Как включить и учесть командировочные расходы в смете?

Учет командировочных расходов в смете в 2025 году

В какую главу сметы включаются командировочные расходы? Как их оформить по закону и избежать проблем с проверкой? В статье — пошаговая инструкция с примерами и ссылками на нормативы.
Что вы узнаете из статьи:
  • Какой раздел сметы использовать для командировочных расходов
  • Какие расходы можно включить в смету, а какие — нет
  • В каких случаях применяются формы № 4 и приложения к смете
  • Как отразить суточные, жилье и проезд в смете
  • Какие документы потребуются при проверке


Командировочные расходы — обязательная часть сметной документации при деловых поездках сотрудников. Их нужно включить в правильную главу, оформить по Постановлению № 729 и подтвердить документально, иначе налоговая не признает затраты. Рассказываем, как правильно учесть командировочные в смете: что включить, в каком разделе отразить и какие формы использовать.

Учет данного вида расходов регулируется рядом действующих регламентирующих документов. В основе лежит Постановление № 729, и в нем подробно приведены тарифы и затраты по каждой статье, которые должны быть учтены, а также другие нюансы обработки расходов по служебным поездкам сотрудников компании.

Как включить в смету командировочные расходы?

Четвертая часть МДС81-35.2004 рассказывает о порядке расчета командировочных расходов в разрезе сметной документации, при этом приведены формы различного содержания и вида. Стоит обратить внимание на основное указание, в котором все расходы по служебным поездкам вносятся в девятую главу сметного расчета по установленной форме.

Есть ли исключения?

Расчет командировочных расходов в смете имеет исключение из правил. Если в сметной документации, подготовленной бухгалтером, всего одна форма, в качестве основного образца для заполнения сметы с внесением командировочных расходов используется совершенно другой раздел. Кроме того, в документе идет отсылка к приложению под номером 8, где перечислены все затраты, используемые в девятой главе расчета.

Использование для внесения командировочных расходов в смету формы 4 является нечастым явлением, но, используется в различных компаниях. Бухгалтер должен знать, в каких случаях используются локальные сметы и ресурсные сметные расчеты, а когда следует обратиться к стандартной девятой форме.

Особенности включения командировочных расчетов

Смета расходов на командировку имеет ряд правил. Включение расходов осуществляется в главу 9 под названием «Прочие работы и затраты». При этом все пункты, которые будут внесены, не должны быть отображены в других главах сметной документации. И расходы на служебную поездку относятся к данному пункту.

Стоит учесть, что порядок включения в смету командировочных расходов должен быть определен еще до появления служебной записки, которая является основанием для формирования и регистрации приказа. Тогда отдел бухгалтерии подготовит необходимую главу в смете для совершения расчетов. В том случае, если человек уже отправился в командировку, но, расчет еще не был подтвержден, для учета используется локальная глава, либо же калькуляция подается отдельным документом в виде приложения с обоснованием причины данного действия.

Независимо от выбранной формы расчетов, а также внесения расходов в 9 главу или в виде приложенной калькуляции, все должно быть оформлено документально. Командировочные в смете обязательно предоставляются во время налоговой проверки и хранятся еще 5 лет с момента создания.

Как учесть командировочные в смете?

В постановлении Правительства РФ от 02.10.02 №729 указана методика учета статей командировочных расходов в смете, включая их расчет в бухгалтерии. В документе указывается не только алгоритм, но и тарифы, которые касаются конкретных расходов. Следование указанием позволяет учесть командировочные в смете согласно действующему Законодательству.

В первую очередь, в гранд смету на командировочные расходы вносятся пункты, которые касаются проживания сотрудника во время служебной поездке. Это может быть аренда квартиры или дома, снятие номера в гостинице или отеле и прочее. Стоит также учесть, что, если оплата жилья осуществляется встречающей стороной, либо же предлагаются альтернативные решения (к примеру, общежитие предприятия), данная статья не указывается в смете.

Вторым пунктом учета является оформление суточных, которые выдаются сотруднику в командировке на питание, средства связи и другие расходы личного характера, необходимые для выполнения трудовой деятельности в другом городе или стране. Минимальная сумма выплат в сутки должна составлять 700 рублей, максимальная планка устанавливается работодателем индивидуально.

Следующим пунктом командировочных расходов в смете, который обязательно отображается в смете, является проезд в пункт назначения и обратно, а также передвижения по городу. Отображению подлежат все варианты проезда, включая авиа, морским и железнодорожным транспортом, собственный или арендованный автомобиль, автобус и прочее. При этом обязательно должны быть все документы, подтверждающие затраты на проезд.

Часто задаваемые вопросы

Как в смете указать командировочные расходы?

В смете командировочные расходы указываются отдельной строкой в составе прямых затрат. Указываются общие расходы на командировки с расшифровкой по видам затрат: суточные, проезд, проживание и т.д.

Куда отнести командировочные расходы?

Командировочные расходы в бухгалтерском и налоговом учете относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. В смете затрат они указываются в составе прямых расходов.

Как учитывать командировочные расходы?

Командировочные расходы учитываются на основании авансового отчета работника с приложением подтверждающих документов. В бухучете расходы на командировки признаются на дату утверждения авансового отчета.

Что включают в себя прямые затраты в смете?

К прямым затратам в смете относятся расходы, непосредственно связанные с производством работ или оказанием услуг: зарплата исполнителей, начисления на зарплату, материальные затраты, расходы на аренду спецтехники и оборудования, командировочные и т.д.

Комментарии (0)

Читайте также:

Переходящая командировка: особенности оплаты труда
09.02.2024
Переходящая командировка: особенности оплаты труда
Ряд профессий предполагает выполнение работниками своих трудовых функций вне постоянного места работы. Перед каждым командированным работодатель ставит конкретные задачи, которыми и определяется срок поездки. Если командировка длительная, то может начаться в одном месяце, а завершиться в другом. Переходящая командировка: в каком месяце начислять зарплату и как рассчитывается средний доход? Об этом дальше.
Как приобрести авиабилет юрлицу?
10.11.2022
Как приобрести авиабилет юрлицу?
Как выгодно купить билеты на самолет через Интернет? Какой способ оплаты покупки выбрать? Можно ли найти акционное предложение юридическому лицу с возможностью бронирования? Ответы на эти и другие вопросы вы можете найти на сайте: business-trip.online. А для начала рассмотрим, как оплатить услугу с корпоративной карты или расчетного счета и есть ли разница.
Транспорт в командировках
Как правильно оформить продление командировки
06.06.2022 15:03:00
Обновлено: 20.05.2025
Как правильно оформить продление командировки
Отправка сотрудника организации в служебную поездку осуществляется только после официального направления руководителем предприятия. Командировка длится определенный срок, который обязательно указывается в приказе и служебной записке. Законом не установлен алгоритм продления поездки, если в этом есть необходимость. Но, есть ряд правил, которым необходимо следовать.
Организация командировки
ЭДО для командировок: как упростить оформление служебных поездок в 2025 году
26.12.2021
Обновлено: 11.04.2025
ЭДО для командировок: как упростить оформление служебных поездок в 2025 году

Для хранения важных документов без наличия их печатного эквивалента компании активно вводят электронный документооборот в кадровом производстве (ЭДО). Данное определение появилось в Законодательстве РФ в конце 2021 года. Цифровой формат может применяться, в том числе, и для оформления командировок.

Автоматизация командировки   Оформление командировки
Страховые взносы с командировочных: правила и особенности
10.07.2023
Страховые взносы с командировочных: правила и особенности
Чтобы понять, облагаются ли командировочные расходы страховыми взносами, необходимо отдельно рассмотреть каждую из ситуаций. Согласно Налоговому кодексу РФ, суточные и другие расходы, связанные со служебными поездками, не подлежат обложению. Но, есть исключения в налоговом законодательстве, когда работодателю предписывается отчислить страховой взнос и зафиксировать это проводкой.
Учет расходов

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности
Согласие на обработку персональных данных

CAPTCHA

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76