Как оформить командировку для удаленного сотрудника: правила 2025 года

Как оформить командировку для удаленного сотрудника: правила 2025 года

Можно ли направить удаленного сотрудника в командировку и как правильно ее оформить? В этом гайде — актуальные требования 2025 года, список необходимых документов и правила компенсации расходов.
Что вы узнаете из статьи:
  • Можно ли отправить удаленного сотрудника в командировку и на каких условиях
  • Какие документы подготовить для оформления командировки дистанционного работника
  • Как правильно уведомить сотрудника о командировке
  • Какие расходы по командировке компенсируются и в каком размере
  • Как учитывать использование личного или служебного автомобиля в командировке
  • Какие нюансы учета расходов и подготовки отчетности по командировке для удаленного сотрудника


Отправить удаленного сотрудника в командировку — можно, но важно соблюсти все формальности, чтобы расходы были учтены, а у налоговой не возникло вопросов. Какие документы подготовить, какие компенсации положены и как учесть особенности электронного документооборота — рассказываем подробно.

Может ли удаленный сотрудник отправиться в командировку?

В том случае, если оформлен трудовой договор, отказ от командировки может повлечь на себя дисциплинарное взыскание. Поэтому служебные поездки проводятся точно так же, как и в обычном случае. Договор заключается в дистанционно. Основные рабочие моменты и вопросы обсуждаются онлайн. Стоит также учесть, что поездка удаленного работника в главный офис считается полноценной командировкой. 

Условия отправления удаленного сотрудника в командировку

Дистанционное оформление договора для служебной поездки возможно только при соблюдении следующих условий:

  • есть действующий трудовой договор;

  • командировка проводится по поручению руководства;

  • цель поездки – выполнение ряда задач организации;

  • работа будет выполняться за пределами города, где находится рабочее место.

Работодатель не имеет права отправлять в командировку беременных женщин, несовершеннолетних сотрудников (только при письменном согласии родителей или опекунов), а также специалистов, которые работают на основании ученического соглашения. Кроме того, если у работника есть дети в возрасте до 3-х лет, либо обязательства по уходу за недееспособным членом семьи (согласно медицинскому заключению), он имеет право отказаться от поездки. 

Особенности оформления командировки

Служебные поездки для дистанционных сотрудников оформляются таким же образом, как и для тех, кто постоянно находится в офисе. Главным условием является наличие слаженной системы электронного документооборота, которая поможет оформить все необходимые бумаги без личного присутствия человека. Подпись также осуществляется в электронном виде (предназначена для заверения различных соглашений на расстоянии). 

Какие документы требуются?

  • Приказ о командировке на определенную территорию (на основе служебной записки от руководителя подразделения).

  • Внутреннее удостоверение (не является обязательным, но часто используется как внутренний документ).

  • Утвержденное служебное задание (либо пункты прописываются в приказе). 

Вместе с ними готовится смета, которая будет включать все предполагаемые траты. Финансовые средства выдаются в дистанционном режиме на зарплатную карту данной организации. В том случае, если для поездки будет выдан служебный автомобиль, сотруднику необходимо оформить регистрационные документы и полис страхования. Путевые листы заполняются непосредственно работником, который отправляется в командировку на удаленке. 

Как известить сотрудника о командировке?

Если нет никаких законных оснований отказа от командировки, сотруднику высылается служебная записка в электронном виде. Еще до приказа стороны согласовывают сроки подготовки, необходимые рабочие приготовления. Особое внимание на данные пункты нужно обратить в том случае, если служебная поездка продолжительная. Чтобы не упустить никаких деталей, если сотрудник отправляется в другой город на месяц и более, рекомендуется воспользоваться услугами сервиса «ППР Командировки». 

Цели и направления поездки указываются в служебной записке, приказе, могут выдаваться отдельно. Каждый из пунктов обсуждается с непосредственным начальником для четкого понимания действий сотрудника. Все вышеуказанные бумаги должны заверяться печатью компании. 

Является ли поездка в офис командировкой?

Для любого дистанционного работника место работы обычно находится там, где он проживает. Иными словами, любая служебная поездка в другой город официально является командировкой, так как инициатором является начальник, а не сам сотрудник. Поэтому данный процесс требует официального оформления. 

Даже если офис находится в непосредственной близости от города или в черте региона, если сотрудник к концу дня не возвращается домой, это расценивается как полноценная рабочая поездка. При этом ему также полагаются суточные, сумма которых устанавливается непосредственным работодателем. После поездки готовится общий и финансовый отчеты с присоединением соответствующих квитанций и документов. 

Особенности возмещения расходов

Законодательством РФ и действующим ТК установлены основные статьи трат, которые работодатель обязан возместить удаленному сотруднику. К ним относятся:

  • проезд;

  • проживание;

  • суточная сумма;

  • другие виды издержек. 

Если речь идет о командировке дистанционного работника по России, суточные составляют 700 рублей, в другие страны – 2500 рублей. Превышение суммы требует дополнительного распоряжения и облагается налогами. Кроме того, компания обязуется взять на себя все траты по оформлению загранпаспорта, визы, консульские сборы и т.д. 

По приезду работник обязуется предоставить не только общий, но и финансовый отчет, который включает в себя все чеки, квитанции, накладные и прочие документы, подтверждающие его траты. 

Другие особенности возмещения средств

  • Если сотрудник использует служебный или арендованный автомобиль, необходимо предоставить чеки с заправок для возмещения средств за топливо. Обычно, лимит устанавливается 1200 или 1500 рублей в месяц (в зависимости от объема двигателя машины), при этом размер компенсации рассчитывается пропорционально дням. 

  • Все расходные документы и финансовый отчет должны быть предоставлены не позднее чем через 15 суток после окончания служебной поездки. 

  • Перед командировкой выдается аванс. 

  • В том случае, если сотрудник каждый день возвращается на свое рабочее место после работы, командировочные не начисляются (только компенсируются транспортные и накладные расходы).

Аванс, суточные и прочие средства переводятся только на зарплатную карту. Возможность перевода денег на личную банковскую карту обсуждается отдельно в зависимости от ситуации. Если выданная сумма была растрачена не в полной мере, остаток сдается в кассу компании с выдачей соответствующего документа для подтверждения.  

Выводы

Обычно, отправка в командировку работника, который оформлен удаленно, не вызывает никаких сложностей. Кроме того, в данной процедуре нет никаких нюансов или подводных камней. Законодательные и налоговые требования такие же, как и для офисных сотрудников. Единственной особенностью является электронный документооборот, который требует закрепления любых соглашений электронной подписью и печатью компании. 



Часто задаваемые вопросы

Можно ли отправить дистанционного сотрудника в командировку?

Да, дистанционного сотрудника можно отправить в командировку при наличии трудового договора и соблюдении условий, как и для офисных сотрудников.

Как правильно оформить командировку для дистанционного сотрудника?

Оформляется приказ, служебное задание и смета расходов. Все документы должны быть подписаны электронно.

Какие расходы возмещаются дистанционным сотрудникам?

Возмещаются расходы на проезд, проживание, суточные и дополнительные издержки, такие как виза или страховка.

Комментарии (0)

Читайте также:

Как создать универсальную тревел-политику
15.11.2022
Как создать универсальную тревел-политику

Каждая командировка является проверкой личностных и бизнес-качеств сотрудника, а также экзаменом для руководителя — организатора поездки. Упущенная по невнимательности мелочь может обернуться финансовыми потерями и/или порчей взаимоотношений в связке «начальник-подчиненный». Избежать недопонимания, споров и ненужных расходов можно с помощью свода правил, называемого тревел-политикой. Как ее разработать, что учесть в процессе создания и как заставить персонал следовать выдвигаемым требованиям?



Организация командировки   Кадровый учет
Как организовать командировку для группы сотрудников: пошаговая инструкция
23.04.2024
Обновлено: 15.04.2025
Как организовать командировку для группы сотрудников: пошаговая инструкция
В любой компании периодически возникает необходимость отправить в деловую поездку несколько работников, к примеру, для переговоров с партнерами или прохождения специальной подготовки. Как оформляется командировка группы сотрудников, какие сложности и проблемы могут возникнуть? Об этом дальше.
Как возместить расходы сотруднику без выдачи подотчетной суммы?
20.11.2022
Как возместить расходы сотруднику без выдачи подотчетной суммы?
Приобретение товара для нужд предприятия за личные деньги работника — достаточно частое явление. Причины могут быть разными: от отсутствия времени на выдачу подотчетных сумм до покупки в рамках акций. Рассмотрим, как правильно сформировать служебную записку на возмещение расходов сотрудника и какими нормативно-правовыми актами необходимо руководствоваться.
Учет расходов   Оплата командировки
Режим работы в служебной поездке: особенности графика
21.04.2023
Режим работы в служебной поездке: особенности графика

Независимо от длительности командировки или ее направления, сотрудника продолжают табелировать для учета его рабочего времени и расчета последующей заработной платы, включая надбавки, доплаты, премии и прочее. При этом график работы в командировке практически не отличается от того, который был на рабочем месте, если другие правки и пожелания не были внесены ранее. Но, есть определенные нюансы, которые стоит обязательно учитывать. Важно, чтобы учет времени проводился согласно нормам ТК РФ.

Организация командировки
Командировка в выходной: когда положена двойная оплата и как все оформить по ТК РФ
24.11.2021
Обновлено: 11.06.2025
Командировка в выходной: когда положена двойная оплата и как все оформить по ТК РФ
Работа в выходные в командировке не самая приятная, но необходимая. При составлении приказа на командировку и при расчете расходов важно учитывать все нюансы Трудового кодекса РФ и правильно заполнить расчетный табель.
Оформление командировки   Организация командировки

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности
Согласие на обработку персональных данных

CAPTCHA

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»