Порядок и особенности оформления деловой поездки для генерального директора

Порядок и особенности оформления деловой поездки для генерального директора

Командировка генерального директора – обычное явление, так как отправиться в служебную поездку может любой сотрудник компании. Во время командировки он решает наиболее важные задачи, которые требуют его прямого присутствия, включая подписание договоров и прочих бумаг, участие в конференциях, налаживание партнерских отношений и прочее. 

Цели командировки генерального директора

Частота и численность поездок напрямую зависит от сферы деятельности организации. Иногда руководитель выезжает не чаще 1-2 раз в год, а для других нормальной практикой являются ежемесячные командировки. Все условия прописываются в трудовом или коллективном договоре, а также внутреннем акте. Каждый из процессов регулируется действующим ТК РФ. Цели поездки могут быть следующие:

  • реализация и апробация новых бизнес стратегий для работы, идей, программ;

  • открытие новых филиалов в других городах, реорганизация представительств;

  • переговоры с партнерами, заказчиками, подрядчиками, реализаторами;

  • заключение новых контрактов;

  • решение спорных вопросов, которые требуют вмешательства руководителя;

  • урегулирование ситуаций с государственными органами контроля и т.д. 

Как и в случае с рядовыми сотрудниками и начальниками, в обязательном порядке составляется служебная записка, оформленная по установленному образцу, после чего разрабатывается приказ. В этих документах указывается цель поездки. 

Порядок оформления деловой поездки гендиректора

Оформление приказа командировки генерального директора и других документов практически не отличается от обычного процесса. Он является официальным посредником между учредителем и сотрудниками, при этом не имеет специальных регалий или условий. 

Инструкция оформления командировки

  1. Составление унифицированной служебной записки (согласно шаблону компании) с местом и датой командировки, а также основными задачами. Именно по этому документу далее формируется приказ и индивидуальное командировочное удостоверение

  2. Формирование приказа для гендиректора. Нет специальных требований, чаще всего в качестве основного шаблона используется стандартная форма Т-9. В приказе детально расписываются основные задания, локации, тайминг и другие нюансы. 

  3. Регистрация приказа, ознакомление работника с подготовленными документами, подпись для согласия. Так как приказ оформляется на имя генерального директора, ему нужно будет поставить две подписи: как руководителя и как исполнителя. 

  4. Оформление командировочного удостоверения не является обязательным, но часто практикуется компаниями благодаря упрощению процедуры учета и общего внутреннего контроля. Обычно используется стандартная форма со всеми необходимыми реквизитами. 

  5. Направление генерального директора в командировку невозможно без выдачи аванса, так как в любой поездке есть расходы. 

  6. Если есть специальный журнал служебных поездок, в нем отмечается факт отбытия сотрудника в командировку. 

  7. Все время пребывания в деловой поездке сотрудник табелируется кодом «К». 

  8. После возвращения генерального директора он составляет авансовый отчет с подачей всех финансовых документов для подтверждения трат. 

Важно, чтобы были соблюдены все сроки подготовки и выдачи документов. Это необходимо для правильного учета дней в служебной поездке, расчета суточных, формирования налоговой базы и других аспектов деятельности. 

Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку

Какие еще распоряжения нужно сделать до поездки?

Даже если директора нет на месте, организация должна функционировать в полной мере. Это значит, что кому-то придется подписывать документы, принимать решения, руководить людьми. Для этого в обязательном порядке выбирается лицо, на которое оформляется доверенность. Документ подтверждает передачу полномочий на время отсутствия. 

Подготовка доверенности работодателя осуществляется в свободной форме. Обычно, доверенными лицами становятся старший заместитель, соучредитель, главный бухгалтер, руководитель отдела. На бумаге обязательно должна быть подпись гендиректора, а также печать компании. Кроме того, расписывается полный список полномочий, сроки действия доверенности, имя сотрудника, который будет временно выполнять обязанности. 

Перед отъездом требуется купить билеты (если нет служебной машины или необходим перелет), забронировать жилье, заказать аренду автомобиля по городу, подготовить визу, загранпаспорт и валюту (при необходимости). Перед тем, как оформить командировку генеральному директору, нужно узнать, какие документы могут понадобиться. Чтобы ничего не упустить и в разы упростить задачу, а также не переживать за курирование процесса, рекомендуется обратиться к специалистам сервиса «ППР Командировки». 

Действия после окончания командировки

Важно еще во время поездки собрать все документы, которые подтверждают расходы. К ним относятся чеки, квитанции, накладные, счета-фактуры, договора аренды, расписки и прочее. Помимо жилья и транспорта, есть еще одна важная категория статей – представительские расходы. 

После заполнения авансового отчета все подготовленные бумаги подаются в бухгалтерию. Срок составляет не более 3-х рабочих дней после возврата из командировки. Личные расходы возмещению не подлежат. 

Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку

Выводы

Оформление командировки генерального директора практически не отличается от обычной процедуры, когда речь идет о сотруднике компании. Служебная записка подается на свое же имя, поэтому ставятся две подписи. Рекомендуется заранее выбрать несколько доверенных лиц, так как планы могут меняться, и они тоже могут находиться в поездках или болеть. 

Наличие и соответствие отчетных документов также играет важную роль. В том случае, если чеков нет, данные траты не будут возмещены. Все расходы должны быть оправданными. К примеру, если ужин в ресторане проходит вместе с партнерами, это необходимо отобразить документально или запланировать заранее.

Понравилась статья?

(Нет голосов)

Читайте также:

Характеристика и подтверждение представительских расходов во время служебной поездки
01.06.2022
Характеристика и подтверждение представительских расходов во время служебной поездки
Существует ряд правил, которые регулируют движение финансовых потоков во время командировок, и представительские расходы не являются исключением. Перед тем, как формировать приказ, необходимо определиться, что входит в данную категорию, какие особенности оформления расходов и их нюансы.
Командировочные расходы   Организация командировки
Образец приказа об отмене командировки
22.12.2022
Образец приказа об отмене командировки
Напряженная геополитическая обстановка, распространение коронавируса, отзыв самолетов лизингодателями из РФ или семейные обстоятельства работников приводят к срыву запланированных служебных поездок. Для грамотной отмены таких мероприятий потребуется специальный документ — приказ об отзыве из командировки. Изучим его особенности разработки и составления.
Оформление командировки   Организация командировки   Срок командировки
Использование электронного документооборота для оформления служебных поездок
26.12.2021
Использование электронного документооборота для оформления служебных поездок

Для хранения важных документов без наличия их печатного эквивалента компании активно вводят электронный документооборот в кадровом производстве (ЭДО). Данное определение появилось в Законодательстве РФ в конце 2021 года. Цифровой формат может применяться, в том числе, и для оформления командировок.

Автоматизация командировки   Оформление командировки
Командировки: в чем могут быть допущены нарушения?
09.06.2022
Командировки: в чем могут быть допущены нарушения?
Работодатель вправе инициировать командировку для официально трудоустроенных работников в соответствии с требованиями законодательства. По продолжительности она может быть однодневная или многодневная. Целью поездки выступает выполнение определенного задания в рамках поручения руководителя. Для предприятия важно правильно оформить документы и учесть понесенные расходы в бухгалтерском учете, чтобы избежать недопонимания с контролирующими органами и претензии от сотрудников на основании норм ТК РФ.
Оформление командировки   Организация командировки
Оформление командировки для дистанционных сотрудников
19.12.2021
Оформление командировки для дистанционных сотрудников

Оформление командировки из другого города нередко осуществляется для сотрудников, работающих удаленно. Несмотря на то, что дистанционные рабочие не находятся в офисе компании, они являются частью штата и имеют те же трудовые обязательства, что и другие. Поэтому для служебной поездки обязательно понадобится официальное оформление. 



Оформление командировки   Организация командировки   Кадровый учет

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76