Оплата питания в командировке

Оплата питания в командировке: правила возмещения и учета

Питание в командировке является важной статьей расходов, которая учитывается при определении суммы суточных. В каждом городе и стране средняя сумма, которая идет на покупку продуктов и готовых блюд, а также напитков, значительно отличается. При этом оформление расходов осуществляется так же, как и для других статей.

Почему важно вести учет расходов сотрудника в командировке?

Несмотря на то, что командировочные на еду не подлежат оплате налогов, наличие данной статьи является обязательным в соответствующем отчете. Если сумма выше заявленной, может понадобиться дополнительная проверка согласно НК РФ. Кроме того, правильный учет в разы упрощает дальнейшие бухгалтерские операции и позволяет быстро и без ошибок подготовит квартальные и годовые отчеты.

Как правильно учитывать расходы на питание в командировке?

Полноценный завтрак, обед и ужин с напитком, бизнес-ланчи, перекусы во время выполнения служебных обязанностей – все это относится к расходам на питание. Но, если речь идет о счете в ресторане за ужин с партнерами или клиентами, это уже расценивается как представительские расходы. Также стоит учесть, что расходы на питание в командировке уточняются заранее, и умышленное превышение без надобности не оплачивается работодателем. Учет расходов требует следующих этапов:

  1. Сохранение финансовых документов, которые подтверждают факт трат на питание, включая чеки, квитанции, электронные счета и прочее.

  2. Добавление квитанций к авансовому отчету, который составляется после окончания служебной поездки, отображение суммы в документе.

  3. Передача пакета документов в бухгалтерию с получением официального подтверждения.

  4. Проводка статьи и фиксация расходов.

  5. Компенсация потраченной суммы, если в этом есть необходимость, либо же она превышает установленную по заранее оговоренным причинам.

Правила и порядок проведения учета, а также особенности оплаты питания в командировке регулируется ТК РФ, а также внутренним уставом компании, коллективным или индивидуальным трудовым договором. Кроме того, ряд условий может отображаться в приказе на служебную поездку.

Суточные выдаются непосредственно перед поездкой и фиксируются предварительно как аванс (возмещение осуществляется после возвращения из командировки). Чтобы правильно оформить все документы и выполнить фиксацию расходов, рекомендуется обратиться в сервис «ППР Командировки», который предлагает ряд услуг под ключ.

Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку

Как оплачивать питание в командировке?

Оплата питания в командировке может осуществляться несколькими способами:

  • Использование зарплатной карты. Суточные средства на питание начисляются непосредственно на именную зарплатную карту. При использовании ее для оплаты фиксация расходов осуществляется автоматически. Если есть электронный банкинг или личный кабинет, можно получить чек в электронном виде, чтобы потом оформить компенсацию питания в командировке.

  • Наличные средства. Могут использоваться в заведениях общественного питания, покупке еды на вынос, в продуктовых супермаркетах и т.д. При этом нужно обязательно получить чек или другой платежный документ.

  • Использование приложения. Если для заказа еды используются мобильные приложения, оплата может осуществляться наличными или картой. Но, важно получить у курьера чек, так как даже при оплате картой электронный чек не содержит необходимых данных.

  • Дополнительная услуга. Зачастую в отелях и гостиницах можно заказать не только завтрак, но и трехразовое питание за отдельную плату или еду в номер. При этом сумма прописывается отдельным пунктом в счете за проживание. В данном случае необходимо попросить менеджера или администратора выписать отдельный документ с данными сотрудника, датой оплаты, выбранными позициями, точной суммой.

Независимо от того, оплачивается ли питание в командировке картой или наличными, всегда должен быть чек или другой документ, который по прибытии подшивается к авансовому отчету. Его отсутствие является основанием для отказа в компенсации расходов на питание.

Нужно ли удерживать НДФЛ с сумм возмещения расходов на питание?

Согласно Налоговому кодексу 2023 года, с суточных, которые выдаются сотруднику, а также с командировочных расходов НДФЛ не удерживается. При этом бухгалтер должен использовать определенные проводки и тщательно фиксировать все расходы, а также сохранять оригиналы документов для предъявления налоговой службе при необходимости. Налогообложение фиксации питания в командировке также регулируется действующим Трудовым кодексом РФ.

Application
ППР Командировки — деловые поездки без переплат и лишних хлопот
  • Бронируйте билеты и отели без сервисных сборов
  • Управляйте процессом оформления всего в несколько кликов
  • Кэшбеки до 7%
Оставить заявку

Часто задаваемые вопросы

Какие расходы на питание в командировке могут быть возмещены сотруднику, исходя из законодательства?

В соответствии с законодательством, возмещаются расходы на питание в размере фактических затрат с учетом ограничений и лимитов, установленных организацией.

Какие документы необходимо предоставить для возмещения расходов на питание в командировке?

Для возмещения расходов на питание требуется предоставить оригиналы или копии кассовых чеков, счетов или иных документов, подтверждающих факт понесенных расходов на питание во время командировки.

Каков порядок учета расходов на питание в бухгалтерии организации?

Расходы на питание в командировке учитываются как часть командировочных расходов в бухгалтерии организации. Для этого необходимо оформить служебные документы, такие как акт выполненных работ или отчет о командировке, с указанием суммы затрат на питание.

Существуют ли ограничения по сумме возмещения расходов на питание в командировке?

Организация может устанавливать лимиты на сумму расходов на питание в командировке внутренними правилами или соглашением с сотрудниками. Превышение таких лимитов может потребовать дополнительного подтверждения необходимости таких затрат.

Какие налоговые аспекты следует учесть при возмещении расходов на питание в командировке?

Возмещение расходов на питание может быть освобождено от налогообложения, если оно производится в соответствии с установленными законом и организацией правилами. Важно соблюдать необходимые процедуры и требования налогового законодательства.

Понравилась статья?

(Нет голосов)

Читайте также:

Примеры указываемых в кратком отчете целей командировки
10.06.2022
Примеры указываемых в кратком отчете целей командировки
В рамках исполнения своих трудовых обязанностей сотрудники могут курировать различные направления, поэтому служебные поездки в другие местности не являются редкостью. По окончании может понадобиться отчет о командировке, пример написания которого детально представлен на сервисе business-trip.online. Рассмотрим, какие могут быть цели рабочих заданий и как правильно их сформировать.
Организация командировки
Составление служебной записки на командировку
05.04.2023
Составление служебной записки на командировку

В том случае, если для проезда к точке назначения командировки используется собственный транспорт, при этом нет документов, которые подтверждают конкретные даты поездки, требуется оформления дополнительных бумаг. Образец заявления на командировку позволяет решить данную проблему и правильно оформить всю необходимую информацию.

Организация командировки
Командировка госслужащих: особенности и порядок
26.07.2023
Командировка госслужащих: особенности и порядок
Как и обычные сотрудники, государственные служащие также могут быть направлены в служебные поездки для выполнения своих трудовых обязательств. К примеру, речь идет о советах и заседаниях, презентациях и открытиях, решении ряда политических, экономических, юридических, социальных и прочих вопросов. Командировки госслужащих также строго контролируются и имеют определенные ограничения согласно ТК РФ.
Организация командировки
Как забронировать гостиницу юрлицу?
09.12.2022
Как забронировать гостиницу юрлицу?
В соответствии с трудовым законодательством, работодатель обязан компенсировать расходы сотруднику на аренду жилья или бронирование гостиницы при направлении его в служебную командировку. Это требование регулируется ст. 168 ТК РФ и Постановлением Правительства РФ № 749 от 13.10.2008 г. В коммерческих организациях максимальный размер возмещения регламентирован трудовым договором или локальными нормативными актами. Рассмотрим, какими способами можно оплатить гостиничный номер и как сэкономить деньги компании.
Проживание в командировках
Как включить и учесть командировочные расходы в смете?
12.07.2023
Как включить и учесть командировочные расходы в смете?
Для финансовой отчетности и оформления необходимых бухгалтерских документов каждая статья расходов должна быть отображена в смете. Это требование не только Налогового кодекса, но и внутреннего устава компании для осуществления всестороннего контроля. Расчет командировочных в смете осуществляется по установленным формулам и имеет унифицированный формат.
Учет расходов   Командировочные расходы

Оставьте заявку и получите доступ к сервису «ППР Командировки»

Нажимая на кнопку «Оставить заявку», вы соглашаетесь с нашей Политикой конфиденциальности

CAPTCHA

Остались вопросы: вы всегда можете задать их нам по телефону 8 800 222 94 76