Чтобы понять, как правильно оформляется командировка за границу, необходимо руководствоваться не только ТК РФ, но и внутренними положениями компании. Обычно, процесс практически ничем не отличается от того, который предназначен для поездок внутри страны. Но, есть свои нюансы, на которые стоит обратить внимание.
Какие существуют особенности командировок за рубеж?
Список необходимых документов и их оформление стандартный, за исключением добавления нескольких новых пунктов. К примеру, к ним относится загранпаспорт, специальное командировочное удостоверение на иностранном языке, виза. Все это влечет дополнительные расходы, которые также будут возмещены сотруднику:
-
расходы на оформление визы, паспорта и других документов, необходимых для выезда;
-
сборы в аэропорту, консульские сборы;
-
плата за багаж;
-
документы для командировки за границу, подтверждающие право въезда транспортного средства (личного, служебного или арендованного);
-
медицинская страховка;
-
комиссия за обмен валюты;
-
прочие обязательные платежи.
Все эти гарантии прописываются в положении о командировках, которое является локальным в организации. Кроме того, данные пункты часто дублируются в трудовом или коллективном договоре, приказе, служебной записке.
Кого нельзя направить в командировку за границу?
-
Инвалидов, которые имеют медицинское подтверждение.
-
Несовершеннолетних сотрудников.
-
Беременных женщин, а также тех, у которых есть дети в возрасте до 3-х лет.
-
Сотрудников с ученическим договором.
-
Работников, которые официально не состоят в штате компании (не имеют официального оформления).
Согласно ТК, необходимо согласие матерей или отцов-одиночек, которые воспитывают детей в возрасте до пяти лет, а также тех, кто ухаживает за больным членом семьи или инвалидом.
Перед тем, как оформить командировку за границу, также нужно проверить условия въезда в страну и получения визы. У командируемого работника не должно быть задолженностей по кредитам, судимостей, наблюдений судебными приставами и прочих претензий. Значение имеет также наличие всех необходимых прививок и отсутствие заболеваний.
Проблемы могут возникнуть даже в том случае, если у человека есть задолженности по ЖКХ, неоплаченные штрафы, невыплаченные проценты по кредитам или ипотеке, долги по алиментам и налогам, просроченные займы и т.д. Поэтому стоит заранее позаботиться о данном вопросе, чем зря потратить деньги на подачу запроса и консульские сборы.
Нюансы формирования приказа
Основным этапом оформления служебной поездки является подготовка приказа, в котором указываются данные сотрудника, место и цели командировки, сроки и прочая необходимая информация. Обычно, данный образец является унифицированным, но некоторые организации вносят дополнения или правки с обязательным сохранением важных реквизитов.
После согласия сотрудника выполняется оформление необходимых бумаг. Для командировки за границу рекомендуется подготовить дополнительное распоряжение с указанием всех нюансов, включая:
-
условия оформления заграничного паспорта, визы и других документов для пересечения границы;
-
рекомендации по смете, возможные ограничения и суммы по каждой из статей расходов;
-
бронирование гостиницы в установленное время;
-
аренда транспортного средства (или выдача служебного);
-
заказ проездных билетов и их распечатывание;
-
обмен валюты с выдачей аванса сотруднику.
Документ является внутренним, поэтому в нем также могут выноситься некоторые вопросы, связанные с целями совершения загранкомандировки. По формату он напоминает служебную записку, которая высылается сотруднику, а также другим отделам, которые принимают участие в организации процесса. Сервис «ППР Командировки» возьмет на себя организацию командировку в любую страну с соблюдением всех требований ТК и компании.
Особенности расчета суточных
Как и в любой служебной поездке, для сотрудника рассчитываются суточные и другие командировочные расходы. Средний размер зарубежных суточных составляет 2500 рублей, значения выше облагаются налогом. Каждый работодатель самостоятельно устанавливает величину статьи расходов в зависимости от места назначения, длительности и сложности командировки, поставленных служебных задач и прочих нюансов.
Расчет осуществляется в валюте той страны, в которую направляется работник. Совершить обмен может бухгалтерия, после чего выдать валюту под отчет, либо же человек выполняет данную операцию самостоятельно (чек об обмене включается в итоговый авансовый отчет). Не стоит забывать об учете праздничных и выходных дней, а также обсуждение оплаты сверхурочной работы, если такая возможна.
Здесь также есть несколько особенностей, на которые стоит обратить внимание. Командировка за границу оплачивается в валюте страны, но, когда сотрудник пересекает границу РФ в последний день, суточные считаются уже в рублях. Если служебная поездка за рубеж длится всего один день с возвратом сотрудника, суточные выплачиваются 50% в рублях, 50% в иностранной валюте.
Какие необходимы отчетные документы?
Как и в стандартном случае, необходимо составить авансовый отчет. Он составляется в той валюте, в которой были осуществлены траты (при расчете налоговых отчислений бухгалтер использует документ из обменного пункта или использует курс, который был установлен на конкретный день). Все расходы сотрудник указывает с обратной стороны бланка. Важно прикрепить все финансовые документы, которые подтверждают траты, чтобы оформление загран командировки было законным.
Несмотря на то, что авансовый отчет подается в валюте страны назначения, все чеки, квитанции, накладные, счета-фактуры нужно перевести на русский язык, чтобы бухгалтер мог их учесть. В том случае, если был осуществлен перелет, помимо авиабилетов понадобится посадочный талон. Кроме того, все электронные чеки также нужно распечатать в единичном экземпляре.
