Как забронировать гостиницу юрлицу?

Как забронировать гостиницу юрлицу?

В соответствии с трудовым законодательством, работодатель обязан компенсировать расходы сотруднику на аренду жилья или бронирование гостиницы при направлении его в служебную командировку. Это требование регулируется ст. 168 ТК РФ и Постановлением Правительства РФ № 749 от 13.10.2008 г. В коммерческих организациях максимальный размер возмещения регламентирован трудовым договором или локальными нормативными актами. Рассмотрим, какими способами можно оплатить гостиничный номер и как сэкономить деньги компании.


Как оплатить номер в гостинице с расчетного счета?

Поиск отеля осуществляется с помощью специальных сервисов через Интернет. Для оформления заказа необходимо определиться с вариантом размещения и количеством гостей. Для упрощения задачи предусмотрен фильтр по следующим основным параметрам:

  • город (место деловой поездки);

  • отведенный бюджет;

  • количество звезд;

  • тип отеля;

  • наличие питания;

  • расчетный период (час заселения и выселения);

  • оценка посетителей;

  • предоставление дополнительных услуг;

  • способы оплаты: расчетный счет, банковская карта, наличными при заселении;

  • наличие программы лояльности или скидок (например: при покупке по карте платежной системы «Мир») и т.д.

Определившись с отелем, заказчик может ознакомиться с его подробным описанием и отзывами потребителей. Актуальный договор-оферта обычно размещается на официальном сайте. При удовлетворении заявленным условиям необходимо нажать кнопку «забронировать» и указать гостей. На этом этапе можно зафиксировать пожелания, например: поздний/ранний заезд, предоставление дополнительного спального места, бесплатную отмену брони, отказ от услуги без сервисного сбора и другие.

После ввода информации о проживающих и пожеланиях остается выбрать способ оплаты. Для совершения платежа с расчетного счета необходимо сформировать платежное поручение через интернет-банк с номером и датой брони. Для ускорения обработки заявки можно направить квитанцию на электронную почту сервиса, указав в назначении ИНН и наименование организации, или связаться с менеджером.

В качестве документов для подтверждения факта оплаты услуг по проживанию или аренды гостиницы выступают бланк строгой отчетности или кассовый чек (ФЗ № 54 от 22.05.2003 г.). Все документы, направленные в электронном виде, наделены аналогичной юридической силой, как и первичные формы, отпечатанные ККТ (п. 4 ФЗ № 54).

На нашем сайте https://business-trip.online/ представлены полезные рекомендации по сбору пакета документов для авансового отчета и выбору отеля для проживания. Информация будет полезна не только сотрудникам организаций, направленных в командировку, но и кадровым специалистам, организующим служебные поездки.


Как оплатить гостиницу с корпоративной карты?

Процедура бронирования отеля с оплатой по корпоративной карте является аналогичной. Заказчику необходимо определиться с вариантом размещения и забронировать. При внесении средств за проживание по карте через онлайн-сервис следует указать реквизиты:

  • номер;

  • срок действия;

  • трехзначный код;

  • наименование организации /индивидуального предпринимателя.

При успешной покупке денежные средства списываются с расчетного счета компании в сроки, установленные политикой банка-эмитента. Для примера: в Сбере операция, совершенная по пластику, может обрабатываться в срок до 3-х дней. Ваучер на заселение направляется на электронную почту.

Полезно знать! Из-за санкций, наложенных международными платежными системами, бронирование зарубежных гостиниц по корпоративной карте затруднительно в большинстве случаев. Сотрудники сервиса https://business-trip.online/ не боятся сложностей, поэтому подберут для вас оптимальный вариант с подтверждающими документами и особыми пожеланиями по размещению за пределами России.


Можно ли оплатить номер в гостинице с постоплатой?

Юридическим лицам доступна услуга по резервированию гостиничного номера с постоплатой. Эта форма расчетов подразумевает выставление счета компании после выполнения своих обязательств отелем. Алгоритм бронирования аналогичен. Различается лишь выбор способа внесения платежа после заполнения виртуальной анкеты.

Остались вопросы? Есть сомнения, какие документы необходимо запросить у поставщика услуг? Необходимо приобрести дополнительно билеты для деловой поездки? Квалифицированная команда профессионалов открыта к сотрудничеству. Для получения консультации или подбора варианта размещения достаточно позвонить нам. Успех командировки начинается с ее правильной организации.

Читайте также:

Зачем нужно оформлять положение о командировках и что в него входит?
12.12.2021
Зачем нужно оформлять положение о командировках и что в него входит?

Для официального и законного оформления рабочей поездки сотрудника не обойтись без специального положения – инструкции по командировкам, которая регламентирует все детали и аспекты служебных выездов. Документ используется не только работодателями, но и сотрудниками для решения ряда вопросов.

Отказ от служебной поездки: основные причины и кого нельзя отправлять
02.02.2022
Отказ от служебной поездки: основные причины и кого нельзя отправлять

Перед тем, как отказаться от командировки, нужно проверить, есть ли законное основание для этого. Вслед за отказом может последовать дисциплинарное взыскание, если сотрудник не хочет отправляться в служебную поездку без уважительной причины.

Затраты на организацию командировки: что учесть при планировании?
24.06.2022
Затраты на организацию командировки: что учесть при планировании?
Командировки являются одним из эффективных инструментов развития бизнеса не только в стабильное время, но и в периоды пандемии. Экономический эффект от грамотно организованной служебной поездки выше, чем понесенные затраты на оплату проезда, проживание сотрудника и иные статьи расходов. Такой результат достигается только при правильном планировании. Эксперты сайта business-trip.online расскажут, какие статьи являются обязательными в бюджете, а какие можно исключить без последствий.
Как в компании организовать командировки: доступные способы
28.06.2022
Как в компании организовать командировки: доступные способы
Не всегда специфика бизнеса позволяет решать все административные и производственные вопросы дистанционно. В ряде случаев требуется личное присутствие руководителя или специалистов в другой местности. Для этих целей оформляются служебные командировки, срок которых зависит от поставленных задач. Рассмотрим, какие способы организации служебных поездок пользуются спросом среди потребителей, и на какие моменты необходимо обратить внимание.
Длительность командировки
18.11.2021
Длительность командировки

Не всем по душе постоянно разъезжать по командировкам. Но как отказаться, если начальство постоянно дает такое поручение, да еще надолго отправляет по служебным делам?  



Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76