Командировка во время отпуска: как оформить по закону и не потерять отпускные

Командировка во время отпуска: как оформить по закону и не потерять отпускные

Что делать, если срочно вызывают в командировку во время отпуска? Разбираем, когда это законно, как оформить, и что положено сотруднику.
Что вы узнаете из статьи:
  • Можно ли отправить сотрудника в командировку во время отпуска и на каких условиях
  • Как правильно оформить отзыв из отпуска по ТК РФ
  • Что делать, если работник против командировки
  • Как пересчитать отпускные и перенести оставшиеся дни отдыха
  • Кто оплачивает дорогу и расходы в подобных случаях
  • Как действовать, если сотрудник хочет продолжить отпуск после поездки


Срочная командировка в отпуске — стресс и для сотрудника, и для работодателя. Можно ли отзывать из отпуска? Что делать с оплатой? Мы расскажем, как действовать строго по ТК РФ и не потерять деньги и дни отдыха.

Срочная командировка в отпуске: как оформить

Прерывание командировки во время нахождения в отпуске оформляется в соответствии с Трудовым кодексом РФ, после чего сотрудник направляется в служебную поездку.

Ежегодный отдых предоставляется работникам в порядке очередности и в соответствии с графиком. Отзыв из отпуска в командировку возможен лишь с согласия сотрудника (статья 125 ТК). Не допускается прерывание отдыха следующих категорий граждан: беременных женщин, лиц в возрасте до 18 лет или занятых на вредных и опасных производствах.

Если сотрудник против

Работник имеет полное право отказаться от деловой поездки. В этом случае работодатель не может применять штрафные санкции и дисциплинарные взыскания за отказ, так как это будет расцениваться как нарушение норм Трудового кодекса.

Командировка во время отпуска: как правильно оформить

Чтобы направить сотрудника в командировку, работодателю необходимо:

  1. Запросить его согласие на поездку, что можно сделать любым доступным способом (по телефону, по электронной почте, в телеграмме, пр.).

  2. Оформить согласие в письменном виде. Для такого документа не предусмотрено специальной формы, поэтому бумага составляется в произвольном виде. Но в обязательном порядке в ней должны быть указаны личные данные сотрудника (ФИО, должность), ясно выраженное согласие, дата и подпись работника. Кроме того, в документе может быть указано, в какое время работник хотел бы забрать положенные ему дни.

  3. Подготовить кадровый приказ, где указать данные сотрудника, дату и причину отзыва, дату переноса дней отпуска.

  4. Внести изменения в график отпусков и личную карточку работника с указанием, что отпуск был прерван на основании такого-то приказа и даты, с которой сотрудник приступил к рабочим обязанностям.

  5. Обычным образом оформить направление сотрудника в командировку.

  6. Пересчитать отпускные.

  7. Возместить расходы, которые понес работник в связи с направлением в служебную поездку. Сюда входит оплата проезда, стоимость жилья (наем помещения или номера в гостинице), суточные, др. расходы, которые допускает работодатель.

Перенос дней, которые остались от отпуска

Неиспользованную часть отдыха работник может перенести на любое свободное время в общем графике или присоединить к отпуску в следующем году.

Перерасчет отпускных

Так как отпуск прервался, то по отпускным возникла переплата и работодателю необходимо удержать часть средств за неиспользованные дни отпуска. Сделать это можно исключительно с письменного согласия работника. Вернуть переплату сотрудник может путем внесения средств в кассу предприятия, но чаще всего задолженность рассчитывается из будущей зарплаты или учитывается в рамках командировочных расходов.

Если работник хочет вернуться на отдых после командировки

В этом случае работодатель оплачивает только проезд сотрудника от места, где он проводил отпуск, к месту командировки. Обратную дорогу на отдых работодатель оплачивает по своему усмотрению. Однако, в этом случае стоимость билета нельзя включить в расходы для налога на прибыль, как и удержать НДФЛ и начислить взносы.

Авансовый отчет по командировке работник составляет после выхода на работу, когда закончился отпуск.

Если сотрудник возвращается на работу

В этом случае все расходы по проезду в командировку и дорогу обратно возмещаются работодателем. Такие суммы учитываются как расходы в процессе расчета налога на прибыль, но начислять страховые взносы и удерживать НДФЛ здесь не нужно.

Отпуск во время командировки

В некоторых случаях во время деловой поездки у работника может возникнуть необходимость взять незапланированный отпуск, что вполне возможно только после согласования с работодателем. Оформление отпуска осуществляется в обычном порядке, при этом издается приказ о прерывании командировки и сроках ее возобновления.

Командировка, переходящая в отпуск

Работник имеет полное право уйти в отпуск сразу после завершения деловой поездки. В этом случае действия работодателя следующие:

  1. Выпустить приказ о направлении сотрудника в служебную поездку и передать ему суточные.

  2. До начала командировки ознакомить работника с приказом об отпуске под роспись. Если в компании используются электронные документы, то работник может поставить подпись и во время бизнес-поездки.

  3. За три календарных дня следует выплатить сотруднику отпускные.

По возвращении из командировки работник составляет авансовый отчет и в течении трех дней (не позже!) передает его работодателю.

Командировка сразу после отпуска

Если работник возвращается с отдыха накануне служебной поездки, то все формальности должны быть улажены заранее, в частности, ознакомление с приказом о командировке, передача суточных, бронирование жилья и билетов на транспорт.

Командировка во время отпуска: как оформить, если совпало место отдыха и работы

В этой ситуации компания возмещает все расходы по поездке – дорогу, жилье, питание, иные санкционированные траты. Однако, если после командировки сотрудник остался «догуливать» свой отпуск в другом городе или стране, то стоимость обратного билета ему не вернут. Днем окончания поездки будут считаться последние сутки перед отдыхом.

О планах остаться в данной местности на отдых сразу после командировки сотрудник должен известить работодателя заранее, чтобы последний мог издать соответствующий приказ.

Часто задаваемые вопросы

Возможна ли командировка в период отпуска?

Да, если есть в этом производственная необходимость, и сотрудник согласился прервать отпуск и отправиться в служебную поездку.

Командировка во время отпуска: можно ли совместить служебную поездку с отдыхом?

Да, такой вариант возможен, если место отдыха и командировки совпадает. Это довольно выгодный вариант для сотрудника, так как работодатель оплатит ему затраты за ту часть отпуска, которая совпадает с деловой поездкой.

Как продлить отпуск в связи с командировкой?

Чтобы «догулять» отпускные дни после командировки, нужно заранее уведомить об этом работодателя, чтобы в приказ о направлении в служебную поездку уже была внесена эта информация.

Комментарии (0)

Читайте также:

Как выбрать отель для командировки
04.06.2022
Обновлено: 25.06.2025
Как выбрать отель для командировки
Любая командировка, независимо от ее направления, длительности, сложности и насыщенности, требует поиска места для проживания. Важно подобрать такую локацию, которая будет находиться близко к предполагаемому месту выполнения задания, при этом обеспечивать комфортные условия для сотрудника. Чаще всего, предпочтение отдается именно отелям.
Проживание в командировках   Организация командировки
Когда выплачивать суточные и аванс по командировке в 2025 году: сроки по ТК РФ
07.04.2023
Обновлено: 28.05.2025
Когда выплачивать суточные и аванс по командировке в 2025 году: сроки по ТК РФ

Независимо от маршрута и назначения служебной поездки, каждому сотруднику положена определенная сумма на расходы. Сроки выплаты командировочных, как и другие моменты, регулируются законом и должны соответствовать определенным нормам. В случае их нарушения сотрудник имеет право отказаться от поездки.

Учет расходов
Правила оформления путевого листа на время командировки
04.10.2023
Правила оформления путевого листа на время командировки
Путевой лист – документ, использующийся для учета работы, которую проделал автомобиль. Содержит информацию о маршруте и назначении поездки, количестве потраченного горючего, а также другие данные, позволяющие подробнее узнать о командировке.
Оформление командировки
Порядок налогообложения НДФЛ и выплат по командировкам
22.12.2021
Порядок налогообложения НДФЛ и выплат по командировкам

Отчисление НДФЛ с командировочных расходов – это то, с чем сталкивается практически каждый работодатель. Если планируется хотя бы одна служебная поездка для штатных сотрудников, необходимо заранее разобраться в данном вопросе. И речь идет о Налоговом кодексе и Законодательстве РФ, а также о положении о командировках, принятом компанией в качестве внутреннего документа для урегулирования ряда вопросов и нюансов. 



Учет расходов
Режим работы в служебной поездке: особенности графика
21.04.2023
Режим работы в служебной поездке: особенности графика

Независимо от длительности командировки или ее направления, сотрудника продолжают табелировать для учета его рабочего времени и расчета последующей заработной платы, включая надбавки, доплаты, премии и прочее. При этом график работы в командировке практически не отличается от того, который был на рабочем месте, если другие правки и пожелания не были внесены ранее. Но, есть определенные нюансы, которые стоит обязательно учитывать. Важно, чтобы учет времени проводился согласно нормам ТК РФ.

Организация командировки

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности
Согласие на обработку персональных данных

CAPTCHA

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»