Командировка во время отпуска: как оформить по закону и не потерять отпускные

Что делать, если срочно вызывают в командировку во время отпуска? Разбираем, когда это законно, как оформить, и что положено сотруднику.

• Можно ли отправить сотрудника в командировку во время отпуска и на каких условиях
• Как правильно оформить отзыв из отпуска по ТК РФ
• Что делать, если работник против командировки
• Как пересчитать отпускные и перенести оставшиеся дни отдыха
• Кто оплачивает дорогу и расходы в подобных случаях
• Как действовать, если сотрудник хочет продолжить отпуск после поездки

Срочная командировка в отпуске — стресс и для сотрудника, и для работодателя. Можно ли отзывать из отпуска? Что делать с оплатой? Мы расскажем, как действовать строго по ТК РФ и не потерять деньги и дни отдыха.

Срочная командировка в отпуске: как оформить

Прерывание командировки во время нахождения в отпуске оформляется в соответствии с Трудовым кодексом РФ, после чего сотрудник направляется в служебную поездку.

Ежегодный отдых предоставляется работникам в порядке очередности и в соответствии с графиком. Отзыв из отпуска в командировку возможен лишь с согласия сотрудника (статья 125 ТК). Не допускается прерывание отдыха следующих категорий граждан: беременных женщин, лиц в возрасте до 18 лет или занятых на вредных и опасных производствах.

Если сотрудник против

Работник имеет полное право отказаться от деловой поездки. В этом случае работодатель не может применять штрафные санкции и дисциплинарные взыскания за отказ, так как это будет расцениваться как нарушение норм Трудового кодекса.

Командировка во время отпуска: как правильно оформить

Чтобы направить сотрудника в командировку, работодателю необходимо:

1. Запросить его согласие на поездку, что можно сделать любым доступным способом (по телефону, по электронной почте, в телеграмме, пр.).

2. Оформить согласие в письменном виде. Для такого документа не предусмотрено специальной формы, поэтому бумага составляется в произвольном виде. Но в обязательном порядке в ней должны быть указаны личные данные сотрудника (ФИО, должность), ясно выраженное согласие, дата и подпись работника. Кроме того, в документе может быть указано, в какое время работник хотел бы забрать положенные ему дни.

3. Подготовить кадровый приказ, где указать данные сотрудника, дату и причину отзыва, дату переноса дней отпуска.

4. Внести изменения в график отпусков и личную карточку работника с указанием, что отпуск был прерван на основании такого-то приказа и даты, с которой сотрудник приступил к рабочим обязанностям.

5. Обычным образом оформить направление сотрудника в командировку.

6. Пересчитать отпускные.

7. Возместить расходы, которые понес работник в связи с направлением в служебную поездку. Сюда входит оплата проезда, стоимость жилья (наем помещения или номера в гостинице), суточные, др. расходы, которые допускает работодатель.

Перенос дней, которые остались от отпуска

Неиспользованную часть отдыха работник может перенести на любое свободное время в общем графике или присоединить к отпуску в следующем году.

Перерасчет отпускных

Так как отпуск прервался, то по отпускным возникла переплата и работодателю необходимо удержать часть средств за неиспользованные дни отпуска. Сделать это можно исключительно с письменного согласия работника. Вернуть переплату сотрудник может путем внесения средств в кассу предприятия, но чаще всего задолженность рассчитывается из будущей зарплаты или учитывается в рамках командировочных расходов.

Если работник хочет вернуться на отдых после командировки

В этом случае работодатель оплачивает только проезд сотрудника от места, где он проводил отпуск, к месту командировки. Обратную дорогу на отдых работодатель оплачивает по своему усмотрению. Однако, в этом случае стоимость билета нельзя включить в расходы для налога на прибыль, как и удержать НДФЛ и начислить взносы.

Авансовый отчет по командировке работник составляет после выхода на работу, когда закончился отпуск.

Если сотрудник возвращается на работу

В этом случае все расходы по проезду в командировку и дорогу обратно возмещаются работодателем. Такие суммы учитываются как расходы в процессе расчета налога на прибыль, но начислять страховые взносы и удерживать НДФЛ здесь не нужно.

Отпуск во время командировки

В некоторых случаях во время деловой поездки у работника может возникнуть необходимость взять незапланированный отпуск, что вполне возможно только после согласования с работодателем. Оформление отпуска осуществляется в обычном порядке, при этом издается приказ о прерывании командировки и сроках ее возобновления.

Командировка, переходящая в отпуск

Работник имеет полное право уйти в отпуск сразу после завершения деловой поездки. В этом случае действия работодателя следующие:

1. Выпустить приказ о направлении сотрудника в служебную поездку и передать ему суточные.

2. До начала командировки ознакомить работника с приказом об отпуске под роспись. Если в компании используются электронные документы, то работник может поставить подпись и во время бизнес-поездки.

3. За три календарных дня следует выплатить сотруднику отпускные.

По возвращении из командировки работник составляет авансовый отчет и в течении трех дней (не позже!) передает его работодателю.

Командировка сразу после отпуска

Если работник возвращается с отдыха накануне служебной поездки, то все формальности должны быть улажены заранее, в частности, ознакомление с приказом о командировке, передача суточных, бронирование жилья и билетов на транспорт.

Командировка во время отпуска: как оформить, если совпало место отдыха и работы

В этой ситуации компания возмещает все расходы по поездке – дорогу, жилье, питание, иные санкционированные траты. Однако, если после командировки сотрудник остался «догуливать» свой отпуск в другом городе или стране, то стоимость обратного билета ему не вернут. Днем окончания поездки будут считаться последние сутки перед отдыхом.

О планах остаться в данной местности на отдых сразу после командировки сотрудник должен известить работодателя заранее, чтобы последний мог издать соответствующий приказ.

Если отпуск прерван из-за командировки, важно правильно пересчитать отпускные и перенести дни. О том, включаются ли командировочные в расчёт отпуска, – в статье «Включаются ли командировочные в расчет отпускных?».