Как правильно оформить зарубежную командировку в 2025 году

Правильное оформление командировки за границу требует учета не только Трудового кодекса РФ, но и специфики вашей компании. В этой статье мы расскажем о необходимых документах, процессе оформления и возможных нюансах.

Какие существуют особенности командировок за рубеж? 

Список необходимых документов и их оформление стандартный, за исключением добавления нескольких новых пунктов. К примеру, к ним относится загранпаспорт, специальное командировочное удостоверение на иностранном языке, виза. Все это влечет дополнительные расходы, которые также будут возмещены сотруднику:

• расходы на оформление визы, паспорта и других документов, необходимых для выезда;

• сборы в аэропорту, консульские сборы;

• плата за багаж;

• документы для командировки за границу, подтверждающие право въезда транспортного средства (личного, служебного или арендованного);

• медицинская страховка;

• комиссия за обмен валюты;

• прочие обязательные платежи. 

Все эти гарантии прописываются в положении о командировках, которое является локальным в организации. Кроме того, данные пункты часто дублируются в трудовом или коллективном договоре, приказе, служебной записке. 

Кого нельзя направить в командировку за границу?

• Инвалидов, которые имеют медицинское подтверждение. 

• Несовершеннолетних сотрудников. 

• Беременных женщин, а также тех, у которых есть дети в возрасте до 3-х лет. 

• Сотрудников с ученическим договором. 

• Работников, которые официально не состоят в штате компании (не имеют официального оформления). 

Согласно ТК, необходимо согласие матерей или отцов-одиночек, которые воспитывают детей в возрасте до пяти лет, а также тех, кто ухаживает за больным членом семьи или инвалидом. 

Перед тем, как оформить командировку за границу, также нужно проверить условия въезда в страну и получения визы. У командируемого работника не должно быть задолженностей по кредитам, судимостей, наблюдений судебными приставами и прочих претензий. Значение имеет также наличие всех необходимых прививок и отсутствие заболеваний. 

Проблемы могут возникнуть даже в том случае, если у человека есть задолженности по ЖКХ, неоплаченные штрафы, невыплаченные проценты по кредитам или ипотеке, долги по алиментам и налогам, просроченные займы и т.д. Поэтому стоит заранее позаботиться о данном вопросе, чем зря потратить деньги на подачу запроса и консульские сборы. 

Нюансы формирования приказа

Основным этапом оформления служебной поездки является подготовка приказа, в котором указываются данные сотрудника, место и цели командировки, сроки и прочая необходимая информация. Обычно, данный образец является унифицированным, но некоторые организации вносят дополнения или правки с обязательным сохранением важных реквизитов. 

После согласия сотрудника выполняется оформление необходимых бумаг. Для командировки за границу рекомендуется подготовить дополнительное распоряжение с указанием всех нюансов, включая:

• условия оформления заграничного паспорта, визы и других документов для пересечения границы;

• рекомендации по смете, возможные ограничения и суммы по каждой из статей расходов;

• бронирование гостиницы в установленное время;

• аренда транспортного средства (или выдача служебного);

• заказ проездных билетов и их распечатывание;

• обмен валюты с выдачей аванса сотруднику.

Документ является внутренним, поэтому в нем также могут выноситься некоторые вопросы, связанные с целями совершения загранкомандировки. По формату он напоминает служебную записку, которая высылается сотруднику, а также другим отделам, которые принимают участие в организации процесса. Сервис «ППР Командировки» возьмет на себя организацию командировку в любую страну с соблюдением всех требований ТК и компании. 

Особенности расчета суточных

Как и в любой служебной поездке, для сотрудника рассчитываются суточные и другие командировочные расходы. Средний размер зарубежных суточных составляет 2500 рублей, значения выше облагаются налогом. Каждый работодатель самостоятельно устанавливает величину статьи расходов в зависимости от места назначения, длительности и сложности командировки, поставленных служебных задач и прочих нюансов. 

Расчет осуществляется в валюте той страны, в которую направляется работник. Совершить обмен может бухгалтерия, после чего выдать валюту под отчет, либо же человек выполняет данную операцию самостоятельно (чек об обмене включается в итоговый авансовый отчет). Не стоит забывать об учете праздничных и выходных дней, а также обсуждение оплаты сверхурочной работы, если такая возможна. 

Здесь также есть несколько особенностей, на которые стоит обратить внимание. Командировка за границу оплачивается в валюте страны, но, когда сотрудник пересекает границу РФ в последний день, суточные считаются уже в рублях. Если служебная поездка за рубеж длится всего один день с возвратом сотрудника, суточные выплачиваются 50% в рублях, 50% в иностранной валюте. 

Какие необходимы отчетные документы?

Как и в стандартном случае, необходимо составить авансовый отчет. Он составляется в той валюте, в которой были осуществлены траты (при расчете налоговых отчислений бухгалтер использует документ из обменного пункта или использует курс, который был установлен на конкретный день). Все расходы сотрудник указывает с обратной стороны бланка. Важно прикрепить все финансовые документы, которые подтверждают траты, чтобы оформление загран командировки было законным.

Несмотря на то, что авансовый отчет подается в валюте страны назначения, все чеки, квитанции, накладные, счета-фактуры нужно перевести на русский язык, чтобы бухгалтер мог их учесть. В том случае, если был осуществлен перелет, помимо авиабилетов понадобится посадочный талон. Кроме того, все электронные чеки также нужно распечатать в единичном экземпляре.