодатель может в любой момент продлить командировку, если по какой-либо причине задания не были выполнены в срок, либо их количество увеличилось. Кроме того, работник самостоятельно может написать начальнику записку о необходимости продления поездки, если он понимает, что не успеет выполнить все поручения в срок.

Примеры документов для скачивания


Часто задаваемые вопросы

Какие уважительные причины есть для продления командировки?

Командировка может быть продлена при болезни сотрудника (с подтверждающими документами), появлении новых рабочих задач, отмене обратного рейса, а также если изначально был неверно оценен объем работы. В каждом случае причина должна быть обоснована и по возможности подтверждена документально.

Нужно ли согласие работника на продление командировки?

В большинстве случаев согласие работника не требуется, так как это входит в трудовые обязанности. Исключение составляют родители детей до 3-5 лет, одинокие родители и сотрудники, ухаживающие за нетрудоспособными родственниками – их письменное согласие обязательно.

Какие документы нужны для продления командировки?

Для продления командировки необходимы три основных документа: служебная записка от руководителя с указанием причины, письменное уведомление работнику и приказ о продлении командировки. Также оформляется распоряжение для бухгалтерии о выделении дополнительных средств.

Как оформить продление командировки при болезни сотрудника?

При болезни сотрудника в командировке необходимо получить больничный лист или заверенную справку от врача, после чего оформить стандартный пакет документов на продление: служебную записку, приказ и уведомление работника. Период болезни является уважительной причиной для продления.

Что делать, если появились дополнительные задачи во время командировки?

При появлении дополнительных задач необходимо составить служебную записку с подробным обоснованием необходимости продления срока командировки. Руководитель рассматривает записку и издает приказ о продлении с указанием новой даты возвращения и выделением дополнительного финансирования.

Как оплачивается период продления командировки?

Период продления командировки оплачивается так же, как и основной срок: сохраняется средний заработок, выплачиваются суточные и компенсируются расходы на проживание и проезд. Все дополнительные расходы должны быть документально подтверждены.

Комментарии (0)

Читайте также:

Как создать универсальную тревел-политику
15.11.2022
Как создать универсальную тревел-политику

Каждая командировка является проверкой личностных и бизнес-качеств сотрудника, а также экзаменом для руководителя — организатора поездки. Упущенная по невнимательности мелочь может обернуться финансовыми потерями и/или порчей взаимоотношений в связке «начальник-подчиненный». Избежать недопонимания, споров и ненужных расходов можно с помощью свода правил, называемого тревел-политикой. Как ее разработать, что учесть в процессе создания и как заставить персонал следовать выдвигаемым требованиям?



Организация командировки   Кадровый учет
Возмещение командировочных расходов
12.12.2021
Возмещение командировочных расходов
Служебная командировка сама по себе предполагает возмещение расходов. Расскажем, существуют ли нормы командировочных расходов, какие затраты обязательно должны быть компенсированы работодателем, а какие — не подлежат возмещению.
Командировочные расходы   Оплата командировки
Командировка совместителя: как правильно оформить и не нарушить закон
02.02.2023
Командировка совместителя: как правильно оформить и не нарушить закон

Независимо от продолжительности поездки, официально трудоустроенный работник получает средний размер заработной платы. Оплата командировки совместителя определяется его статусом – внешний или внутренний. Тут же возникает ряд сопутствующих вопросов: «Как происходит и чем отличаются начисления, можно ли направить в командировку внешнего совместителя?


Организация командировки
Как возместить расходы сотруднику без выдачи подотчетной суммы?
20.11.2022
Как возместить расходы сотруднику без выдачи подотчетной суммы?
Приобретение товара для нужд предприятия за личные деньги работника — достаточно частое явление. Причины могут быть разными: от отсутствия времени на выдачу подотчетных сумм до покупки в рамках акций. Рассмотрим, как правильно сформировать служебную записку на возмещение расходов сотрудника и какими нормативно-правовыми актами необходимо руководствоваться.
Учет расходов   Оплата командировки
Как эффективно организовать командировки в компании: 3 доступных способа
27.12.2022
Как эффективно организовать командировки в компании: 3 доступных способа
Не всегда специфика бизнеса позволяет решать все административные и производственные вопросы дистанционно. В ряде случаев требуется личное присутствие руководителя или специалистов в другой местности. Для этих целей оформляются служебные командировки, срок которых зависит от поставленных задач. Рассмотрим, какие способы организации служебных поездок пользуются спросом среди потребителей, и на какие моменты необходимо обратить внимание.
Организация командировки

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности
Согласие на обработку персональных данных

CAPTCHA

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76