Командировка во время отпуска: как оформить по закону и не потерять отпускные

Командировка во время отпуска: как оформить по закону и не потерять отпускные

Что делать, если срочно вызывают в командировку во время отпуска? Разбираем, когда это законно, как оформить, и что положено сотруднику.
Что вы узнаете из статьи:
  • Можно ли отправить сотрудника в командировку во время отпуска и на каких условиях
  • Как правильно оформить отзыв из отпуска по ТК РФ
  • Что делать, если работник против командировки
  • Как пересчитать отпускные и перенести оставшиеся дни отдыха
  • Кто оплачивает дорогу и расходы в подобных случаях
  • Как действовать, если сотрудник хочет продолжить отпуск после поездки


Срочная командировка в отпуске — стресс и для сотрудника, и для работодателя. Можно ли отзывать из отпуска? Что делать с оплатой? Мы расскажем, как действовать строго по ТК РФ и не потерять деньги и дни отдыха.

Срочная командировка в отпуске: как оформить

Прерывание командировки во время нахождения в отпуске оформляется в соответствии с Трудовым кодексом РФ, после чего сотрудник направляется в служебную поездку.

Ежегодный отдых предоставляется работникам в порядке очередности и в соответствии с графиком. Отзыв из отпуска в командировку возможен лишь с согласия сотрудника (статья 125 ТК). Не допускается прерывание отдыха следующих категорий граждан: беременных женщин, лиц в возрасте до 18 лет или занятых на вредных и опасных производствах.

Если сотрудник против

Работник имеет полное право отказаться от деловой поездки. В этом случае работодатель не может применять штрафные санкции и дисциплинарные взыскания за отказ, так как это будет расцениваться как нарушение норм Трудового кодекса.

Командировка во время отпуска: как правильно оформить

Чтобы направить сотрудника в командировку, работодателю необходимо:

  1. Запросить его согласие на поездку, что можно сделать любым доступным способом (по телефону, по электронной почте, в телеграмме, пр.).

  2. Оформить согласие в письменном виде. Для такого документа не предусмотрено специальной формы, поэтому бумага составляется в произвольном виде. Но в обязательном порядке в ней должны быть указаны личные данные сотрудника (ФИО, должность), ясно выраженное согласие, дата и подпись работника. Кроме того, в документе может быть указано, в какое время работник хотел бы забрать положенные ему дни.

  3. Подготовить кадровый приказ, где указать данные сотрудника, дату и причину отзыва, дату переноса дней отпуска.

  4. Внести изменения в график отпусков и личную карточку работника с указанием, что отпуск был прерван на основании такого-то приказа и даты, с которой сотрудник приступил к рабочим обязанностям.

  5. Обычным образом оформить направление сотрудника в командировку.

  6. Пересчитать отпускные.

  7. Возместить расходы, которые понес работник в связи с направлением в служебную поездку. Сюда входит оплата проезда, стоимость жилья (наем помещения или номера в гостинице), суточные, др. расходы, которые допускает работодатель.

Перенос дней, которые остались от отпуска

Неиспользованную часть отдыха работник может перенести на любое свободное время в общем графике или присоединить к отпуску в следующем году.

Перерасчет отпускных

Так как отпуск прервался, то по отпускным возникла переплата и работодателю необходимо удержать часть средств за неиспользованные дни отпуска. Сделать это можно исключительно с письменного согласия работника. Вернуть переплату сотрудник может путем внесения средств в кассу предприятия, но чаще всего задолженность рассчитывается из будущей зарплаты или учитывается в рамках командировочных расходов.

Если работник хочет вернуться на отдых после командировки

В этом случае работодатель оплачивает только проезд сотрудника от места, где он проводил отпуск, к месту командировки. Обратную дорогу на отдых работодатель оплачивает по своему усмотрению. Однако, в этом случае стоимость билета нельзя включить в расходы для налога на прибыль, как и удержать НДФЛ и начислить взносы.

Авансовый отчет по командировке работник составляет после выхода на работу, когда закончился отпуск.

Если сотрудник возвращается на работу

В этом случае все расходы по проезду в командировку и дорогу обратно возмещаются работодателем. Такие суммы учитываются как расходы в процессе расчета налога на прибыль, но начислять страховые взносы и удерживать НДФЛ здесь не нужно.

Отпуск во время командировки

В некоторых случаях во время деловой поездки у работника может возникнуть необходимость взять незапланированный отпуск, что вполне возможно только после согласования с работодателем. Оформление отпуска осуществляется в обычном порядке, при этом издается приказ о прерывании командировки и сроках ее возобновления.

Командировка, переходящая в отпуск

Работник имеет полное право уйти в отпуск сразу после завершения деловой поездки. В этом случае действия работодателя следующие:

  1. Выпустить приказ о направлении сотрудника в служебную поездку и передать ему суточные.

  2. До начала командировки ознакомить работника с приказом об отпуске под роспись. Если в компании используются электронные документы, то работник может поставить подпись и во время бизнес-поездки.

  3. За три календарных дня следует выплатить сотруднику отпускные.

По возвращении из командировки работник составляет авансовый отчет и в течении трех дней (не позже!) передает его работодателю.

Командировка сразу после отпуска

Если работник возвращается с отдыха накануне служебной поездки, то все формальности должны быть улажены заранее, в частности, ознакомление с приказом о командировке, передача суточных, бронирование жилья и билетов на транспорт.

Командировка во время отпуска: как оформить, если совпало место отдыха и работы

В этой ситуации компания возмещает все расходы по поездке – дорогу, жилье, питание, иные санкционированные траты. Однако, если после командировки сотрудник остался «догуливать» свой отпуск в другом городе или стране, то стоимость обратного билета ему не вернут. Днем окончания поездки будут считаться последние сутки перед отдыхом.

О планах остаться в данной местности на отдых сразу после командировки сотрудник должен известить работодателя заранее, чтобы последний мог издать соответствующий приказ.

Часто задаваемые вопросы

Возможна ли командировка в период отпуска?

Да, если есть в этом производственная необходимость, и сотрудник согласился прервать отпуск и отправиться в служебную поездку.

Командировка во время отпуска: можно ли совместить служебную поездку с отдыхом?

Да, такой вариант возможен, если место отдыха и командировки совпадает. Это довольно выгодный вариант для сотрудника, так как работодатель оплатит ему затраты за ту часть отпуска, которая совпадает с деловой поездкой.

Как продлить отпуск в связи с командировкой?

Чтобы «догулять» отпускные дни после командировки, нужно заранее уведомить об этом работодателя, чтобы в приказ о направлении в служебную поездку уже была внесена эта информация.

Комментарии (0)

Читайте также:

Как правильно оформить продление командировки
06.06.2022 15:03:00
Как правильно оформить продление командировки
Отправка сотрудника организации в служебную поездку осуществляется только после официального направления руководителем предприятия. Командировка длится определенный срок, который обязательно указывается в приказе и служебной записке. Законом не установлен алгоритм продления поездки, если в этом есть необходимость. Но, есть ряд правил, которым необходимо следовать.
Организация командировки
Как оплачиваются сверхурочные в командировке в 2025 году по ТК РФ: правила, расчеты, оформление
19.04.2023
Как оплачиваются сверхурочные в командировке в 2025 году по ТК РФ: правила, расчеты, оформление

Независимо от места нахождения сотрудника, при выполнении сверхурочной работы должны осуществляться выплаты, сумма которых соответствует ТК РФ. Даже если работник находится в служебной поездке, оплата сверхурочной работы в командировке осуществляется в полной мере, как если бы он находился на производстве или в офисе.

Учет расходов
Расчет зарплаты в командировке 2025: правила и примеры
14.01.2022
Расчет зарплаты в командировке 2025: правила и примеры

Перед тем, как отправляться в служебную поездку, необходимо узнать особенности начисления зарплаты в командировке. Следует выяснить оценку труда, будут ли возмещены расходы и какими будут решения в спорных финансовых ситуациях. Ознакомиться с подробной информацией нужно заранее.

Оплата командировки   Кадровый учет
Страховые взносы с командировочных: правила и особенности
10.07.2023
Страховые взносы с командировочных: правила и особенности
Чтобы понять, облагаются ли командировочные расходы страховыми взносами, необходимо отдельно рассмотреть каждую из ситуаций. Согласно Налоговому кодексу РФ, суточные и другие расходы, связанные со служебными поездками, не подлежат обложению. Но, есть исключения в налоговом законодательстве, когда работодателю предписывается отчислить страховой взнос и зафиксировать это проводкой.
Учет расходов
Как подтвердить представительские расходы в командировке по НК РФ в 2025 году
01.06.2022
Как подтвердить представительские расходы в командировке по НК РФ в 2025 году
Существует ряд правил, которые регулируют движение финансовых потоков во время командировок, и представительские расходы не являются исключением. Перед тем, как формировать приказ, необходимо определиться, что входит в данную категорию, какие особенности оформления расходов и их нюансы.
Учет расходов

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

CAPTCHA

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76