Командировка на личном автомобиле в 2025 году: оформление и компенсации расходов

• Какие документы нужно подготовить для командировки на личном автомобиле
• Какие варианты оформления поездки доступны: соглашение или договор аренды
• Как правильно оформить приказ о командировке с личным авто
• Какие расходы компенсируются: топливо, амортизация, парковка и другие
• Как учесть в отчетности использование личного автомобиля в командировке
• Как действовать, если в поездке произошла авария на личном авто

Командировка на личном автомобиле — это удобно для сотрудника и может быть выгодно для компании. Но важно правильно оформить документы и предусмотреть компенсацию расходов, чтобы избежать споров и проблем с налоговыми органами. В этом материале — все, что нужно знать о поездках на личном авто в командировке в 2025 году.

Варианты оформления

Командировка на личном автомобиле – это быстро, комфортно, безопасно. Сотруднику не нужно обращаться в каршеринг, вызывать такси или ловить машину, контактировать с незнакомыми людьми. Для получения компенсации за эксплуатацию собственного транспорта понадобится 2 вида документов:

• Соглашение или типовой договор с сотрудником предприятия об использовании автотранспорта, принадлежащего работнику, для решения служебных задач.

• Документы, доказывающие факт использования личной машины (путевой и маршрутный лист, служебная записка директору компании).

В российском законодательстве командировка на личном транспорте оформляется 2 способами. Все они перечислены ниже.

Соглашение с работником

Возмещение финансовых затрат за использование собственного транспорта регламентировано российским Трудовым кодексом. Приказ на командировку на автомобиле оформляется за несколько дней до отъезда. В нем прописывается сумма компенсации, а также указывается следующая информация:

• технические характеристики авто, включая модель, год выпуска, цвет, объем двигателя, VIN, номер государственной регистрации;

• ПТС;

• статьи сопутствующих расходов – топливо, масло, текущий ремонт;

• условия возврата потраченных средств – по действующим нормативам или по фактическому расходу;

• дата выплаты положенных работнику денег;

• чеки, квитанции, подтверждающие расходы сотрудника.

При расчете выплаты за основу берется правительственное постановление №92.

Расчет износа автомобиля происходит с учетом индивидуальных порядков, уставом предприятия. Один из вариантов – определенная сумма за 1 км пробега или за каждый день эксплуатации автомобиля для решения служебных задач. Оплата парковки входит в расчет командировки.

По соглашению сторон оплата командировки на личном автомобиле не облагается налогом и страховыми выплатами. Это зафиксировано в постановлении Минфина РФ №03-04-06/94977. При этом все расходы сотрудника во время служебной поездки на собственном авто должны быть экономически обоснованы.

После возвращения из командировки сотрудник предоставляет работодателю чеки за купленное топливо, квитанции с СТО. Если работник использует личный автомобиль на постоянной основе, то затраты на него включаются сверх нормативов. Целесообразно заключить с компанией договор аренды в рамках правительственного постановления, в котором зафиксирован порядок возврата средств, потраченных работником для решения производственных задач.

Договор аренды личного автомобиля сотрудника

Поездка в командировку на личном автомобиле станет экономически обоснованной и выгодной, если заключить краткосрочный договор аренды между сотрудником и работодателем. В рамках данного документа предприятие берет на себя все расходы по обслуживанию и содержанию машины. Работник продолжит оплачивать страховку и транспортный налог.

Договор аренды автомобиля сотрудника не нужно регистрировать в государственных органах. Согласно федеральному нормативному документу №196-ФЗ, предприятие обязуется:

• проводить первичный и предрейсовый осмотр сотрудника;

• производить предрейсовый осмотр автомобиля;

• соблюдать сроки технического обслуживания машины.

Организация также обязана оформить сотруднику внутреннее совместительство, провести курс по оказанию первой медицинской помощи при аварийных ситуациях. Несоблюдение перечисленных требований грозит работодателю административной ответственностью.

Если сотрудник, предоставивший автомобиль в аренду, не оформлен в качестве индивидуального предпринимателя, тогда работодатель вычитывает с арендной платы НДФЛ. При этом страховые взносы не взимаются и не оплачиваются.

Документы для командировки

Если работник едет в командировку на личном автомобиле, то оформляет устное или письменное соглашение, договор аренды с работодателем. Дополнительно подписывает приказ о служебной поездке, а также получает:

• Путевой лист – подтверждает расходы на топливо, позволяет контролировать режим труда и отдыха водителя. Предприятие использует типовую форму №3 или разрабатывает ее аналог.

• Служебное задание – составляется в случае необходимости, если этот момент предусмотрен регламентом компании.

• Маршрутный лист – подтверждает фактическое время нахождения в дороге, на выполнении заданий работодателя. Оформляется, выдается преимущественно на государственных предприятиях.

Согласно Положению о командировках №10, работодатель выдает сотруднику аванс до отправления в служебную поездку.

После окончания командировки сотрудник предоставляет служебную записку, в которой указаны такие данные:

• подтверждение, что автомобиль работника использовался в поездке для решения заданий руководства;

• куда ездил работник;

• точное время отъезда и прибытия;

• где жил сотрудник, если это не гостиница;

• документы, которые подтверждают текущие расходы (чеки, квитанции).

Служебная записка подтверждает нахождение сотрудника в командировке, обосновывает размер компенсации за эксплуатацию личного автомобиля при выполнении заданий руководства.

Оформление направления работника в командировку на личном автомобиле

В российском законодательстве нет ограничений по типам, классам, моделям транспорта, который может использоваться для решения производственных задач. Но требует документального подтверждения использования его в целях работодателя. Компания компенсирует расходы на топливо, оплачивает амортизацию.

Порядок возмещение расходов регламентируется дополнительным соглашением, которое прилагается к трудовому договору. В этом документе определяется:

• порядок эксплуатации личного автомобиля работника;

• размер компенсации, включая амортизацию;

• порядок возмещения расходов.

При оформлении приказа о направлении сотрудника в служебную поездку указывается, что для прибытия к месту назначения и обратно используется личный автомобиль.

По стандартам ФНС РФ, если личный автомобиль используется в командировках, расходы на компенсацию поездок учитываются в соответствии с закрепленными нормативами. Они определяют размер выплат в соответствии с объемом двигателя автомобиля.

Работодатель должен выплатить деньги за расходы на проезд в полном объеме. Если он отказывается это делать, обращайтесь за помощью в суд. Чтобы избежать длительных разбирательств, воспользуйтесь услугами профессионалов. Заказывайте оформление документов в режиме онлайн или через контактный телефон.