Как правильно оформить зарубежную командировку в 2025 году

Как правильно оформить зарубежную командировку в 2025 году

Узнайте все нюансы оформления командировки за границу, включая важные документы и особенности расчетов.
Что вы узнаете из статьи:
  • Как правильно подготовить командировку за границу
  • Какие ключевые документы и разрешения необходимы
  • Особенности расчета суточных и расходов
  • Важные моменты при оформлении приказа


Правильное оформление командировки за границу требует учета не только Трудового кодекса РФ, но и специфики вашей компании. В этой статье мы расскажем о необходимых документах, процессе оформления и возможных нюансах.

Какие существуют особенности командировок за рубеж? 

Список необходимых документов и их оформление стандартный, за исключением добавления нескольких новых пунктов. К примеру, к ним относится загранпаспорт, специальное командировочное удостоверение на иностранном языке, виза. Все это влечет дополнительные расходы, которые также будут возмещены сотруднику:

  • расходы на оформление визы, паспорта и других документов, необходимых для выезда;

  • сборы в аэропорту, консульские сборы;

  • плата за багаж;

  • документы для командировки за границу, подтверждающие право въезда транспортного средства (личного, служебного или арендованного);

  • медицинская страховка;

  • комиссия за обмен валюты;

  • прочие обязательные платежи. 

Все эти гарантии прописываются в положении о командировках, которое является локальным в организации. Кроме того, данные пункты часто дублируются в трудовом или коллективном договоре, приказе, служебной записке. 

Кого нельзя направить в командировку за границу?

  • Инвалидов, которые имеют медицинское подтверждение. 

  • Несовершеннолетних сотрудников. 

  • Беременных женщин, а также тех, у которых есть дети в возрасте до 3-х лет. 

  • Сотрудников с ученическим договором. 

  • Работников, которые официально не состоят в штате компании (не имеют официального оформления). 

Согласно ТК, необходимо согласие матерей или отцов-одиночек, которые воспитывают детей в возрасте до пяти лет, а также тех, кто ухаживает за больным членом семьи или инвалидом. 

Перед тем, как оформить командировку за границу, также нужно проверить условия въезда в страну и получения визы. У командируемого работника не должно быть задолженностей по кредитам, судимостей, наблюдений судебными приставами и прочих претензий. Значение имеет также наличие всех необходимых прививок и отсутствие заболеваний. 

Проблемы могут возникнуть даже в том случае, если у человека есть задолженности по ЖКХ, неоплаченные штрафы, невыплаченные проценты по кредитам или ипотеке, долги по алиментам и налогам, просроченные займы и т.д. Поэтому стоит заранее позаботиться о данном вопросе, чем зря потратить деньги на подачу запроса и консульские сборы. 

Нюансы формирования приказа

Основным этапом оформления служебной поездки является подготовка приказа, в котором указываются данные сотрудника, место и цели командировки, сроки и прочая необходимая информация. Обычно, данный образец является унифицированным, но некоторые организации вносят дополнения или правки с обязательным сохранением важных реквизитов. 

После согласия сотрудника выполняется оформление необходимых бумаг. Для командировки за границу рекомендуется подготовить дополнительное распоряжение с указанием всех нюансов, включая:

  • условия оформления заграничного паспорта, визы и других документов для пересечения границы;

  • рекомендации по смете, возможные ограничения и суммы по каждой из статей расходов;

  • бронирование гостиницы в установленное время;

  • аренда транспортного средства (или выдача служебного);

  • заказ проездных билетов и их распечатывание;

  • обмен валюты с выдачей аванса сотруднику.

Документ является внутренним, поэтому в нем также могут выноситься некоторые вопросы, связанные с целями совершения загранкомандировки. По формату он напоминает служебную записку, которая высылается сотруднику, а также другим отделам, которые принимают участие в организации процесса. Сервис «ППР Командировки» возьмет на себя организацию командировку в любую страну с соблюдением всех требований ТК и компании. 

Особенности расчета суточных

Как и в любой служебной поездке, для сотрудника рассчитываются суточные и другие командировочные расходы. Средний размер зарубежных суточных составляет 2500 рублей, значения выше облагаются налогом. Каждый работодатель самостоятельно устанавливает величину статьи расходов в зависимости от места назначения, длительности и сложности командировки, поставленных служебных задач и прочих нюансов. 

Расчет осуществляется в валюте той страны, в которую направляется работник. Совершить обмен может бухгалтерия, после чего выдать валюту под отчет, либо же человек выполняет данную операцию самостоятельно (чек об обмене включается в итоговый авансовый отчет). Не стоит забывать об учете праздничных и выходных дней, а также обсуждение оплаты сверхурочной работы, если такая возможна. 

Здесь также есть несколько особенностей, на которые стоит обратить внимание. Командировка за границу оплачивается в валюте страны, но, когда сотрудник пересекает границу РФ в последний день, суточные считаются уже в рублях. Если служебная поездка за рубеж длится всего один день с возвратом сотрудника, суточные выплачиваются 50% в рублях, 50% в иностранной валюте. 

Какие необходимы отчетные документы?

Как и в стандартном случае, необходимо составить авансовый отчет. Он составляется в той валюте, в которой были осуществлены траты (при расчете налоговых отчислений бухгалтер использует документ из обменного пункта или использует курс, который был установлен на конкретный день). Все расходы сотрудник указывает с обратной стороны бланка. Важно прикрепить все финансовые документы, которые подтверждают траты, чтобы оформление загран командировки было законным.

Несмотря на то, что авансовый отчет подается в валюте страны назначения, все чеки, квитанции, накладные, счета-фактуры нужно перевести на русский язык, чтобы бухгалтер мог их учесть. В том случае, если был осуществлен перелет, помимо авиабилетов понадобится посадочный талон. Кроме того, все электронные чеки также нужно распечатать в единичном экземпляре.



Часто задаваемые вопросы

Какие документы нужны для командировки за границу?

Помимо стандартных документов, таких как приказ и служебная записка, потребуется загранпаспорт, виза, командировочное удостоверение на иностранном языке и медицинская страховка. Также могут понадобиться чеки на обмен валюты и квитанции за консульские сборы.

Кого нельзя отправить в командировку за границу?

Беременных женщин, несовершеннолетних сотрудников, работников с ученическим договором и тех, кто официально не состоит в штате компании. Для родителей-одиночек с детьми до 5 лет или сотрудников, ухаживающих за больными родственниками, требуется письменное согласие.

Как рассчитываются суточные в заграничной командировке?

Суточные устанавливаются в валюте страны назначения, их размер чаще всего составляет 2500 рублей. При перерасчете на рубли учитывается курс обмена. Если поездка включает праздничные или сверхурочные дни, эти часы оплачиваются отдельно.

Какие проблемы могут возникнуть при оформлении загранкомандировки?

У сотрудника могут быть ограничения на выезд из-за задолженностей по кредитам, ЖКХ или алиментам. Также стоит заранее проверить условия въезда в страну, включая требования к визе и прививкам.

Какие документы нужно подготовить для отчетности?

Необходимо предоставить авансовый отчет в валюте страны назначения, к которому прикладываются переведенные на русский язык чеки, квитанции и посадочные талоны. Все расходы должны быть подтверждены документами.

Комментарии (0)

Читайте также:

Как эффективно организовать командировки в компании: 3 доступных способа
27.12.2022
Как эффективно организовать командировки в компании: 3 доступных способа
Не всегда специфика бизнеса позволяет решать все административные и производственные вопросы дистанционно. В ряде случаев требуется личное присутствие руководителя или специалистов в другой местности. Для этих целей оформляются служебные командировки, срок которых зависит от поставленных задач. Рассмотрим, какие способы организации служебных поездок пользуются спросом среди потребителей, и на какие моменты необходимо обратить внимание.
Организация командировки
Как оформить командировку для удаленного сотрудника: правила 2025 года
19.12.2021
Как оформить командировку для удаленного сотрудника: правила 2025 года

Оформление командировки из другого города нередко осуществляется для сотрудников, работающих удаленно. Несмотря на то, что дистанционные рабочие не находятся в офисе компании, они являются частью штата и имеют те же трудовые обязательства, что и другие. Поэтому для служебной поездки обязательно понадобится официальное оформление. 



Оформление командировки   Организация командировки   Кадровый учет
Когда выплачивать суточные и аванс по командировке в 2025 году: сроки по ТК РФ
07.04.2023
Когда выплачивать суточные и аванс по командировке в 2025 году: сроки по ТК РФ

Независимо от маршрута и назначения служебной поездки, каждому сотруднику положена определенная сумма на расходы. Сроки выплаты командировочных, как и другие моменты, регулируются законом и должны соответствовать определенным нормам. В случае их нарушения сотрудник имеет право отказаться от поездки.

Учет расходов
Беременность и командировки: что говорит статья 259 ТК РФ и как избежать нарушений
09.01.2023
Беременность и командировки: что говорит статья 259 ТК РФ и как избежать нарушений

Независимо от рода деятельности, беременность сотрудницы требует определенных ограничений с целью снижения уровня нагрузки. Это касается не только производственных моментов, но и других действий, связанных с трудовой деятельностью. Чтобы определиться, можно ли отправлять беременных в командировку, требуется знать все законодательные акты, регулирующие права и льготы сотрудницы.



Организация командировки
Командировка на личном автомобиле в 2025 году: оформление и компенсации расходов
02.03.2023
Командировка на личном автомобиле в 2025 году: оформление и компенсации расходов

Трудовой кодекс Российской Федерации не запрещает служебные поездки на личном транспорте. Предприятие оформляет пакет соответствующих документов, компенсирует сотруднику затраты на топливо, техническое обслуживание.

Транспорт в командировках   Организация командировки

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности
Согласие на обработку персональных данных

CAPTCHA

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76